Trong khách sạn có 10 bộ phận, mỗi bộ phận có chức năng nhiệm vụ riêng, nhưng khi cần thiết các bộ phận đều hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành mục tiêu chung.
Bộ máy nhân sự của khách sạn Bông Sen được quản lý theo cơ cấu quản lý trực tuyến. Giám đốc là người giữ chức vụ cao nhất. Mối quan hệ quản lý được thực hiện theo đường thẳng trực tiếp từ Giám đốc đến nhân viên cuối cùng. Người thừa hành chỉ nhận lệnh và thi hành mệnh lệnh của người quản lý cấp trên.
22
Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự khách sạn Bông Sen Sài Gòn
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của khách sạn Bông Sen Sài Gòn
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH KHÁCH SẠN BÔNG SEN BP. KẾ TOÁN (BS1+BS2) BP. KỸ THUẬT (BS1+BS2) BP. TIẾP TÂN (BS1+BS2) BP. BẢO VỆ (BS1+BS2) BP. KINH DOANH (BS1+BS2) BP. HC – NS (BS1+BS2) BP. PHÒNG (BS1) BP. NHÀ HÀNG (BS1) BP. BẾP (BS1+BS2) BP. SPA (BS1) BP. PHÒNG (BS2) BP. NHÀ HÀNG CỎ NỘI (BS2) NHÀ HÀNG LẦU 7 NHÀ HÀNG BUFFET GÁNH BẾP BS1 BẾP CỎ NỘI
23
Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất, là người quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn, phụ trách kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục tiêu kinh doanh của khách sạn. Giám đốc thực hiện kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận hoàn thành công việc được giao, phối hợp quan hệ và công việc với các tổ chức, các cơ quan bên ngoài, và là người đưa ra quyết định cuối cùng.
Bộ phận Kế toán: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, lưu trữ, cung cấp thông tin kế toán tài chính, giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác tài chính, lập kế hoạch tài chính, đáp ứng nhu cầu hoạch toán nội bộ trong đơn vị và lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế. Kiểm tra tình hình kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi, thanh toán và sử dụng quỹ, vật tư. Bộ phận Hành chính – Nhân sự: Tham gia vào công tác quản lý hành chính, nhân sự trong khách sạn. Quản lý tiền lương, giải quyết chế độ phúc lợi cho nhân viên, quản lý, đòa tạo, huấn luyện nhân viên. Bộ phận này cũng là đơn vị chịu trách nhiệm về trình độ, cũng như vấn đề chuyên môn trong tuyển dụng nhân viên. Trực tiếp tổ chức ký hợp đồng với các nhân viên khi việc tuyển dụng thành công.
Bộ phận Kinh doanh: Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh khách sạn. Ngoài việc chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường khách mới, phát triển thị trường khách cũ của khách sạn họ còn phải thực hiện các công việc xúc tiến thương mại như đưa ra các chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, chiêu thị, các chương trình đặc biệt vào các ngày lễ. Từ đó, cho thấy trách nhiệm của họ phải đảm bảo nguồn thu và công suất phòng cho khách sạn ở mức cao nhất.
Bộ phận Tiếp tân: Chịu trách nhiệm đăng ký phòng, thanh toán trả phòng, giải quyết các khiếu nại của khách trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn, hỗ trợ cho khách hàng nếu cần tư vấn và giúp đỡ. Nắm rõ tình hình khách đến và đi trong ngày, phụ trách báo cáo doanh thu hàng ngày cho bộ phận kế toán, phối hợp hoạt động với các bộ phận khác có liêu quan một cách hiệu quả từ lúc khách đến nhận phòng đến khi khách thanh toán trả phòng. Đây chính là bộ phận phản ánh bộ mặt của khách sạn và cũng là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, vì thế những yêu cầu đối với nhân viên bộ phận này rất cao.
Bộ phận Bảo vệ: Cũng như các khách sạn khác, bộ phận Bảo vệ của khách sạn Bông Sen Sài Gòn cũng phải làm việc 24/24, chia làm 3 ca làm việc. Họ chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của khách, nhân viên và khách sạn. Họ còn phải bảo đảm an ninh bên trong cũng như bên ngoài của khách sạn, đảm bảo an toàn cho tất cả khách hàng và nhân viên khách sạn. Ngoài ra, bộ phận này còn đảm nhận nhiệm vụ đón khách, chỉ dẫn và khuân các hành lý của khách.
24
Bộ phận Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì toàn bộ các vật dụng trong khách sạn. Ngoài ra họ còn phải thực hiện các chương trình bảo dưỡng định kỳ để tránh hư hỏng các trang thiết bị cả bên trong lẫn bên ngoài.
Bộ phận Spa: Chịu trách nhiệm massage cho khách khi khách có nhu cầu, tìm kiếm các phương pháp, kĩ thuật massage mới nhất để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận phòng: Có thể xem là bộ phận quan trọng nhất của khách sạn. Chịu trách nhiệm chăm sóc các phòng và cơ sở vật chất trong khách sạn, vệ sinh sạch sẽ khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng. Chăm sóc toàn bộ cây cảnh trong khuôn viên của khách sạn.
Nguồn: Bộ phận Phòng khách sạn Bông Sen Sài Gòn
Hình 3.2 Quy trình làm phòng của khách sạn Bông Sen Sài Gòn
Bộ phận Nhà hàng (F&B): Phụ trách các hoạt động liên quan đến kinh doanh ăn uống tại nhà hang của khách sạn. Tổ chức và phục vụ các loại hình tiệc, phục vụ ăn uống tại phòng cho khách khi khách có nhu cầu. Nhân viên
Dọn rác Trải giường Vệ sinh toilet Lau bụi Hút bụi, lau sàn
Bỏ rác Bọc bao rác mới Thay sheet và bao gối cũ Trải sheet mới Thay bọc mền mới Dọn đồ dơ ra xe đẩy Rửa ly và lau khô Rửa bồn rửa mặt Rửa bồn tắm Rửa bồn vệ sinh
Lau khô toàn bộ
Thay đồ dùng mới (khăn, bàn chải, xà bông, giấy vệ sinh,…)
25
phục vụ trong bộ phận F&B có nhiệm vụ set up bàn, phục vụ khách hàng và chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng tốt. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với bếp bar để giải quyết các vấn đề một cách tốt nhất. Bên canh đó cần thường xuyên tìm hiểu nhu cầu ăn uống của khách để xây dựng thực phong phú, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách.
Bộ Phận Bếp: Chịu trách nhiệm cung cấp những món ăn ngon, đảm bảo vệ sinh, cũng như hợp khẩu vị khách hàng. Thường xuyên tìm tòi, cập nhật những món ăn ngon, mới lạ để xây dựng thực đơn phong phú, đa dạng tránh gây nhàm chán cho khách hàng.