4.1.2.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ công ty sử dụng bao gồm: phiếu xuất kho, phiếu tính giá thành sản phẩm hoàn thành, phiếu nghiệm thu sản phẩm hoàn thành và các chứng từ khác có liên quan.
a. Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ
Kế toán vật tƣ, kiêm TSCĐ khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu nguyên vật liệu đã ký duyệt do đội thi công gửi đến tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên, gửi 2 liên cho bộ phận kho để xuất kho nguyên liệu, liên còn lại gửi cho kế toán tổng hợp.
Hàng ngày, khi kế toán tổng hợp khi nhận đƣợc phiếu xuất kho, bảng thanh toán tiền lƣơng do kế toán lƣơng gửi đến và bảng kê chi phí sản xuất chung do kế toán TSCĐ, công nợ gửi đến (vào cuối kỳ) sẽ tiến hành nhập liệu các chứng từ này vào phần mềm kế toán, lập chứng từ ghi sổ. Phần mềm sẽ tự động tính giá thành công trình hoàn thành dựa vào các số liệu đã nhập hàng ngày và cuối kỳ. Kế toán sẽ kết chuyển ra phiếu tính giá thành công trình hoàn
Trích yếu
Ghi Nợ Ghi Có
Tài khoản Số tiền khoản Tài Số tiền
Công trình thiết kế Tiểu
đoàn 1 – Lữ 6 pháo binh 131 51.573.636 5111 51.573.636
131 5.157.364 3331 5.157.364
thành, căn cứ phiếu tính giá thành và chứng ghi sổ tổng hợp máy tính sẽ thực hiện xử lý kết chuyển các số liệu qua ghi sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan giá vốn. Các chứng từ, sổ sách đƣợc tổ chức lƣu trữ theo quy định.
b. Nhận xét lưu đồ * Ưu điểm
Các chứng từ của công ty đều đƣợc phản ánh và thực hiện nhập liệu ghi chép và mở sổ chi tiết, sổ cái theo quy định, các chứng từ đƣợc luân chuyển theo trình tự.
Các phiếu xuất kho nguyên liệu sử dụng cho thi công công trình đều dựa vào phiếu yêu cầu nguyên vật liệu đã đƣợc ký duyệt để làm căn cứ xuất kho. Tránh đƣợc tình trạng xuất kho nguyên vật liệu sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí.
Có sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán với nhau.
Các chứng từ, sổ sách đều đƣợc tổ chức lƣu trữ, bảo quản theo quy định và đƣợc in khi cần thiết.
* Nhược điểm
Do tính chất là công ty xây dựng, nên khi thực hiện xong một công trình hoặc một hạng mục của công trình mới tính giá thành và kết chuyển sang giá vốn nên hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến giá vốn thƣờng dồn vào cuối kỳ mới hạch toán.
Các chứng từ ghi sổ đều đƣợc lập trên phần mềm dễ dẫn đến sai sót do nhập sai hoặc nhập thiếu các hóa đơn, chứng từ.
Chƣa có sự so sánh, đối chiếu giữa các chứng từ trƣớc khi nhập liệu vào phần mềm sẽ ảnh hƣởng đến các số liệu bị sai khi kết chuyển giá vốn.
* Thủ tục kiểm soát
Kiểm tra lại thông tin chứng từ, kiểm tra tính đầy đủ trong hạch toán kế toán, phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh, thời gian phát sinh.
Kiểm tra đối chiếu số lƣợng yêu cầu và thực xuất để tránh lãng phí nguyên vật liệu.
Các chứng từ nghiệp vụ phát sinh phải đƣợc nhập liệu vào máy tính theo thời gian chứng từ phát sinh để tránh thiếu sót trong nhập liệu. Phản ánh đúng từng tài khoản kế toán và nội dung kế toán.
c. Lưu đồ luân chuyển chứng từ hạch toán giá vốn
Kế toán vật tƣ, TSCĐ
Bắt đầu
Phiếu yêu cầu NVL đã ký
Lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu NVL
đã ký xuất kho Phiếu
BP kho Kế toán tổng hợp Lập chứng từ ghi sổ, tính giá thành Nhập liệu vào phần mềm Phiếu xuất kho Bảng kê chi phí sản xuất chung Bảng thanh toán tiền lƣơng KT lƣơng KT TSCĐ Phiếu xuất kho Bảng kê chi phí sản xuất chung Bảng thanh toán tiền lƣơng Phiếu tính giá thành Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp A Kết thúc Sổ chi tiết Sổ cái Phiếu tính giá thành Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp A
Ghi sổ chi tiết, sổ cái Phiếu tính giá thành Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp
4.1.2.2 Một số nghiệp vụ phát sinh trong quý II năm 2013
- Ngày 30/06 kế toán tổng hợp giá vốn một số công trình vào chứng từ ghi sổ loại tổng hợp, sổ chi tiết (xem phụ lục 1), sổ cái (xem phụ lục 2).
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ Loại chứng từ tổng hợp Ngày 30 tháng 06 năm 2013 Số: 77/TH Đơn vị tính: Đồng Chứng từ kèm theo: Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
4.1.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
4.1.3.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Các chứng từ sử dụng: Bảng phân bổ lƣơng, bảng trích khấu hao, hóa đơn GTGT, phiếu chi, biên lai nộp thuế…
a. Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh các hóa đơn, chứng từ, bảng phân bổ lƣơng,…kế toán thanh toán lập phiếu chi thành 3 liên, liên 1 lƣu tại bộ phận, liên 3 giao cho
Trích yếu
Ghi Nợ Ghi Có
Tài khoản Số tiền khoản Tài Số tiền
Giá vốn công trình TK Kho đạn Bến Tre 6321 71.597.640 1541 71.597.640 Công trình TK Tiểu đoàn 1 – Lữ 6 pháo
binh 6321 12.749.236 1541 12.749.236
TK công trình Chợ Trà An 6321 4.045.705 1541 4.045.705
Công trình sửa chữa nhà xe 659 6321 922.931.014 1541 922.931.014
sau đó thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán tổng hợp nhập liệu vào phần mềm sau đó kiểm tra đối chiếu lại với các chứng từ, hóa đơn và tiến hành lập chứng từ ghi sổ loại chứng từ chi tiền, chứng từ tổng hợp, phần mềm sẽ xử lý ghi nhận vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Từ đó làm căn cứ ghi sổ cái các tài khoản. Tổ chức lƣu trữ chứng từ sau khi ghi sổ nhằm làm căn cứ đối chiếu khi có sai sót.
b. Nhận xét lưu đồ luân chuyển chứng từ * Ưu điểm
Qua lƣu đồ luân chuyển chứng từ ta thấy có sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán với nhau nhằm đảm bảo tính khách quan trong công việc.
Chứng từ đƣợc lập đúng quy định, luân chuyển hợp lý giữa các nhân viên. Công ty có mở sổ chi tiết các tài khoản tạo điều kiện thuận lợi trong quản lý sổ sách kế toán.
Có sự đối chiếu giữa các chứng từ, hóa đơn với nhau.
* Nhược điểm
Tuy nhiên việc kiểm tra chứng từ vẫn chƣa chặt chẽ, có thể gặp phải một số rủi ro: không kiểm tra tính hợp lý, chính xác của hóa đơn dẫn đến lập phiếu chi cho những khoản chi phí không hợp lệ điều này làm cho việc ghi nhận sai chi phí, mất tiền của đơn vị; sai sót trong nhập liệu, ghi sổ sẽ làm ảnh hƣởng đến kết chuyển chi phí xác định kết quả kinh doanh.
* Thủ tục kiểm soát
Quản lý kiểm soát trong quá trình nhập liệu: kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra sự đầy đủ đảm bảo các thông tin quan trọng liên quan đến nghiệp vụ đều đƣợc nhập vào.
Kiểm soát trình tự nhập liệu sao cho đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Chọn số hiệu tài khoản và hạch toán đúng tài khoản cho từng nghiệp vụ từ doanh mục tài khoản đã khai báo trƣớc trên phầm mềm.
c. Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong quá trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Hình 4.3 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán thanh toán
Lập phiếu chi Bắt đầu Hóa đơn GTGT, Bảng TH lƣơng, khấu hao Phiếu chi Hóa đơn GTGT, Bảng TH lƣơng, khấu hao A Phiếu chi Phiếu chi Ngƣời nhận tiền Thủ quỹ Phiếu chi Nhập liệu Phiếu chi Ghi sổ quỹ Kết thúc Sổ chi tiết Sổ cái Chứng từ ghi sổ B Chứng từ ghi sổ A Kế toán tổng hợp B Chứng từ ghi sổ Phiếu chi Hóa đơn GTGT, Bảng TH lƣơng, khấu hao Phiếu chi Nhập liệu
Kiểm tra đối chiếu và lập chứng từ ghi sổ
Ghi nhận sổ chi tiết, sổ cái các tài
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD
Công ty TNHH MTV 621 Mẫu số 02-TT Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
PHIẾU CHI Ngày 08 tháng 04 năm 2013 Số: 18PC/04 Nợ 6428: 2.000.000 Nợ 133: 200.000 Có 1111: 2.200.000
Họ và tên ngƣời nhận tiền: Nguyễn Mỹ Chinh
Địa chỉ: Công ty
Lý do chi: Chi mua văn phòng phẩm
Số tiền: 2.200.000 VND
Viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm ngàn đồng.
Kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm ngàn đồng
Ngày 08 tháng 04 năm 2013 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nhận tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ loại chi tiền (xem phụ lục 1)
4.1.3.3 Các nghiệp vụ phát sinh trong quý II năm 2013
Các nghiệp vụ phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp của xí nghiệp trong quý II năm 2013 nhƣ sau:
- Ngày 08/04/2013 Nguyễn Mỹ Chinh thanh toán tiền mua văn phòng phẩm.
Chứng từ minh họa:
Nhận xét chứng từ: Phiếu chi của công ty đƣợc lập theo mẫu số 02-TT của Bộ Tài Chính. Hình thức chứng từ tuân thủ theo quy định, công ty không thêm hoặc bớt khoản mục nào. Chứng từ có tính hợp pháp và hợp lý, có đầy đủ xác nhận giữa các đối tƣợng có liên quan. Thông tin trên chứng từ đƣợc cung cấp đầy đủ: ngày tháng chứng từ, nội dung chi, đối tƣợng nhận tiền, số tiền…Chứng từ sau khi hạch toán đƣợc lƣu trữ để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao ngƣời mua Ngày 08 tháng 04 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Cửa hàng văn phòng phẩm – dụng cụ học sinh Mã số thuế:
Địa chỉ: 5/4, Bùi Hữu Nghĩa, Phƣờng Bình Thủy, Quận Bình THủy, Thành phố Cần Thơ
Số tài khoản:
Điện Thoại:
Họ tên Ngƣời mua hàng: Nguyễn Mỹ Chinh
Tên đơn vị:
Mã số thuế:
Địa chỉ: Công ty TNHH MTV 621
Hình Thức Thanh toán: ……….Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
1 Giấy A4, bìa sơ mi, bút bi 2.000.000đ
Cộng tiền hàng: 2.000.000 đ
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 200.000 đ
Tổng cộng tiền hàng thanh toán 2.200.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm ngàn đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số:01 GTKT3/001
Ký hiệu: CT/11P Số:000234
Căn cứ vào phiếu chi kế toán lập chứng từ ghi sổ loại chi tiền nhƣ sau:
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Loại chứng từ chi tiền Ngày 10 tháng 04 năm 2013
Số: 001/C
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ kèm theo: 1 phiếu chi, 1 hóa đơn GTGT.
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Trích yếu
Ghi Nợ Ghi Có
Tài khoản Số tiền khoản Tài Số tiền
Thanh toán văn phòng
phẩm 6428 2.000.000 1111 2.000.000
Thuế GTGT 133 200.000 1111 200.000
- Ngày 31/05 kế toán tổng hợp tiền lƣơng các công trình tháng 5 đƣa vào chi phí, căn cứ vào bảng phân bổ lƣơng lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp.
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
BẢNG PHÂN BỔ LƢƠNG THÁNG 5 – 2013
Đơn vị tính: Đồng
Bằng chữ: Một trăm năm mươi ba triệu, bảy trăm hai mươi bảy nghìn, hai trăm ba mươi hai ngàn đồng.
Ngày 31 tháng 05 năm 2013
NGƢỜI LẬP KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC
Do tính chất là công ty xây dựng nên tất cả chi phí đều đƣợc tập hợp theo từng công trình cụ thể. Vì thế công ty lập bảng phân bổ tiền lƣơng cũng nhƣ bảng tính lƣơng cho nhân viên căn cứ theo từng công trình đang thực hiện. Công ty lập bảng phân bổ tiền lƣơng theo từng công trình để dễ dàng theo dõi. Chứng từ vẫn đảm bảo tính hợp lý với các phần đƣợc thiết kế.
TT Tên công trình
Lƣơng Ban điều hành + khối cơ quan
Lƣơng khối SX (627) Tổng 1 Xây lắp công trình 962 1.840.327 8.691.476 10.531.803 2 Xây lắp nhà C11 – lữ 25 CB 1.797.273 7.189.091 8.986.364 3 XL nhà N2 – Cục Kỹ thuật 5.990.909 23.963.636 29.954.545 4 XL sƣ 4 5.990.909 23.963.636 29.954.545 5 XL Bờ Kè Khánh Hoàng 4.250.214 18.368.534 22.618.748 6 Thẩm định CT khách sạn Nhật Hà 2.028.210 9.420.132 11.448.342 7 GSCT kho 302 3.068.182 12.272.727 15.340.909 8 Lƣơng CBQL 24.891.976 24.891.976 Tổng 49.858.000 103.869.232 153.727.232
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Loại chứng từ tổng hợp Ngày 31 tháng 05 năm 2013
Số: 35/TH
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ kèm theo: 1 bảng phân bổ tiền lƣơng
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Trích yếu
Ghi Nợ Ghi Có
Tài khoản Số tiền Tài
khoản Số tiền
Tổng hợp lƣơng các công
trình tháng 5 6428 49.858.000 334 49.858.000
- Ngày30/06 trích khấu hao nhà cửa vật kiến trúc cho quý II năm 2013, căn cứ bảng tài sản cố định và trích khấu hao TSCĐ lập chứng từ ghi sổ số 62/TH.
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
BẢNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ TRÍCH KHẤU HAO TSCĐ QUÝ II/2013
Đơn vị tính: Đồng
TT TÊN TÀI SẢN LƢỢNG SỐ NGUYÊN GIÁ TGSD TRÍCH KH
QUÝ II/2013 NHÀ CỬA VẬT KIẾN TRÚC 792.123.034 21.726.968 1 Nhà làm việc mái bằng 388.536.761 15 4.910.873 2 Nhà làm việc 02 gian (31/12/2012) 403.586.273 6 16.816.095 Ngày 30 tháng 06 năm 2013
NGƢỜI LẬP KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC
Nhận xét chứng từ: Công ty sử dụng bảng phân bổ tài sản cố định khác với mẫu của Bộ Tài Chính. Mẫu do công ty tự lập căn cứ vào mẫu của Bộ Tài Chính nhƣng đơn giản hơn để dễ dàng cho việc theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm tài sản và số khấu hao. Tuy không đúng theo mẫu nhƣng bảng phân bổ vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin về tài sản, số khấu hao, ngày tháng chứng từ, xác nhận của cơ quan công ty và đƣợc lập căn cứ theo quy định của công ty.
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Loại chứng từ tổng hợp Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Số: 62/TH
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ kèm theo: 1 bảng tài sản và khấu hao tài sản cố định.
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi sổ chi tiết (xem phụ lục 1), sổ cái (xem phụ lục 2), bảng tổng hợp chi tiết tài khoản (xem phụ lục 3).
4.1.4 Kế toán doanh thu và chi phí hoạt động tài chính
4.1.4.1 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
a. Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán doanh thu hoạt động tài chính bao gồm: giấy báo có và các chứng từ khác có liên quan.
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp, sau đó ghi sổ chi tiết TK 515 và sổ cái. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
b. Các nghiệp vụ phát sinh trong quý II năm 2013
- Ngày 31/05 Ngân hàng Đầu tƣ và phát triển Việt Nam gửi giấy báo có tiền lãi tháng 05/2013 theo chứng từ ghi sổ số 47/TH.
Chứng từ minh họa nhƣ sau:
Trích yếu
Ghi Nợ Ghi Có
Tài khoản Số tiền khoản Tài Số tiền
Khấu hao TSCĐ 6428 21.726.968 2141 21.726.968
Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam Mẫu số: 01GTKT2/003
Chi nhánh Cần Thơ Ký hiệu: AA/12T
Số: 1028211
GIẤY BÁO CÓ