CSDN
Mục tiêu
Xây dựng công cụ cho thu thập và báo cáo dữ liệu thống kê ở cấp CSDN, hình thành cơ chế chung thống nhất cho việc xử lý và báo cáo dữ liệu từ CSDN tới Sở Lao động- Thương binh và Xã hội và Tổng cục Dạy nghề giúp các nhà quản lý có sự sàng lọc, lựa chọn thông tin đúng và hiệu quả.
Nội dung và cách thức thực hiện
Việc nâng cao chất lượng thông tin, số liệu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: công cụ thu thập số liệu (mẫu, bảng, biểu, ...), tri thức và kỹ năng của cán bộ làm công tác thông tin, công nghệ, các quy định, quy chế thu thập dữ liệu và nhiều yếu tố khác nữa. Thiết kế bộ công cụ chuẩn xác, thống nhất cơ chế thu thập, xử lí và báo cáo dữ liệu từ CSDN là điều kiện để đảm bảo thu thập các dữ liệu về dạy nghề đầy đủ và thống nhất ở các cấp quản lý dạy nghề.
* Thiết kế công cụ cho thu thập thông tin và báo cáo dữ liệu thống kê ở cấp CSDN
Việc thiết kế các biểu mẫu là trách nhiệm của các cấp quản lý Trung ương, cấp tỉnh. Các công cụ phải thiết kế bao gồm: mẫu bảng biểu, phiếu hỏi, các phần mềm về chương trình thống kê. Các công cụ này phải rõ ràng, dễ sử dụng và phù hợp với đặc điểm tình hình của từng CSDN, từng vùng; cho phép tổng hợp, tích hợp và phân tích được dữ liệu theo các cấp quản lý hoặc theo nội dung phù hợp với mục tiêu lựa chọn.
65
CSDN là nguồn dữ liệu gốc, là đơn vị báo cáo dữ liệu đầu tiên. Trong CSDN, lớp học là đơn vị thu thập, báo cáo dữ liệu cơ bản nhất. Giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm lập danh sách, điền vào bảng biểu mẫu về học sinh, sinh viên. Bảng danh sách học sinh này còn sử dụng để lập sổ điểm, theo dõi kết quả học tập, tốt nghiệp, quản lý văn bằng... Như vậy mọi dữ liệu về học sinh khi đã tuyệt đối chính xác, mọi xử lý khác sẽ nhanh chóng hơn, đảm bảo độ chính xác của số liệu thống kê, giảm sự phức tạp. Ngoài việc tổng hợp dữ liệu về học sinh, nhà trường còn làm nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu về cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý, hiệu quả đào tạo, chương trình giáo trình và thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập ... Dữ liệu này được lưu giữ và sử dụng cho công tác quản lý cấp trường, sau đó được tổng hợp báo cáo lên Sở Lao động- Thương binh và Xã hội. Mẫu báo cáo dữ liệu thống nhất ở cấp trường tạo điều kiện cho việc so sánh, đối chiếu và có thể dễ dàng ứng dụng tin học trong lưu trữ và nhập dữ liệu vào máy tính.
Với các mẫu thống nhất này, bộ phận thống kê của sở có thể sử dụng phần mềm thống kê, sau khi nhập số liệu cho phép báo cáo các số liệu chính xác, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của các cấp từ trường đến Sở và đến Bộ.
* Thống nhất cơ chế thu thập, xử lý và báo cáo dữ liệu từ CSDN tới Sở Lao động- Thương binh và Xã hội
Nhà trường là cấp quản lý về tác nghiệp chuyên môn, là nguồn dữ liệu gốc được thu thập từ mỗi học sinh, từng lớp học, từng đơn vị trong CSDN. Các bước thu thập thông tin vào hệ thống được thống nhất là giống nhau từ các cấp CSDN đến cấp Sở và cấp Bộ đó là:
- Thu thập thông tin;
- Kiểm tra thông tin, làm sạch thông tin; - Xử lý các dữ liệu thu thập;
- Lưu trữ thông tin; - Phân tích thông tin;
66
Các bước thu thập thông tin vào hệ thống giống nhau nhưng mục đích của từng cấp quản lý là khác nhau. Ở cấp Bộ hệ thống thông tin dạy nghề phục vụ việc thiết kế chính sách, chủ trương về công tác phát triển dạy nghề. Ở cấp Sở phục vụ việc đề ra các chương trình chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Ở cấp CSDN đảm bảo quy trình giáo dục và đào tạo mang tính toàn vẹn.
Các dữ liệu giáo dục trong các CSDN không những được thu thập để báo cáo lên cấp trên mà sử dụng ngay tại nhà trường với mục tiêu lập kế hoạch và quản lý tại CSDN phục vụ trực tiếp cho sự phát triển dạy nghề của CSDN và địa phương. CSDN là hệ thống nhỏ trong hệ thống thông tin của Sở và là hệ con trong hệ thống thông tin chung của dạy nghề quốc gia. Việc phân cấp xử lý thông tin từ trường đến Sở, đến Bộ tạo nên cơ chế báo cáo và xử lý số liệu từ cấp dưới lên cấp trên.
Tăng cường phân cấp quản lý hệ thống thông tin cho các cấp quản lý trung gian là Sở và tới cấp cơ sở là CSDN nhằm nâng cao năng lực quản lý thông tin cho đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin thống kê, cần cung cấp cho họ các trợ giúp về phần mềm, trang thiết bị máy tính, các công cụ bảng biểu cũng như các khoá huấn luyện và đào tạo ngắn hạn cần thiết. Ngoài ra cần thiết lập kỷ luật thu thập và báo cáo dữ liệu nghiêm túc từ các CSDN, bên cạnh việc ban hành quy chế, thời điểm báo cáo dữ liệu nghiêm minh mang tính pháp lệnh, cần có chế độ thưởng, phạt đối với các nhà trường trong công tác thông tin báo cáo nhằm tạo nên kỷ luật báo cáo kịp thời và chính xác. Việc thưởng, phạt phải được công bố công khai trong hệ thống thi đua toàn ngành. Đó là các yếu tố đảm bảo cho hệ thống thông tin dạy nghề vận hành nhịp nhàng, chính xác và có hiệu quả.
Thiết lập cơ chế xử lí số liệu và báo cáo từ cấp CSDN đến cấp trên thể hiện qua sơ đồ 3.1
67
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ cơ chế báo cáo và xử lý số liệu từ cấp dưới lên cấp trên