8. Cấu trúc luận văn
2.2.4.Thực trạng ứng dụng CNTT&TT trong quản lý đào tạo, giáo vụ
Hoạt động quản lý đào tạo giáo vụ là hoạt động có tính trọng tâm và xuyên suốt của nhà trƣờng, nó đƣợc quy định bởi hàng loạt các quy chế, quy định về: tuyển sinh, đào tạo, chế độ, chính sách,... và đƣợc quy định bởi các cấp quản lý tƣơng ứng.
Là một Cơ sở giáo dục đại học chuyên ngành, Học viện đã và đang thực hiện đa dạng hóa các phƣơng thức đào tạo, các loại hình đào tạo, mở rộng các hình thức liên kết đào tạo với các Trƣờng đại học trong nƣớc và quốc tế, với các ngành, địa phƣơng nhằm đáp ứng đòi hỏi nguồn nhân lực có trình độ, có chất lƣợng cao về khoa học công nghệ và quản lý kinh tế trong lĩnh vực thông tin – truyền thông của nền kinh tế thị trƣờng và đáp ứng nhu cầu ngƣời học.
Trong nhiều năm qua, trên cơ sở các quy định, quy chế đào tạo và mặc dù đã có nhiều cố gắng trong đầu tƣ kinh phí nhƣng việc ứng dụng CNTT&TT trong hoạt động quản lý đào tạo, giáo vụ tại Học viện Công nghệ BCVT còn rất tản mát và nhiều hạn chế. Cụ thể:
- Công tác tuyển sinh: đƣợc thực hiện bằng nhiều phần mềm khác nhau: + Tuyến sinh hệ chính quy và sau đại học: sử dụng phần mềm dùng chung do Bộ GD&ĐT phát hành hàng năm. Phần mềm này có một hạn chế là khả năng tùy chỉnh cho từng trƣờng rất kém. Không có khả năng xuất dữ liệu để sử dụng cho việc lập hồ sơ đào tạo cho những sinh viên trúng tuyển đến nhập học.
+ Tuyến sinh hệ từ xa: sử dụng phần mềm tự phát triển bởi Trung tâm Đào tạo BCVT 1. Tính đồng bộ về dữ liệu của phần mềm này so với cấu trúc dữ liệu chung theo quy định của Bộ GD&ĐT còn hạn chế.
+ Tuyến sinh hệ vừa làm vừa học (hệ tại chức cũ): chƣa sử dụng phần mềm chuyên dụng, nên rất khó khăn trong việc xử lý nghiệp vụ tuyển sinh và các số liệu báo cáo thống kê.
- Công tác lập kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu: toàn bộ việc lập kế hoạch giảng dạy, sắp xếp, bố trí thời khóa biểu đƣợc thực hiện hoàn toàn thủ công. Việc lập kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu có tính thủ công nhƣ vậy chỉ phù hợp với quy mô đào tạo nhỏ trong những năm đầu thành lập Học viện.
Ngoài hệ đào tạo cao đẳng và đại học chính quy, các hệ đào tạo khác (sau đại học, tại chức, từ xa) việc lập kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu cũng trong tình trạng tƣơng tự.
- Công tác quản lý hồ sơ sinh viên: Mặc dù Bộ GD&ĐT đã có quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ
sơ học sinh, sinh viên (Ban hành kèm theo Quyết định số 58/2007/QĐ- BGDĐT, ngày 12/10/2007 của Bộ trƣởng Bộ GD&ĐT). Nhƣng tới nay, Học viện vẫn chƣa có phần mềm chuyện dụng để quản lý hồ sơ sinh viên.
Do đó việc tra cứu thông tin, quản lý hồ sơ học sinh sinh viên hệ đào tạo au đại học, hệ chính quy và hệ đào tạo tại chức tại Học viện vẫn đƣợc thực hiện một cách hoàn toàn thủ công. Riêng có hệ đại học từ xa có sử dụng một phàn mềm quản lý hồ sơ sinh viên do Trung tâm Đào tạo BCVT 1 phát triển, nhƣng mức độ tiện ích của phần mềm này còn hạn chế.
- Công tác quản lý sinh viên chính sách, học phí, học bổng và Quản lý, xác nhận, thanh toán giờ giảng: cũng chƣa có các phần mềm quản lý chuyên dụng, tƣơng tự nhƣ việc ứng dụng CNTT&TT trong quản lý hồ sơ sinh viên.
- Việc cung cấp, phổ biến, công bố thông tin đào tạo: trƣớc năm 2008, công tác vẫn hoàn toàn thực hiện bằng các biện pháp thủ công. Từ năm 2008 đến nay, Học viện mới bắt đầu cung cấp, phổ biến thông tin qua hệ thống e- mail và trang web. Tuy nhiên, thông tin công bố thƣờng chậm và thiếu tính hệ thống (có thông tin công bố, có thông tin không) dẫn đến việc sinh viên và cán bộ quản lý không mặn mà đối với việc xem thông tin cập nhật trên website.
Bảng tổng hợp dƣới đây cho biết thực trạng và đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý đào tạo, giáo vụ tại Học viện.
TT Nội dung công việc
Loại phần mềm/công nghệ sử dụng Đánh giá mức độ ứng dụng Ghi chú 1 Tuyển sinh Phần mềm dùng chung của Bộ GD&ĐT Đạt Mức độ tùy chỉnh của phần mềm thấp 2 Lập kế hoạch giảng dạy,
thời khóa biểu
- Office
- Thủ công Rất thấp Không có phần mềm chuyên dụng 3 Quản lý hồ sơ sinh viên - Office
- Thủ công Rất thấp Không có phần mềm chuyên dụng 4 Quản lý chính sách, học
bổng
- Office
- Thủ công Rất thấp Không có phần mềm chuyên dụng 5 Quản lý giờ giảng và thanh
toán chi phí giảng dạy
- Office
- Thủ công Rất thấp Không có phần mềm chuyên dụng 6 Cung cấp, phổ biến, công
bố thông tin đào tạo
- Trang Web
- Thủ công Thấp Không có tính hệ thống Tóm lại, cũng nhƣ việc đánh giá ứng dụng CNTT&TT trong công tác thi, kiểm tra; việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý đào tạo, giáo vụ tại Học viện là rất hạn chế, chƣa tƣơng xứng với vị trí cả một cơ sở đào tạo ở trình độ đại học về CNTT&TT.
2.2.5. Thực trạng ứng dụng CNTT&TT trong kiểm tra đánh giá kết quả học tập
Công tác kiểm tra đánh giá kết quả học tập của học viên, sinh viên có vai trò vô cùng quan trọng đối với việc đảm bảo và nâng cao chất lƣợng đào tạo của các trƣờng đại học nói chung và Học viện Công nghệ BCVT nói riêng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay, phƣơng pháp và quy trình kiểm tra đánh giá của Học viện đƣợc đa dạng hoá, đảm bảo nghiêm túc, khách quan, chính xác, công bằng và phù hợp với từng phƣơng thức đào tạo, hình thức học tập.
Ngoài các quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo, Học viện cũng có các văn bản quy định cụ thể về quy trình kiểm tra đánh giá, sử dụng nhiều hình thức đánh giá kết quả học tập của ngƣời học nhƣ: kiểm tra điều kiện, thi học phần (lí thuyết và thực hành), quy trình quản lý và tổ chức thi nghiêm túc để bảo đảm mọi quyền lợi của ngƣời học, quy trình quản lý hồ sơ, lƣu trũ và cung cấp kết quả học tập cho học viên, sinh viên.
Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác kiểm tra đánh giá của Học viện Công nghệ BCVT nói chung không có gì nổi bật. Cụ thể các công tác này đƣợc mô tả theo quy trình kiểm tra đánh giá nhƣ sau:
- Đối với việc lập kế hoạch kiểm tra, danh sách sinh viên dự kiểm tra: do Phòng Giáo vụ và Công tác sinh viên lập và ban hành, nhƣng chƣa sử dụng phần mềm, mà chỉ sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản của bộ phần mềm Office của Microsoft để soạn thảo, lƣu trữ và trao đổi thông tin.
- Đối với việc lập, tính bảng điểm thành phần: việc lập, tính bảng điểm thành phần do các Cán bộ giảng dạy thực hiện trƣớc mỗi kỳ thi để xác định sinh viên có quyền dự thi hết môn hay không. Đa số cán bộ giảng dạy trẻ, có trình độ CNTT tốt thƣờng sử dụng trên phần mềm bảng tính Excel để công thức hóa các điểm trọng số.
Một số cán bộ giảng dạy tính và soạn thảo trên phần mềm Winword; cá biệt một số cán bộ giảng dạy còn thực hiện bằng văn bản viết tay trên mẫu bảng điểm có sẵn theo quy định của Học viện.
- Đối với việc xử lý nghiệp vụ thi, chấm thi, lập bảng điểm môn học:
trách nhiệm xử lý nghiệp vụ thi, chấm thi thuộc về Trung tâm Khảo thí và đảm bảo chất lƣợng giáo dục, bao gồm các cuộc việc tổ chức thi, rọc phách, tổ chức chấm thi, lên bảng điểm theo phách và tính lập bảng điểm môn học.
Việc ứng dụng CNTT&TT trong công đoạn này hoàn toàn chỉ là việc sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản của bộ phần mềm Office của Microsoft để soạn thảo, lƣu trữ và trao đổi thông tin.
Riêng đối với hệ đào tạo đại học từ xa, từ năm 2006, Học viện có sử dụng bộ phần mềm quản lý đề thi, ra đề thi và thi trắc nghiệm qua mạng LAN phục vụ cho việc thi trắc nghiệm của một số môn học có ngân hàng câu hỏi thi trắc nghiệm.
- Đối với việc lập bảng điểm năm học, kỳ học và điểm học tập toàn khóa: do Phòng Giáo vụ và Công tác sinh viên thực hiện.
Đây là công việc đòi hỏi tính chính xác rất cao, nhƣng đối với hệ đào tạo chính quy, Học viện vẫn hoàn toàn sử dụng công cụ phần mềm Excel để xử lý điểm. Riêng đối với hệ đào tạo từ xa có sử dụng phần mềm quản lý điểm.
- Đối với việc công bố điểm thi, lưu trữ, trích lập và tra cứu điểm: công tác vẫn hoàn toàn thực hiện bằng các biện pháp thủ công. Từ năm 2009, Học viện mới bắt đầu cung cấp công khai kết quả thi trên Website để tạo điều kiện cho học viên, sinh viên và các bậc phụ huynh có điều kiện tra cứu, tham khảo kết quả học tập trên mạng, tuy nhiên việc tra cứu này cũng thuần túy là việc hiển thị để đọc mà chƣa có các chức năng tra cứu.
Do đó, nói chung việc cung cấp thông tin, tra cứu bảng điểm là rất không hiệu quả, đôi lúc bảng điểm còn đƣợc lập trên mẫu bản in, viết tay.
Bảng tổng hợp dƣới đây cho biết đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT&TT trong công tác kiểm tra đánh giá kết quả học tập tại Học viện.
TT Nội dung công việc
Loại phần mềm/công nghệ sử dụng Đánh giá mức độ ứng dụng Ghi chú
1 Lập kế hoạch, lịch thi, danh
sách dự thi Office Thấp 2 Lập, tính bảng điểm thành
phần - Thủ công - Office Rất thấp
- Dễ xảy ra nhầm lẫn. - Tốn nhiều thời gian
của giảng viên 3 Tổ chức thi trắc nghiệm
trên máy
- Office
- Thủ công Thấp Chỉ áp dụng hạn chế cho hệ đại học từ xa 4 Quản lý điểm - Office
- Thủ công Rất thấp Chỉ áp dụng hạn chế cho hệ đại học từ xa 5 Cung cấp, phổ biến, công
Tóm lại, có thể đánh giá việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác thi, kiểm tra tại Học viện là rất hạn chế nếu không muốn nói là thấp so với điều kiện của một Cơ sở đào tạo về công nghệ.
2.3. Thực trạng quản lý nâng cao chất lƣợng DHTT tại Học viện
Nhƣ trong chƣơng 1 đã đề cập, nội dung công tác quản lý nhằm nâng cao chất lƣợng DHTT bao gồm: vấn đề nhận thức; xây dựng các chính sách; kế hoạch hóa; tổ chức, chỉ đạo triển khai; và kiểm tra, đánh giá kết quả công tác DHTT trong điều kiện cụ thể tại Học viện.
Phần dƣới đây sẽ cung cấp một cái nhìn chung về thực trạng công tác quản lý nhằm nâng cao chất lƣợng DHTT tại Học viện, cuối mỗi nội dung tác giả cũng đƣa ra một số nhận xét đánh giá về một số điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.1. Nhận thức của cán bộ, giảng viên về DHTT
Nhận thức là cơ sở của hành động, nhận thức đúng thì hành động mới đem lại hiệu quả cao, nhƣ mong muốn. Nhận thức có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện mọi hoạt động, đặc biệt đối với một trong những vấn đề mới nhƣ DHTT trong các cơ sở giáo dục đại học hiện nay.
Để đánh giá đúng thực trạng nhận thức về DHTT của cán bộ quản lý, giảng viên (không bao gồm cán bộ của các Viện nghiên cứu và bộ phận phục vụ) của Học viện, tác giả tổng hợp các khảo sát về trình độ chuyên môn và mức độ ứng dụng CNTT&TT của cán bộ, giảng viên trong hoạt động quản lý, giảng dạy thƣờng xuyên và thu đƣợc kết quả nhƣ sau:
Bảng 2.1: Thống kê trình độ cán bộ quản lý, giảng viên tại Học viện.
Đối tƣợng Số lƣợng Sau đại học Đại học Khác Ghi chú
Giảng viên 433 293 (68%) 140 (32%) CB quản lý,
chuyên viên 174 58 (33%) 89 (51%) 27 (16%) Cộng : 607 351 (58%) 229 (38%) 27 (4%)
(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ, 2009)
Nhƣ vậy xét chung, mặt bằng trình độ đại học trở lên của cán bộ, giảng viên Học viện là 96%, rất thuận lợi cho việc triển khai, nâng cao nhận thức về DHTT trong công tác giảng dạy và quản lý tại Học viện.
Kết quả thống kê về mức độ sử dụng, ứng dụng CNTT&TT cũng cho thấy mặt bằng trình độ, mức độ sử dụng CNTT&TT trong công tác giảng dạy, tác nghiệp hàng ngày của cán bộ quản lý, giảng viên tại Học viện là rất cao.
Bảng 2.2: Thống kê trình độ tin học và mức độ ứng dụng CNTT&TT trong công tác
Tổng số Các mức độ sử dụng Số lƣợng Tỉ lệ Ghi chú
607
Chuyên nghiệp, chuyên sâu và sử dụng hàng ngày cho công việc (>4 giờ/ngày)
121 19 %
(có trình độ Kỹ sƣ CNTT
trở lên) Thành thạo, sử dụng hàng
ngày cho công việc (2-4 giờ/ngày)
279 46 %
Biết tƣơng đối, sử dụng cho công việc hàng ngày ít ( <2 giờ/ngày)
158 27%
Biết ít, ít khi sử dụng cho công việc hàng ngày (<2 giờ/tuần)
49 8 %
Chƣa biết, không sử dụng gì
cho công việc hàng ngày 0 0 %
(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ và Báo cáo tự đánh giá Học viện (tiêu chuẩn 5), 2009)
Qua các bảng thống kê có thể thấy rõ là mặt bằng trình độ chuyên môn, trình độ tin học và mức độ ứng dụng CNTT&TT của cán bộ, giảng viên của Học viện là tƣơng đối cao, đây thực sự là nhân tố nòng cốt cho việc ứng dụng CNTT&TT vào công tác đào tạo và triển khai DHTT tại Học viện. Trên thực tế, số lƣợng cán bộ quản lý, giảng viên trẻ, mới ra trƣờng là khá lớn, nhiều cán bộ, giảng viên không đƣợc đào tạo về tin học nhƣng đã tự học tập bồi dƣỡng nâng cao trình độ tin học nên mức độ ứng dụng CNTT&TT hàng ngày tại Học viện là rất cao.
Qua thực tiễn công tác và các nguồn tài liệu báo cáo tổng kết, đánh giá hằng năm của Học viện, tác giả nhận định đa số cán bộ, giảng viên đều có nhận thức đúng về vai trò của CNTT&TT đối với việc đổi mới phƣơng pháp dạy học và hoạt động DHTT nói riêng, nhờ vào mặt bằng trình độ chuyên môn, mức độ ứng dụng CNTT&TT trong công việc và đặc biệt là qua quá trình trên 10 năm phát triển ĐTTX và các hình thức DHTT bằng các công nghệ khác nhau.
Học viện cũng đã có hàng chục đề tài nghiên cứu khoa học các cấp liên quan tới ĐHTT, phát triển bài giảng điện tử, tổ chức quản lý đào tạo, dạy học trực tuyến,.. Hằng năm, Học viện đều có các bài viết, báo cáo của cán bộ, giảng
viên tham gia các hội thảo, kỷ yếu hội nghị khoa học trong và ngoài Học viện về các chủ đề có liên quan. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuy nhiên, qua việc quan sát, tổ chức chỉ đạo chuyên môn và tiếp xúc với đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên của Học viện, tác giả nhận thấy một điểm tồn tại lớn cần khắc phục về nhận thức đối với DHTT là : đa số cán bộ quản lý, giảng viên khi nói đến DHTT vẫn đồng nhất tới các buổi giảng dạy tương tác giữa giảng viên và sinh viên qua các phương tiện CNTT&TT là việc của Trung tâm đào tạo đại học từ xa, DHTT chỉ áp dụng cho hệ đại học từ xa, mà chưa coi DHTT là cả một quá trình tổ chức đào tạo của nhà trường có thể áp dụng đối với tất cả các hệ đào tạo.
Lý do là Học viện chỉ có triển khai tổ chức, triển khai về DHTT đối với các lớp đào tạo, bồi dƣỡng hệ từ xa, chỉ có ở các cán bộ, giảng viên, học viên