8. Cấu trúc luận văn
3.3.4.Biện pháp 4: Xây dựng kế hoạch triển khai DHTT tại Học viện
3.3.4.1. Mục tiêu của biện pháp
Xây dựng đƣợc Bản kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT&TT áp dụng hàng năm và cho từng giai đoạn trong phạm vi toàn Học viện, trong đó các nội dung về DHTT đƣợc coi là một phần của kế hoạch công tác của tất cả các đơn vị trong từng năm.
Kế hoạch DHTT nhằm định hƣớng các hoạt động DHTT theo một lộ trình chung và triển khai đồng bộ, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực cho việc thực hiện hoạt động DHTT trên một diện rộng của toàn bộ quá trình dạy học thay vì chỉ tập trung vào hoạt động tổ chức các buổi dạy học trực tuyến nhƣ hiện thời tại Học viện.
3.3.4.2. Nội dung của biện pháp
Nhƣ ở chƣơng 2 đã phân tích về thực trạng triển khai DHTT tại Học viện, một trong những điểm tồn tại của Học viện về DHTT là chƣa có tính đồng bộ và xuyên suốt trong quá trình đào tạo đối với tất cả các hệ, cấp đào tạo, chỉ tập trung vào hoạt động DHTT theo nghĩa tổ chức các buổi giảng trực tuyến mà chƣa triển khai trong trong tất cả các khâu của quá trình đào tạo.
Về công tác quản lý DHTT của Học viện còn tản mát, chƣa có tính tổng thể và đồng bộ trong nhiều khâu và giữa các đơn vị, do đó hiệu quả sử dụng nguồn lực CNTT&TT cho DHTT chƣa cao.
Vì vậy việc có một kế hoạch triển khai các ứng dụng CNTT&TT nói chung và triển khai tổ chức DHTT nói riêng là việc làm hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Kế hoạch này sẽ bao gồm:
- Quy hoạch việc triển khai và ứng dụng CNTT&TT tại Học viện hàng năm và từng giai đoạn. Trong đó trọng tâm là việc triển khai tổ chức DHTT tại Học viện. Quy hoạch này sẽ cho biết các pha triển khai tổ chức DHTT cho các công đoạn của quá trình đào tạo và các hệ đào tạo đƣợc ƣu tiên.
- Quy hoạch và định các khung chính sách quản lý, sử dụng các ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý điều hành nói chung và tổ chức DHTT nói riêng.
- Rà soát hệ thống thiết bị CNTT&TT hiện có và đề xuất việc trang thiết bị cần thiết để đƣợc mua sắm bổ sung hoặc đƣa vào kế hoạch đầu tƣ hàng năm.
- Rà soát hệ thống các phần mềm cần thiết cho tổ chức DHTT và kế hoạch mua sắm, phát triển, bổ sung các phần mềm này.
- Rà soát nguồn nhân lực dành riêng cho việc triển khai ứng dụng CNTT&TT và tổ chức DHTT tới từng đơn vị quản lý nghiệp vụ.
- Thúc đẩy việc chuẩn hóa hệ thống cơ sở dữ liệu, quy trình công tác và các mẫu biểu quản trị để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tin học quy trình công tác, mã hóa nguồn dữ liệu và chia sẻ các dữ liệu quản trị dùng chung.
3.3.4.3. Tổ chức thực hiện biện pháp
Để tổ chức thực hiện biện pháp này một cách đồng bộ và khả thi, tác giả đề xuất các hoạt động cụ thể sau:
(1)- Giám đốc Học viện có văn bản giao nhiệm vụ (hoặc bổ sung chức năng, nhiệm vụ) cho 1 đơn vị (nhƣ Trung tâm Công nghệ thông tin, hoặc phòng Đào tạo & Khoa học công nghệ) chịu trách nhiệm là đầu mối quản lý, quy hoạch, hoạch định chính sách, điều phối và theo dõi tổng hợp tình hình triển khai ứng dụng CNTT&TT trong phạm vi toàn Học viện (phụ lục 1).
Trước đây, các hoạt động triển khai CNTT&TT thường được thực hiện riêng lẻ, việc theo dõi, tổng hợp chung thường chỉ được tổng hợp ở phòng Kinh tế tài chính dưới góc độ về kinh phí, tài chính chứ chưa có bộ phận chuyên trách quản lý chuyên môn về lĩnh vực này.
(2)- Định kỳ giai đoạn (2-3 năm) và hàng năm, Học viện ban hành bản kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT&TT và quy hoạch hệ thống mạng trong giai đoạn và trong năm để làm sở cứ cho việc triển khai các ứng dụng CNTT&TT trong phạm vi toàn Học viện (ví dụ nhƣ đề xuất tại phụ lục 1 và phụ lục 2).
Căn cứ vào kế hoạch này, các đơn vị sẽ chủ động triển khai các ứng dụng CNTT&TT, việc sử dụng tài nguyên, mua sắm trang thiết bị cũng sẽ đƣợc kiểm soát tránh đầu tƣ dàn trải, lãnh phí.
(3)- Việc quy hoạch và định các khung chính sách quản lý, sử dụng các ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý điều hành nói chung và hoạt động DHTT nói riêng cần đƣợc thực hiện sớm, thông qua việc rà soát các lĩnh vực công tác sẽ đƣa ứng dụng CNTT&TT hoặc tổ chức DHTT vào, các nội dung đƣa vào trƣớc sẽ cần đƣợc bổ sung các quy định và giao trách nhiệm cho các đơn vị dự thảo, ban hành.
Việc quy hoạch này sẽ đảm bảo có đủ các quy định tƣơng ứng với các hoạt động và không bị chồng chéo hay có nhiều sự “vênh” trong văn bản ban hành ở các thời điểm khác nhau.
(4)- Có kế hoạch đầu tƣ, xây dựng mới, chuyển đổi các học liệu truyền thống sang học liệu điện tử và tiến hành cung cấp học liệu, thƣ viện điện tử trên mạng cho phép giảng viên trong quá trình giảng dạy có thể hƣớng dẫn sinh viên tra cứu, truy nhập vào nguồn tài nguyên học liệu của Học viện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kế hoạch này cần đƣợc hoàn thành trong vòng 2 đến 3 năm để hƣớng tới 100% môn học đều có ít nhất 2 đến 3 loại hình học liệu điện tử khác nhau (Sách điện tử, Bài giảng điện tử đa phƣơng tiện, Bài giảng Audio/video).
(5)- Về nhân lực, các đơn vị trực tiếp liên quan với quá trình đào tạo phải đƣợc bố trí 01 nhân lực, có trình độ chuyên môn (hoặc đƣợc bồi dƣỡng) tốt về CNTT để đảm trách phần việc tạo lập, trao đổi và tiếp nhận thông tin trên cổng thông tin điện tử và triển khai các ứng dụng CNTT&TT tại đơn vị.
Vị trí này có thể đƣợc gọi là trợ lý hành chính. Các đơn vị chƣa có cán bộ đảm nhiệm chức danh này sẽ đƣợc bổ sung hoặc phân công và đào tạo bồi dƣỡng để 100% các đơn vị có chức danh này trong vòng 6 tháng đến 1 năm tới. (6)- Học viện sớm tổ chức rà soát và chuẩn hóa hệ thống cơ sở dữ liệu, quy trình công tác và các mẫu biểu quản trị để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tin học quy trình công tác, mã hóa nguồn dữ liệu và chia sẻ các dữ liệu quản trị dùng chung.
Việc đạt đƣợc chuẩn ISO cũng là một điều kiện rất thuận lợi cho việc triển khai nhanh và mạnh lộ trình ứng dụng CNTT&TT tại Học viện.
3.3.5. Biện pháp 5: Tăng cường hệ thống thiết bị, phần mềm hỗ trợ DHTT
3.3.5.1. Mục tiêu của biện pháp
Tăng cƣờng cơ sở vật chất nhằm đáp ứng các yêu cầu của DHTT về điều kiện thiết bị phần cứng, hệ thống phần mềm nhƣ: Thiết bị đầu cuối của các đơn vị, Trung tâm dữ liệu, các hệ thống đƣờng kết nối LAN/WAN và Internet tốc độ cao, các phòng học/hƣớng dẫn học trực tuyến, các hệ thống Website, diễn đàn và phần mềm quản lý chuyên dụng,...
Cơ sở vật chất phục vụ tổ chức DHTT phải đủ điều kiện hoạt động liên tục, thông suốt, an toàn và đảm bảo sự thuận tiện cho việc quản lý và cung cấp thông tin của các bộ phận quản lý, việc giảng dạy của giáo viên và việc học tập của học sinh sinh viên trong quá trình đào tạo.
3.3.5.2. Nội dung của biện pháp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Từng bƣớc trang bị đầy đủ hệ thống thiết bị dùng chung (phần “lõi”) của toàn bộ các hệ thống kỹ thuật cho việc tổ chức DHTT tại Học viện, bao gồm: hệ thống máy chủ và đƣờng kết nối tốc độ bao gồm cả truy nhập vô tuyến/WiFi (nội bộ và ra ngoài), hệ thống nguồn điện dự phòng cho Data Centre, các phòng họp qua truyền hình hội nghị, phòng giảng trực tuyến.
- Trang bị ngay, đủ thiết bị cần thiết ban đầu cho tất cả các đơn vị trực tiếp tham gia vào quá trình tổ chức DHTT tại Học viện. Để triển khai đồng bộ việc DHTT thì việc trang bị các thiết bị thiết yếu cho các bộ phận quản lý và giảng dạy liên quan. Để tránh phải đầu tƣ lớn một lần, các trang thiết bị sẽ đƣợc rà soát và đầu tƣ theo từng bƣớc theo tiến trình triển khai tổ chức DHTT tại Học viện.
- Từng bƣớc trang bị các hệ thống phần mềm phục vụ công tác tổ chức DHTT trong Học viện, bao gồm các phân hệ phần mềm quản lý công việc và hồ sơ điện tử và cổng thông tin điện tử; các phần mềm quản lý đào tạo; và các phần mềm phục vụ việc tổ chức giảng dạy trực tuyến.
3.3.5.3. Tổ chức thực hiện biện pháp
Trƣớc hết cần có sự khảo sát, đánh giá thực trạng trang thiết bị, cơ sở vật chất, hệ thống CNTT&TT của Học viện (bao gồm cả các đơn vị có con dấu), đánh giá mức độ đáp ứng và chƣa đáp ứng đƣợc của hệ thống CNTT&TT hiện
có đối với việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT&TT cho giáo dục đào tạo và cho tổ chức DHTT (nhƣ đề cập ở phụ lục 1).
(1)- Đối với hệ thống thiết bị dùng chung: có thể nói hệ thống này đã đƣợc Học viện đầu tƣ khá đầy đủ và hiện vẫn đang hoạt động tốt bao gồm: Hệ thống các máy chủ (Mail Server, Web Server, Database Server, Domain Name Server v.v...), hạ tầng mạng (mạng nội bộ của các phòng, khoa, ban, kết nối từ Trung tâm thông tin thƣ viện (phòng Data Centre) đến các phòng, khoa, ban); kết nối cáp quang từ Data Centre ra bên ngoài, đảm bảo đủ băng thông và hệ thống Server, đƣờng truyền dẫn của Học viện đƣợc hoạt động ổn định, đảm bảo việc online liên tục 24/24).
(2)- Việc đầu tƣ các trang thiết bị thiết yếu ban đầu để đảm bảo đƣợc quá trình tổ chức DHTT tại Học viện bao gồm:
- Các đơn vị trực tiếp tham gia quá trình đào tạo đều đƣợc trang bị các thiết bị, phƣơng tiện tối thiểu để truy nhập, trao đổi và cung cấp thông tin: cấu hình tối thiểu sẽ bao gồm: máy tính nối mạng, máy quét, máy ảnh số.
- Các đơn vị không trực tiếp tham gia quá trình đào tạo (ví nhƣ phòng Thanh tra, phòng Tổ chức cán bộ) sẽ chuyển tiếp thông tin liên quan về đào tạo (nếu có) qua 1 đơn vị (Văn phòng Học viện) để cung cấp thông tin lên mạng.
- Các phòng ghi hình, xây dựng học liệu điện tử, bài giảng audio/video đã có, chƣa cần đầu tƣ thêm.
- Các phòng thiết bị dạy học trực tuyến qua hội nghị truyền hình hiện đã có tƣơng đối đầy đủ, chƣa cần đầu tƣ thêm;
- Các thiết bị cho dạy học trực tuyến sử dụng E-learning/Chat sử dụng dựa trên nền máy tính cá nhân cũng chƣa có nhu cầu đầu tƣ thêm.
- Đảm bảo việc dự phòng nguồn điện 24/24 cho hệ thống máy chủ và các thiết bị truyền dẫn.
- Bổ sung các phòng máy tính phục vụ học tập, truy nhập Inter net hiện có của Học viện cũng cần đƣợc nâng cấp, đầu tƣ mới để đáp ứng đƣợc các yêu cầu của DHTT. Cho phép sinh viên tham dự các buổi giảng dạy trực tuyến từ các địa điểm khác nhau.
- Năm 2010, lắp đặt bổ sung các điểm truy nhập để hoàn thành việc phủ sóng Wifi trong phạm vi toàn bộ khuôn viên Học viện, ký túc xá (thời điểm tháng 12/2009, Học viện đã phủ sóng WiFi tới 70% diện tích khuôn viên).
Trên thực tế, việc đầu tƣ các trang thiết bị này là rất khả thi và nhanh chóng, vì trong điều kiện hiện tại của Học viện hầu hết các đơn vị là đã đủ điều kiện triển khai, toàn bộ phần mạng, đƣờng truyền và máy chủ đã có đầy đủ, các thiết bị máy tính thông thƣờng cũng đã có đủ, ở đây chỉ có vấn đề bổ sung các máy quét cho các đơn vị, văn phòng các Khoa đào tạo để thuận tiện cho việc quét, cung cấp văn bản lên website đƣợc nhanh chóng hơn.
(3)- Triển khai nhanh các hệ phần mềm đã đƣợc đầu tƣ và thực tiễn công tác quản lý; Tiếp tục đầu tƣ bổ sung hệ thống các phần mềm để ứng dụng DHTT một các đồng bộ và có hiệu quả:
- Triển khai hệ phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử (phần mềm Edocman, Học viện đã mua năm 2009) phấn đấu đến hết năm 2010 lƣợng văn bản in còn sử dụng chỉ là 50%; năm 2011 lƣợng văn bản in sử dụng chỉ còn 30% và chỉ là những văn bản quan trọng mới sử dụng cả 2 hình thức văn bản in và văn bản điện tử. Điều đó sẽ giúp cho quá trình luân chuyển, lƣu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin hiệu quả hơn nhiều so với hiện nay.
- Xây dựng hệ thống cổng thông tin điện tử tƣơng thích với phần mềm duyệt web qua điện thoại. Trong 1 vài năm tới, máy điện thoại tích hợp máy tính sẽ có khả năng phổ biến, nên việc sớm chuyển đổi thông tin để phù hợp với việc đọc, duyệt thông tin trên điện thoại cần sớm đƣợc xúc tiến.
- Mua các phần mềm biên soạn, biên tập sách, giáo trình, bài giảng điện tử. Hiện tại các phần mềm này đang đƣợc sử dụng dƣới dạng các phiên bản trial (thực tế đa số là các phiên bản không có bản quyền). Việc sử dụng cá phần mềm có bản quyền sẽ giúp cho việc biên soạn, biên tập sách, giáo trình, bài giảng điện tử đƣợc tốt hơn và có đủ các tính năng của phần mềm và chế độ cập nhật của nhà sản xuất. Chi phí cho mỗi hệ phần mềm này từ vài trăm USD đến vài chục ngàn USD.
- Mua, triển khai các phần mềm quản lý đào tạo nhƣ hệ phần mềm quản lý trƣờng đại học (IU) nhằm thiết lập hệ thống thông tin tích hợp trên cơ sở chuẩn hóa và tin học hóa rất cả các tất cả các hoạt động của Học viện bao gồm: quản lý đào tạo, quản lý hành chính, nghiên cứu khoa học, quản lý nhân sự, lƣơng…đồng thời hỗ trợ sinh viên khai thác hiệu quả các nguồn thông tin.
Phần mềm này sẽ giúp thay thế một số phần mềm đơn lẻ, thiếu tính liên thông dữ liệu hiện đang sử dụng tại Học viện nhƣ phần mềm quản lý điểm sử dụng tại Trung tâm Đào tạo đại học từ xa và phòng Giáo vụ, phần mềm quản lý
học phí tại phòng Kinh tế tài chính, phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, giảng viên của phòng Tổ chức cán bộ.
- Mua, trang bị một số phần mềm phù hợp với hình thức giảng dạy trực tuyến bằng máy tính cá nhân của giảng viên mà không cần thông qua hệ thống máy chủ dùng chung nhƣ phần mềm lớp học ảo sử dụng tích hợp các công nghệ: Text, Voice và Video.
Do sản phẩm phần mềm có tính đặc thù, mặt khác giá thành cũng có sự biến động rất nhanh, nên chi phí mua phần mềm thuộc diện tƣơng đối khó xác định, theo đánh giá của tác giả, để việc DHTT đƣợc triển khai đƣợc tốt, chi phí mua, tích hợp các phần mềm dao động từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng trong vòng 1-2 năm tới, đồng thời cũng khoảng một nửa số kinh phí nhƣ vậy để triển khai các phần mềm này đƣợc hoạt động có hiệu quả tại Học viện.
Với các hệ thống trang thiết bị, phần mềm cho DHTT nhƣ đã nêu trên đƣợc trang bị; đồng thời với việc triển khai đồng bộ các biện pháp về nhận thức, cơ chế chính sách và quản lý, kế hoạch hóa việc triển khai DHTT tại Học viện, khi đó mô hình tổ chức DHTT có thể đƣợc khái quát trong hình 3.1 ở trang bên.
Nhƣ sơ đồ trong hình đã thể hiện, quá trình tổ chức DHTT đã mở rộng phạm vi của hoạt động Dạy- Học truyền thống mà trƣớc đây chỉ tập trung trong lớp học, phòng học truyền thống sang cả quá trình hoạt động đào tạo của nhà trƣờng đều có ứng dụng CNTT&TT, thông qua các hoạt động tƣơng tác trực tuyến giữa Giảng viên với ngƣời học, giữa các bộ phận quản lý và ngƣời học nhằm hỗ trợ và tác động tới quá trình Dạy – Học, điều đó sẽ giúp cho ngƣời học có đầy đủ thông tin trƣớc, trong và sau quá trình học, nâng cao hiệu quả học tập.
Hình 3.1. Mô hình quá trình tổ chức DHTT
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});