- Chỉ tiêu nghiên cứu doanh thu và chi bồi thường bảohiểm PNT
4.1.1. Quy trình quản lý
Bảo Minh Bắc Ninh có mạng lưới đại lý và văn phòng trải đều trên toàn tỉnh, để thuận lợi và đảm bảo tính thống nhất, Bảo Minh Bắc Ninh đã xây dựng và áp dụng rộng rãi quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm. Với một quy trình xây dựng khoa học, lôgic đã giúp cho các nhân viên khai thác thực hiện công việc của mình thuận lợi. Họ nắm được vai trò và nhiệm vụ, những thủ tục phải làm trong từng bước nhỏ. Như vậy, nhân viên khai thác sẽ hạn chế được những thiếu sót trong khi chào phí, giới thiệu sản phẩm… Quy trình còn đem lại hiệu quả không nhỏ cho những công việc trong khâu giám định và bồi thường.
* Đối với Quản lý thu bảo hiểm phi nhân thọ
Khi khai thác bảo hiểm phải hiểu rõ và giải thích đầy đủ về quyền lợi, nghĩa vụ của người tham gia bảo hiểm, người được bảo hiểm theo đúng nội dung các quy tắc, điều khoản liên quan, đồng thời phải thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tuyên truyền lựa chọn các loại hình bảo hiểm
- Tuyên truyền rộng rãi đến các đối tượng tham gia bảo hiểm bằng các hình thức như: tờ rơi, thông tin đại chúng, tuyên truyền miệng... để khách hàng hiểu rõ về nội dung: Điều khoản, quy tắc bảo hiểm, quyền lợi và nghĩa vụ của người tham gia bảo hiểm; những thủ tục về bảo hiểm; địa chỉ liên hệ...
- Cần nghiên cứu kỹ các điều kiện đặc điểm của khách hàng để vận động và áp dụng loại hình và mức trách nhiệm bảo hiểm cho phù hợp.
- Khi có vướng mắc từ phía khách hàng ,đại lý có trách nhiệm giải thích đúng nội dung.
Bước 2: Kiểm tra đối tượng tham gia bảo hiểm
- Hướng dẫn kê khai, kiểm tra giấy yêu cầu và danh sách đối tượng tham gia bảo hiểm xem có đầy đủ, hợp lệ (như tên, năm sinh, địa chỉ, tình trạng sức
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 56 khoẻ, đăng ký xe. Đối chiếu với các quy tắc bảo hiểm, điều khoản và hướng dẫn chỉ đạo của công ty để thống nhất với khách hàng về loại hình bảo hiểm, mức trách nhiệm bảo hiểm...). Ngăn chặn kịp thời những hiện tượng lợi dụng và trục lợi bảo hiểm. Đối với nghiệp vụ bảo hiểm yêu cầu phải có giấy yêu cầu bảo hiểm thì bắt buộc đại lý phải lập giấy yêu cầu và có chữ ký của người yêu cầu bảo hiểm.
Bước 3: Thu phí bảo hiểm và cấp giấy chứng nhận bảo hiểm
- Căn cứ vào Giấy yêu cầu bảo hiểm, biểu phí của Công ty quy định cho từng nghiệp vụ đại lý khai thác thu tiền phí bảo hiểm của khách hàng. Khi cấp giấy chứng nhận phải ghi đầy đủ các mục, nội dung và số lượng trên giấy chứng nhận bảo hiểm, phần nào khách hàng không tham gia phải gạch chéo, thu đủ, đúng phí bảo hiểm, không được tẩy xoá trên giấy chứng nhận bảo hiểm. Trường hợp ghi sai cấp lại phải lưu lại giấy chứng nhận hỏng cùng cuống gốc. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hoá đơn liên hệ qua kế toán Công ty để cấp hóa đơn cho khách hàng.
Bước 4: Nộp phí bảo hiểm
- Trong vòng 3 ngày Đại lý lập bảng kê thu phí bảo hiểm và nộp tiền kèm theo giấy yêu cầu bảo hiểm, danh sách tham gia bảo hiểm cho kế toán Phòng bảo hiểm khu vực, kế toán Phòng bảo hiểm khu vực phải tổ chức vào sổ và thu - nộp về Công ty theo đúng thời gian qui định của quy chế quản lý tài chính của Công ty.
Bước 5: Mở sổ theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng bảo hiểm
- Đại lý vào sổ cá nhân về kết quả khai thác chi tiết theo từng nghiệp vụ, địa chỉ khách hàng theo mẫu của công ty. Theo dõi kết quả phát sinh, thường xuyên đối chiếu phí thực thu, danh sách đối tượng tham gia bảo hiểm, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác tránh nhầm lẫn vào bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 57
Sơđồ 4.1. Quy trình quản lý thu và chi bồi thường bảo hiểm phi nhân thọ
tại Bảo Minh Bắc Ninh Tiếp thị nhận đề nghị bảo hiểm Đánh giá rủi ro Xem xét Từ chối
Chào phí và theo dõi
Tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức Phát hành Hợp đồng bảo hiểm
Quản lý thu, chi
Thu phí, Sửa đổi, Bổ sung, chấm dứt, Huỷ HĐ, theo dõi tái tục Quản lý rủi ro, đề phòng hạn chế tổn thất Giám định, bồi thường Thu thập và xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 58
Bước 6: Quản lý ấn chỉ
Các phòng khu vực, tổng đại lý nhận ấn chỉ của Công ty và có trách nhiệm quản lý biên lai ấn chỉ khi giao cho đại lý. Ấn chỉ cấp cho đại lý phải có sổ theo dõi cấp phát và thanh quyết toán ấn chỉ (theo mẫu của Công ty).
- Khi cấp ấn chỉ cho từng đại lý chỉ được phép cấp mỗi loại hình bảo hiểm 01 cuốn và cấp ấn chỉ mới khi đã thanh quyết toán xong ấn chỉ cũ.
- Khi sử dụng ấn chỉ, đại lý chỉ được phép cấp lần lượt theo thứ tự sêri tăng dần, theo thứ tự thời gian, tuyệt đối không được ghi cách quãng số sêri.
Bước 7: Khai báo phát sinh
Các đại lý, cộng tác viên khi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng xong cũng đồng thời phải khai báo phát sinh về phòng hoặc tổng đại lý hoặc trực tiếp về Công ty bằng Fax, Email, Hoặc gửi tin nhắn SMS. Quy trình khai báo phát sinh cụ thể như sau:
- Đối với loại hình bảo hiểm con người: Đại lý vào cuối mỗi ngày phải có trách nhiệm thu thập thông tin của các giấy chứng nhận bảo hiểm mà đại lý hoặc cộng tác viên đã bán. Số lượng thông tin cần thu thập: Số giấy chứng nhận bảo hiểm, họ và tên của người được bảo hiểm, ngày cấp, và ngày hiệu lực. Sau khi thu thập thông tin xong lên bảng kê khai báo phát sinh, sau khi lên bảng kê xong điện thoại về văn phòng nơi đại lý đang sinh hoạt để khai báo thông tin (Giấy chứng nhận Bảo hiểm chỉ có hiệu lực khi đã nộp tiền về văn phòng nơi thu phí).
- Đối với bảo hiểm xe máy, ô tô: Vì xe cơ giới là nguồn nguy hiểm cao độ lên khi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng xong thì công việc đồng thời là phải khai báo phát sinh ngay sau khi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm thông tin cấn khai báo là: Số seri ấn chỉ đã viết và Biển kiểm soát, nếu xe chưa đăng ký thì số máy, số khung. Hình thức khai báo đối với bảo hiểm xe máy nhắn tin về số máy di động 0963.688.245, hoặc Fax về số máy
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 59 0241.3810.064 đầy đủ các nội dung như bảng kê nộp phí bảo hiểm. Đối với bảo hiểm ô tô thì đại lý lập giấy yêu cầu và Fax về số 0241. 3810.064. Không được bán bảo hiểm ngoài giờ hành chính, hoặc những ngày lễ, ngày nghỉ.Chỉ được bán ngoài giờ nếu được sự đồng ý của cán bộ quản lý cấp trên, nếu bán ngoài giờ thì nhắn tin tới số 0124 795 7096 với nội dung BKS khoảng trống và số tiền, sau đó lập giấy yêu cầu fax lên công ty ngay sau khi công ty làm việc( Trên giấy yêu cầu mục đại lý cần cho biết thêm số điện thoại đã gửi báo phát sinh).
- Đối với phòng hoặc tổng đại lý: Sau khi nhận thông tin từ các đại lý xong cũng đồng thời phải gửi phát sinh về Công ty bằng đường Fax hoặc Email.
Nếu tổng đại lý, đại lý, cộng tác viên không khai báo phát sinh mà có tổn thất xảy ra thì tổng đại lý, đại lý, cộng tác viên và các cá nhân liên quan chịu trách nhiệm bồi thường.
* Đối với Quản lý chi bảo hiểm phi nhân thọ
Bước 1: Yêu cầu
- Nắm vững điều khoản, kịp thời xác minh làm rõ thời gian, địa điểm, diễn biến nguyên nhân xẩy ra tai nạn, tổn thất, mức độ thiệt hại, phạm vi trách nhiệm bảo hiểm làm cơ sở cho việc chi trả tiền bảo hiểm.
-Phát hiện và ngăn chặn được những hiện tượng trục lợi về bảo hiểm, chống thất thoát tài sản của Nhà nước góp phần đảm bảo hiệu quả kinh doanh, làm lành mạnh các quan hệ xã hội và đúng với tính nhân đạo của công tác bảo hiểm.
Bước 2: Quy trình công việc cụ thể
- Nhận được thông tin về sự cố xẩy ra, đại lý đến ngay hiện trường thu thập thông tin, phối hợp cùng với các cơ quan chức năng thực hiện các công việc, biện pháp khắc phục hạn chế tổn thất. Đồng thời tiến hành lập biên bản
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 60 giám định hoặc xác minh sự việc. Trường hợp sự việc nghiêm trọng thì báo ngay về phòng Công ty để hướng dẫn giải quyết.
- Nhận hồ sơ yêu cầu trả tiền bảo hiểm.
+ Kiểm tra về thủ tục xem hồ sơ có đầy đủ chưa?
+ Đại lý phải nắm được các thủ tục giấy tờ cần thiết của một hồ sơ yêu cầu trả tiền bảo hiểm.
+ Khi đầy đủ thủ tục thì ghi ngày nhận hồ sơ vào góc phải trên cùng của đơn yêu cầu trả tiền bảo hiểm.Trường hợp còn thiếu thì hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh tiếp.
+ Vào sổ thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường (theo mẫu của công ty).
Bước 3: Kiểm tra tại chỗ
Kiểm tra về việc tham gia và thời hạn hiệu lực hợp đồng bảo hiểm: Kiểm tra danh sách tham gia bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm, ngày giờ nộp phí về Phòng và hợp đồng bảo hiểm đã có hiệu lực hay chưa; Kiểm tra về phạm vi bảo hiểm (xác minh những điểm loại trừ nêu trong từng nghiệp vụ bảo hiểm).
Bước 4: Kiểm tra xác minh thực tế
Sau khi kiểm tra xác định hồ sơ thuộc phạm vi bảo hiểm, cần nghiên cứu kỹ xem hồ sơ có những điểm gì chưa rõ, có dấu hiệu gì nghi vấn cần phải xác minh để tiến hành kiểm tra xác minh. Những trường hợp sau đây đại lý buộc phải đi xác minh: chết người, hồ sơ có mức thiệt hại ước từ 1.000.000đ trở lên; Trước khi xác minh cần đánh giá, nhận định những tình tiết nội dung sự việc cần xác minh. Lập kế hoạch xác minh, chọn đối tượng thâm nhập, biện pháp kỹ thuật áp dụng và các tình huống có thể xẩy ra phải xử lý; Lập báo cáo kiểm tra xác minh : Báo cáo xác minh phải có xác nhận của ít nhất 01 người có liên quan biết hoặc cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo kiểm tra xác minh (Hoặc lập biên bản xác minh sự việc) đồng thời nêu rõ chính kiến về việc giải quyết có thuộc phạm vi bảo hiểm hay không?
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 61 Lưu ý trong công tác bồi thường, đại lý phi nhân thọ phải nêu cao tinh thần trách nhiệm với công việc được giao, giữ uy tín của Công ty, không được hứa hẹn với khách hàng. Khi được uỷ quyền trả tiền bồi thường phải tuyệt đối trung thực.
Bước 5: Trường hợp đại lý được Công ty giao tiền bồi thường trả trực tiếp cho khách hàng, ngoài việc thực hiện các quy định về tài chính, đại lý phải thực hiện các quy định sau
- Đối với đại lý được Công ty giao tiền bồi thường phải trả trực tiếp cho nạn nhân hoặc người thừa kế hợp pháp (trường hợp nạn nhân chết) hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản có xác nhận của chính quyền hoặc cơ quan đơn vị người uỷ quyền.
- Đối với Công ty chỉ hạch toán chi bồi thường và quyết toán khi đã có biên nhận tiền của người được hưởng quyền lợi bảo hiểm. Công ty sẽ gửi thông báo trả tiền và ghi rõ tổng số tiền bồi thường qua đường bưu điện đến gia đình nạn nhân.