3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ
Kế toán trƣởng: Là ngƣời đứng đầu phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc, là ngƣời trực tiếp tổ chức bộ máy kế toán của công ty, theo dõi tổng quát mọi hoạt động tài chính cũng nhƣ tổ chức hạch toán kế toán, trợ giúp ban Giám Đốc trong việc tổ chức kiểm tra kế toán về các hoạt động kinh doanh. Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nƣớc, lập báo cáo và báo cáo đầy đủ kịp thời và chính xác các báo cáo kế toán theo đúng quy định.
Kế toán thanh toán: Phải theo dõi thƣờng xuyên liên tục các khoản nợ của khách hàng và khoản phải trả của công ty.
Lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ đảm bảo cho vòng tiền của công ty đƣợc đảm bảo. Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán Thủ kho Kế toán kho Thủ quỹ
33
Thủ kho: Thủ kho là việc quản lý kho, quản lý về mặt nhân sự và hàng hóa trong kho.
Luôn luôn báo cáo hàng tồn kho, theo kỳ, theo quý mà công ty đã đề ra.
Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt tại công ty, bảo đảm các chứng từ thu, chi tiền mặt, tồn quỹ định kỳ, đối chiếu sổ quỹ và số thực có trong quỹ.Thực hiện việc nhập quỹ và xuất quỹ tiền mặt theo đúng quy tắc ghi trên sổ quỹ, các nghiệp vụ kinh tế cho việc thu, chi tiền hằng ngày.Thƣờng xuyên kiểm kê đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế so với số liệu trên sổ sách ghi.
3.3.3 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng
Là một công ty cổ phần hạch toán độc lập nên việc sử dụng hệ thống tài khoản trong công tác kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính (về mặt nội dung, kết cấu…). Nhƣng về số lƣợng tài khoản sử dụng theo yêu cầu quản lý Công ty do Công ty có quy mô lớn, kinh doanh nhiều mặt hàng nên cần phải mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi các đối tƣợng liên quan.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: phiếu xuất–nhập kho (3 liên), phiếu thu (3 liên), phiếu chi (2 liên), ủy nhiệm chi–thu (4 liên), hóa đơn GTGT (3 liên), biên bản sản xuất, biên bản thanh lý, hợp đồng mua bán (4 liên), hợp đồng xây dựng, bảng thanh toán lƣơng, bảng thanh toán bảo hiểm.
3.3.4 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 14/6/2006 và hệ thống chuẩn mực Kế toán- Kiểm toán do bộ tài chính quy định nhằm phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phản ảnh số liệu hiện có và tình hình biến động của từng đối tƣợng kế toán.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phƣơng pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Phƣơng pháp đánh giá hàng tồn kho: phƣơng pháp bình quân gia quyền.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ.
34
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISSA SME áp dụng theo hình thúc kế toán Nhật Ký Chung để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và trình tự thời gian. Số liệu ghi trên nhật ký chung đƣợc dùng làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký Chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung , sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ cái
Sổ Nhật Ký Chung: Là sổ kế toán căn bản dùng đề ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cú ghi vào sổ Cái.
Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng đề tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản, tổng hợp số liệu của sổ cái cuối tháng để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi váo bảng Cân Đối Kế Toán và các biểu bảng khác.
Sổ Nhật Ký Đặc Biệt: Gồm sổ nhật ký mua hàng, bán hàng, thu-chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,..., đƣợc dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó hàng ngày tập hợp số liệu của Sổ nhật ký sổ cái ghi một lần vào Sổ Cái. Toàn bộ quá trình ghi sổ ở trên đƣợc khái quát qua sơ đồ sau:
35
Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra
Hình 3.4: Sơ đồ quy trình làm việc trên phần mềm kế toán Missa
* Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
• Trong công đoạn này kế toán phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Các chứng từ sau khi đƣợc nhập vào phần mềm sẽ đƣợc lƣu trữ vào trong máy tính dƣới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
* Công đoạn 2: Xử lý
• Công đoạn này thực hiện việc lƣu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
• Trong công đoạn này sau khi kế toán quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đƣa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lƣu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
* Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống
Chứng từ: -Phiếu thu, chi
-Phiếu nhập, xuất kho -Hóa đơn mua, bán hàng ... Cơ sở dữ liệu Nhật ký chung Sổ cái Cân đối thử
-Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị
36
kê,phân tích,... Từ đó, kế toán có thể xem, lƣu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,…để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
• Tùy theo nhu cầu thực tế cũng nhƣ khả năng của từng phần mềm kế toán, kế toán có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu quản trị của đơn vị.
3.4. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM 2010-2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 3 NĂM 2010-2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Bảng 3.1: Bảng khái quát doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Việt Nhật
Về tổng doanh thu: Tổng doanh thu qua ba năm tăng giảm không đều. Năm 2011 tăng so với năm 2010, nhƣng năm 2012 lại giảm so với năm 2011. Nguyên nhân là do sự biến động không ổn định của doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Khoản doanh thu này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu, nên sự biến động của khoản doanh thu này sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến sự thay đổi của tổng doanh thu. Năm 2011, doanh thu tăng so với năm 2010, nguyên nhân chủ yếu là do sự tăng giá của các mặt hàng. Mặt khác, trong năm công ty cũng thực hiện tốt các chính sách bán hàng đẩy mạnh số lƣợng bán nên làm tăng doanh thu. Năm 2012, doanh thu giảm so với năm 2011, tình hình kinh tế khó khăn chung năm 2012 khiến nhiều doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Sản lƣợng bán ra của công ty giảm làm
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 1.Tổng doanh thu 9.358,00 12.158,74 10.329,57 5.508,58 DT BH & CCDV 9.346,51 12.157,34 10.318,73 5.507,49 DT HĐTC 3,72 1,40 2,74 1,09 TN khác 7,78 - 8,10 - 2.Tổng chi phí 9.286,99 12.196,29 10.524,24 5.336,11 GVHB 7.459,55 9.261,31 8.176,85 4.429,75 CPTC 21,36 139,66 51,37 2,79 CPQLKD 1.806,08 2.793,80 1.981,77 903,57 CP khác - 1,51 314,24 - 3.Tổng lợi nhuận 70,96 (37,54) (194,66) 172,47 Đơn vị tính:Triệu đồng
37
cho doanh thu giảm. Doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu từ hoạt động khác chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu và có sự biến động tƣơng đối ổn định.
Về tổng chi phí: Tổng chi phí của công ty năm 2011 tăng so với năm 2010, năm 2012 giảm so với năm 2011. Nguyên nhân chủ yếu là do biến động bất thƣờng của chi phí hoạt động tài chính và chi phí từ hoạt động khác. Chi phí giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh có biến động nhẹ và tƣơng đối ổn định. Chi phí giá vốn hàng bán biến động tƣơng đối ổn định và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí. Nguyên nhân chủ yếu là do sự biến động giá bán và số lƣợng hàng hóa tiêu thụ. Chi phí quản lý kinh doanh biến động tƣơng đối ổn định qua các năm. Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản chi phí này luôn phát sinh trong suốt quá trình hoạt động của công ty, năm 2011 chi phí quản lý kinh doanh tăng là do công ty mở rộng phạm vi kinh doanh, việc tăng lƣơng theo mức lƣơng tối thiểu cũng góp phần làm tăng chi phí quản lý kinh doanh. Chi phí tài chính chiếm tỷ trọng thấp trong tổng chi phí của công ty, nhƣng có sự biến động tƣơng đối lớn qua các năm. Năm 2011, Công ty có phát sinh khoản vay ngân hàng nên làm cho chi phí tài chính tăng so với năm 2010. Khoản chi phí này giảm vào năm 2012, nguyên nhân là do công ty đã ổn định việc quay vòng vốn và trả nợ ngân hàng. Chi phí khác cũng chiếm tỷ trọng thấp trong tổng chi phí. Chi phí khác tăng nhanh trong năm 2012, nguyên nhân là do công ty bán thanh lý một xe tải chƣa thực hiện hết khấu hao.
Về lợi nhuận: Tình hình kinh doanh của công ty thể hiện rõ nhất qua chỉ tiêu tổng lợi nhuận sau thuế. Lợi nhuận sau thuế của công ty có sự biến động bất thƣờng. Nguyên nhân là do sự thay đổi trong cơ cấu doanh thu không bù đắp đƣợc sự biến động trong cơ cấu chi phí.
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỦA CÔNG TY
3.5.1 Thuận lợi
Ngày nay, đất nƣớc ta ngày càng phát triển cuộc sống của ngƣời dân ngày càng dƣ giả, vì vậy nhu cầu để có cuộc sống tiện nghi hơn và thoải mái là mục tiêu hƣớng đến của mọi nhà. Đây là điều kiện thuận lợi để phát triển ngành cơ điện lạnh của công ty.
Công ty luôn có sản phẩm mới, giá cả hợp lý, chất lƣợng tốt đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Ngoài ra công ty còn có dịch vụ chăm sóc khách để giúp đỡ tƣ vấn cho khách hàng.
38
Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên siêng năng và sự lãnh đạo tài giỏi của các cấp lãnh đạo trong công ty đã góp phần đƣa công ty từng bƣớc phát triển.
3.5.2 Khó khăn
Ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh với tiềm lực về vốn mạnh mẽ, trang thiết bị máy móc hiện đại hơn. Đây là yếu tố gây bất lợi cho công ty trong việc chiếm lĩnh thị trƣờng.
Là công ty mới thành lập còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, hạ tầng, và tuổi đời công nhân viên còn trẻ nên cần học hỏi thêm kinh nghiệm và kiến thức thực tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển của công ty
Mục tiêu của công ty đặt ra là làm sao cho sản lƣợng bán ra năm nay phải cao hơn sản lƣợng năm trƣớc. Để đạt đƣợc mục tiêu này công ty phải không ngừng phấn đấu, có kế hoạch, chiến lƣợc kinh doanh hợp lý.
Công ty có những chƣơng trình khuyến mãi cho khách hàng khi mua hàng của công ty.
Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn về chiều sâu lẫn chiều rộng của đội ngũ công nhân viên trong công ty.
Tiếp tục nâng cao chất lƣợng phục vụ kinh doanh để tăng thêm lợi nhuận và hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nƣớc cũng nhƣ các chính sách, chế độ đãi ngộ với đội ngũ công nhân viên, mở rộng sang nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh hơn nữa để đảm bảo và nâng cao sử dụng vốn. Nắm chắc đối thủ cạnh tranh về số lƣợng, chất lƣợng, đơn giá để từ đó công ty tìm cách cạnh tranh có hiệu quả tạo thế vững chắc trên thị trƣờng.
39
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH
VIỆT NHẬT
4.1. KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 4.1.1. Kế toán doanh thu
4.1.1.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
a. Hình thức tiêu thụ và thanh toán tại Công ty
Hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh hàng hóa, vật tƣ dƣới hình thức bán hàng trực tiếp và cung cấp các dịch vụ cho khách hàng
Hình thức tiêu thụ tại công ty là bán hàng trực tiếp cho khách hàng: đối với khách hàng mua hàng với số lƣợng lớn thì tiến hành ký kết hợp đồng mua bán, hoặc có thể thông qua đơn đặt hàng của khách hàng mà tiến hành xuất bán hàng.
Hình thức thanh toán tại công ty là trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hay cho khách hàng nợ.
b. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu tại Công ty
Doanh thu đƣợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu đƣợc. Trong hầu hết các trƣờng hợp doanh thu đƣợc ghi nhận khi chuyển giao cho ngƣời mua phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa.
c. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Để phản ánh doanh thu bán hàng và tình tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ:
+ Hóa đơn GTGT + Phiếu xuất kho
+ Hợp đồng kinh tế, hợp đồng thƣơng mại + Phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng...
Kế toán sử dụng TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đang hạch toán vào TK 511 với 2 tài khoản cấp 2:
40 TK 5111: doanh thu bán hàng hóa TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
d. Trình tự hạch toán doanh thu và ghi sổ kế toán
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ bán hàng kế toán nhập vào sổ chi tiết nhƣ: Nhật ký bán hàng: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày đều đƣợc cập nhật vào đầy đủ; Sổ theo dõi công nợ: ghi nhận số phát sinh, số tiền thanh toán, số còn phải thu; Sổ cái tài khoản 511: là sổ tổng hợp ghi nhận tổng doanh thu của từng đối tƣợng theo tháng, quý, năm.
e. Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
- Khách hàng đƣa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu đƣợc thì lập phiếu bán hàng gồm 2 liên:
Liên 1: Giữ lại tại bộ phận bán hàng để lƣu; Liên 2: Giao cho bộ phận kế toán.
- Bộ phận bán hàng nhận đƣợc phiếu bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để bán thì quyết định bán. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho gồm 2 liên:
Liên 1: Giữ lại để lƣu; Liên 2: Giao bộ phận kế toán; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách