Hiờ ̣n ta ̣i , cỏc c ụng ty tham gia vào quy trình thương ma ̣i và võ ̣n tải phải cung cấp thụng tin đỏp ứng cỏc yờu cầu khỏc nhau về chứng từ và mõ̃u biờ̉u riờng của các Bụ ̣, Ngành. Tuy nhiờn, do thiếu tớnh đồng bộ và khụng kịp thời trong trao đổi thụng tin, cỏc Bộ, Ngành nhiều khi yờu cầu doanh nghiệp cung cấp cựng một loại thụng tin dưới dạng nhiều mẫu biểu khỏc nhau và điều này thường dẫn đến tăng chi phí quản lý và sự thiếu chính xác , thiếu nhất quỏn vờ̀ mă ̣t dữ liờ ̣u . Nhằm đảm bảo tính thụ́ng nhṍt và nh ất quỏn cho tất cả cỏc bờn trao đổi thụng tin trong Hệ thống một cửa , phải đạt được thoả thuõ ̣n vờ̀ mụ ̣t bụ ̣ dữ liờ ̣u chung . Đờ̉ xõy dựng bụ ̣ dữ liờ ̣u , tṍt cả mõ̃u biờ̉u và dữ liờ ̣u của cỏc Bộ, Ngành khỏc nhau đang sử dụng sẽ ph ải được đưa ra phõn tớch để
hiờ̉u được tính hợp lý và mức độ yờu cầu của mụ̃i chỉ tiờu dữ liờ ̣u . Mụ́i liờn hờ ̣ với các mõ̃u biờ̉u khác cũng phải được xem xột trong một tổng thể chung.
Chuẩn dữ liệu là nền tảng cơ bản cho sự thụng suốt trong trao đổi dữ liệu, đảm bảo dữ liờ ̣u tương thích với các yờu cõ̀u của Bụ ̣, Ngành và nõng cao khả năng của cỏc bờn tham gia (trong và ngoài nước ) trong việc trao đổi dữ liệu chớnh xỏc và hiệu quả . Nờ́u khụng có mụ ̣t bụ ̣ dữ liờ ̣u được thụ́ng nhṍt chung, để tất cả cỏc bờn tham gia trao đổi thụng tin một cỏch thụng minh , linh hoạt sẽ vụ cùng khó khăn.Thoả thuận để cú bộ dữ liệu chung là điều kiện thiết yờ́u cho viờ ̣c đụ́i thoa ̣i giữa các đụ́i tác thương ma ̣i mà khụng gă ̣p phải rủi ro vờ̀ trùng lă ̣p hay khụng chính xác vờ̀ mă ̣t dữ liờ ̣u.
Chuõ̉n hoá và hài hòa hoá chỉ tiờu thụng tin chứng từ loa ̣i bỏ các chỉ tiờu thừa và trùng lă ̣p ta ̣o ra mụ ̣t hờ ̣ thụ́ng các chỉ tiờu thụng tin và thụng điờ ̣p chuõ̉n được sử dụng trong quỏ trỡnh trao đổi thụng tin của hoạt động thương mại xuất nhập khẩu và quỏ cảnh đỏp ứng được cỏc yờu cầu thụng tin của cỏc Bụ ̣, Ngành, cỏc cơ quan chớnh phủ liờn quan . Cỏc Bộ , Ngành cần trực tiếp trao đổi đờ̉ xác đi ̣nh r ừ những dữ liệu dư thừa , khỏc biệt và đồng thời tỡm kiờ́m giải pháp cho các bờn có liờn quan trong Hờ ̣ thụ́ng mụ ̣t cửa.
Chứng từ và mõ̃u biờ̉u (dạng điện tử hoặc dạng khỏc ) liờn quan đến quy trỡnh thương mại xuất khẩu, nhập khẩu, quỏ cảnh sẽ được phõn tích và sẽ tiờ́n hành trao đổi trực tiếp với các Bụ ̣ , Ngành, Cơ quan chớnh phủ liờn quan. Cõ̀n thiờ́t phải xõy dựng mụ hình bụ ̣ dữ liờ ̣u phù hợp với mụ hỡnh dữ liệu chuẩn của quốc tế đờ̉ thờ̉ hiờ ̣n mụ́i liờn hờ ̣ của các chỉ tiờu thụng tin, chứng từ giữa các Bụ ̣, Ngành. Cõ̀n phải quan tõm đờ́n tuõn thủ hướng dõ̃n của Hờ ̣ thụ́ng mụ ̣t cửa ASEAN với khả năng trao đụ̉i thụng tin xuyờn quụ́c gia trong tương lai. Tương tự như việc tiờu chuẩn húa và hài hũa húa quy trỡnh thủ tục, đõy là một quỏ trỡnh lặp đi lặp lại, khụng cú thời điểm kết thỳc và phải được cập nhật liờn tục.
Tiờu chuẩn húa và hài húa yờu cầu thụng tin, chứng từ cú thể thực hiện bằng cỏc biện phỏp sau:
Thu thọ̃p chứng từ và chỉ tiờu thụng tin
- Thu thọ̃p và hệ thống húa cỏc loại mẫu biểu và chứng từ sử dụng trong thụng lệ thương mại, vận tải quốc tế.
- Thu thập và hệ thống húa cỏc loại mẫu biểu và chứng từ do cỏc cơ quan chớnh phủ yờu cầu doanh nghiệp cung cấp để thực hiện cỏc TTHC gắn với hoạt động nhập khẩu/xuất khẩu/quỏ cảnh.
Rà soỏt và thống nhất đi ̣nh nghĩa các chỉ tiờu thụng tin chứng từ
Xỏc định rõ các đặc tớnh của từng chỉ tiờu thụng tin trờn mỗi chứng từ , mẫu biểu đó thu thập được bao gồm: Tờn gọi, ý nghĩa, nội dung, hỡnh thức, bộ mó chuẩn ỏp dụng cho chỉ tiờu thụng tin…
Phõn tích và tiờu chuẩn húa chỉ tiờu thụng tin, chứng từ
- Xem xột và sàng lọc cỏc chỉ tiờu thụng tin trờn bộ dữ liệu hành chớnh và thương mại hiện hành để tỡm ra cỏc chỉ tiờu thụng tin giống hệt hoặc tương tự nhau về tờn gọi, ngữ nghĩa, nội dung.
- Xỏc định thống nhất và duy nhất tờn gọi, ngữ nghĩa, nội dung và cỏc đặc tớnh kỹ thuật khỏc đối với cỏc chỉ tiờu thụng tin giống hệt nhau về bản chất nhưng mang nhiều tờn gọi khỏc nhau.
- Đối với những chỉ tiờu thụng tin cú tớnh chất tương tự nhưng khụng hoàn toàn giống nhau về bản chất thỡ xem xột và xỏc định rừ sự khỏc biệt để từ đú đưa ra tờn gọi, ngữ nghĩa, nội dung nhằm đảm bảo phõn biệt rừ cỏc chỉ tiờu thụng tin đú cũng như đảm bảo tớnh thống nhất và duy nhất khi sử dụng cỏc chỉ tiờu thụng tin đú.
- Tỡm ra những chỉ tiờu thụng tin dư thừa trong cựng một chứng từ để xem xột loại bỏ sự dư thừa.
- Xỏc định rừ mối quan hệ của cỏc chỉ tiờu thụng tin trong cựng một chứng từ, biểu mẫu.
Hài hòa chỉ tiờu thụng tin, chứng từ
Hài hũa cỏc chỉ tiờu thụng tin (tờn, đi ̣nh nghĩa, mó…) của Việt Nam với các chỉ tiờu thụng tin trong mụ hình dữ liờ ̣u hải quan chuẩn của thế giới