4.1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
a. Phương pháp tính giá vốn hàng bán tại Công ty
Hiện tại công ty đang áp dụng phƣơng pháp tính giá bình quân tức thời để tính giá vốn hàng bán. Tính giá vốn tức thời có nghĩa là tính tại thời điểm
47
xuất. Phƣơng pháp bình quân tại thời điểm xuất: ngay tại thời điểm xuất, tính toán xem số lƣợng và giá trị của hàng tồn kho trƣớc khi xuất, sau đó xác định đơn giá bình quân tại thời điểm xuất bằng cách lấy tổng giá trị hàng tồn kho trƣớc khi xuất chia cho tổng số lƣợng. Giá vốn hàng xuất bằng số lƣợng hàng xuất nhân cho đơn giá bình quân tại thời điểm xuất.
b. Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn mua hàng
Bảng kê chi tiết nhập, xuất, tồn.
- Tài khoản sử dụng: TK 632 “ Chi phí giá vốn hàng bán”
c. Trình tự hạch toán
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng hóa thủ kho phản ánh số lƣợng hàng nhập, xuất vào thẻ kho theo từng mặt hàng, sau khi hàng hóa đã nhập xuất đúng số lƣợng thì chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán. Kế toán sau khi nhận chứng từ thì sẽ nhập số lƣợng và trị giá hàng hóa vào máy tính.
Hằng tháng, căn cứ vào số lƣợng trên thẻ kho và số liệu kế toán, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm kho để đối chiếu số lƣợng hàng hóa. Nếu phát hiện có chênh lệch thì kịp thời tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
* Một số ví dụ minh họa trong 6 tháng đầu năm 2013
1. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng số 2210 ngày 15/01/2013, Công ty đã mua hàng hóa của Công ty TNHH AIKIBI và đã nhập kho. Gồm:
- Dàn lạnh gắn trần TT 09C-SW, số lƣợng là 4 cái, đơn giá là 1.651.770 đồng/cái, VAT 10%.
- Dàn nóng gắn trần TT 09C-SW, số lƣợng là 4 cái, đơn giá là 2.477.655 đồng/cái, VAT 10%.
Công ty đã chi trả bằng tiền mặt cho Công ty TNHH AIKIBI với phiếu chi 00140 ( Xem phụ lục chứng từ phiếu chi 05a); Kèm theo phiếu nhập kho số 00053 (Xem phụ lục chứng từ nhập kho 04). Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 156 16.517.700 (6.607.080+9.910.620) Nợ TK 133 1.651.770
48
2. Ngày 12/02/2013, công ty xuất bán cho khách hàng Võ Văn Tiệp , địa chỉ TP.Cần Thơ, chƣa thu tiền, với số hóa đơn thuế GTGT 1029 ký hiệu AB/11T nhƣ sau:
- Bốn dàn lạnh máy điều hòa không khí Aikibi TT 09C-SW, giá vốn 1.651.770 đồng/cái, đơn giá bán 1.680.000 đồng/cái, VAT 10%.
- Bốn dàn nóng máy điều hòa không khí Aikibi TT 09C-SW, đơn giá vốn 2.477.655 đồng/cái, đơn giá bán 2.490.000 đồng/cái, VAT 10%.
- Một máy nƣớc nóng, giá vốn 3.252.515 đồng/cái, đơn giá bán 3.320.000 VAT 10%
- Ống đồng 6/10, số lƣợng 10kg, đơn giá vốn là 113.175 đồng/kg, đơn giá bán là 189.893 đồng/kg, VAT 10%.
Kèm theo phiếu xuất kho số 00082 (Xem phụ lục chứng từ phiếu xuất kho 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632 (Xem phụ lục sổ sách 01, 02). Kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán nhƣ sau:
Nợ TK 632 21.898.933 Có TK 1561 20.000.000 Có TK 152 1.898.933
3. Ngày 25/02/2013, căn cứ vào hóa đơn thuế GTGT 1134 ký hiệu AB/11T, công ty xuất bán cho Ông Đào Văn Út, địa chỉ TP.CT, chƣa thu tiền. Gồm:
- Hai dàn lạnh gắn trần HCT 28C–A01, số lượng là 2 cái, đơn giá vốn là 6.678.473đồng/ cái, đơn giá bán là 8.014.168 đồng/ cái, VAT là 10%.
- Hai dàn nóng gắn trần HCT 28C–A01, số lượng là 2 cái, đơn giá vốn là 10.279.353 đồng/cái, đơn giá bán là 12.335.224 đồng/ cái, VAT là 10%.
Kèm theo phiếu xuất kho số 00095 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu xuất kho 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632 (Xem phụ lục sổ sách 01, 02). Kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán nhƣ sau:
Nợ TK 632 37.307.217
Có TK 1561 33.915.652 (13.356.946+20.558.706) Có TK 152 3.391.565
4. Ngày 28/03/2013, Công ty bán cho khách hàng Trần Lập Anh một bộ sen vòi nóng lạnh trị giá 2.850.000 đồng, đơn giá vốn là 2.265.320 đồng. Căn
49
cứ theo hóa đơn thuế giá trị gia tăng số 1141 ký hiệu AB/11T, khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Kèm theo phiếu xuất kho số 00139 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu xuất kho 02); Phiếu thu số 00043 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu thu 03a); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632 (Xem phụ lục sổ sách 01, 02). Kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán nhƣ sau:
Nợ TK 632 2.265.320 Có TK 156 2.265.320
5. Ngày 28/04/2013, Công ty xuất bán cho Ông Nguyễn Quốc Cƣờng, địa chỉ TP. Cần Thơ một máy nƣớc nóng Sakawa trị giá bán 4.320.000 đồng/ máy, đơn giá vốn 3.752.515 đồng/ máy.
Kèm theo phiếu xuất kho 00210, ký hiệu AB/11T (Tƣơng tự phụ lục phiếu xuất kho 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632 (Xem phụ lục sổ sách 01, 02). Kế toán ghi nhận nhƣ sau:
Nợ TK 632 3.752.515 Có TK 156 3.752.515
6. Ngày 06/05/2013, Công ty xuất bán cho Chị Nguyễn Thị Dung, địa chỉ Phong Điền, TP. Cần Thơ một máy nƣớc nóng Sakawa trị giá bán 4.320.000 đồng/ máy, đơn giá vốn 3.752.515 đồng/ máy.
Kèm theo phiếu xuất kho số 00231 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu xuất kho 01); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632 (Xem phụ lục sổ sách 01, 02). Kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 3.752.515 Có TK 156 3.752.515
7. Ngày 18/6/2013, Công ty xuất hàng hóa vật tƣ để lắp đặt công trình cho khách hàng Võ Thị Nhƣ Vân, địa chỉ 64, đƣờng A, KDC Hƣng Phú I, Hƣng Phú, Cái Răng, TP.CT, với số hóa đơn thuế GTGT 1172, ký hiệu AB/11T. Tất cả các mặt hàng trên đều chịu thuế suất GTGT 10%. Gồm:
- Bốn dàn lạnh gắn trần HCT 28C-A01, đơn giá vốn là 6.878.473 đồng, đơn giá bán là 10.375.000 đồng.
- Bốn dàn nóng gắn trần HCT 28C-A01, đơn giá vốn là 10.375.000 đồng/cái, đơn giá bán là 15.806.818 đồng/cái.
Kèm theo phiếu xuất kho số 00318 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu xuất kho 01); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632 (Xem phụ lục sổ sách 01, 02).
50 Kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 69.013.89 (27.513.892+41.500.000) Có TK 156 69.013.89
...
Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp các khoản chi phí giá vốn hàng bán là 4.429.751.552 đồng để kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
4.1.2.2 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Theo hệ thống tài khoản kế toán đƣợc ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC thì công ty không sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng” để hạch toán chi phí bán hàng mà toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh sẽ đƣợc hạch toán vào TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”. Theo đó, TK 642 có 2 tài khoản cấp 2:
TK 6421 “ Chi phí bán hàng”
TK 6422 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
a. Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm: chi phí công tác, chi tiếp khách, chi hoa hồng, chi công trình, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, chi phí quảng cáo.
b. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty bao gồm: chi lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, chi văn phòng phẩm, chi sữa chửa khấu hao TSCĐ, chi dụng cụ trang thiết bị văn phòng, thuế phí lệ phí, thuê nhà, chi phí điện thoại, internet, chi phí xăng xe tải-du lịch, chi phí bằng tiền khác, chi phí điện nƣớc.
c. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, bảng lƣơng nhân viên...
Chứng từ đƣợc lập thành 2 liên, sau khi đƣợc kế toán trƣởng và giám đốc duyệt chi, thủ quỹ căn cứ vào chứng từ để thực hiện nghiệp vụ chi tiền. Ngƣời nhận tiền và thủ quỹ ký tên vào chứng từ, căn cứ vào chứng từ thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển sang bộ phận kế toán ghi sổ kế toán và lƣu trữ 1 liên ở bộ phận kế toán.
- Tài khoản sử dụng:
TK 6421- Chi phí bán hàng
51
* Một số ví dụ minh họa trong 6 tháng đầu năm 2013
1. Ngày 25/01/2013, Công ty chi 72.638 đóng cƣớc điện thoại theo HĐ GTGT 126105 của Trung tâm Viễn Thông Cái Răng, Viễn Thông Cần Thơ. Địa chỉ 01 Đinh Tiên Hoàng - Lê Bình - Cái Răng – TPCT. Với phiếu chi số 00072 (Xem phụ lục chứng từ phiếu chi 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 642 (Xem phụ lục sổ sách 01, 05). Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 6422 66.035 Nợ TK 133 6.603
Có TK 111 72.638
2. Ngày 03/02/2013, công ty đã chi bằng tiền mặt các khoản chi sau: - Chi trả cƣớc phí vận chuyển theo hóa đơn GTGT 4310 cho Công ty TNHH MTV SIÊU TỐC trị giá 6.305.000 đồng, thuế GTGT là 10%.
- Chi đóng tiền điện theo hóa đơn GTGT 7496 cho công ty Điện Lực TP.CT, số tiền là 2.352.364 đồng, thuế GTGT là 10%.
Kèm theo phiếu chi số 00091và 00092 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu chi 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6421, 6422 (Xem phụ lục sổ sách 01, 04, 05). Kế toán định khoản:
Nơ TK 6421 6.305.000 Nợ TK 6422 2.252.364 Nợ TK 133 830.500 Có TK 1111 9.135.500
3. Ngày 17/03/2013, Công ty chi mua văn phòng phẩm theo hóa đơn GTGT 360 của cửa hàng Tuấn Vũ với số tiền 2.200.000 đồng. Với phiếu chi số 00179 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu chi 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6422 (Xem phụ lục sổ sách 01, 05). Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 6422 2.000.000 Nợ TK 133 200.000 Có TK 111 2.200.000
4. Ngày 12/04/2013, Công ty Chi tiền dầu DO theo HĐ GTGT số 5120 của Cty CP Nhiên Liệu Tây Đô - Trạm xăng Dầu Đồng Tháp 27 với số tiền là 1.077.500 đồng. Với phiếu chi số 00186 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu chi 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6422 (Xem phụ lục sổ sách 01, 05). Kế toán định khoản nhƣ sau:
52 Nợ TK 6422 979.545 Nợ TK 133 97.955 Có TK 111 1.077.500
5. Ngày 10/5/2013, Công ty chi tiếp khách theo HĐ GTGT số 1695- Công ty TNHH Tiến Thơ với số tiền là 1.543.300 đồng. Với phiếu chi số 00240 (Tƣơng tự phụ lục chứng từ phiếu chi 02); Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632 (Xem phụ lục sổ sách 01, 05). Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 6422 1.403.000 Nợ TK 133 140.300 Có TK 1111 1.543.300
6. Ngày 30/6/2013, Tiền lƣơng phải trả cho cán bộ, công nhân viên là 57.173.105 đồng. Tính trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định. Công ty chi trả lƣơng bằng tiền mặt.
Kèm theo phiếu chi số 00310 (Xem phụ lục chứng từ phiếu chi 03); Bảng thanh toán tiền lƣơng NVK/00047 (Xem phụ lục chứng từ nghiệp vụ khác). Kế toán định khoản nhƣ sau:
a. Tiền lƣơng phải trả
Nợ TK 6422 58.241.000 Có TK 334 58.241.000 b. Khấu trừ vào lƣơng
Nợ TK 334 11.214.000 x 9,5% = 1.065.330 Có TK 3383 11.214.000 x 7% = 784.980 Có TK 3384 11.214.000 x 1,5% = 168.210 Có TK 3389 11.214.000 x 1% = 112.140 c. Tính trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Nợ TK 6422 11.214.000 x 23% = 2.579.220 Có TK 3382 11.214.000 x 2% = 224.280 Có TK 3383 11.214.000 x 17% = 1.906.380 Có TK 3384 11.214.000x 3% = 336.420 Có TK 3389 11.214.000 x 1% = 112.140
53 d. Trả lƣơng cho ngƣời lao động
Nợ TK 334 57.173.105 Có TK 111 57.173.105
Đến cuối kỳ, Kế toán tổng hợp các khoản chi phí quản lý kinh doanh là 903.569.073 đồng (Gồm chi phí bán hàng là 182.647.820 đồng, chi phí quản lý doanh nghiệp là 720.921.353 đồng) trong 6 tháng đầu năm 2013 kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh doanh TK 911.
4.1.2.4 Kế toán chi phí hoạt động tài chính
Chi phí hoạt động tài chính tại Công ty gồm chi phí lãi vay phải trả, chi phí liên quan phát sinh trong kỳ.
*Tài khoản và chứng từ sử dụng
- Tài khoản sử dụng: TK 635 “ Chi phí hoạt động tài chính” - Chứng từ sử dụng: giấy báo nợ...
* Ví dụ minh họa trong 6 tháng đầu năm 2013
1. Ngày 02/06/2013, Công ty chuyển tiền trả Phí dịch vụ SMS - Ngân hàng TMCP Ngoại thƣơng Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ, số tiền là 55.000 đồng. Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 635 (Xem phụ lục sổ sách 01, 03)
Nợ TK 635 55.000
Có TK 112 55.000
2. Ngày 28/6/2013, Công ty chuyển tiền trả cƣớc phí dịch vụ SMS qua NH TMCP chi nhánh Cần Thơ số tiền là 27.500 đồng. Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 635 (Xem phụ lục sổ sách 01, 03)
Nợ TK 635 27.500
Có TK 112 27.500
Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp và kết chuyển chi phí hoạt động tài chính là 2.971.347 đồng vào tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
4.1.2.5. Kế toán chi phí khác
Chi phí khác tại Công ty nhƣ chi phí về thanh lý nhƣợng bán TSCĐ, giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh lý, nhƣợng bán, tiền phạt do vi phạm hợp đồng.
* Tài khoản sử dụng: TK 811 – Chi phí khác * Chứng từ sử dụng: Phiếu chi....
54
* Trong 6 tháng đầu năm 2013, công ty chƣa phát sinh các khoản nhƣ xử lý công nợ tồn động, xử lý kiểm kê, chi nộp phạt,..., nên chƣa phát sinh tài khoản chi phí khác.