Chi phí bán hàng của công ty gồm những chi phí nhƣ: lƣơng NVBH, chi phí vật liệu, bao bì, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng,….
a) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 641 để hoạch toán chi phí bán hàng.
b) Chứng từ và sổ sách hoạch toán
- Chứng từ sử dụng
+ Phiếu chi; Giấy báo Nợ; Ủy nhiệm chi;… - Sổ sách sử dụng
+ Nhật kí chung
+ Sổ Chi tiết TK 111; 112
+ Sổ cái các TK 111; 112; 641;…
51
Sổ chi tiết
Kế toán thanh toán Giám đốc Thủ quỹ Kế toán trƣởng
Bắt đầu Giấy đề nghị thanh Bảng lƣơng Nhập liệu vào phần mềm Phiếu chi Phiếu chi Bảng lƣơng Giấy đề nghị thanh toán Sổ cái Giấy đề Bảng
lƣơng Phiếu chi Đã duyệt Giấy đề nghị thanh toán Bảng lƣơng Phiếu chi Phiếu chi Giấy đề nghị thanh toán Bảng lƣơng Phiếu chi Phiếu chi đãduyệt Phiếu chi đã duyệt
Kiểm tra, chi tiền và ghi sổ
Phiếu chi Sổ quỹ
Sổ chi tiết Sổ cái
Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo Báo cáo tài chính Kiểm tra, ký duyệt A A
Hình 4.2 : Lƣu đồ luân chuyển chứng từ chi bằng tiền mặt
Lập phiếu chi NgƣờI
52
Giải thích
(1) Kế toán thanh toán sau khi nhận đƣợc các chứng từ liên quan (hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán,…) sẽ đƣa cho kế toán trƣởng và giám đốc kiểm tra và nhất trí thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu thu và nhập liệu vào phần mềm kế toán. Sau khi lập phiếu chi, kế toán thanh toán đƣa cho giám đốc và kế toán trƣởng ký duyệt. Sau khi phiếu chi đã đƣợc ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển 1 liên phiếu chi cho thủ quỹ, liên còn lại và các hóa đơn chứng từ sẽ đƣợc kế toán thanh toán lƣu lại. Việc đƣa các chứng từ gốc cho kế toán trƣởng và giám đốc xem xét là một ƣu điểm của giai đoạn này, vì khi đƣợc kế toán trƣởng và giám đốc đồng ý mới lập phiếu chi điều này sẽ không xảy ra trƣờng hợp phiếu chi lập rồi mà kế toán trƣởng hoặc giám đốc không đồng ý chi. Tuy nhiên, khâu nhập liệu lại có thể coi là một hạn chế của giai đoạn, vì nó là khâu dễ gặp sai sót nhất , kế toán có thể nhập liệu sai (sai tên khách hàng, sai thông tin, sai số tiền,…), hoặc do các tài khoản chi tiết quá nhiều dẫn đến ghi nhầm tài khoản, do số lƣợng nghiệp vụ chi tiền trong ngày phát sinh khá nhiều dẫn đến việc nhầm lẫn giữa các chứng từ.
(2) Thủ quỹ sau khi nhận đƣợc phiếu chi đã đƣợc ký duyệt sẽ tiến hành chi tiền, ký vào phiếu chi và ghi vào sổ quỹ để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Có những chứng từ vì số tiền nhỏ nên thủ quỹ tiến hành chi trƣớc rồi mới đƣa cho giám đốc ký duyệt, việc này làm cho việc kiểm soát quỹ tiền mặt thiếu sự chặt chẽ, từ đó ảnh hƣởng đến tình hình tài chính của Công ty.
(3) Vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, kế toán trƣởng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo tài chính. Vì mỗi ngày nghiệp vụ chi tiền tại công ty phát sinh nhiều nên khi kiểm tra, đối chiếu sẽ rất khó khăn, chƣa kể việc nhập liệu vào phần mềm nếu có sai sót sẽ dẫn đến việc lập báo cáo tài chính bị sai, gây ra nhiều hậu quả.
c) Nghiệp vụ phát sinh
Trong quý II công ty có phát sinh một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng của doanh nghiệp bằng tiền mặt. Sau đây là nghiệp vụ phát sinh đầu tiên của chi phí bằng tiền mặt như sau:
Ngày 21/04 căn cứ vào giấy đề nghị thanh và HĐ của Lê Hoàng Cƣờng về việc thanh toán chi phí đăng kiểm đƣờng bộ xe tải số 67L 4021 và 67L 3378, tổng giá trị thanh toán là 7.096.818, thuế VAT là 58.182, đã thanh toán bằng tiền mặt.
53 - Giấy đi đƣờng (xem phụ lục 1.6).
- Phiếu chi số 085A/04 (xem phụ lục 1.7).
Sổ sách sử dụng
- Kế toán căn cứ vào phiếu chi số 085A/04 tiến hành nhập liệu vào phần mềm vi tính để ghi vào sổ nhật kí chung (xem phụ lục 2.1), sổ cái TK 111 (xem phụ lục 3.1), TK 641(xem phụ lục 3.9), TK 133 (xem phụ lục 3.4).
Ngày 11/04/2014 căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán kế toán tiến hành chi tiền hỗ trợ cho nhân viên bán hàng với tổng số tiền là 4.705.800 đồng, đã chi bằng tiền mặt.
Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị thanh toán (xem phụ lục 1.22). - Phiếu chi số 031A/04 (xem phụ lục 1.21).
Sổ sách sử dụng
- Kế toán căn cứ vào phiếu chi số 031A/04 tiến hành nhập liệu vào phần mềm vi tính để ghi vào sổ nhật kí chung (xem phụ lục 2.1), sổ cái TK 111 (xem phụ lục 3.1), TK 641(xem phụ lục 3.9), TK 133 (xem phụ lục 3.4).
Trong quý II công ty có phát sinh một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng của doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng. Sau đây là nghiệp vụ phát sinh đầu tiên của chi phí bằng tiền gửi ngân hàng như sau:
Ngày 03/04 căn cứ vào HĐ GTGT số 0003909 của công ty TNHH Gle Logistics Việt Nam và ủy nhiệm chi, kế toán thanh toán hộ cƣớc vận chuyển và phí chứng từ bốc dỡ thuốc gói Euro 9 XK với tổng trị giá là 14.409.661 đồng.
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT số 0003009 ( xem phụ lục 1.8).
- Phiếu hoạch toán báo Nợ số 003A/04( xem phụ lục 1.9). - Ủy nhiệm chi (xem phụ lục 1.9).
Sổ sách hoạch toán
Kế toán căn cứ vào phiếu hoạch toán báo Nợ 003A/04 tiến hành nhập liệu vào phần mềm vi tính để ghi vào sổ nhật kí chung (xem phụ lục 2.1), sổ cái TK 112 (xem phụ lục 3.2), TK 641(xem phụ lục 3.9), TK 133 (xem phụ lục 3.4).
54
d) Nhận xét
- Quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt khá chặt chẽ, tuy nhiên công ty cần lƣu ý kĩ quá trình nhập liệu vào phần mềm, bên cạnh đó trong một vài trƣờng hợp số tiền nhỏ nên kế toán thƣờng chi tiền rồi mới đƣa cho giám đốc ký, điều này sai nguyên tắc và thiếu tính chặt chẽ.
- Công ty khai báo kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. - Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán hoạch toán đầy đủ và kịp thời. - Hóa đơn, chứng từ có đầy đủ thông tin, chữ ký. Phiếu chi đúng mẫu số 02-TT theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC. Ngoài ra công ty còn lập phiếu hoạch toán giấy báo Có (Nợ) để tiến hành ghi sổ.
- Sổ NKC sử dụng đúng theo mẫu số S03a – DN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC có đầy đủ thông tin.
- Sổ cái sử dụng đúng theo mẫu S03b- DNN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC có đầy đủ thông tin.