Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản nhƣ: lƣơng nhân viên QLDN, chi phí nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, Chi phí dự phòng, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận QLDN,…
a) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 642 để hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
b) Chứng từ và sổ sách hoạch toán
- Chứng từ sử dụng
+ Phiếu chi;Giấy báo Nợ; Ủy nhiệm chi;… - Sổ sách sử dụng
+ Nhật kí chung
+ Sổ Chi tiết TK 111; 112
+ Sổ cái các TK 111; 112; 642;…
55
Trong quý II công ty có phát sinh một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp bằng tiền mặt. Sau đây là nghiệp vụ phát sinh đầu tiên của chi phí bằng tiền mặt như sau:
Ngày 18/04/2014 dựa vào giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ khác. Kế toán thanh toán chi phí phân tích thử nghiệm mẫu thuốc Golden Horse White & Back cho nhân viên Lê Phan Thái Hòa với số tiền 6.825.000 đồng bằng tiền mặt.
Chứng từ sử dụng
- Giấy đi đƣờng (phụ lục 1.10)
- Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 1.11) - Phiếu chi số 079A/04 (phụ lục 1.12)
Sổ sách hoạch toán
Kế toán căn cứ vào phiếu chi số 079A/04 tiến hành nhập liệu vào phần mềm vi tính để ghi vào sổ nhật kí chung (xem phụ lục 2.1), sổ cái TK 111 (xem phụ lục 3.1), TK 642(xem phụ lục 3.10), TK 133 (xem phụ lục 3.4 ).
Ngày 02/06 căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán kế toán tiến hành thanh toán tiền mua khung bằng vòi sen, vòi nƣớc,…. Cho bà Trần Thị Mỹ Nguyên với số tiền là 2.440.000 đồng.
Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 1.24). - Phiếu chi số 002A/06 (phụ lục 1.23). - HĐ GTGT Mobifone ( xem phụ lục 1.23).
Sổ sách hoạch toán
Kế toán căn cứ vào phiếu chi số 002A/06 tiến hành nhập liệu vào phần mềm vi tính để ghi vào sổ nhật kí chung (xem phụ lục 2.1), sổ cái TK 111 (xem phụ lục 3.1), TK 642(xem phụ lục 3.10), TK 133 (xem phụ lục 3.4 ).
Trong quý II công ty có phát sinh một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng của doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng. Sau đây là nghiệp vụ phát sinh đầu tiên của chi phí bằng tiền gửi ngân hàng như sau:
Ngày 01/04 kế toán phát lệnh ủy nhiệm chi về việc thanh toán tiền sứ trắng đợt một cho công ty TNHH Minh Long 1 tổng giá trị thanh toán là 41.236.800, phí thanh toán chuyển tiền 10.000 đồng, VAT 10%.
56 -Ủy nhiệm chi (phụ lục 1.13) -Giấy báo Nợ ( phụ lục 1.13)
- Phiếu hoạch toán giấy báo Nợ số 001A/04 (Phụ lục 1.14)
Sổ sách hoạch toán
Kế toán căn cứ vào phiếu hoạch toán báo Nợ số 001A/04 tiến hành nhập liệu vào phần mềm để ghi vào sổ nhật kí chung (xem phụ lục 2.1), sổ cái TK 112 (xem phụ lục 3.2), TK 642(xem phụ lục 3.10), TK 133 (xem phụ lục 3.4).
d) Nhận xét
- Công ty khai báo kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh.
- Hóa đơn, chứng từ có đầy đủ thông tin. Tuy nhiên chữ ký vẫn chƣa đầy đủ nhƣ ở phiếu thanh toán (phụ lục 1.24) thiếu chữ ký ngƣời duyệt.. Phiếu chi sử dụng đúng mẫu số 02-TT theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC. Ngoài ra còn lập phiếu hoạch toán giấy báo Có (Nợ) để tiến hành ghi sổ.
- Sổ nhật kí chung sử dụng đúng theo mẫu số S03a – DN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC.
- Sổ cái sử dụng đúng theo mẫu S03b- DNN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC có đầy đủ thông tin.