Đõy chớnh là quỏ trỡnh rà soỏt, đỏnh giỏ quy trỡnh hoạt động của cỏc cỏc bờn liờn quan trong một hoặc nhiều loại giao dịch để tỡm ra những điểm lặp lại, những cỏch hiểu khụng thống nhất đối với cựng một vấn đề, những vấn đề cú cựng bản chất nhưng mang tờn gọi khỏc nhau, những điểm bất hợp lý hoặc phỏt sinh khụng cần thiết do bản thõn sự chồng chộo, thiếu trao đổi thụng tin hoặc thiếu tớnh đồng bộ của TTHC gõy ra. Một khi đó tỡm ra những điểm bất cập nờu trờn, người ta sẽ tiến hành sắp xếp lại cỏc bước của quy trỡnh thủ tục một cỏch hợp lý hơn (tỏi thiết kế quy trỡnh), đưa ra một cỏch hiểu và định nghĩa duy nhất đối với một vấn đề (tiờu chuẩn húa) và loại bỏ những nội dung lặp đi lặp lại
hoặc những chồng chộo khụng cần thiết (hài hũa húa). Khi đó hoàn thành cỏc cụng việc trờn ở phương diện quốc gia, người ta sẽ thu được một tập hợp cỏc quy trỡnh thủ tục đó được thiết kế lại một cỏch thống nhất, đồng bộ để đỏp ứng cỏc yờu cầu và quy định của luật phỏp quốc gia. Để đảm bảo khả năng hội nhập và thực hiện cỏc giao dịch quốc tế, người ta lại tiếp tục phải đối chiếu yờu cầu về thủ tục trong nước với cỏc thụng lệ, chuẩn mực quốc tế để vừa đảm bảo tớnh tương thớch của yờu cầu quốc gia với thụng lệ và chuẩn mực quốc tế; vừa đảm bảo tớnh hài hũa giữa thụng lệ và chuẩn mực quốc tế với cỏc yờu cầu và lợi ớch của quốc gia, biến yờu cầu và lợi ớch của quốc gia thành thụng lệ và chuẩn mực. Quỏ trỡnh tiờu chuẩn húa và hài hũa húa nờu trờn là một quỏ trỡnh lặp đi lặp lại, khụng cú thời điểm kết thỳc và phải được cập nhật liờn tục.
Một khi cỏc quy trỡnh thủ tục đó được tiờu chuẩn húa và hài hũa húa, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu thời gian chậm trễ và chi phớ phỏt sinh do chỉ phải bố trớ nguồn lực và cụng cụ một lần nhưng vẫn cú thể đỏp ứng đồng thời yờu cầu của luật phỏp quốc gia và thụng lệ quốc tế. Cỏc cơ quan chớnh phủ cũng tận dụng và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, hoạt động này sẽ nõng cao khả năng ỏp dụng cỏc hệ thống tự động húa cho cỏc bờn liờn quan và điều này đến lượt nú lại đem lại lợi ớch cho cỏc bờn liờn quan trong hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phớ, thời gian và nguồn lực. Hiện tại, cú rất nhiều phương phỏp luận và cỏch tiếp cận để thực hiện quỏ trỡnh này, trong đú một phương phỏp tiếp cận phổ biến là sử dụng cỏc khuyến nghị của cỏc tổ chức của Liờn hiệp quốc, Tổ chức Hải quan thế giới (WCO), Tổ chức Hàng hải thế giới (IMO)…
Tiờu chuẩn húa và hài hũa húa quy trỡnh thủ tục cú thể thực hiện bằng cỏc biện phỏp cụ thể như sau:
Rà soỏt hiện trạng
Tập hợp, tỡm hiểu, tập hợp và đỏnh giỏ hệ thống cỏc quy trỡnh thủ tục liờn quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quỏ cảnh do cỏc cơ quan chớnh phủ tham gia cơ chế một cửa phụ trỏch.
Phõn tớch và đỏnh giỏ khoảng cỏch
- Tỡm ra những điểm lặp đi lặp lại, chồng chộo, bất hợp lý; những nội dung cũn được hiểu chưa thống nhất; những vấn đề cú chung bản chất nhưng lại cú nhiều tờn gọi khỏc nhau… trong quy trỡnh hiện tại và nguyờn nhõn của nú.
- Đối chiếu quy trỡnh hiện tại với chuẩn mực và thụng lệ quốc tế để tỡm ra hướng xử lý theo chuẩn mực.
Lập kế hoạch thực hiện
Lập kế hoạch, xõy dựng cỏc chương trỡnh, đề ỏn để thiết kế lại quy trỡnh thủ tục dựa trờn những kết quả của việc đỏnh giỏ khoảng cỏch và hướng xử lý những vấn đề bất cập trong quy trỡnh thủ tục hiện tại.
Tỏi thiết kế quy trỡnh thủ tục
- Cỏc quy trỡnh thủ tục được thiết kế lại, được mụ tả chi tiết dưới dạng cỏc tài liệu chuẩn húa về hỡnh thức và ngụn ngữ thể hiện.
- Kế hoạch ỏp dụng thớ điểm cỏc quy trỡnh đó được tỏi thiết kế. - Bỏo cỏo ỏp dụng thớ điểm cỏc quy trỡnh đó được tỏi thiết kế.