2.7.1 Phương pháp đối chiếu, so sánh
Đây là phương pháp nghiệp vụ được CBTT sử dụng chủ yếu trong suốt quá trình tiến hành một cuộc thanh tra thuế. Nội dung của phương pháp này là việc tiến hành so sánh, đối chiếu các nội dung cần thanh tra để xác định tính hợp lý, khách quan, trung thực của nội dung kiểm tra. Cụ thể là đối chiếu tài liệu, số liệu của đơn vị được thanh
33
Nguyễn Xuân Thành, Nâng cao hiệu quả hoạt động thanh tra người nộp thuế ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay, 2013, tr.28.
tra với các quy định, chuẩn mực hoặc đối chiếu với các đơn vị khác cùng ngành nghề, quy mô sản xuất kinh doanh; đối chiếu giữa báo cáo kế toán với sổ kế toán, giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giữa sổ sách kế toán với chứng từ kế toán, đối chiếu giữa số liệu báo cáo thống kê với thực tế về hiện vật (vật tư, hàng hóa, hiện vật...); đối chiếu giữa nội dung tài liệu, báo cáo quyết toán, sổ sách chứng từ với các chuẩn mực chung của ngành (các định mức kinh tế -kỹ thuật); đối chiếu giữa nội dung thu, chi thực tế với chính sách, chế độ quy định...
2.7.2 Phương pháp kiểm tra từ tổng hợp đến chi tiết
Trình tự hạch toán kế toán phải theo nguyên tắc đi từ chi tiết đến tổng hợp. Tuy nhiên trong công tác thanh tra thuế phương pháp tối ưu để kiểm tra số liệu là đi từ tổng hợp đến chi tiết. Trước tiên CBTT cần xem xét tổng quát về số liệu tổng hợp, sau đó mới kiểm tra số liệu chi tiết và đối chiếu với số tổng hợp. Kiểm tra số liệu chi tiết đi sâu vào kiểm tra số liệu của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thể hiện trên chứng từ gốc hoặc bảng kê chi tiết. Việc kiểm tra số liệu tổng hợp được tiến hành với các số liệu đã được tổng hợp theo nội dung kinh tế, phản ánh trên các báo cáo tổng hợp như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối số phát sinh tài khoản... Từ việc phân tích đối chiếu trên tài liệu tổng hợp nhằm rút ra nhận xét tổng quát để từ đó định hướng những vấn đề cần đi sâu thanh tra.
Phương pháp này giúp cho CBTT nắm được những vấn đề chính, tổng quát, phát hiện được những mâu thuẫn và những bất thường trên những số liệu tổng hợp, sau đó nếu thấy nghi ngờ sẽ đi vào thanh tra, kiểm tra sâu số liệu chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu. Phương pháp này giúp CBTT tránh bị sa vào những việc vụn vặt hoặc sa lầy, không tìm được hướng đi rõ rệt.
2.7.3 Phương pháp kiểm tra chứng từ gốc
Chứng từ gốc là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu, tài liệu về tài chính, kế toán của NNT, là cơ sở pháp lý cho việc thanh tra tình hình chấp hành pháp luật thuế của NNT. Số liệu, tài liệu kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đều phải được ghi chép, tính toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Kiểm tra chứng từ gốc là việc thanh tra thuế xem xét tính hợp pháp, hợp lý của hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ gốc. Kiểm tra chứng từ gốc có ý nghĩa quan trọng trong thanh tra thuế vì chứng từ gốc là thông tin cơ sở, là căn cứ pháp lý ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, là cơ sở của mọi số liệu kế toán và kê khai, tính nộp thuế của NNT.
+ Một là, kiểm tra chứng từ theo trình tự thời gian: Là kiểm tra tất cả các chứng từ gốc đã được sắp xếp thứ tự thời gian phát sinh. Ưu điểm của phương pháp này là CBTT nắm được tình trạng của chứng từ theo trình tự, diễn biến của thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh của người nộp thuế. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là đoàn thanh tra tốn nhiều thời gian, nhân lực để thanh tra, do đó đạt hiệu quả thấp nên phương pháp ít được sử dụng.
+ Hai là, kiểm tra theo loại nghiệp vụ: Là kiểm tra chứng từ gốc đã được phân loại, sắp xếp theo một loại nghiệp vụ nhất định như: Chứng từ thu, chi tiền mặt, chứng từ nhập, xuất kho.... Phương pháp này áp dụng khi cần kiểm tra để rút ra kết luận đầy đủ về một loại nghiệp vụ nào đó theo yêu cầu thanh tra. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến trong thanh tra thuế. Phương pháp này tiết kiệm được thời gian kiểm tra, tương đối hiệu quả. Hạn chế của phương pháp này là CBTT chỉ kiểm tra được một nghiệp vụ nhất định, không theo dõi được lịch sử, diễn biến theo thời gian phát sinh của chứng từ
+ Ba là, kiểm tra điển hình (xác suất): Là việc lựa chọn ngẫu nhiên (chọn mẫu) một số chứng từ của một loại nghiệp vụ nào đó để kiểm tra, xem xét và rút ra kết luận chung. Việc chọn mẫu có thể thực hiện theo nhóm (theo thứ tự thời gian) hoặc chọn mẫu một cách ngẫu nhiên (rút ngẫu nhiên một vài chứng từ để kiểm tra), hoặc chọn mẫu theo phân tầng (ví dụ: kiểm tra tất cả các khoản chi phí có giá trị lớn). Sau khi hoàn thành việc chọn mẫu, cán bộ thanh tra sẽ phân tích nếu có sự sai sót thì cần phải phân tích nguyên nhân do cố ý sai sót hay vô tình, có thường xuyên lặp lại hay không? mức độ nghiêm trọng của các sai sót? Tùy theo mức độ của gian lận, sai sót mà cán bộ thanh tra có thể mở rộng phạm vi chọn mẫu để thu thập thêm bằng chứng để kết luận.
Phương pháp kiểm tra xác suất tiết kiệm về thời gian, công sức cho đoàn thanh tra, áp dụng trong trường hợp người nộp thuế có quá nhiều hóa đơn chứng từ mà việc kiểm tra theo trình tự thời gian hoặc theo loại nghiệp vụ không thể giải quyết được. Do kiểm tra xác suất nên độ chính xác tuyệt đối của phương pháp thanh tra này là không cao.
2.7.4 Các phương pháp kiểm tra bổ trợ
Bên cạnh các phương pháp thanh tra chủ yếu được sử dụng nêu trên, thanh tra thuế còn sử dụng các phương pháp, kỹ năng kiểm tra bổ trợ sau:
Quan sát: quan sát trực tiếp những hoạt động, tài sản, quy trình sản xuất kinh doanh có liên quan đến nội dung thanh tra tại hiện trường. Mục đích của việc quan sát là kiểm tra hiện trạng thực tế của tài sản, kiểm định hoạt động sản xuất kinh doanh có diễn ra hay không, quy mô, mức độ của hoạt động kinh tế phát sinh của người nộp thuế như thế nào, có khớp đúng với sổ sách hay không? Khi thực hiện phương pháp
này CBTT phải tế nhị không được gây trở ngại cho công việc kinh doanh bình thường của người nộp thuế.
Phỏng vấn: giúp CBTT thu được tin tức từ người có quan hệ trực tiếp, gián tiếp đến nội dung thanh tra. Điều quan trọng là nghệ thuật phỏng vấn phải khéo để thu được những thông tin cần thiết mà người được hỏi lại sẵn sàng trả lời.
Thẩm tra và xác nhận từng phần: Kỹ thuật này đòi hỏi trong quá trình thanh tra phải có văn bản xác nhận về từng phần việc đã được xác minh, trên cơ sở xác nhận từng phần để đi đến xác nhận toàn bộ. Mục đích của phương pháp này nhằm đảm bảo kết luận thanh tra về các nội dung được chuẩn xác, trung thực, khách quan. Khi kiểm tra phải đối chiếu với nhiều nguồn số liệu, nhiều nguồn thông tin để đảm bảo tính khớp đúng của sự việc, do đó phương pháp này còn được gọi là phương pháp phối hợp
kiểm tra nhiều nguồn. Toán học: đó là phương pháp số học, toán kinh tế... giúp cho việc tính toán , đối
chiếu và tổng hợp số liệu...34
Tóm lại, qua tổng hợp các phương pháp thanh tra thuế ta thấy mỗi phương pháp điều có ưu và nhược điểm riêng, tùy vào từng đối tượng và vào nhiều trường hợp cụ thể mà ta có thể áp dụng những phương pháp khác nhau sao cho hợp lý và đạt được hiệu quả cao. Vậy nên trong quá trình triển khai hoạt động thanh tra, CBTT cần vận dụng linh hoạt các phương pháp trong từng bước khác nhau để đạt được hiệu quả cao
nhất.
2.8 Quy trình Thanh tra thuế
Quy trình thanh tra thuế có thể nói là trình tự các bước công việc phải tiến hành để thực hiện một cuộc thanh tra thuế cụ thể. Yêu cầu của quy trình Thanh tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế nhất thiết các công việc phải được thực hiện theo thứ tự các bước từ khâu chuẩn bị thanh tra, tiến hành thanh tra và kết thúc thanh tra.
Theo Quyết định số 74/2014/QĐ –TCT ngày 24/1/2014 quy định về ban hành quy trình Thanh tra thuế của Tổng Cục trưởng Tổng Cục thuế, thì quy trình thanh tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị và quyết định thanh tra
+ Tập hợp các tài liệu , phân tích xác định nội dung thanh tra
Việc thanh tra thuế được thực hiện căn cứ vào kế hoạch thanh tra hàng năm trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 81 của Luật Quản lý thuế (thanh tra khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế; thanh tra để giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan quản lý thuế các cấp hoặc Bộ trưởng Bộ Tài
34
chính).
Việc lập kế hoạch thanh tra phải dựa trên cơ sở phân tích thông tin về NNT, từ đó phát hiện, lập danh sách NNT có dấu hiệu bất thường trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế để lựa chọn đối tượng để lập kế hoạch thanh tra. Kế hoạch thanh tra bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây: đối tượng thanh tra, kỳ thanh tra, loại thuế thuộc diện thanh tra, thời gian dự kiến tiến hành thanh tra.
Từ căn cứ vào kế hoạch thanh tra hàng năm mà Lãnh đạo Bộ phận thanh tra phân công công chức thanh tra tiến hành tập hợp tài liệu, phân tích xác định nội dung (theo Mẫu 02/QTTr).
+ Ban hành quyết định thanh tra
Căn cứ kết quả xác định nội dung thanh tra, Lãnh đạo Bộ phận thanh tra dự kiến thành lập đoàn thanh tra gồm: Trưởng đoàn thanh tra; các thành viên đoàn thanh tra; trường hợp cần thiết có phó trưởng đoàn thanh tra, để trình Lãnh đạo cơ quan thuế phê duyệt Quyết định thanh tra theo mẫu (số 03/KTTT ban hành theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC). Hồ sơ trình ban hành Quyết định thanh tra gồm:
- Tờ trình lãnh đạo cơ quan Thuế;
- Dự thảo Quyết định thanh tra (Bao gồm nội dung và phạm vi thanh tra); - Nội dung Phân tích theo mẫu số 02/QTTTr;
- Tài liệu khác có liên quan (nếu có).
Đối với trường hợp thanh tra đột xuất thì dự thảo quyết định thanh tra phải trình kèm theo hồ sơ sau:
- Đối với thanh tra cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế: Chứng cứ liên quan đến dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế.
- Đối với thanh tra theo đơn thư khiếu nại, tố cáo: Đơn thư khiếu tố, tài liệu thu thập từ công tác quản lý và thông tin thu thập từ người đứng khiếu tố (nếu có).
- Đối với thanh tra để giải quyết việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, cổ phần hoá thì phải có văn bản đề nghị của người nộp thuế.
Trường hợp người nộp thuế có các đơn vị thành viên thì dự thảo quyết định thanh tra phải ghi cụ thể danh sách đơn vị thành viên được thanh tra.
Việc xác định thời hạn thanh tra tùy thuộc vào tính chất của mỗi cuộc thanh tra nhưng không quá 45 ngày làm việc đối với một cuộc thanh tra do Tổng cục Thuế tiến hành, không quá 30 ngày làm việc đối với một cuộc thanh tra do Cục Thuế, Chi cục Thuế tiến hành.
Lưu hành quyết định thanh tra:
Bộ phận Hành chính của cơ quan thuế thực hiện gửi Quyết định thanh tra cho người nộp thuế bằng thư bảo đảm có hồi báo cho cơ quan thuế chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi ban hành quyết định thanh tra.
Gia hạn thời gian thanh tra:
Trường hợp cần thiết phải bổ sung thêm thời gian thanh tra thì chậm nhất 05 ngày làm việc trước khi kết thúc thời hạn thanh tra theo quyết định, Trưởng đoàn thanh tra phải báo cáo Lãnh đạo Bộ phận Thanh tra để trình Lãnh đạo cơ quan thuế ra quyết định gia hạn thanh tra. Quyết định thanh tra chỉ được gia hạn một lần, dưới hình thức Quyết định theo mẫu (số 18/KTTT ban hành theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC), đảm bảo nguyên tắc:
- Tổng thời gian thanh tra (gồm cả thời gian gia hạn) đối với cuộc thanh tra do Tổng cục Thuế tiến hành không quá 70 ngày làm việc .
- Tổng thời gian thanh tra (gồm cả thời gian gia hạn) đối với cuộc thanh tra do Cục Thuế, Chi Cục Thuế tiến hành không quá 45 ngày làm việc .
Trường hợp bãi bỏ quyết định thanh tra, hoãn thanh tra.
- Trường hợp Quyết định thanh tra đã được ký ban hành nhưng vì lý do bất khả kháng không tiến hành được thanh tra (phải bãi bỏ thanh tra) như: Người nộp thuế đã bỏ địa điểm kinh doanh, hoặc người đại diện vắng mặt trong thời gian dài bởi lý do bất khả kháng, hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đang điều tra thì Trưởng đoàn thanh tra phải báo cáo Lãnh đạo Bộ phận thanh tra trình Lãnh đạo cơ quan thuế ký ban hành Quyết định bãi bỏ Quyết định thanh tra thuế theo mẫu (số 19/KTTT ban hành theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC).
- Trường hợp khi nhận được Quyết định thanh tra, người nộp thuế có văn bản đề nghị hoãn thời gian tiến hành thanh tra, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Bộ phận thanh tra để trình Lãnh đạo cơ quan thuế ra văn bản thông báo cho người nộp thuế biết về việc chấp nhận hay không chấp nhận hoãn thời gian thanh tra.
- Trường hợp hoãn thanh tra từ phía cơ quan thuế thì phải có công văn thông báo cho người nộp thuế biết lý do hoãn, thời gian hoãn, thời gian bắt đầu tiến hành lại cuộc thanh tra để người nộp thuế biết.
+ Thông báo về việc công bố quyết định thanh tra
Sau khi quyết định thanh tra được ban hành, Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm thông báo (bằng các hình thức như: Điện thoại; Mail; Trường hợp cần thiết bằng văn
bản) cho đại diện người nộp thuế về kế hoạch công bố quyết định thanh tra gồm: thời gian, thành phần tham dự công bố quyết định thanh tra.
Bước 2: Tiến hành thanh tra
+ Công bố quyết định thanh tra thuế
Chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày ký quyết định thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm công bố quyết định thanh tra với người nộp thuế, trừ trường hợp được chấp nhận bãi bỏ quyết định thanh tra, hoãn thanh tra .
Khi công bố Quyết định thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra thực hiện: - Giới thiệu các thành viên của đoàn thanh tra;
- Nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn của Đoàn thanh tra, thời hạn thanh tra, quyền và trách nhiệm của người nộp thuế, dự kiến kế hoạch làm việc của Đoàn thanh tra với người nộp thuế.
- Yêu cầu người nộp thuế báo cáo các nội dung liên quan đến việc triển khai thanh tra mà đoàn thanh tra thấy cần thiết.
- Trường hợp phạm vi thanh tra bao gồm cả các đơn vị thành viên thì Trưởng đoàn thanh tra thông báo cụ thể thời gian làm việc với từng đơn vị.
Việc công bố Quyết định thanh tra phải được lập thành biên bản. Biên bản phải có chữ ký của Trưởng đoàn thanh tra và người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế theo mẫu (số 05/KTTT ban hành theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC).
Thời hạn của cuộc thanh tra được tính từ ngày công bố quyết định thanh tra đến ngày kết thúc cuộc thanh tra tại nơi được thanh tra.
+ Tiến hành thanh tra tại trụ sở của người nộp thuế
Trưởng đoàn thanh tra và các thành viên đoàn thanh tra yêu cầu người nộp thuế cung cấp sổ kế toán, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung được thanh tra.
Đoàn thanh tra căn cứ sổ kế toán, hồ sơ, tài liệu do người nộp thuế cung cấp và hồ sơ khai thuế mà người nộp thuế đã gửi Cơ quan Thuế để:
- Xem xét, đối chiếu các tài liệu do người nộp thuế cung cấp với tài liệu hiện có tại Cơ quan thuế.
- Đối chiếu số liệu ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo giải trình để phát hiện chênh lệch tăng hoặc giảm so với Hồ sơ khai thuế.
- Đối chiếu với các quy định của Luật thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành của