Doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty là doanh thu từ hoạt động xây dựng công trình cầu đƣờng, công trình khảo sát, thiết kế, giám sát các công trình, thu từ hoạt động xây lắp.
4.1.1.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Các chứng từ công ty sử dụng bao gồm: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu A-B, biên bản nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành và các chứng từ khác có liên quan.
a. Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu: Khi nhận đƣợc biên bản nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành đã ký xác nhận do giám đốc gửi xuống, kế toán công nợ lập 3 liên hóa đơn GTGT, liên thứ nhất lƣu tại bộ phận, liên 2 giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển cho kế toán tổng hợp dùng làm căn cứ ghi chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu vào phần mềm để lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp trên phần mềm, từ chứng từ ghi sổ đƣợc nhập liệu phần mềm sẽ tự động thực hiện ghi sổ chi tiết, sổ cái. Sau khi nhập liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp chuyển hóa đơn GTGT cho kế toán thuế, kế toán nhận đƣợc hóa đơn tiến hành kiểm tra các thông tin trên hóa đơn và nhập liệu vào phần mềm kê khai thuế. Sau đó kê khai thuế GTGT. Các hóa đơn, chứng từ đƣợc tổ chức lƣu trữ theo quy định. Sổ kế toán chi tiết, sổ cái, báo cáo đƣợc in vào cuối kỳ.
b. Nhận xét lưu đồ * Ưu điểm
- Từ quy trình luân chuyển trên ta có thể nhận thấy công ty có mở sổ chi tiết các tài khoản để kế toán trƣởng và ban lãnh đạo công ty dễ dàng theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế, giải quyết kịp thời những sai sót.
- Các chứng từ đƣợc luân chuyển cho từng bộ phận cụ thể, phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên giúp đảm bảo tính chính xác trong từng nghiệp vụ.
- Có sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán, có sự tách biệt giữa ngƣời lập hóa đơn và ngƣời ghi sổ tránh đƣợc rủi ro lập hóa đơn khống, lập hóa đơn cho những khách hàng không có thực, sai thông tin trên hóa đơn.
* Nhược điểm
- Tuy nhiên, việc đối chiếu lẫn nhau giữa các hóa đơn, chứng từ và các bộ phận vẫn chƣa thực sự chặt chẽ, điều này có thể dẫn đến có một số rủi ro xảy ra nhƣ: Ngƣời lập chứng từ ghi sổ có thể ghi sai thông tin số tiền trên hóa đơn, lập hóa đơn nhiều lần ảnh hƣởng là ghi nhận sai doanh thu.
- Rủi ro trong quá trình nhập liệu: nhập sai, thiếu thông tin trên hóa đơn, hệ thống có thể ghi nhận dữ liệu không đầy dủ, chính xác.
* Thủ tục kiểm soát
- Kế toán công nợ trƣớc khi lập hóa đơn cần kiểm tra tính hợp lý, chính xác của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ. Các hóa đơn phải đƣợc đánh số và lập theo thứ tự liên tục.
- Quản lý kiểm soát trong quá trình nhập liệu: kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra sự đầy đủ đảm bảo các thông tin quan trọng liên quan đến nghiệp vụ đều đƣợc nhập vào.
- Kế toán tổng hợp cần so sánh đối chiếu các hóa đơn, chứng từ trƣớc khi nhập liệu vào phần mềm. So sánh các thông tin nhƣ: ngày phát sinh, số hóa đơn, số tiền, thông tin khách hàng.
- Kiểm tra phê duyệt chứng từ, đánh dấu chứng từ đã nhập liệu để tránh nhập liệu lần hai vào hệ thống. Kiểm tra sau khi nhập liệu có đảm bảo các hóa đơn, chứng từ đã đƣợc nhập đầy đủ, không bị bỏ sót.
- Kiểm soát trình tự nhập liệu sao cho đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Chọn số hiệu tài khoản và hạch toán đúng tài khoản cho từng nghiệp vụ từ doanh mục tài khoản đã khai báo trƣớc trên phầm mềm.
c. Lưu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu
Hình 4.1 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu
4.1.1.2 Các nghiệp vụ phát sinh trong quý II năm 2013
Các nghiệp vụ phát sinh doanh thu trong quý II /2013 nhƣ sau: - Ngày 11/04 kế toán hạch toán doanh thu tháng 4 của công trình sửa chữa nhà xe 659 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001283.
Chứng từ minh họa: Kế toán công nợ KH Lập hóa đơn GTGT Bắt đầu BB nghiệm thu khối lƣợng hoàn thành BB nghiệm thu khối lƣợng
hoàn thành Hóa đơn GTGT Giám đốc Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết Sổ cái Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp Nhập liệu hóa đơn Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Lập chứng từ ghi sổ
Ghi sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan
Kết thúc Kế toán thuế Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Kiểm tra và kê khai thuế
Nhận xét chứng từ: Hóa đơn GTGT là mẫu chứng từ bắt buộc. Công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu số 01GTKT3/001 theo đúng quy định của Bộ tài chính. Các thông tin trên hóa đơn đƣợc điền tƣơng đối đầy đủ, chính xác và hợp lý.
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao ngƣời mua Ngày 11 tháng 04 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MTV 621 Mã số thuế: 1800158566
Địa chỉ: Đƣờng Lê Hồng Phong, Quận Bình THủy, Thành phố Cần Thơ
Số tài khoản: 741.10.00.0000144 tại Ngân hàng Đầu Tƣ & Phát triển Việt Nam – CN Cần Thơ Điện Thoại: 07103.884553 – Fax: 07103.884154
Họ tên Ngƣời mua hàng: Nguyễn Tấn Hoàng
Tên đơn vị: Trung đoàn 659 – Cục Hậu Cần – Quân Khu 9. Mã số thuế:
Địa chỉ: Phƣờng Trà An – Quận Bình Thủy – Thành phố Cần Thơ.
Hình Thức Thanh toán: ……….Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
Khối lƣợng cải tạo, sửa chữa nhà để xe 19 gian (3 nhà) tiểu đoàn 45 – Trung đoàn 659 HĐ số 15/20D,TTBTC ngày 06/01/2013
1.060.256.364 đ
Cộng tiền hàng: 1.060.256.364 đ
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 106.025.636 đ
Tổng cộng tiền hàng thanh toán 1.116.282.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ một trăm mƣời sáu triệu hai trăm tám mƣơi hai ngàn đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số:01 GTKT3/001
Ký hiệu: CT/11P Số:0001283
Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam Mẫu số: 01GTKT2/003
Chi nhánh Cần Thơ Ký hiệu: AA/12T
Số: 1028111
GIẤY BÁO CÓ
Ngày: 14/04/2013
Tên tài khoản: Công ty TNHH một thành viên 621
Số tài khoản: 741.10.00.0000144
Mã số thuế: 1800158566
Địa chỉ: 90 Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ.
Nội dung: Nhận tiền của công trình sửa chữa nhà xe 659.
Số tiền bằng chữ: Một tỷ, một trăm mƣời sáu triệu, hai trăm tám mƣơi hai ngàn đồng.
Giao dịch viên Kiểm soát viên
Số tiền bằng số 1.116.282.000
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ loại chứng từ tổng hợp, sổ chi tiết (xem phụ lục 1), sổ cái (xem phụ lục 2), bảng tổng hợp chi tiết tài khoản (xem phụ lục 3).
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Loại chứng từ tổng hợp Ngày 11 tháng 04 năm 2013
Số: 32/TH
Đơn vị tính: Đồng Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT.
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
- Ngày 23/05/2013 kế toán hạch toán doanh thu thiết kế công trình chợ Trà An theo hóa đơn GTGT số 0001288.
Chứng từ minh họa: Trích yếu Ghi Nợ Ghi Có Tài khoản Số tiền Tài khoản Số tiền
Công trình sửa chữa nhà xe 659 131 1.060.256.364 511 1.060.256.364 131 106.025.636 3331 106.025.636
Nhận xét chứng từ: Hóa đơn GTGT là mẫu chứng từ bắt buộc. Công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu số 01GTKT3/001 theo đúng quy định của Bộ tài chính. Các thông tin trên hóa đơn đƣợc điền đầy đủ, rõ ràng, chính xác và hợp lý. Chứng từ của công ty có sự xác nhận của bên khách hàng và xác nhận của công ty đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao ngƣời mua Ngày 23 tháng 05 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MTV 621 Mã số thuế: 1800158566
Địa chỉ: Đƣờng Lê Hồng Phong, Quận Bình Thủy, Thành phố Cần Thơ
Số tài khoản: 741.10.00.0000144 tại Ngân hàng Đầu Tƣ & Phát triển Việt Nam – CN Cần Thơ
Điện Thoại: 07103.884553 – Fax: 07103.884154
Họ tên Ngƣời mua hàng: Lê Văn Hoàng
Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV 622.
Mã số thuế: 1800155156
Địa chỉ: Đƣờng Lê Hồng Phong - Phƣờng Trà An – Quận Bình Thủy – Thành phố Cần Thơ.
Hình Thức Thanh toán: ……….Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
Lập hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công – Tổng dự toán công trình Chợ Trà An – hạng mục Nhà Bảo Vệ
8.636.363 đ
Cộng tiền hàng: 8.636.363 đ
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 863.637 đ
Tổng cộng tiền hàng thanh toán 9.500.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu năm trăm ngàn đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số:01 GTKT3/001
Ký hiệu: CT/11P Số:0001288
Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam Mẫu số: 01GTKT2/003
Chi nhánh Cần Thơ Ký hiệu: AA/12T
Số: 1028201
GIẤY BÁO CÓ
Ngày: 26/05/2013
Tên tài khoản: Công ty TNHH một thành viên 621
Số tài khoản: 741.10.00.0000144
Mã số thuế: 1800158566
Địa chỉ: 90 Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ.
Nội dung: Nhận tiền của công trình sửa chữa nhà xe 659.
Số tiền bằng chữ: Chín triệu năm trăm ngàn đồng.
Giao dịch viên Kiểm soát viên
Số tiền bằng số 9.500.000
Căn cứ chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp, sổ chi tiết (xem phụ lục 1), sổ cái (xem phụ lục 2), bảng tổng hợp chi tiết tài khoản (xem phụ lục 3).
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ Loại chứng từ tổng hợp Ngày 23 tháng 05 năm 2013 Số: 25/TH Đơn vị tính: Đồng Chứng từ kèm theo: Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
- Ngày 26/06/2013 kế toán hạch toán doanh thu thiết kế công trình chợ Trà An theo hóa đơn GTGT số 0001310.
Chứng từ minh họa:
Trích yếu
Ghi Nợ Ghi Có
Tài khoản Số tiền khoản Tài Số tiền
Thiết kế công trình chợ Trà An
131 8.636.363 5111 8.636.363
131 863.637 3331 863.637
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao ngƣời mua Ngày 26 tháng 06 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MTV 621 Mã số thuế: 1800158566
Địa chỉ: Đƣờng Lê Hồng Phong, Quận Bình THủy, Thành phố Cần Thơ
Số tài khoản: 741.10.00.0000144 tại Ngân hàng Đầu Tƣ & Phát triển Việt Nam – CN Cần Thơ
Điện Thoại: 07103.884553 – Fax: 07103.884154
Họ tên Ngƣời mua hàng: Phạm Xuân Thọ
Tên đơn vị: Lữ Đoàn PB6 – Quân Khu 9
Mã số thuế:
Địa chỉ: Phƣờng Bình Đức – Thành phố Long Xuyên – Tỉnh An Giang
Hình Thức Thanh toán: ……….Số tài khoản:………
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
CT: Tiểu đoang 1 – Lữ đoàn pháo binh 6 – QK9 –HM: Nhà chiến sỹ CPB3, nhà vệ sinh CPB3 (6 gian), nhà văn hóa (cải tạo nhà ăn), cấp nƣớc tổng thể (HĐ 18/HĐ-XD)
51.573.636 đ
Cộng tiền hàng: 51.573.636 đ
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 5.157.364 đ
Tổng cộng tiền hàng thanh toán 56.731.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Năm mƣơi sáu triệu, bảy trăm ba mƣơi mốt ngàn đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số:01 GTKT3/001
Ký hiệu: CT/11P Số:0001310
Nhận xét chứng từ: Hóa đơn GTGT là mẫu chứng từ bắt buộc. Công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu số 01GTKT3/001 theo đúng quy định của Bộ tài chính, không thêm bớt khoản mục nào vào hóa đơn. Các thông tin bên bán và bên mua trên hóa đơn đƣợc điền đầy đủ, chính xác do khách hàng cung cấp. Hóa đơn có xác nhận của công ty. Tuy nhiên lại thiếu phần xác nhận chữ ký của khách hàng vào hóa đơn.
Căn cứ chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp, sổ chi tiết (xem phụ lục 1), sổ cái (xem phụ lục 2), bảng tổng hợp chi tiết tài khoản (xem phụ lục 3).
Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam Mẫu số: 01GTKT2/003
Chi nhánh Cần Thơ Ký hiệu: AA/12T
Số: 1028321
GIẤY BÁO CÓ
Ngày: 28/06/2013
Tên tài khoản: Công ty TNHH một thành viên 621
Số tài khoản: 741.10.00.0000144
Mã số thuế: 1800158566
Địa chỉ: 90 Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ.
Nội dung: Nhận tiền của công trình sửa chữa nhà xe 659.
Số tiền bằng chữ: Năm mƣơi sáu triệu bảy trăm ba mƣơi mốt ngàn đồng.
Giao dịch viên Kiểm soát viên
Số tiền bằng số 56.731.000
Đơn vị: Xí nghiệp Khảo sát thiết kế và TVXD, Công ty TNHH MTV 621
Địa chỉ: Lê Hồng Phong – Trà An – Q.Bình Thủy- TP Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Loại chứng từ tổng hợp Ngày 26 tháng 06 năm 2013
Số: 26/TH
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)