Bộ phận có thể là sản phẩm, dòng sản phẩm, thị trường, cửa hàng, phân xưởng. Tùy theo đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà xác định bộ phận khác nhau.
Báo cáo bộ phận là báo cáo nội bộ, thực sự cần thiết cho những doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động trải ra nhiều khu vực. Báo cáo nội bộ là một bảng báo cáo phản ánh doanh thu, chi phí, lợi nhuận của bộ phận trong tổng thể nhằm có sự so sánh đánh giá giữa các bộ phận. Phân tích báo cáo bộ phận có thể đánh giá được mức sinh lời dài hạn của từng bộ phận và phát hiện ra những bộ phận yếu kém để có cách giải quyết thích hợp. Báo cáo này tương tự báo cáo thu nhập theo SDĐP, ngoài ra có phân định phí ra chi tiết hơn gồm:
+ Định phí trực tiếp phát sinh liên quan đến một bộ phận, số tiền phát sinh sẽ chuyển thẳng vào bộ phận này. Khi bộ phận này không tồn tại thì định phí trực tiếp biến mất hoàn toàn.
+ Định phí chung (định phí gián tiếp) phát sinh cho tổng thể và sẽ chuyển cho các bộ phận thông qua quá trình phân bổ. Chi phí này không thể loại bỏ khi ngưng hoạt động một hay vài bộ phận. Không nên phân bổ định phí chung này cho các bộ phận vì đây là những chi phí gián tiếp rất khó để tìm ra tiêu thức phân bổ hợp lý. Nếu phân bổ trên cơ sở tùy tiện sẽ làm sai lệch kết quả kinh doanh ở từng bộ phận, làm cho kết quả kinh doanh ở từng bộ phận là hình thức, không có ý nghĩa để đánh giá kết quả cuối cùng. Do vậy tốt hơn là không nên phân bổ chi phí chung này.
Phân biệt chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp sẽ giúp tính toán số dư bộ phận chính xác.
Số dư đảm phí bộ phận = Doanh thu bộ phận - Biến phí (2.20) Số dư bộ phận = Số dư đảm phí - Định phí trực tiếp (2.21)
--24--
Khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận tương tự nhau thì bộ phận nào có số dư bộ phận lớn hơn là đóng góp vào lợi nhuận chung tốt hơn. Tuy nhiên dùng số dư bộ phận để đánh giá các bộ phận có quy mô khác nhau thì chưa hợp lý nên ta xem xét chỉ tiêu tỷ lệ số dư bộ phận.
Tỷ lệ số dư bộ phận = Số dư bộ phận / Doanh thu bộ phận (2.22) Khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận thì người quản lý sẽ tập trung phát huy bộ phận có số dư bộ phận lớn nhất trong dài hạn, còn trong ngắn hạn thì để đưa ra quyết định kinh doanh thì dựa vào tỷ lệ số dư đảm phí. Đồng thời người quản lý nên tìm biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận có tỷ lệ số dư bộ phận thấp.