1.2.1. Các biểu trƣng trực quan
a. Kiến trúc đặc trưng
Những kiến trúc đặc trƣng của một doanh nghiệp gồm kiến trúc ngoại thất và thiết kế nội thất công sở.
Phần lớn những doanh nghiệp thành đạt hoặc đang phát triển muốn gây ấn tƣợng đối với mọi ngƣời về sự khác biệt, thành công và sức mạnh của họ bằng những công trình kiến trúc đặc biệt và đồ sộ. Những công trình kiến trúc này đƣợc sử dụng nhƣ biểu tƣợng và hình ảnh về doanh nghiệp. Có thể thấy trong thực tế những ví dụ minh hoạ ở các công trình kiến trúc lớn của các nhà thờ, trƣờng đại học... ở Mỹ và Châu Âu. Các công trình này rất đƣợc các doanh nghiệp chú trọng nhƣ một phƣơng tiện thể hiện tính cách đặc trƣng của doanh nghiệp.
Những thiết kế nội thất cũng rất đƣợc các doanh nghiệp quan tâm. Từ những vấn đề rất lớn nhƣ tiêu chuẩn hoá về màu sắc, kiểu dáng của bao bì đặc trƣng, thiết kế nội thất nhƣ mặt bằng, quầy, bàn ghế, phòng, giá để hàng, lối đi, loại dịch vụ, trang phục...đến những chi tiết nhỏ nhƣ đồ ăn, vị trí công tắc điện, thiết bị và vị trí của chúng trong phòng vệ sinh...tất cả đều đƣợc sử dụng để tạo ấn tƣợng thân quen, thiện chí và đƣợc quan tâm.
- Kiến trúc ngoại thất có thể có ảnh hƣởng quan trọng đến hành vi con ngƣời về phƣơng diện cách thức giao tiếp, phản ứng và thực hiện công việc.
- Công trình kiến trúc có thể đƣợc coi là một linh vật biểu thị một ý nghĩa, giá trị nào đó của một doanh nghiệp.
- Kiểu dáng kết cấu có thể đƣợc coi là biểu tƣợng cho phƣơng châm chiến lƣợc của doanh nghiệp.
- Công trình kiến trúc trở thành một bộ phận hữu cơ trong các sản phẩm của doanh nghiệp.
- Trong mỗi công trình kiến trúc đều chứa đựng những giá trị lịch sử gắn liền với sự ra đời và trƣởng thành của doanh nghiệp, các thế hệ nhân viên.
b.Nghi lễ
Một trong số biểu trƣng của văn hoá doanh nghiệp là nghi lễ. Đó là loại hình văn hóa có yếu tố chính trị hoặc tín ngƣỡng, tâm linh đƣợc cộng đồng doanh nghiệp tôn trọng giữ gìn.. Những ngƣời quản lý có thể sử dụng lễ nghi nhƣ một cơ hội quan trọng để giới thiệu về những giá trị đƣợc doanh nghiệp coi trọng. Đó cũng là dịp đặc biệt để nhấn mạnh những giá trị riêng của doanh nghiệp, tạo cơ hội cho mọi thành viên cùng chia sẻ cách nhận thức về những sự kiện trọng đại, để nêu gƣơng và khen tặng những tấm gƣơng điển hình đại biểu cho những niềm tin và cách thức hành động cần tôn trọng của doanh nghiệp.
c. Giai thoại
Giai thoại thƣờng đƣợc thêu dệt từ những sự kiện có thực đƣợc mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng chia sẻ và nhắc lại với những thành viên mới. nhiều mẫu chuyện kể về những nhân vật anh hùng của doanh nghiệp nhƣ những mẫu hình lý tƣởng về những chuẩn mực và giá trị văn hoá doanh nghiệp. Một số mẩu chuyện trở thành những giai thoại do những sự kiện đã mang tính lịch sử và có thể đƣợc thêu dệt thêm. Một số khác có thể biến thành huyền thoại chứa đựng những giá trị và niềm tin trong doanh nghiệp và không đƣợc chứng minh bằng các bằng chứng thực tế. Các mẩu chuyện có tác dụng duy trì sức sống cho các giá trị ban đầu của doanh nghiệp và giúp thống nhất về nhận thức của tất cả mọi thành viên.
d. Biểu tượng
Một công cụ khác biểu thị đặc trƣng của văn hoá doanh nghiệp là biểu tƣợng. Các công trình kiến trúc, lễ nghi, giai thoại, khẩu hiệu đều chứa đựng những đặc trƣng của biểu tƣợng, bởi thông qua những giá trị vật chất cụ thể hữu hình, các biểu trƣng này đều muốn truyền đạt những giá trị, ý nghĩa tiềm ẩn bên trong cho những ngƣời tiếp nhận theo các cách thức khác nhau. Một biểu tƣợng dễ nhận biết nhất là lô gô (logo) hay một tác phẩm sáng tạo đƣợc thiết kế để thể hiện hình tƣợng về một doanh nghiệp bằng ngôn ngữ nghệ thuật phổ thông. Các biểu tƣợng vật chất này thƣờng có sức mạnh rất lớn vì chúng hƣớng sự chú ý của ngƣời thấy nó vào một (vài) chi tiết tối giản hay điểm nhấn cụ thể để diễn đạt đƣợc giá trị chủ đạo mà doanh nghiệp muốn tạo ấn tƣợng, lƣu lại hay truyền đạt cho ngƣời thấy nó. Lô gô là loại biểu trƣng đơn giản nhƣng lại có ý nghĩa rất lớn nên đƣợc các tổ chức doanh doanh nghiệp rất chú trọng.
e. Ngôn ngữ, khẩu hiệu
Một dạng biểu trƣng quan trọng khác thƣờng đƣợc sử dụng để gây ảnh hƣởng đến văn hoá doanh nghiệp là ngôn ngữ. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng những câu chữ đặc biệt, khẩu hiệu, ví von, ẩn dụ hay một sắc thái ngôn từ để truyền tải một ý nghĩa cụ thể đến nhân viên của mình và những ngƣời hữu quan.
Khẩu hiệu (slogan) là hình thức dễ nhập tâm và đƣợc không chỉ nhân viên mà cả khách hàng và nhiều ngƣời khác luôn nhắc đến. Khẩu hiệu thƣờng rất ngắn gọn, hay sử dụng các ngôn từ đơn giản, dễ nhớ; do đó đôi khi có vẻ “sáo rỗng” về hình thức. Khẩu hiệu là cách diễn đạt cô đọng nhất của triết lý hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Ví dụ, khẩu hiệu “hãy nói theo cách của bạn” của Viettel hay khẩu hiệu rất ngắn gọn: thinks: hãy suy nghĩ/hãy tƣ duy của của IBM. Vì vậy chúng cần đƣợc liên hệ với bản tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp để hiểu đƣợc ý nghĩa tiềm ẩn của chúng.
g. Ấn phẩm điển hình
Những ấn phẩm điển hình là những tƣ liệu chính thức có thể giúp những ngƣời hữu quan có thể nhận thấy rõ hơn về cấu trúc văn hoá của một doanh nghiệp. Chúng có thể là bản tuyên bố sứ mệnh, báo cáo thƣờng niên, “brochures”, tài liệu
giới thiệu về doanh nghiệp, sổ vàng truyền thống, ấn phẩm định kỳ hay đặc biệt, tài liệu quảng cáo giới thiệu sản phẩm và doanh nghiệp, các tài liệu, hồ sơ hƣớng dẫn sử dụng bảo hành...
Những tài liệu này có thể giúp làm rõ mục tiêu của doanh nghiệp, phƣơng châm hành động, niềm tin và giá trị chủ đạo, triết lý quản lý, thái độ đối với lao động, doanh nghiệp, ngƣời tiêu dùng, xã hội. Chúng cũng giúp những ngƣời nghiên cứu so sánh, đối chiếu sự đồng nhất giữa những biện pháp đƣợc áp dụng với những triết lý đƣợc tổ chức tôn trọng. Đối với những đối tƣợng hữu quan bên ngoài, đây chính là những căn cứ để xác định tính khả thi và hiệu lực của văn hoá doanh nghiệp. Đối với những ngƣời hữu quan bên trong đây là những căn cứ để nhận biết và thực thi văn hoá doanh nghiệp.
Các biểu trƣng trực quan luôn chứa đựng những giá trị tiềm ẩn mà doanh nghiệp muốn truyền đạt cho những ngƣời hữu quan bên trong và bên ngoài. Những biểu trƣng bên ngoài này cố làm nổi bật những giá trị tiềm ẩn về văn hoá. Chính vì vậy, những ngƣời quản lý thƣờng sử dụng những biểu trƣng này để thể hiện những giá trị tiềm ẩn trong việc phục vụ khách hàng và sự quan tâm dành cho nhân viên.
1.2.2. Các biểu trưng phi trực quan của văn hoá doanh nghiệp
Các biểu trƣng phi trực quan là những dấu hiệu đặc trƣng thể hiện mức độ nhận thức đạt đƣợc ở các thành viên và những ngƣời hữu quan về văn hóa doanh nghiệp. Mức độ nhận thức có thể đạt đƣợc ở những cấp độ khác nhau, mức độ nhận thức càng cao, tác động của các triết lý và giá trị văn hóa doanh nghiệp càng mạnh và càng có khả năng chuyển thành động lực và thành hành động.
Những biểu trƣng phi trực quan của văn hoá doanh nghiệp về cơ bản có thể phân thành các nhóm nhƣ sau:
a. Giá trị
Về bản chất, giá trị là khái niệm phản ánh nhận thức của con ngƣời về những gì họ theo đuổi, những chuẩn mực đạo đức mà họ cho rằng cần phải thực hiện. Giá trị luôn đƣợc con ngƣời tôn trọng. Các giá trị văn hóa danh nghiệp một khi đã đƣợc các thành viên hấp thụ chúng sẽ trở thành những chuẩn mực, thƣớc đo cho hành vi
của các thành viên. Những cá nhân và doanh nghiệp đánh giá cao tính trung thực, nhất quán và sự cởi mở cho rằng họ cần hành động một cách thật thà, kiên định và thẳng thắn. Tuy nhiên, giá trị có thể chỉ phản ánh mức độ nhận thức thụ động là thói quen hoặc là trở thành nhận thức chủ động nếu đƣợc tổ chức giáo dục, truyền bá một cách có hệ thống cho nhân viên của họ. Một khi đã đƣợc truyển bá, giáo dục về giá trị của doanh nghiệp, các thành viên sẽ luôn ý thức đƣợc những gì cần đƣợc tôn trọng giữ gìn và cần phải hành động nhƣ thế nào trong những trƣờng hợp cụ thể.
b. Thái độ
Thái độ là chất gắn kết niềm tin với giá trị thông qua tình cảm. Thái độ đƣợc định nghĩa là một thói quen tƣ duy theo kinh nghiệm để phản ứng theo một cách thức nhất quán mong muốn hoặc không mong muốn đối với sự vật, hiện tƣợng. Thái độ đƣợc hình thành trên cơ sở những giá trị và triết lý đã đƣợc nhận thức, tạo thành quan điểm, cách ứng xử của chủ thể trƣớc các đối tƣơng và vấn đề thuộc khách thể. Thái độ đƣợc định hình theo thời gian từ sự tiếp thu và phân tích những giá trị của văn hóa doanh nghiệp. Nhƣ vậy thái độ luôn cần đến những phán xét dựa trên cảm giác, tình cảm. Thái độ đƣợc định hình theo thời gian từ những phán xét và những khuôn mẫu điển hình, thay vì từ những sự kiện cụ thể, nó tƣơng đối ổn định và có những ảnh hƣởng lâu dài đến động cơ của ngƣời lao động. Các thành viên sẽ luôn có xu thế phản ứng trƣớc những vấn đề nhất định mà trong đó có chứa đựng cả những tình cảm của họ.
c. Niềm tin
Niềm tin là khái niệm đề cập đến việc mọi ngƣời cho rằng thế nào là đúng, thế nào là sai, là “điểm tựa tinh thần” và tạo nên động lực của con ngƣời. Trong niềm tin luôn chứa đựng những giá trị và triết lý đã nhận thức và là nguồn sức mạnh giúp con ngƣời hành động. Niềm tin của những ngƣời lãnh đạo dần dần đƣợc chuyển hoá thành niềm tin của tập thể thông qua những giá trị, hành vi, việc làm và kết quả cụ thể. Khi phải đƣơng đầu với một vấn đề (ví dụ lợi nhuận bị giảm sút), ngƣời lãnh đạo sẽ đƣa ra một đề nghị về cách giải quyết vấn đề, ví dụ nhƣ “cần phải tăng năng suất” vì tin rằng “tăng năng suất chính là cách để nâng cao lợi nhuận”.
Những thành viên khác của doanh nghiệp lại có thể nhìn nhận niềm tin này của ngƣời lãnh đạo nhƣ những giá trị cần tôn trọng, tức là họ phải tìm cách tăng năng suất khi thấy có một vấn đề xuất hiện. Nếu giải pháp đó đƣợc chứng tỏ là đúng đắn trong việc giải quyết vấn đề (nâng cao lợi nhuận), mọi ngƣời sẽ dần dần chấp nhận ý kiến, giá trị này nhƣ một nhận thức – hành động đúng đắn, nhất thiết phải làm vì lợi ích chung của doanh nghiệp. Một khi cách hành động này trở thành thói quen và tỏ ra hữu hiệu, chúng sẽ chuyển hoá dần thành niềm tin không phải bàn cãi, dần dần chúng có thể trở thành một phần lý tƣởng của những ngƣời trong doanh nghiệp này. Khi có niềm tin, con ngƣời luôn có xu thế hành động một cách chủ động, tự nguyện, nhanh chóng và thể hiện rõ trạng thái tình cảm cao qua sự tự giác, nhiệt tình, đoàn kết nội bộ rất cao.
d. Lý tưởng
Lý tƣởng là khái niệm thể hiện niềm tin phát triển ở mức độ cao nhất và bền vững nhất. Khi đó trạng thái tình cảm của con ngƣời không chỉ là sự tự giác và lòng nhiệt tình mà hơn thế đó là sự sẵn sàng hy sinh và cống hiến để thực hiện niềm tin, các gía trị mình theo đuổi đến cung. Một quan niệm đƣợc nhiều nhà nghiên cứu lý thuyết và thực hành chấp nhận là có thể định nghĩa văn hoá doanh nghiệp nhƣ một lý tƣởng với nghĩa là sự vận dụng lý thuyết vào thực tiễn. Cách nhìn này muốn nhấn mạnh những động lực, ý nghĩa, giá trị cao cả, căn bản, sâu sắc giúp con ngƣời cảm thông, chia sẻ, và dẫn dắt con ngƣời trong nhận thức, cảm nhận và xúc động trƣớc sự vật, hiện tƣợng. Lý tƣởng khác với niềm tin thông thƣờng trên ba phƣơng diện sau:
- Niềm tin đƣợc hình thành một cách có ý thức và có thể xác minh tƣơng đối dễ dàng, trong khi lý tƣởng đƣợc hình thành một cách tự nhiên và khó giải thích đƣợc một cách rõ ràng.
- Niềm tin có thể đƣợc đƣa ra diễn giải, tranh luận, đối chứng, trong khi không thể làm nhƣ vậy đƣợc đối với lý tƣởng, vì vậy niềm tin có thể thay đổi dễ dàng hơn so với lý tƣởng.
- Niềm tin chỉ là trình độ nhận thức ở mức độ đơn giản, trong khi lý tƣởng đƣợc hình thành không chỉ từ niềm tin hay đức tin mà còn gồm cả những giá trị, tƣ tƣởng và cảm xúc của con ngƣời.
Nhƣ vậy, lý tƣởng có thể nảy mầm trong tƣ duy, tình cảm của con ngƣời trƣớc khi ngƣời đó ý thức đƣợc điều đó hoặc là kết quả của một quá trình giaó dục, nhận thức sâu sắc của chủ thể. Điều quan trọng đối với lý tƣởng là nó tạo ra cho các chủ thể hành động có tính mục đích rõ ràng, cao cả và duy trì đƣợc niềm tin, nhiệt huyết và tinh thần cống hiến cho lợi ích chung của doanh nghiệp và xã hội.
e. Lịch sử phát triển và truyền thống văn hoá
Đó là những biểu trƣng về những giá trị, triết lý đƣợc chắt lọc trong quá trình hoạt động đã đƣợc các thế hệ khác nhau của tổ chức tôn trọng và giữ gìn, chúng đƣợc tổ chức sử dụng để thể hiện những giá trị chủ đạo và phƣơng châm hành động cần đƣợc kiên trì theo đuổi. Lịch sử phát triển và truyền thống là một nhân tố cấu thành văn hoá doanh nghiệp, bởi chúng có tác dụng giáo dục truyền thống, lƣu truyền các giá trị và tôn vinh các cá nhân xuất sắc, hƣớng doanh nghiệp đến sự phát triển bền vững, tiếp nối giữa các thế hệ lãnh đạo.
Sức mạnh của văn hoá doanh nghiệp đƣợc đặc trƣng bởi sự thống nhất giữa các thành viên trong doanh nghiệp về tầm quan trọng của các giá trị cụ thể. Nếu có sự đồng thuận, văn hoá doanh nghiệp làm cho các thành viên trở nên gắn kết với nhau và tạo ra một sức mạnh tổng hợp. Khi đó doanh nghiệp có một nền văn hoá mạnh. Một nền văn hoá mạnh đƣợc thể hiện qua việc sử dụng thƣờng xuyên và có kết quả các biểu trƣng, anh hùng, thần tƣợng của nó. Những yếu tố này làm tăng thêm sự quyết tâm của các thành viên phấn đấu vì các giá trị và các chiến lƣợc chung của doanh nghiệp.
Ngƣời lãnh đạo, quản lý có thể có những đóng góp quan trọng vào việc phát triển và duy trì một nền văn hoá doanh nghiệp mạnh. Sử dụng các biểu trƣng trực quan một cách hữu hiệu là rất quan trọng. Tuyển chọn thành viên mới có năng lực, nhiệt huyết, ý thức, gắn bó với công việc và giúp họ nhanh chóng hoà nhập với văn hoá doanh nghiệp là một yêu cầu đối với ngƣời lãnh đạo để xây dựng một môi
trƣờng văn hoá tích cực. Giao cho nhân viên mới bắt đầu làm việc những công việc nhỏ và yêu cầu họ tự tìm hiểu và xác định chuẩn mực hành vi, niềm tin giá trị chủ đạo của doanh nghiệp và thứ tự ƣu tiên đối với chúng. Họ cũng đƣợc yêu cầu phải tham gia vào các hoạt động kinh doanh để học cách làm chủ, tự chủ và độc lập. Bằng cách đó các nhân viên có điều kiện để hoà đồng niềm tin và quan điểm giá trị