5. Kết cấu luận văn
3.2.1 Hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực
3.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực chính là tạo ra sự liên kết giữa việc tuyển chọn kỹ hơn, đào tạo nhiều hơn cho ngƣời lao động, trả lƣơng cao hơn để họ có thu nhập ổn định… từ đó, giúp doanh nghiệp đạt đƣợc năng suất lao động cao hơn bằng cách làm cho ngƣời lao động đều tham gia và hứng thú với các công việc của mình. Việc lập các kế hoạch về nguồn nhân lực cho phép nhìn nhận rõ các bộ phận hoạt động có ăn khớp với nhau không, đồng thời giải đáp cho doanh nghiệp những vấn đề nhƣ: nguồn nhân lực có phù hợp với chiến lƣợc không, nguồn nhân lực có đảm bảo lợi thế cạnh tranh và duy trì đƣợc lâu dài lợi thế cạnh tranh đó hay không.
Sơ đồ 3.1: Quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực
Dựa trên các số liệu thu thập đƣợc cùng các phân tích thực trạng, Viễn thông Bến Tre cần thay đổi, cải tiến một số nội dung sau:
- Xác định và phổ biến một cách chi tiết, rõ ràng các kế hoạch, chiến lược
tại từng thời điểm cho toàn thể nhân viên trong Viễn thông Bến Tre đƣợc biết, đặc biệt là các nhân viên trực tiếp sản xuất qua hệ thống thông tin nội bộ hay các cuộc họp tháng, 6 tháng của từng trung tâm, đơn vị. Viễn thông Bến Tre cần xây dựng, tập trung vào một mục tiêu chính tại từng thời điểm theo chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại. Nắm bắt đƣợc các kế hoạch và chiến lƣợc của doanh nghiệp sẽ tạo dựng đƣợc tâm lý tin tƣởng lãnh đạo và tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc của nhân viên các cấp.
- Cập nhật thông tin nhân sự thường xuyên để thuận tiện đánh giá nguồn nhân lực thực tế: Để đảm bảo công tác dự báo nguồn nhân lực đúng và hiệu
Kế hoạch kinh doanh
Dự báo mức hoạt động
Phân tích các yêu cầu
Dự báo cầu
Dự báo các yêu cầu tƣơng lai
Kế hoạch hành động: - Tuyển dụng
- Đào tạo
- Tái cơ cấu/ Giảm biên chế - Gia tăng sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận
Các viễn cảnh
quả thì các số liệu về sử dụng nguồn nhân lực hiện tại về số lƣợng và chất lƣợng phải chính xác. Từ đó doanh nghiệp mới hệ thống, đánh giá đƣợc điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn và thuận lợi nguồn nhân lực hiện tại làm cơ sở cho công tác hoạch định nguồn nhân lực. Sau thời gian làm việc thì kỹ năng chuyên môn, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng kiến thức của nhân viên điều thay đổi, doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý và cập nhật đầy đủ các thông tin trên vào hồ sơ cá nhân của từng nhân viên. - Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực: hiện tại đội ngũ lao động tại Viễn
thông Bến Tre đƣợc đánh giá là cồng kềnh và dƣ thừa. Có thể nói doanh nghiệp đang trong tình trạng thừa lao động phổ thông nhƣng lại thiếu lao động có trình độ, kỹ năng giỏi. Do đó cần có kế hoạch đánh giá, bố trí lại các vị trí công việc không hiệu quả, đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dƣỡng để từng bƣớc nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực. Viễn thông Bến Tre cần hệ thống hóa các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm đòi hỏi cho từng công việc dựa trên Bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc, phối hợp với trƣởng các đơn vị nhằm xác định yêu cầu về chất lƣợng nhân sự, dự báo một số tiêu chuẩn công việc trong tƣơng lai trên cơ sở kế hoạch kinh doanh.
3.2.1.2 Phân tích, mô tả công việc
Hệ thống tiền lƣơng thiếu công bằng, bất hợp lý, chƣa trả lƣơng trên cơ sở giá trị công việc mà theo chế độ bằng cấp, thâm niên. Việc đánh giá hoàn thành công việc chỉ dừng lại ở hình thức, theo cách dĩ hoà vi quý, không khuyến khích và thúc đẩy hiệu quả lao động. Cơ cấu tổ chức chồng chéo, các bộ phận chức năng chƣa phát huy đƣợc vai trò và nhiệm vụ của mình, nhân sự vừa thừa mà lại vừa thiếu. Những vấn đề bất cập này có thể nhận thấy ở nhiều doanh nghiệp. Các cấp lãnh đạo cũng nhận ra từ lâu các tồn tại đó nhƣng việc khắc phục, đổi mới thực sự cần cả một quá trình. Xây dựng Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc là một trong những cơ sở tiền đề cho quá trình đổi mới đó.
Hiện tại Viễn thông Bến Tre không có bảng mô tả công việc cụ thể cho tất cả các chức danh và vị trí, do đó, Viễn thông Bến Tre cần phải có một hệ thống phân tích
và xây dựng bảng mô tả công việc cho nhân viên. Để tiến hành một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên có các phƣơng pháp và tiêu chuẩn sau:
Phương pháp phân tích công việc: để đảm bảo công việc phân tích đƣợc chính xác, doanh nghiệp hay cụ thể là nhân viên phòng nhân sự cần duy trì đƣợc 02 phƣơng pháp là phỏng vấn trực tiếp và kê khai công việc:
- Phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo để xác định các công việc chính đƣợc giao, các yêu cầu cho một vị trí hay một chức danh cụ thể dựa trên các chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Các thông tin cần thu thập là kiến thức đối với công việc, trách nhiệm, quá trình thực thi.
- Kê khai công việc: thu thập thông tin thực tế mà lãnh đạo chƣa cung cấp hay phát sinh trong quá trình làm việc mà chƣa đƣợc ghi nhận. Dựa trên các số liệu thực tế, nhân viên nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp, phân tích đƣợc công việc liên quan. Nhân viên đƣợc yêu cầu liệt kê theo mẫu thứ tự tầm quan trọng hoặc theo quy trình các nhiệm vụ chính của vị trí công việc theo 02 mẫu đối với công nhân trực tiếp sản xuất và viên chức chuyên môn nghiệp vụ nhƣ bảng 3.1 và bảng 3.2:
Bảng 3.1: Mẫu kê khai đối với công nhân trực tiếp sản xuất
TT Nội dung công việc (Ghi từng chi tiết) Chu kỳ công việc (Số lần/ngày/tháng) Thời lƣợng thực hiện(giờ, phút/ lần) Ghi chú (Ví dụ với công nhân dây máy)
1 Tra cứu mạng cáp để xác định đôi dây cần đấu nối
30 lần/ ngày 2 phút /lần 2 Đầu chuyển dây nhảy sang đôi
cáp khác
50 lần /ngày 5 phút/ lần 3 Phối hợp tổng đài thay đổi cáp
gốc
5 lần / ngày 5 phút/lần 4 Lắp đặt máy phát triển mới 3-5 lần/ngày 30 phút/ lần
Bảng 3.2: Mẫu kê khai đối với viên chức chuyên môn nghiệp vụ TT Nội dung công việc ( Ghi từng
chi tiết
Chu kỳ công việc ( Số lần /ngày/tháng/quý/năm)
Ghi chú (Ví dụ: Chuyên viên lao động
tiền lƣơng)
1 Xác định quỹ lƣơng cho các đơn vị
2 lần/ năm 2 Giao đơn giá tiền lƣơng 2 lần/ năm 3 Kiểm tra việc thực hiện tính
lƣơng
1 lần/tháng
4 Cập nhật biến động tiền lƣơng Khi có biến động
5 Cập nhật biến động nhân sự Khi có biến động
6 Thống kê báo cáo tăng giảm lao động
1 lần/tháng 7 Báo cáo thống kê lao động tiền
lƣơng gửi Tập đoàn
1 lần/quý
… … … …
Quá trình thu thập thông tin nhằm phân tích công việc này cần phải có sự phối hợp chặt chẽ, thẳng thắn và trung thực lẫn nhau giữa nhân viên nhân sự, lãnh đạo, trƣởng đơn vị và nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó.
Hoàn thiện Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc:
Dựa trên các dữ liệu thu thập đƣợc từ khâu phân tích công việc bao gồm phỏng vấn và kê khai công việc, Viễn thông Bến Tre cần tổng hợp và xác định đƣợc các thông tin về điều kiện làm việc, các kỹ năng, kiến thức, môi trƣờng làm việc, các mối liên hệ trong công việc nhằm bổ sung đầy đủ cho Bảng mô tả công việc.
Bảng mô tả công việc cụ thể cho từng nhân viên phải đƣợc mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác và thƣờng có những nội dung sau:
1. Thông tin chung về vị trí chức danh: tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, ngƣời quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập và hiệu lực của bảng mô tả.
2. Trách nhiệm công việc: liệt kê tất cả các trách nhiệm trong công việc, tần suất, thời gian thực hiện công việc.
3. Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí.
5. Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi.
6. Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con ngƣời, chi tiêu, thiết bị, không gian, thời gian…
7. Điều kiện và môi trƣờng làm việc: mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, các nguy co rủi ro, tai nạn nghề nghiệpv.v…
8. Sự cam kết và xác nhận của ngƣời quản lý và nhân viên.
Bảng tiêu chuẩn công việc phải đi đôi và gắn liền với từng Bảng mô tả công việc, cả hai nên đƣợc cập nhật liên tục để đảm bảo nhận biết đƣợc các thay đổi trong nhiệm vụ, chức năng và tiêu chuẩn. Bảng tiêu chuẩn công việc phải nêu lên đƣợc các yếu tố về bản chất công việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, các cơ hội thăng tiến, lƣơng thƣởng, các ƣu tiên trong công việc và các tiêu chuẩn, phẩm chất cá nhân nhƣ trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, tuổi tác, thể lực, tố chất cá nhân.
Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc mẫu cho nhân viên nhân sự đƣợc giới thiệu theo phụ lục 5.
Việc phân công việc cho nhân viên tại Viễn thông Bến Tre vẫn chƣa hợp lý, dẫn đến việc yêu thích công việc hiện tại của nhân viên tại doanh nghiệp ở mức trung bình. Để cải thiện tình hình, trƣớc tiên Viễn thông Bến Tre phải tiến hành xây dựng Bảng mô tả công việc dựa trên sự phân tích kỹ lƣỡng các vị trí công việc, theo các nguyên tắc xây dựng của tổ chức. Trên cơ sở Bảng mô tả công việc, doanh nghiệp có thể đánh giá, đo lƣờng công việc của từng nhân viên, từ đó có những phân công hợp lý hơn, tránh tình trạng phân công việc theo cảm tính cá nhân và các ƣu đãi cho các mối quan hệ thân thuộc, hay quá nhiều cho ngƣời này nhƣng ngƣời khác thì không có việc làm. Số liệu điều tra anh/chị có ngƣời thân làm việc trong doanh nghiệp giới thiệu chiếm tỷ lệ khá cao thể hiện khó có sự độc lập trong các quyết định của doanh nghiệp.
3.3.1.3 Tuyển dụng
Viễn thông Bến Tre đã ban hành quy chế, quy trình tuyển dụng cùng các tiêu chuẩn một cách rõ ràng và cụ thể, để cải thiện công tác tuyển dụng hiện nay, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các nội dung của quy chế, quy trình đã đƣợc phê
duyệt, thực hiện các công tác thông báo, nghiên cứu hồ sơ, kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng một cách công khai, minh bạch nhằm tạo một khuôn khổ và nhận thức tốt về khâu tuyển dụng cho doanh nghiệp, ngoài ra Viễn thông Bến Tre cần chú ý thêm nội dung các mặt công tác sau:
Thông báo tuyển dụng
Cần công bố rộng rãi các tiêu chí tuyển dụng nhƣ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng cá nhân cần thiết dựa trên Bảng mô tả công việc của vị trí cần tuyển để mọi ngƣời cùng biết và tạo sự công bằng hơn trong công tác tuyển dụng cũng nhƣ đảm bảo những ứng viên trong và ngoài doanh nghiệp đủ điều kiện dự tuyển. Các thông báo tuyển dụng này có thể đƣợc đăng qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ Đài phát thanh truyền hình Bến Tre, Báo Đồng Khởi liên tục trong 3 kỳ… nội dung thông báo tuyển dụng phải thể hiện đƣợc các thông tin sau:
- Giới thiệu về doanh nghiệp, vị trí công việc để ngƣời xin việc hiểu rõ hơn về uy tin, tính hấp dẫn trong công việc.
- Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính của công việc tuyển dụng - Quyền lợi của ứng viên đƣợc tuyển (lƣơng bổng, cơ hội đào tạo, thăng tiến,
môi trƣờng làm việc,…).
- Thời gian, các hƣớng dẫn về thủ tục, hồ sơ, cách thức liên hệ với doanh nghiệp,…
Nguồn tuyển dụng
Từ trƣớc đến nay, Viễn thông Bến Tre chỉ đề bạt từ nguồn nội bộ và tuyển dụng mới từ ngƣời thân, con em trong ngành, doanh nghiệp nên xem xét lại nguồn đề bạt và tuyển dụng linh hoạt hơn, đảm bảo chọn đúng ngƣời đúng việc.
Với nguồn tuyển dụng nội bộ Viễn thông Bến Tre đạt đƣợc một số lợi ích nhƣ nhân viên đƣợc động viên trong việc thăng tiến, đƣợc cơ hội thay đổi công việc; nhân viên thích nghi công việc nhanh chóng; doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí tuyển dụng. Tuy nhiên nêu việc tuyển dụng nội bộ không đƣợc thực hiện nghiêm
túc, công bằng đối với ứng viên có khả năng sẽ gây ra các tác động tiêu cực đến tâm lý nhân viên khác nhƣ bất mãn, không phục tùng.
Với các thông báo tuyển dụng rộng rãi trên phƣơng tiện thông tin sẽ đảm bảo cho Viễn thông Bến Tre thu hút, tuyển dụng đƣợc nhân viên bên ngoài vời nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo công tác tuyển chọn của doanh nghiệp có hiệu quả hơn.
Tiêu chuẩn tuyển dụng
Hiện nay với chế độ tuyển dụng con em trong ngành nên các tiêu chuẩn tuyển dụng của doanh nghiệp đƣợc thực hiện không nghiêm chỉnh. Căn cứ theo các tiêu chuẩn tuyển dụng chung đã ban hành trong quy chế cùng các tiêu chuẩn cụ thể đƣợc đề nghị trong Bảng mô tả công việc, doanh nghiệp cần thực thi và tiến hành một cách nghiêm túc và đảm bảo sự công bằng cho tất cả ứng viên.
Viễn thông Bến Tre nên áp dụng các hình thức trắc nghiệm để kiểm tra, đánh giá về trình độ hiểu biết, sự khéo léo, tâm lý và sở thích cá nhân. Một bài trắc nghiệm đƣợc đầu tƣ kỹ lƣỡng dựa trên phân tích Bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc sẽ kiểm tra kiến thức, kỹ năng chuyên môn và năng lực thực sự của ứng viên.
Để đảm bảo các kết quả khách quan và chính xác, tránh các đánh giá chủ quan, cảm tính của nhân viên tuyển dụng, quá trình phỏng vấn ở vòng 2 , Viễn thông Bến Tre cần ban hành các biểu mẫu đánh giá, chấm điểm kết quả phỏng vấn cho từng vị trí, chức danh vị trí, nội dung biểu mẫu đƣợc xây dựng dựa trên Bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc, cố gắng ghi chép đầu đủ các thông tin, dữ liệu thực tế cùng các đánh giá suy luận của ứng viên.
Để giảm bớt áp lực cũng nhƣ có cái nhìn khác về việc kiểm tra, tuyển dụng cho ứng viên và doanh nghiệp, đối với các bài đánh giá tuyển dụng, không có việc đậu hay rớt mà các bài đánh giá là phƣơng thức đo lƣờng mức độ phù hợp của một ngƣời với một công việc cụ thể, trong một nhóm làm việc và bên trong doanh nghiệp. Nói cách khác, một ngƣời có thể phù hợp nhiều hoặc ít hơn với một công việc. Ứng viên tiến hành các bài kiểm tra, đánh giá, đơn giản để doanh nghiệp tìm kiếm những ngƣời nào phù hợp nhất với công việc mà doanh nghiệp tuyển dụng.
Mẫu đánh giá, chấm điểm kết quả phỏng vấn sơ bộ vòng 1 của vị trí tuyển dụng nhân viên nhân sự đƣợc đề nghị theo bảng 3.3.
Bảng 3.3: Mẫu đánh giá kết quả phỏng vấn nhân viên nhân sự Các yếu tố cần đánh giá Khả năng thể hiện của ứng viên Tầm quan trọng tính bằng điểm (K) Điểm của ứng viên (Đ) Tổng điểm (KxĐ) 1 2 3 4 5
1. Kiến thức, đào tạo
- Kiến thức hiểu biết chung - Chuyên môn nghiệp vụ - Ngoại ngữ
- Vi tính