Công tác QL SV là một mảng lớn của công tác nhà trường, liên quan chặt chẽ đến mọi hoạt động của nhà trường, là yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công hay thất bại trong chiến lược phát triển của mỗi nhà trường.
Nội dung của công tác nâng cao hiệu quả công tác QL SV tập trung vào những mặt sau:
+ Nâng cao quản lý SV trong công tác giáo dục chính trị, tư tưởng đạo đức, lối sống và hình thành nhân cách SV
+ Nâng cao công tác QL việc học của SV + Nâng cao hiệu quả QL công tác học vụ
+ Nâng cao hiệu quả công tác QL thái độ, ý thức SV đối với nghề nghiệp, cộng đồng
+ Nâng cao QL công tác hoạt động ngoại khóa của SV + Nâng cao QL công tác tài chính, chính sách cho SV + Các QL khác: thư viện, nội, ngoại trú…
Chuyển sang đào tạo theo HTTC là sự thay đổi mang tính hệ thống trong đó Phòng Đào tạo thống nhất QL mọi hoạt động đào tạo. Do đó, sự phối hợp giữa các khoa, các phòng, ban là việc làm hợp lý và cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác QL SV. Việc phân định trách nhiệm càng cụ thể thì việc phối hợp giữa các phòng, ban trong đơn vị trường càng phải chặt chẽ. “có lẽ chính xác hơn nên coi nó (sự phối hợp) là thực chất của sự QL, vì đạt được sự hài hòa của những nỗ lực cá nhân hướng tới hoàn thành các mục tiêu, chính là mục đích QL. Mỗi một chức năng QL là một phần thực hiện nhằm đóng góp vào sự phối hợp giữa các phòng ban” [9; tr. 33].
Cụ thể:
- Các khoa là đơn vị chịu trách nhiệm QL về mặt chuyên môn, QL việc học, QL thái độ của SV đối với ngành nghề mà họ đang theo học. Đầu năm học khoa phân công các GV thuộc khoa làm CVHT các lớp sinh viên; chỉ định Ban Cán sự lớp SV (năm thứ nhất), tổ chức bầu ban can sự lớp; theo dõi tình hình học tập, rèn luyện của SV khoa quản lý thông qua các báo cáo của CVHT. Thực hiện công tác đánh giá kết quả rèn luyện SV ở cấp Khoa từng học kỳ, từng năm học, từng khóa học. Thông qua Đoàn Thanh niên, Liên chi Hội SV tổ chức các hoạt động học tập, rèn luyên SV trong
khoa: nghiên cứu khoa học, câu lạc bộ học thuật, văn nghệ, các hoạt động ngoại khóa, hoạt động tình nguyện… Tổ chức xem xét và kiến nghị với Trường các hình thức khen thưởng, kỷ luật và khiếu nại của SV. Khoa chịu trách nhiệm thông báo cho SV về đề cương chi tiết các học phần do khoa QL. GV của khoa QL việc học của SV trong các lớp học phần, trong các nhóm thảo luận do mình phụ trách.
- Đội ngũ CVHT của khoa tư vấn và hướng dẫn sinh viên xây dựng kế hoạch học tập cho từng học kỳ và cho toàn khóa học. Quản lý lớp SV, thông tin cá nhân SV. Thông qua tình hình, kết quả học tập của SV để tư vấn, hướng dẫn SV đăng ký, điều chỉnh kế hoạch học tập cho phù hợp với năng lực và hoàn cảnh. Hướng dẫn, khuyến khích, tạo điều kiện cho SV tham gia các hoạt động học thuật, nghiên cứu khoa học; các hoạt động văn-thể-mỹ lành mạnh, bổ ích. Nắm tình hình chung của lớp phụ trách về các mặt học tập, đời sống, sinh hoạt; hướng dẫn, tư vấn cho SV trong quá trình học tập, rèn luyện tại Trường. Hướng dẫn SV thực hiện điều chỉnh, khiếu nại kết quả học tập, rèn luyện, khen thưởng. Chủ trì họp lớp sinh viên về việc xét khen thưởng, kỷ luật và gửi kết quả lên khoa đào tạo. Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của trưởng khoa.
- Phòng Đào tạo chịu trách nhiệm QL về mặt học vụ: Tiếp nhận SV nhập học, thu nhận hồ sơ và QL hồ sơ SV theo điều 7 của Quy chế 43: Thực hiện sinh hoạt đầu khóa cho các SV mới nhập học: Phổ biến quy chế, giới thiệu ngành học; công bố toàn bộ các chương trình đào tạo, các đề cương tóm tắt của tất cả các học phần thông qua việc xuất bản Niên giám đào tạo và trên website của trường; tổ chức đăng ký học, lập kế hoạch, thời khóa biểu; xử lý kết quả học tập theo quy định; xét điều kiện tốt nghiệp, thảo quyết định công nhận tốt nghiệp… QL phôi bằng, viết bằng tốt nghiệp trình Hiệu trưởng ký, QL bảng điểm toàn khóa học và hồ sơ cấp phát bằng.
- Phòng Công tác Chính trị và HSSV Tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân sinh viên” vào đầu khóa, đầu năm và cuối khóa học. Tổ chức giáo dục, tuyên truyền cho SV các kiến thức cơ bản về kỹ năng sống, giáo dục giới tính, giáo dục pháp luật, phòng, chống tội phạm và các tệ nạn xã hôi; hướng dẫn SV chấp hành pháp luật và nội quy, quy định, quy chế… Tổ chức triển khai công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, lối sống và nhân cách cho SV; tổ chức cho SV tham gia các hoạt động chính trị-xã hội, văn hóa-nghệ thuật, thể dục- thể thao và các hoạt động khác ngoài giờ lên lớp cấp Trường. Tổ chức các hoạt động tư vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm, huấn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên; phối hợp tư vấn các vấn đề tâm lý-xã hội cho SV. Tổ chức tiếp nhận thí sinh trúng tuyển vào học theo theo quy định của Bộ giáo dục và Đào tạo và Trường. QL công tác rèn luyện, quyền lợi, nghĩa vụ của SV đối với xã hội: Theo dõi, đánh giá, xác nhận kết quả rèn luyện SV theo từng học kỳ, năm học và toàn khóa học; giải quyết về mặt chế độ - chính sách cho SV; giải quyết về học bổng, miễn giảm học phí cho SV; xác nhận hồ sơ vay vốn học tập cho SV; phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan hữu quan khi cần thiết trong việc QL SV; phối hợp với Ban Quản lý Ký túc xá trong việc QL SV.
- Phòng Kế hoạch - Tài chính chịu trách nhiệm QL SV về tài chính: học phí, lệ phí; cấp phát học bổng khuyến khích học tập và trợ cấp các loại chế độ chính sách cho SV các hệ đào tạo.
- KTX tham gia QL nơi ăn, ở của SV theo quy chế công tác HSSV nội trú của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Trường
- Phòng Thanh tra Đào tạo: Tiếp nhận những ý kiến, đơn, thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến SV.
Với những đặc điểm trên đây cho thấy sự đa dạng trong công tác QL SV trong đào tạo theo HTTC. SV được QL với tư cách là chính bản thân
họ, là thành viên của các nhóm, thành viên của các lớp học phần, thành viên của các lớp SV. Vì thế, QLSV trong đào tạo theo HTTC có thể xem như là QL “động”. Do đó, nó là một khó khăn đối với nhà QL vốn xưa nay quen với QL theo kiểu “tĩnh”.
1.4.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý sinh viên trong đào tạo theo hệ thống tín chỉ