Hiện nay khoa học kỹ thuật đã có những bước tiến dài trong lịch sử, máy móc thiết bị ngày càng được ứng dụng nhiều trong sản xuất và đời sống. Trong ngành xây dựng, việc áp dụng những công nghệ máy móc đồng bộ phù hợp sẽ mang lại sức mạnhto lớn cho công tác quản lý chất lượng. Tuy nhiên, hiện nay hệ thống máy móc thiết bị phục vụ công tác quản lý, công tác văn phòng của Ban đã cũ và chỉ đủ để phục vụ cho các công việc hành chính đơn giản. Trong khi cán bộ của Ban cần nhanh nhạy cập nhật các phần mềm mới để có thể đủ trình độ quản lý giám sát, phối hợp chặt chẽ với công việc của các nhà thầu. Do đó, việc thực hiện đầu tư trang thiết bị máy móc và công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ tin học hiện đại là điều thiết yếuvà có tính tiên quyết tăng cường chất lượng công tác quản lý.
Ban cần lập kế hoạch sử dụng, mua sắm máy móc thiết bị và tăng cường bồi dưỡng, nâng cao trình độ các cán bộ quản lý. Nâng cao chất lượng trang thiết bị cho các thành viên, mỗi cá nhân nên có một máy tính riêng và có email để tiện trao đổi công việc bất cứ nơi đâu. Đồng thời, đa dạng hoá công cụ quản lý, sử dụng các phần mềm hiện đại giúp cho việc quản lý chất lượng dự án được hiệu quả.
Một phần mềm rất quan trọng và hữu dụng hiện nay là phần mềm microsoft profect. Đây là phần mềm rất hay giúp cho việc quản lý tiến độ, lập các sơ đồ quản lý các công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả, tiết kiệm được nhân sự và thời
gian làm việc, giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn. Ta có một số các công cụ như sau:
- Kế hoạch tiến độ: Càng lập chi tiết thì việc quản lý tiến độ thực hiện dự án càng thuận lợi;
- Nhật ký thi công: Lên danh sách cán bộ kỹ thuật của nhà thầu thi công xây dựng công trình; diễn biến tình hình thi công từng ngày, từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện; mô tả vắn tắt phương pháp thi công; tình hình thực tế của nguyên vật liệu sử dụng; và những sai lệch với bản vẽ thi công, ghi lại nguyên nhân, biện pháp. Bên cạnh đó, nêu nội dung bàn giao của ca trước so với ca sau, cùng nhận xét của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất lượng thi công xây dựng công trình
- Sử dụng các báo cáo phạm vi dự án và sơ đồ phân tách cơ cấu công việc;
- Sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, sơ đồ Pert để xác định thời gian dự trữ tự do và toàn phần cho các công việc. Khoảng thời gian này có tác dụng đề phòng khi có sự cố bất ngờ: mưa, bão, lũ lụt...làm chậm tiến độ chất lượng thi công của dự án.
Tuy nhiên, biện pháp này đòi hỏi phải có cán bộ kỹ thuật giỏi, am hiểu phần mềm này. Ngoài ra, hiện nay ta có thể giám sát quản lý các công trình thuỷ lợi từ xa thông qua hệ thống GIS quản lý công tác thuỷ lợi (đây là sản phẩm của đề tài khoa học và công nghệ thuộc chương trình khoa học và công nghệ “Nâng cấp, từng bước hiện đại hoá và đa dạng hoá mục tiêu khai thác sử dụng các công trình thuỷ lợi”, được tiếp tục phát triển và hoàn thiện trong khuôn khổ các đề tài khoa học công nghệ tỉnh Thanh Hóa và tỉnh Hưng Yên). Các cán bộ trực tiếp cập nhật các số liệu liên quan đến công tác thuỷ lợi thuộc khu vực mình phụ trách, biên tập bản đồ, thêm bớt các công trình thuỷ lợi vào trong hệ thống, chia sẻ thông tin với các người dùng khác. Giải pháp này cho phép người quản lý biết được tình hình và có khả năng điều khiển hệ thống thủy lợi bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào chỉ cần một chiếc máy tính nối mạng Internet hoặc đơn giản hơn một chiếc điện thoại cố định hoặc di động;
giúp cho việc quản lý chất lượng dự án hiệu quả và tiết kiệm được thời gian, chi phí cho cán bộ đi công tác, ra công trường để giám sát công trình, và lúc nào cũng giám sát được chất lượng công trình. Một vài công cụ quản lý chất lượng phổ biến như:
- Lưu đồ Flowchart hay biểu đồ qúa trình: Lưu đồ cho phép nhận biết công việc nào thừa có thể loại bỏ, công việc nào cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, là cơ sở xác định, vaitrò của mỗi thành viên tham gia trong quá trình quản lý chất lượng;
- Biểu đồ xương cá : Liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng, xác định những nguyên nhân nào cần được xử lý trước;
- Biểu đồ kiểm soát thực hiện: Là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc, là sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không trên cơ sở đó xác định các biện pháp điều chỉnh, giúp giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian. Có 2 loại: biểu đồ kiểm soát định tính và kiểm soát định lượng;
- Biểu đồ phân bố mật độ: Là một công cụ để tổng hợp, phân tích và thể hiện số liệu thống kê. Là một phương pháp phân loại, biểu diễn các số liệu theo nhóm.