34
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISSA SME áp dụng theo hình thúc kế toán Nhật Ký Chung để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và trình tự thời gian. Số liệu ghi trên nhật ký chung đƣợc dùng làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký Chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung , sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ cái
Sổ Nhật Ký Chung: Là sổ kế toán căn bản dùng đề ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cú ghi vào sổ Cái.
Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng đề tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản, tổng hợp số liệu của sổ cái cuối tháng để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi váo bảng Cân Đối Kế Toán và các biểu bảng khác.
Sổ Nhật Ký Đặc Biệt: Gồm sổ nhật ký mua hàng, bán hàng, thu-chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,..., đƣợc dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó hàng ngày tập hợp số liệu của Sổ nhật ký sổ cái ghi một lần vào Sổ Cái. Toàn bộ quá trình ghi sổ ở trên đƣợc khái quát qua sơ đồ sau:
35
Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra
Hình 3.4: Sơ đồ quy trình làm việc trên phần mềm kế toán Missa
* Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
• Trong công đoạn này kế toán phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
• Các chứng từ sau khi đƣợc nhập vào phần mềm sẽ đƣợc lƣu trữ vào trong máy tính dƣới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
* Công đoạn 2: Xử lý
• Công đoạn này thực hiện việc lƣu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
• Trong công đoạn này sau khi kế toán quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đƣa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lƣu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
* Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống
Chứng từ: -Phiếu thu, chi
-Phiếu nhập, xuất kho -Hóa đơn mua, bán hàng ... Cơ sở dữ liệu Nhật ký chung Sổ cái Cân đối thử
-Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị
36
kê,phân tích,... Từ đó, kế toán có thể xem, lƣu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,…để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
• Tùy theo nhu cầu thực tế cũng nhƣ khả năng của từng phần mềm kế toán, kế toán có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu quản trị của đơn vị.
3.4. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM 2010-2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013