3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
3.4.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty
3.4.1.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận kế toán
* Kế toán trưởng
- Kế toán trƣởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của luật kế toán Việt Nam.
- Kế toán trƣởng chịu sự lãnh đạo của ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trƣờng hợp có đơn vị cấp trên thì đồng thời phải chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trƣởng cấp trên về chuyên môn và nghiệp vụ.
- Giúp cho Giám Đốc làm việc chung về tài chính, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế của công ty.
- Phân tích kết quả sản xuất, tình hình sản xuất. - Tính toán, quyết toán các khoản ngân sách.
- Nhận định chính xác kịp thời các kết quả, các khó khăn trong sản xuất để báo cáo cho Giám Đốc.
- Tổ chức kiểm tra kế toán thƣờng xuyên và kịp thời.
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ- Công nợ Kế toán Xí nghiệp 630 Kế toán Xí nghiệp khảo sát thiết kế tƣ vấn xây dựng Kế toán Xí nghiệp công trình vật cản 7 Kế toán Xí nghiệp cầu đƣờng Kế toán thanh toán, tiền lƣơng,
thuế
- Bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán.
* Kế toán tổng hợp
- Có nhiệm vụ thu nhận các tài liệu, các thông tin kế toán để tiến hành đối chiếu, kiểm tra các số liệu kế toán. Ghi sổ kế toán.
- Lập các chứng từ thu, chi qua các tài khoản ở ngân hàng. - Lập các loại báo cáo theo quy định.
* Kế toán thanh toán, tiền lương, thuế
- Có nhiệm vụ chấm công, tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Lập bảng tổng hợp và phân bổ tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng. - Quyết toán chi phí các đơn vị, thanh toán chỉ tiêu nội bộ.
- Lập các chứng từ thu, chi qua các tài khoản ở ngân hàng
- Thực hiện các công tác kế toán liên quan đến chế độ nộp, kê khai, báo cáo thuế.
* Kế toán TSCĐ-Công nợ kiêm kế toán vật tư
- Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết tài sản cố định.
- Theo dõi hạch toán các nghiệp vụ tài sản cố định sử dụng ở đơn vị. - Lập bảng tính khấu hao tài sản cố định.
- Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm tài sản cố định. - Theo dõi công nợ, nợ phải thu và phải trả công ty.
- Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn vật tƣ. Đề ra các biện pháp tiết kiệm vật tƣ dùng vào thi công, khắc phục và hạn chế trƣờng hợp hao hụt, mất mát.
* Thủ quỹ
- Có trách nhiệm theo dõi thu, chi tiền mặt ở công ty. - Bảo đảm an toàn quỹ tiền mặt.
* Kế toán các xí nghiệp
- Theo dõi hoạt động thu chi, thực hiện công tác ở đơn vị cơ sở, hàng tháng lập báo cáo quyết toán chi phí và các báo cáo liên quan về công ty theo quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tƣ, nguyên vật liệu, hàng hóa tại xí nghiệp.
- Lập chứng từ gốc về việc thu chi tại các xí nghiệp theo đúng chế độ Nhà nƣớc quy định.
3.4.2 Hình thức kế toán công ty áp dụng
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng giai đoạn, các sổ công ty sử dụng ở hình thức này là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái, các bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ
* Ghi chú: Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu kiểm tra
* Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán
Chứng từ gốc
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Chứng từ
ghi sổ hợp chứng Bảng tổng Sổ chi tiết từ gốc
sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tồng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dƣ của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên Bảng Tổng hợp chi tiết.
3.4.3 Hệ thống tài khoản, chuẩn mực và chế độ kế toán công ty áp dụng
- Công ty hiện đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam đƣợc ban hành theo Quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính và các Thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
- Công ty áp dụng các báo cáo tài chính : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
3.4.4 Các chính sách công ty áp dụng
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: Phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán.
- Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Xuất kho theo giá bình quân liên hoàn.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình: theo giá mua thực tế + các chi phí khác trƣớc khi đƣa tài sản cố định hữu hình vào hoạt động – các khoản thu đƣợc khi chạy thử, phế liệu thu hồi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phƣơng pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo đƣờng thẳng, tỉ lệ khấu hao áp dụng theo quy định của bộ tài chính theo thông tƣ 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 04 năm 2013.
3.4.5 Tổ chức trang bị các phƣơng tiện công nghệ phục vụ công tác kế toán kế toán
Hiện nay công ty đang sử dụng bộ phần mếm kế toán Việt Nam phiên bản 10.3 (cập nhật tháng 06/2013) đã giúp cho công tác kế toán nhanh chóng và chính xác hơn, giảm bớt số lƣợng ghi chép sổ sách kế toán, thông tin đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và quyết toán báo cáo thuận tiện hơn khi các sổ sách đƣợc in ra khi có yêu cầu.
Hàng ngày các đội trƣởng tiến hành tập hợp các chi phí thực hiện cho công trình, các chứng từ, bảng kê, hóa đơn..gửi về cho phòng kế toán thống kê và nhập liệu vào máy, kèm theo các chứng từ ghi sổ là các hóa đơn, chứng từ có liên quan để kế toán kiểm tra đối chiếu.
Các chứng từ ghi sổ đƣợc kế toán công ty nhập liệu vào máy sẽ tự động kết chuyển vào các sổ sách đã đăng ký (khai báo lần đầu của công ty) theo hình thức chứng từ ghi sổ, cuối kỳ tiến hành in các sổ sách, báo cáo để tiến hành quyết toán.
Hình 3.4 Sơ đồ kế toán trên máy vi tính
* Ghi chú: Nhập số liệu dùng cho hàng ngày In sổ báo cáo cuối tháng
3.5 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CÔNG TY PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
3.5.1 Khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2010 – 2012 giai đoạn 2010 – 2012
Đối với một công ty sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh là những gì công ty kinh doanh đạt đƣợc sau quá trình sản xuất kinh doanh nhất định, nó cũng là kết quả cần đạt đƣợc và là mục tiêu cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 621 đƣợc tóm tắt trong bảng sau:
BẢNG 3.1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2010-2012
ĐƠN VỊ TÍNH: ĐỒNG
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ba năm 2010-2012 của phòng kế toán Công ty TNHH một thành viên 621)
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011
Số tiền Tỷ lệ
(%) Số tiền Tỷ lệ
(%)
1. Doanh thu bán hàng và CCDV 79.975.086.500 89.421.251.493 89.323.236.394 9.446.164.993 11,81 (98.015.099) (0,11) 2. Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 79.975.086.500 89.421.251.493 89.323.236.394 9.446.164.993 11,81 (98.015.099) (0,11) 3. Giá vốn hàng bán 71.050.385.904 69.557.152.513 69.726.325.491 (1.493.233.391) (2,10) 169.172.978 0,24 4. Lãi gộp về bán hàng và CCDV 8.924.700.596 19.864.098.980 19.596.910.903 10.939.398.384 122,57 (267.188.077) (1,35) 5. Doanh thu hoạt động tài chính 576.456.112 1.340.323.257 1.478.110.451 763.867.145 132,51 137.787.194 10,28 6. Chi phí tài chính 5.165.779.080 4.971.597.615 3.330.660.313 (194.181.465) (3,76) (1.640.937.302) (33,01) - Trong đó: Lãi vay phải trả 5.165.779.080 4.525.158.362 2.710.217.568 (640.620.718) (12,40) (1.814.940.794) (40,11) 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.572.348.045 12.128.871.874 14.627.322.722 5.556.523.829 (84,54) 2.498.450.848 20,60 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD (2.236.970.417) 4.103.952.748 3.117.038.319 6.340.923.165 283,46 (986.914.429) (24,05) 9. Thu nhập khác 3.463.726.202 867.077.709 276.527.517 (2.596.648.493) (75,00) (590.550.192) (68,11) 10. Chi phí khác 1.187.532.667 2.094.021.191 353.090.979 906.488.524 76,33 (1.740.930.212) (83,14) 11. Lợi nhuận khác 2.276.193.535 (1.226.943.482) (76.563.462) (3.503.137.017) (153,90) 1.150.380.020 93,76 12. Tổng lợi nhuận trƣớc thuế 39.223.118 2.877.009.266 3.040.474.857 2.837.786.148 7.234,98 163.465.591 5,68 13. Lợi nhuận sau thuế 39.223.118 2.877.009.266 3.040.474.857 2.837.786.148 7.234,98 163.465.591 5,68
BẢNG 3.2 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2012, 2013
ĐƠN VỊ TÍNH: ĐỒNG
Chỉ tiêu 6 Tháng Chênh lệch
Năm 2012 Năm 2013 Số tiền Tỷ lệ (%)
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 36.720.692.561 38.263.714.531 1.543.021.970 4,20 2. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 36.720.692.561 38.263.714.531 1.543.021.970 4,20
3. Giá vốn hàng bán 28.189.355.519 32.034.661.124 3.845.305.605 13,64
4. Lãi gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.531.337.042 6.229.053.407 (2.302.283.635) (26,97) 5. Doanh thu hoạt động tài chính 647.117.324 995.343.037 348.225.713 53,81 6. Chi phí tài chính 1.520.974.391 1.362.975.796 (157.998.595) (10,39) - Trong đó: Lãi vay phải trả 1.347.136.117 1.093.366.256 (253.769.861) 18,84 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.144.988.273 4.613.415.444 (1.531.572.829) (24,92) 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.512.491.702 1.248.005.204 (264.486.498) (17,49)
9. Thu nhập khác 71.072.972 554.560.601 483.487.629 680,27
10. Chi phí khác 216.220.303 45.931.714 (170.288.589) (78,76)
11. Lợi nhuận khác (145.147.331) 508.628.887 653.776.218 450,42 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
12. Tổng lợi nhuận trƣớc thuế 1.367.344.371 1.756.634.091 389.289.720 28,47
BẢNG 3.3 BẢNG TÓM TẮT KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA BA NĂM 2010-2012
ĐƠN VỊ TÍNH: ĐỒNG
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Tổng doanh thu 84.015.268.810 91.628.652.460 91.077.874.360 7.613.383.650 9,06 (550.778.100) (0,60) 2. Tổng chi phí 83.976.045.696 88.751.643.193 88.037.399.505 4.775.597.497 5,69 (714.243.688) (0,80) 3. Lợi nhuận trƣớc thuế 39.223.118 2.877.009.266 3.040.474.857 2.837.786.148 7.234,98 163.465.591 5,68 4. Lợi nhuận sau thuế 39.223.118 2.877.009.266 3.040.474.857 2.837.786.148 7.234,98 163.465.591 5,68
BẢNG 3.4 BẢNG TÓM TẮT KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2012, 2013
ĐƠN VỊ TÍNH: ĐỒNG
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2012, 2013 của phòng kế toán Công ty TNHH MTV 621)
Dựa vào bảng 3.3 và bảng 3.4 thể hiện tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, ta thấy tổng doanh thu của công ty tăng giảm không đồng đều qua ba năm. Năm 2011 tăng 7.613.383.650 đồng so với năm 2010, tƣơng đƣơng tăng 9,06% nguyên nhân là do năm 2011 doanh thu từ các công trình hoàn thành tăng làm cho doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh tăng và các khoản thu từ lãi tiền gửi cũng tăng. Mặc dù thu nhập khác giảm so với năm 2010 nhƣng giảm không đáng kể so với mức tăng của doanh thu thuần vì thế kéo tổng doanh thu của công ty tăng theo. Tuy nhiên năm 2012 tổng doanh thu của công ty lại giảm nhẹ so với năm 2011, cụ thể giảm 550.778.100 đồng (tƣơng đƣơng giảm 0,60%) do gặp nhiều khó khăn trong kinh tế làm cho doanh thu thuần giảm, bên cạnh đó các khoản thu nhập từ thanh lý TSCĐ trong năm cũng giảm, tuy doanh thu hoạt động tài chính có tăng nhƣng do doanh thu thuần là nguồn thu chủ yếu của công ty chiếm tỷ trọng cao trong tổng doanh thu vì thế doanh thu thuần giảm kéo theo tổng doanh thu của công ty giảm. Sang 6 tháng đầu năm 2013 tổng doanh thu cũng tăng lên 2.374.735.309 đồng so với cùng kỳ năm 2012 (tƣơng đƣơng tăng 6,34%). Nguyên nhân là do tình hình kinh tế tƣơng đối ổn định, công ty cũng nhận đƣợc nhiều hợp đồng xây dựng làm cho doanh thu thuần tăng, đồng thời các khoản thu từ lãi tiền gửi ngân hàng, lãi thu từ khách hàng, thu từ thanh lý TSCĐ cũng tăng làm cho tổng doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 tăng so với cùng kỳ năm trƣớc.
Tổng chi phí giai đoạn này cũng có sự biến động tăng giảm không ổn định, năm 2011 tổng chi phí tăng 4.775.597.497 đồng so với năm 2010 (tƣơng đƣơng tăng 5,69%) là do chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác tăng cao,
Chỉ tiêu 6 Tháng Chênh lệch
Năm 2012 Năm 2013 Số tiền Tỷ lệ (%)
1. Tổng doanh thu 37.438.882.860 39.813.618.170 2.374.735.309 6,34 2. Tổng chi phí 36.071.538.486 38.056.984.078 1.985.445.592 5,50 3. Lợi nhuận trƣớc thuế 1.367.344.371 1.756.634.091 389.289.720 28,47 4. Lợi nhuận sau thuế 1.367.344.371 1.756.634.091 389.289.720 28,47
hƣởng đến tổng chi phí tăng. Nhƣng năm 2012 lại giảm nhẹ so với năm 2011, cụ thể giảm 714.243.688 đồng, tƣơng ứng giảm 0,80%. Trong năm 2012 giá vốn hàng bán tăng nhẹ, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhƣng thấp hơn năm 2011, và chi phí tài chính và chi phí khác giảm mạnh hơn phần tăng lên của giá vốn làm cho tổng chi phí của công ty giảm. Sang 6 tháng đầu năm 2013 tổng chi phí của công ty tăng 1.985.445.592 đồng (tƣơng ứng tăng 5,50%) so với cùng kỳ năm 2012. Là do giá vốn hàng bán tăng và vì đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng cao nên khi khoản mục này tăng có ảnh hƣởng lớn đến tổng chi phí của công ty. Mặc dù các chi phí còn lại đều giảm nhƣng không đáng kể so với ảnh hƣởng giảm của giá vốn hàng bán.
Sự biến động của các khoản mục doanh thu, chi phí có ảnh hƣởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Nhìn chung lợi nhuận của công ty có chiều hƣớng tăng qua ba năm. Trong năm 2011, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng mạnh 2.837.786.148 đồng, tƣơng ứng tăng 7.234,98% so với năm 2010, nguyên nhân là do tình hình công ty có những chuyển biến khả quan hơn năm 2010 nên lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty tăng đột biến kéo theo lợi nhuận sau thuế tăng mạnh. Tuy nhiên năm 2012 lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty giảm so với năm 2011, nhƣng do lợi nhuận từ hoạt động tài chính và lợi nhuận khác tăng nên lợi nhuận sau thuế không bị