2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Đề tài sử dụng số liệu thứ cấp trong bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chứng từ kế toán tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Việt Nhật.
2.2.2. Phƣơng pháp phân tích số liệu
- Mục tiêu 1: Công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh của công ty đƣợc thực hiện bằng cách sử dụng phƣơng pháp kế toán theo hình thức nhật ký chung. Qua đó đánh giá thực trạng công tác kế toán tại đơn vị.
- Mục tiêu 2: Sử dụng phƣơng pháp phân tích là phƣơng pháp so sánh (tƣơng đối và tuyệt đối) để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Sử dụng phƣơng pháp số chênh lệch trong kinh doanh để phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty, đồng thời phân tích các chỉ số tài chính để thấy đƣợc hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Mục tiêu 3: Từ phân tích suy luận đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh và nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
2.2.2.1 Phương pháp so sánh
a. Khái niệm
Là phƣơng pháp xem xét một chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một chỉ tiêu cơ sở ( chỉ tiêu gốc). Đây là phƣơng pháp đơn giản và đƣợc sử dụng phổ biến trong phân tích hoạt động kinh doanh. (Phạm Văn Dƣợc, 2008, trang 17)
26
b. Lựa chọn gốc so sánh
Tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu của một kỳ đƣợc chọn làm căn cứ để so sánh đƣợc gọi là gốc so sánh. Tùy theo mục đích nghiên cứu mà lựa chọn gốc so sánh thích hợp. Các gốc so sánh có thể là:
Tài liệu năm trƣớc, kỳ trƣớc nhằm đánh giá xu hƣớng biến động của các chỉ tiêu.
Dựa vào mục tiêu đã dự kiến nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự toán, định mức.
Các chỉ tiêu trung bình của ngành, khu vực kinh doanh nhằm khẳng định vị trí của doanh nghiệp. (Phạm Văn Dƣợc, 2008, trang 17)
c. Điều kiện so sánh
Để phép so sánh có ý nghĩa thì điều kiện tiên quyết là các chỉ tiêu đƣợc sử dụng phải đồng nhất. Điều kiện có thể so sánh đƣợc giữa các chỉ tiêu kinh doanh cần quan tâm là về không gian và thời gian.
Về thời gian: là các chỉ tiêu đƣợc tính trong cùng một khoảng thời gian hạch toán, phải thống nhất trên 3 mặt sau:
• Phải cùng phản ảnh một nội dung kinh tế phản ảnh chỉ tiêu. • Phải cùng một phƣơng pháp tính toán chỉ tiêu.
• Phải cùng một đơn vị tính.
Về không gian: Các chỉ tiêu cần phải quy đổi về cùng quy mô và điều kiện kinh doanh tƣơng tự nhƣ nhau. (Phạm Văn Dƣợc, 2008, trang 18)
d. Kỹ thuật so sánh
So sánh bằng số tuyệt đối: là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện khối lƣợng quy mô của các hiện tƣợng kinh tế.
So sánh bằng số tƣơng đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, mức phổ biến của các hiện tƣợng kinh tế.
So sánh theo chiều dọc: là quá trình so sánh nhằm xác định tỷ lệ quan hệ tƣơng quan các chỉ tiêu từng kỳ so với tổng số của báo cáo kế toán.
So sánh theo chiều ngang: là quá trình so sánh nhằm xác định tỷ lệ và chiều hƣớng biến động giữa các kỳ trên báo cáo kế toán. (Phạm Văn Dƣợc, 2008, trang 19)
27
2.2.2.2 Phương pháp liên hệ cân đối
- Phƣơng pháp này đƣợc vận dụng để xác định mối quan hệ giữa các chỉ tiêu nhân tố với chỉ tiêu phân tích đƣợc biểu hiện dƣới dạng tổng số hoặc hiệu số. Để xác định mức độ ảnh hƣởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích cần xác định mức chênh lệch của từng nhân tố giữa hai kỳ (thực tế so với kế hoạch).
- Giả sử chỉ tiêu cần phân tích là A chịu ảnh hƣởng của các nhân tố a, b, c và có mối quan hệ nhƣ sau:
Q = a + b - c Với Q0 = a0 + b0 – c0 : kỳ kế hoạch Q1 = a1 + b1 – c1 : kỳ thực tế + Đối tƣợng phân tích: ∆Q = Q1 - Q0 + Các nhân tố ảnh hƣởng: . Ảnh hƣởng của nhân tố a: ∆A = (a1 – a0) . Ảnh hƣởng của nhân tố B: ∆B = (b1 – b0) . Ảnh hƣởng của nhân tố C: ∆C = - (c1 – c0) + Tổng các nhân tố ảnh hƣởng:
∆A + ∆B + ∆C = ∆Q (đúng bằng đối tƣợng phân tích) - Phƣơng pháp liên hệ cân đối dùng để phân tích
+ Các nhân tố làm ảnh hƣởng đến doanh thu + Các nhân tố làm ảnh hƣởng đến chi phí + Các nhân tố làm ảnh hƣởng đến lợi nhuận
28
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NHẬT
3.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NHẬT
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NHẬT Tên viết tắt: CÔNG TY CP CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NHẬT
Địa chỉ: 88 đƣờng 30/4, P. An Phú, Q. Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ Điện thọai: 0710. 3817 810
Fax: 0710.3736 971
Email: dienlanhvietnhat@vnn.vn Vốn điều lệ là 1.900.000.000 đồng
Số đăng kí Kinh Doanh và Mã Số Thuế: 1800678290 do Sở Kế Hoạch Đầu Tƣ Thành Phố cấp ngày 29/09/2007.
Số TK Ngân Hàng: 0111000863119 – mở tại VCB Cần Thơ. Trung tâm bảo hành: Tại Cần Thơ
Địa chỉ: 31Quang Trung, P. Hƣng Phú, Q. Cái Răng. TP Cần Thơ Điện thoại/Fax: (0710)3 736711
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Từ một cơ sở điện lạnh năm 2003 đến năm 2007 Công ty chính thức chuyển thành Công Ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Việt Nhật.
Với đội ngũ kỹ sƣ và nhân viên kỹ thuật đƣợc đào tạo chính quy cùng với phƣơng châm “Uy tín quyết định sự tồn tại” Công ty luôn quan niệm rằng giữ vững niềm tin và uy tín với khách hàng là quan trọng nhất vì vậy Công ty luôn kết hợp chặt chẽ với nhà sản xuất để đƣa ra những sản phẩm chất lƣợng cao, chính sách hậu mãi chu đáo cùng với dịch vụ chăm sóc tốt nhất tới khách hàng.
3.1.2 Lĩnh vực hoạt động
Nhà phân phối độc quyền sản phẩm máy điều hòa Aikibi của tập đoàn ANAC ( Nhật Bản ).
Loại máy treo tƣờng từ 1.0Hp – 2.5 Hp
29
Loại máy áp trần từ 3.0 Hp – 7.0 Hp
Loại máy ống gió áp suất thấp, áp suất cao.
Loại máy Inverter trung tâm từ 3.0 Hp – 64 Hp
Nhà phân phối độc quyền sản phẩm máy nƣớc nóng năng lƣợng mặt trời Sakawa.
Cung cấp và lắp đặt các loại máy phát điện công nghiệp và dân dụng. Cung cấp và lắp đặt kho lạnh Mini cho nhà hàng, khách sạn.
Cung cấp các thiết bị chuyên dụng trong ngành cơ điện lạnh.
Bảo hành các sản phẩm điều hòa không khí Aikibi và máy nƣớc nóng năng lƣợng mặt trời.
Nhận hợp đồng bảo trì dài hạn hệ thống lạnh cho nhà hàng, khách sạn… Bảo hành và sữa chữa các thiết bị sử dụng năng lƣợng mặt trời.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là máy điều hòa không khí , máy nƣớc nóng năng lƣợng mặt trời, sen vòi nóng lạnh…
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Cơ cấu tổ chức và nhân sự Công ty gồm 30 nhân sự, trong đó bộ phận kỹ thuật chiếm 20 nhân sự, còn lại là các phòng ban khác.
30
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC
KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH
ĐỘI KIỂM SOÁT P.ĐÀO TẠO P. THI CÔNG BP. HÀNH CHÍNH BP. KHẢO SÁT THIẾT KẾ ĐỘI 1 ĐỘI 2 ĐỘI 3 ĐỘI 4 BP. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
TIẾP TÂN P. KD 1 P. KD 2 P. KD 3 KT KHO KT TTOÁN THỦ KHO THỦ QUỸ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
31
3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Hội đồng quản trị: Do hội đồng thành viên bầu, là ngƣời điều hành các hoạt động của hội đồng. chuẩn bị chƣơng trình, kế hoạch, hoạt động, và soạn thảo nội dung, và tài liệu cho cuộc hợp, giám sát ban Giám đốc trong việc tổ chức và hoạt động kinh doanh.
Tổng Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty, đi sâu vào các mặt nhƣ: tổ chức, nhân sự, chính sách lao động, tiền lƣơng định hƣớng chiến lƣợc phát triển sản xuất kinh doanh, giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạt kinh doanh, làm công tác xây dựng và phát triển đoàn thể.
Giám đốc tài chính: quản lý công việc tài chính nhƣ nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong công ty, xây dựng các kế hoạch tài chính, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với công ty thông qua việc phân tích tài chính và đƣa ra những dự báo trong tƣơng lai.
Giám đốc kinh doanh: Quản lý và điều phối mọi công việc và toàn bộ luồng máy liên quan đến khách hàng và hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty theo chiến lƣợc kinh doanh của công ty và theo chỉ đạo trực tiếp từ Tổng Giám đốc.
Phòng kinh doanh đƣợc thiết lập thành 03 phòng để thƣờng xuyên chia nhau giới thiệu sản phẩm với khách hàng.
Kế toán trƣởng: Phụ trách công việc giúp giám đốc, có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi việc trên sổ sách của kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ kho, và cả thủ quỹ…
Trợ lý Tổng Giám đốc: Tham mƣu cho giám đốc tất cả các lĩnh vực kinh doanh, tài chính, chiến lƣợc kinh doanh. Chuẩn bị tất cả tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc đàm phán của xếp sắp tới, đồng thời đƣa ra ý kiến tốt nhất để giám đốc ra quyết định đúng. Ngƣời trợ lý nhƣ cánh tay phải đắc lực của Giám đốc giúp đƣa công ty phát triển hơn.
Đội kiểm soát: Kiểm soát các công trình lắp ráp máy.
Bộ phận khảo sát thiết kế: Chuyên về vị trí lắp đặt máy trƣớc khi ký hợp đồng với khách hàng.
Phòng thi công: Gồm có 04 đội và chia nhau để lắp ráp máy khi đã ký hợp đồng với khách hàng.
Bộ phân chăm sóc khách hàng: Giúp đỡ và tƣ vấn cho khách hàng cách sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
32
Nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của khách hàng, giao tiếp nhã nhặn với khách hàng ( trực tiếp, qua email hoặc điện thoại).
Phối hợp với bộ phận tƣ vấn bán hàng để hỗ trợ bán hàng, tránh những vấn đề phát sinh trong dịch vụ khách hàng và đảm bảo hoạt động của bộ phận dịch vụ khách hàng phối hợp với chính sách của công ty.
Giải quyết than phiền của khách hàng và các vấn đề phát sinh liên quan. Lập kế hoạch, thực hiện và quản lý các dịch vụ hậu mãi, và liên tục nâng cao chất lƣợng dịch vụ.
Phối hợp chặt chẽ với trƣởng bộ phận các phòng ban khác nhƣ kinh doanh để cập nhật các chính sách và thủ tục mới trong quá trình làm việc của bộ phận dịch vụ khách hàng.
3.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ
Kế toán trƣởng: Là ngƣời đứng đầu phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc, là ngƣời trực tiếp tổ chức bộ máy kế toán của công ty, theo dõi tổng quát mọi hoạt động tài chính cũng nhƣ tổ chức hạch toán kế toán, trợ giúp ban Giám Đốc trong việc tổ chức kiểm tra kế toán về các hoạt động kinh doanh. Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nƣớc, lập báo cáo và báo cáo đầy đủ kịp thời và chính xác các báo cáo kế toán theo đúng quy định.
Kế toán thanh toán: Phải theo dõi thƣờng xuyên liên tục các khoản nợ của khách hàng và khoản phải trả của công ty.
Lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ đảm bảo cho vòng tiền của công ty đƣợc đảm bảo. Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán Thủ kho Kế toán kho Thủ quỹ
33
Thủ kho: Thủ kho là việc quản lý kho, quản lý về mặt nhân sự và hàng hóa trong kho.
Luôn luôn báo cáo hàng tồn kho, theo kỳ, theo quý mà công ty đã đề ra.
Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt tại công ty, bảo đảm các chứng từ thu, chi tiền mặt, tồn quỹ định kỳ, đối chiếu sổ quỹ và số thực có trong quỹ.Thực hiện việc nhập quỹ và xuất quỹ tiền mặt theo đúng quy tắc ghi trên sổ quỹ, các nghiệp vụ kinh tế cho việc thu, chi tiền hằng ngày.Thƣờng xuyên kiểm kê đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế so với số liệu trên sổ sách ghi.
3.3.3 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng
Là một công ty cổ phần hạch toán độc lập nên việc sử dụng hệ thống tài khoản trong công tác kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính (về mặt nội dung, kết cấu…). Nhƣng về số lƣợng tài khoản sử dụng theo yêu cầu quản lý Công ty do Công ty có quy mô lớn, kinh doanh nhiều mặt hàng nên cần phải mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi các đối tƣợng liên quan.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: phiếu xuất–nhập kho (3 liên), phiếu thu (3 liên), phiếu chi (2 liên), ủy nhiệm chi–thu (4 liên), hóa đơn GTGT (3 liên), biên bản sản xuất, biên bản thanh lý, hợp đồng mua bán (4 liên), hợp đồng xây dựng, bảng thanh toán lƣơng, bảng thanh toán bảo hiểm.
3.3.4 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 14/6/2006 và hệ thống chuẩn mực Kế toán- Kiểm toán do bộ tài chính quy định nhằm phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phản ảnh số liệu hiện có và tình hình biến động của từng đối tƣợng kế toán.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phƣơng pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Phƣơng pháp đánh giá hàng tồn kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ.
34
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISSA SME áp dụng theo hình thúc kế toán Nhật Ký Chung để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và trình tự thời gian. Số liệu ghi trên nhật ký chung đƣợc dùng làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký Chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung , sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ cái
Sổ Nhật Ký Chung: Là sổ kế toán căn bản dùng đề ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cú ghi vào sổ Cái.
Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng đề tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản, tổng hợp số liệu của sổ cái cuối tháng để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi váo bảng Cân Đối Kế Toán và các biểu bảng khác.
Sổ Nhật Ký Đặc Biệt: Gồm sổ nhật ký mua hàng, bán hàng, thu-chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,..., đƣợc dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó hàng ngày tập hợp số liệu của Sổ nhật ký sổ cái ghi một lần vào Sổ Cái. Toàn bộ quá trình ghi sổ ở trên đƣợc khái quát qua sơ đồ sau: