Doanh nghiệp bảo hiểm tuỳ theo mục tiêu và môi trường kinh doanh xây dựng một cơ cấu tổ chức riêng đảm bảo dễ dàng đạt được nhiều mục tiêu nhất.
Hoạt động chính của các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ là thực hiện kinh doanh bảo hiểm gốc, tái bảo hiểm và hoạt động đầu tư tài chính.
Khi tiến hành kinh doanh bảo hiểm gốc các sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ, doanh nghiệp bảo hiểm đều phải tiến hành triển khai và quản lý ba khâu có mối liên hệ mật thiết với nhau đó là khâu khai thác, giám định và bồi thường.
* Khâu khai thác: Đây là khâu đầu tiên quan trọng hình thành doanh thu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm. Hoạt động khai thác bảo hiểm là việc đưa sản phẩm bảo hiểm đến tay người tiêu dùng, để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp bảo hiểm luôn cố gắng tìm tòi, phát hiện và khai thác các nhu cầu cũng như hướng dẫn nhu cầu của khách hàng trong việc sử dụng các sản phẩm của họ thông qua sản phẩm mới hoặc cải tiến mẫu mã và tăng thêm các công dụng của từng loại sản phẩm.
Tuy nhiên, đơn yêu cầu bảo hiểm đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho doanh nghiệp bảo hiểm để doanh nghiệp bảo hiểm quyết định những nội dung liên quan đến tính chất rủi ro, điều khoản hợp đồng nên hoạt động khai thác bảo hiểm không giống như các hoạt động bán hàng thông thường mà phải được thực hiện theo một quy trình cụ thể trong đó đảm bảo các bước cơ bản sau:
Đánh giá rủi ro liên quan đến đối tượng bảo hiểm. Các khai thác viên bảo hiểm có nhiệm vụ đánh giá rủi ro có liên quan tới các hiểm hoạ khác nhau
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 18 cho đối tượng bảo hiểm. Các nguy cơ phải quan tâm đó là nguy cơ vật chất và nguy cơ tinh thần. Tuỳ theo từng đối tượng bảo hiểm mà khai thác viên bảo hiểm sẽ đánh giá các nguy cơ cụ thể trước khi tính phí, quyết định nhận bảo hiểm hay không.
Mức độ phức tạp của việc đánh giá rủi ro liên quan đến đối tượng bảo hiểm trong khâu khai thác tuỳ thuộc vào từng loại hình bảo hiểm cũng như giá trị bảo hiểm.
Những trường hợp đơn/hợp đồng bảo hiểm có giá trị nhỏ, khai thác viên bảo hiểm có thể thực hiện việc đánh giá rủi ro dựa trên hồ sơ yêu cầu bảo hiểm của khách hàng cũng như trao đổi qua lại với khách hàng.
Những đơn bảo hiểm có giá trị lớn và phức tạp khi đánh giá rủi ro thường có sự tham gia của môi giới bảo hiểm. Khi đó công ty môi giới bảo hiểm sẽ đại diện cho người tham gia bảo hiểm chuẩn bị hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, kiểm tra tại chỗ cũng như chuẩn bị các nội dung có liên quan đến việc đánh giá rủi ro của đối tượng bảo hiểm. Tài liệu này sẽ được công ty môi giới chuyển cho khai thác viên bảo hiểm để tiến hành thương thuyết các điều khoản, điều kiện, phạm vi bảo hiểm và phí bảo hiểm.
Các doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành hoạt động khai thác thông qua các kênh như: Đại lý bảo hiểm phi nhân thọ chuyên nghiệp, qua các ngân hàng thương mại, bản thân các cán bộ, viên chức của doanh nghiệp bảo hiểm và môi giới bảo hiểm. Tuỳ theo kênh phân phối, doanh nghiệp bảo hiểm có quy định riêng áp dụng trong hoạt động khai thác bảo hiểm.
* Khâu giám định tổn thất. Khi có rủi ro xảy ra, người được bảo hiểm phải có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm trong thời gian nhanh nhất, thông thường các doanh nghiệp bảo hiểm quy định cụ thể giới hạn thời gian thông báo và yêu cầu bồi thường đối với từng loại hình bảo hiểm cụ thể.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 19 Đa số các yêu cầu trả tiền bảo hiểm do phòng giám định của doanh nghiệp bảo hiểm tiếp nhận, giám định và hoàn thiện hồ sơ yêu cầu trả tiền bảo hiểm của khách hàng.
Trách nhiệm của người được bảo hiểm là phải chứng minh mình đã chịu tổn thất do rủi ro được bảo hiểm theo đơn bảo hiểm gây ra. Người được bảo hiểm ngoài việc thông báo tài sản bị tổn thất còn phải cung cấp cho doanh nghiệp bảo hiểm tài liệu chứng minh giá trị của tài sản đó như hoá đơn mua hàng, biên lai, hoá đơn sửa chữa...
Khi tiếp nhận thông tin có tổn thất xảy ra đối với đối tượng bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành kiểm tra các nội dung liên quan đến đối tượng được bảo hiểm bao gồm (Nguyễn Văn Định, 2009):
Hợp đồng bảo hiểm có còn hiệu lực khi tổn thất xảy ra
Người yêu cầu trả tiền bảo hiểm có đúng là người được bảo hiểm Rủi ro thuộc phạm vi bảo hiểm của hợp đồng bảo hiểm
Người được bảo hiểm đã thực hiện đúng những công việc cần thiết để hạn chế tổn thất
Không thể áp dụng các loại trừ
Giá trị tổn thất đưa ra là hợp lý. Doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành giám định thiệt hại (nếu là bảo hiểm phương tiện, tài sản), thu thập chứng từ y tế liên quan (nếu là bảo hiểm con người)...
Đây là công việc đòi hỏi cán bộ làm công tác giám định phải thực hiện tỷ mỉ, nhanh chóng, chính xác để tạo niềm tin cho khách hàng cũng như ngăn chặn trục lợi bảo hiểm.
Tuỳ theo loại hình bảo hiểm các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ quy định quy trình giám định cụ thể đối với giám định viên.
Sau khi hoàn thiện hồ sơ yêu cầu trả tiền bảo hiểm giám định viên chuyển hồ sơ cho phòng bồi thường tính số tiền bồi thường, thanh toán cho
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 20 khách hàng.
* Khâu bồi thường. Đây là khâu quan trọng nhất, thể hiện những cam kết của doanh nghiệp bảo hiểm với khách hàng cũng như khẳng định và xây dựng uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp bảo hiểm.
Bộ phận bồi thường căn cứ vào hồ sơ yêu cầu trả tiền bảo hiểm, biên bản giám định tổn thất và các chứng từ chứng minh thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do phòng giám định cung cấp tiến hành tính số tiền phải trả cho khách hàng.
Chi phí bồi thường phụ thuộc vào mức độ tổn thất hay thiệt hại và tính chất của loại bảo hiểm theo hợp đồng. Thông thường các loại hình bảo hiểm con người sẽ được thực hiện thanh toán theo phương pháp khoán, bảo hiểm phương tiện tài sản, bảo hiểm trách nhiệm thực hiện theo phương pháp bồi hoàn.
2.1.5. Nội dung quản lý thu và chi bồi thường bảo hiểm gốc của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ