3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG HÓA THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÔNG NỢ
17
3.4.2 Chức năng của từng bộ phận
* Kế toán trưởng:
+ Trực tiếp lập báo cáo tài chính của quý, năm.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lí thu chi tài chính, quản lí thu chi tài chính, quản lí tài sản, tiền vốn, vật tư trong phạm vi toàn công ty.
+ Giám sát các hoạt động công ty, thu chi các hoạt động nhà nước phát sinh trong toàn công ty, đảm bảo đúng quy định pháp luật.
+ Tổ chức công tác kế toán trong phạm vi toàn công ty, đôn đốc chỉ đạo nhân viên, phụ trách nhân viên các phần việc.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính, phân tích tài chính.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, trong việc thực hiện tốt các chính sách chế độ đối với người lao động.
+ Là người chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ nghiệp vụ của công ty. Kiểm toán các khâu của nhân viên, tổng hợp các số liệu để báo cáo quyết toán, để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
* Kế toán tổng hợp:
+ Là người quyết định mọi việc khi kế toán trưởng vắng mặt.
+ Tổ chức hạch toán hàng hóa, hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm lập sổ cái theo dõi, kiểm kê kế toán định kỳ.
+ Tập hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ.
* Kế toán công nợ:
Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng.
* Kế toán ngân hàng:
Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, giao dịch với ngân hàng về các khoản phải thanh toán với khách hàng trên tài khoản tiền gửi.
* Kế toán thanh toán:
+ Theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng
+ Theo dõi các khoản thanh toán với các bộ phận nhân viên công ty. + Theo dõi các khoản thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước.
18
Theo dõi việc mua bán, trao đổi hàng hóa của công ty. * Thủ quỹ:
+ Là người chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập, xuất quỹ tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt.
+ Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số quỹ tồn tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
3.5 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG
- Công ty áp dụng chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (VND). - Đơn giá xuất kho: tính theo phương pháp bình quân gia quyền - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán trên máy vi tính dưới sự trợ giúp của phần mềm kế toán MISA được thiết kế theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối kỳ
- Quan hệ kiểm tra đối chiếu
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức trên máy vi tính Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính -Báo cáo quản trị Phần mềm kế toán
19
3.6 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
3.6.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010, 2011, 2012 2011, 2012
Khi tìm hiểu về hoạt động của công ty thì vấn đề hết sức quan trọng mà chúng ta cần quan tâm đó là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh là một bảng báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh cũng như tình hình thực hiện trách nhiệm đối với Nhà nước trong một kỳ kế toán của công ty.
Vì vậy, để có cái nhìn tổng quát về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM Ngọc Anh ta sẽ tìm hiểu khái quát bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010, 2011, 2012.
Nhìn một cách tổng quan từ bảng 3.2 ta thấy tổng doanh thu và tổng chi phí có chiều hướng tăng nhưng tổng lợi nhuận của công ty qua từng năm thì có chiều hướng giảm. Cụ thể như sau:
Về doanh thu:
Tổng doanh thu có chiều hướng tăng dần lên qua các năm. Năm 2010 tổng doanh thu đạt 235.590.567.653 đồng đến năm 2011 tổng doanh thu tăng 40.929.358.164 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng là 17,37%. Năm 2011 tổng doanh thu tăng là do doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu khác đều tăng. Sang năm 2012 tổng doanh thu tiếp tục tăng 31.586.237.732 đồng, tức tăng 11,42% so với năm 2011. Doanh thu tăng liên tục qua các năm chủ yếu là do qui mô của công ty ngày càng được mở rộng, công ty ngày càng có uy tín với khách hàng, sản phẩm bán ra ngày càng nhiều góp phần làm cho doanh số thu được ngày càng cao.
Về chi phí:
Tuy tổng doanh thu tăng cao nhưng tình hình chi phí của công ty cũng theo chiều hướng tăng liên tục qua các năm. Cụ thể tổng chi phí năm 2011 tăng 43.924.458.999 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng là 18,93%. Nguyên nhân là do chi phí giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí QLDN đều tăng. Đến năm 2012 tổng chi phí tiếp tục tăng 31.940.941.390đồng, tức tăng 11,57% so với năm 2011.
Về lợi nhuận:
Do tốc độ tăng của chi phí cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu nên đã làm cho lợi nhuận trước thuế cũng như lợi nhuận sau thuế giảm đáng kể.
20 Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010-2012
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch năm 2011 so với
năm 2010
Chênh lệch năm 2012 so với năm 2011
2010 2011 2012 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 232.896.061.835 273.176.689.063 302.105.312.466 40.280.627.228 17,30 28.928.623.403 10,59
Các khoản giảm trừ doanh thu - - 10.772.157 - - 10.772.157 -
Doanh thu thuần 232.896.061.835 273.176.689.063 302.094.540.309 40.280.627.228 17,30 28.917.851.246 10,59
Giá vốn hàng bán 215.780.345.598 252.797.589.061 278.090.588.927 37.017.243.463 17,16 25.292.999.866 10,01
Lợi nhuận gộp 17.115.716.237 20.379.100.002 24.003.951.382 3.263.383.765 19,07 3.624.851.380 17,79
Doanh thu hoạt động tài chính 60.621.110 591.048.666 87.937.485 530.427.556 874,99 (503.111.181) (85,12)
Chi phí tài chính 5.703.944.695 11.927.495.462 13.940.976.099 6.223.550.767 109,11 2.013.480.637 16,88
Chi phí quản lý doanh nghiệp 10.564.507.591 11.248.172.360 14.576.165.046 683.664.769 6,47 3.327.992.686 29,59
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 907.885.061 (2.205.519.154) (4.425.252.278) (3.113.404.215) (342,93) (2.219.733.124) 100,64
Thu nhập khác 2.633.884.708 2.752.188.088 5.923.685.755 118.303.380 4,49 3.171.497.667 115,24
Chi phí khác - - 1.306.468.201 - - 1.306.468.201 -
Lợi nhuận khác 2.633.884.708 2.752.188.088 4.617.217.554 118.303.380 4,49 1.865.029.466 67,77 Tổng lợi nhuận trước thuế 3.541.769.769 546.668.934 191.965.276 (2.995.100.835) (84,57) (354.703.658) (64,88)
Chi phí thuế TNDN hiện hành 885.442.442 136.667.234 47.991.319 (748.775.209) (84,57) (88.675.915) (64,88)
Lợi nhuận sau thuế TNDN 2.656.327.327 410.001.701 143.973.957 (2.246.325.626) (84,57) (266.027.744) (64,88)
21
Bảng 3.2: Bảng tổng hợp doanh thu – chi phí – lợi nhuận giai đoạn 2010- 2012
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch năm 2011
so với năm 2010 Chênh lệch năm 2012 so với năm 2011 2010 2011 2012 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Doanh thu 235.590.567.653 276.519.925.817 308.106.163.549 40.929.358.164 17,37 31.586.237.732 11,42 Chi phí 232.048.797.884 275.973.256.883 307.914.198.273 43.924.458.999 18,93 31.940.941.390 11,57 Lợi nhuận trước thuế 3.541.769.769 546.668.934 191.965.276 (2.995.100.835) (84,57) (354.703.658) (64,88)
Thuế TNDN 885.442.442 136.667.234 47.991.319 (748.775.209) (84,57) (88.675.915) (64,88)
Lợi nhuận sau thuế 2.656.327.327 410.001.701 143.973.957 (2.246.325.626) (84,57) (266.027.744) (64,88)
22
Lợi nhuận qua từng năm giảm phần lớn là do chi phí tăng lên. Cụ thể, lợi nhuận năm 2011 giảm 2.995.100.835 đồng so với năm 2010, tương ứng với tỷ lệ giảm là 84,57% chủ yếu là do chi phí hoạt động tài chính quá lớn tăng hơn 6 tỷ đồng, với tốc độ tăng là 109,11% làm ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của công ty. Sang năm 2012 lợi nhuận tiếp tục giảm nhưng ít hơn so với năm 2011, chỉ giảm 354.703.658 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là 64,88% do năm 2012 công ty khó tiếp cận nguồn vốn vay nên chi phí lãi vay cũng giảm đáng kể vì thế đã hạn chế được mức giảm lợi nhuận của công ty.
Qua phân tích trên ta thấy lợi nhuận trước thuế của công ty giảm qua các năm nhưng tốc độ giảm của lợi nhuận ngày càng giảm cho thấy tình hình kinh doanh của công ty đang có bước phát triển tốt. Công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân vì sao chi phí tăng nhằm đề ra hướng khắc phục tốt hơn để công ty thu được lợi nhuận cao hơn.
3.6.2 Kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 của công ty tháng đầu năm 2013 của công ty
Từ bảng 3.4 ta thấy 6 tháng đầu năm 2013 so với 6 tháng đầu năm 2012 thì tổng doanh thu, tổng chi phí đều giảm, dẫn đến lợi nhuận trước thuế giảm. Cụ thể như sau:
Về doanh thu
Tổng doanh thu 6 tháng đầu năm 2012 đạt 146.079.826.798 đồng, sang 6 tháng đầu năm 2013 tổng doanh thu giảm 17.543.526.922 đồng với tỷ lệ giảm là 12,01% nguyên nhân là do các khoản doanh thu đều giảm, trong đó doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm mạnh hơn 16 tỷ đồng, tức giảm 11,57% do thị trường tiêu thụ chậm mặc dù các hãng xe liên tục đưa ra những mẫu xe mới cũng như cải tiến các mẫu xe hiện có để kích thích thị trường. Mặt khác, sự xuất hiện của nhiều công ty đối thủ cạnh tranh trong ngành cũng gây ra nhiều khó khăn cho công ty trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như việc mở rộng thị trường.
Về chi phí
Tổng chi phí 6 tháng đầu năm 2013 giảm 17.458.081.173 đồng so với 6 tháng đầu năm 2012 do tất cả các khoản chi phí đều giảm. Cụ thể: giá vốn hàng bán 6 tháng đầu năm 2013 giảm so với 6 tháng đầu năm 2012 hơn 14 tỷ đồng, tức giảm 11,07% nguyên nhân là do sự xuất hiện của nhiều công ty cạnh tranh trong cùng ngành, sức mua của người tiêu dùng giảm, doanh thu và chi phí theo đó mà giảm xuống. Bên cạnh đó, chi phí tài chính cũng giảm 28,9%,
23
Bảng 3.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2012- 2013
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 6 tháng đầu năm 2013/6 tháng đầu năm 2012 Giá trị Tỷ lệ (%)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 144.876.327.015 128.119.019.921 (16.757.307.094) (11,57)
Các khoản giảm trừ doanh thu 3.636.364 - (3.636.364) (100,00)
Doanh thu thuần 144.872.690.651 128.119.019.921 (16.753.670.730) (11,56)
Giá vốn hàng bán 129.608.102.512 115.255.592.404 (14.352.510.108) (11,07)
Lợi nhuận gộp 15.264.588.139 12.863.427.517 (2.401.160.622) (15,73)
Doanh thu hoạt động tài chính 63.256.250 20.712.897 (42.543.353) (67,26)
Chi phí tài chính 8.022.251.113 5.704.048.803 (2.318.202.310) (28,90)
Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.758.863.762 6.493.646.364 (265.217.398) (3,92)
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 546.729.514 686.445.247 139.715.733 25,55
Thu nhập khác 1.143.879.897 396.567.058 (747.312.839) (65,33)
Chi phí khác 522.151.357 - (522.151.357) -
Lợi nhuận khác 621.728.540 396.567.058 (225.161.482) (36,22)
Tổng lợi nhuận trước thuế 1.168.458.054 1.083.012.305 (85.445.749) (7,31)
Chi phí thuế TNDN hiện hành 292.114.514 270.753.076 (21.361.437) (7,31)
Lợi nhuận sau thuế TNDN 876.343.540 812.259.229 (64.084.311) (7,31)
24
Bảng 3.4: Bảng tổng hợp doanh thu – chi phí – lợi nhuận 6 tháng đầu năm 2012 - 2013
Đơn vị tính: đồng
Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH TM Ngọc Anh 6 tháng đầu năm 2012-2013
chi phí QLDN cũng giảm 3,92% so với 6 tháng đầu năm 2012 nên đã góp phần làm cho tổng chi phí giảm xuống.
Về lợi nhuận
Từ bảng 3.4 ta thấy 6 tháng đầu năm 2013 so với 6 tháng đầu năm 2012 thì tất cả các khoản doanh thu, chi phí đều giảm dẫn đến tổng lợi nhuận trước thuế cũng giảm. Cụ thể lợi nhuận trước thuế 6 tháng đầu năm 2013 đạt 1.083.012.305 đồng, giảm 85.445.749 đồng, tức giảm 7,31% so với 6 tháng đầu năm 2012.
Qua phân tích trên ta thấy lợi nhuận trước thuế của công ty giảm, công ty cầncó những chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn để lợi nhuận có thể tăng trở lại.
3.7 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 3.7.1 Thuận lợi 3.7.1 Thuận lợi
- Công ty TNHH TM Ngọc Anh là doanh nghiệp có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực thương mại của tỉnh. Được nhiều người tiêu dùng tín nhiệm, tạo được uy tín trên thị trường với những mặt hàng phù hợp với mọi lứa tuổi, mọi sở thích.
- Trong công tác quản lý chung, công ty đã có sự kết hợp hài hòa giữa các phòng ban chức năng. Cùng với đội ngũ nhân viên có trình độ, có năng lực và nhiệt tình trong công việc. Có chế độ thưởng phạt phân minh nên cũng đã
Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2012/6 tháng đầu năm 2013
2012 2013 Giá trị Tỷ lệ (%)
Doanh thu 146.079.826.798 128.536.299.876 (17.543.526.922) (12,01)
Chi phí 144.911.368.744 127.453.287.571 (17.458.081.173) (12,05)
Lợi nhuận trước thuế 1.168.458.054 1.083.012.305 (85.445.749) (7,31)
Thuế TNDN 292.114.514 270.753.076 (21.361.437) (7,31)
25
tạo ra bầu không khí làm việc hăng say phát huy năng lực sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cao ở mỗi nhân viên.
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán giúp không ít cho công việc kế toán được nhanh và ít sai sót hơn.
- Bộ phận kế toán đơn giản, gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả vẫn đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính kế toán tuân thủ đúng quy định của Nhà nước. Được sự giúp đở của Tỉnh Ủy, Uỷ ban nhân dân tỉnh và các ban ngành tháo gỡ một phần khó khăn tạo điều kiện hỗ trợ công ty về tình hình kinh doanh, hướng dẫn ghi chép sổ sách kế toán cũng như nguyên tắc tài chính nhanh chóng, kịp thời khi có văn bản mới.
- Công ty có đội ngũ công nhân về kỹ thuật với năng lực chuyên môn cao và có thể thực hiện tốt các nghiệp vụ được giao.
- Các mặt hàng của công ty hiện là những mặt hàng đang có xu hướng tăng mạnh về nhu cầu. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đời sống người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu về phương tiện đi lại ngày càng tăng. Do vậy những mặt hàng của công ty đang dần chiếm vị trí quan trọng trong nhu cầu tiêu dùng của người dân.
- Khách hàng của công ty đều là những khách hàng có khả năng thanh toán tương đối chắc chắn. Những khách hàng mua lẻ dùng phương thức thanh toán ngay bằng tiền mặt nên việc thu hồi vốn được đảm bảo.
3.7.2 Khó khăn
- Cà Mau với phương tiện đi lại chủ yếu bằng đường sông, mặc dù nhà nước đã và đang đầu tư đường xá, giao thông nông thôn những vẫn còn một số hạn chế nhất định. Vì thế nhu cầu mua xe làm phương tiện đi lại của một số người dân có khi là chưa cần thiết.
- Trong những năm gần đây nhiều đơn vị có cùng chức năng, cùng ngành nghề hoạt động dưới mọi hình thức lớn nhỏ khác nhau, cùng hoạt động trên địa bàn đã tạo nên sự cạnh tranh khá gay gắt.
- Trình độ năng lực của cán bộ nhân viên chưa đồng đều, làm hạn chế khả năng cạnh tranh của công ty trong kinh doanh.
3.8 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG TƯƠNG LAI LAI
- Đẩy mạnh công tác xúc tiến thương mại những sản phẩm có khả năng tiêu thụ tốt, xử lý kịp thời những sản phẩm chậm tiêu thụ. Xác định đâu là sản