2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
- Đề tài được thực hiện dựa trên số liệu thứ cấp. Nguồn số liệu này thu thập trực tiếp từ các báo cáo tài chính ở phòng kế toán của công ty TNHH TM Ngọc Anh qua các năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013.
- Ngoài thu thập số liệu của Công ty, đề tài còn thu thập thông tin từ các báo cáo, internet và các tài liệu có liên quan để phục vụ cho việc phân tích.
ROA
Lợi nhuận sau thuế Tài sản bình quân
x 100% =
ROE Lợi nhuận sau thuế Vốn chủ sở hữu bình quân x 100% = Vòng quay hàng tồn kho Giá vốn hàng bán Hàng tồn kho bình quân = Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho 360 ngày Số vòng quay hàng tồn kho =
10
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
- Đối với mục tiêu 1: Sử dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối và tương đối để phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013, từ đó thấy được sự tăng giảm của các khoản doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua từng năm để tìm ra những nguyên nhân dẫn đến sự tăng giảm đó.
- Đối với mục tiêu 2: Sử dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối và tương đối để phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận của công ty qua 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 để từ đó thấy được sự tăng giảm của sản lượng, doanh thu tiêu thụ sản phẩm và các nguồn lợi nhuận qua từng năm.
- Đối với mục tiêu 3: Sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến doanh thu tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận của công ty.
- Đối với mục tiêu 4: Sử dụng phương pháp suy luận để đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tiêu thụ sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty.
2.2.2.1 Phương pháp so sánh - Lựa chọn gốc so sánh:
Tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu của một kỳ được lựa chọn làm căn cứ để so sánh, được gọi là gốc so sánh. Tùy theo mục đích của nghiên cứu mà lựa chọn gốc so sánh thích hợp. Các gốc so sánh có thể là:
+ Tài liệu năm trước (kỳ trước), nhằm đánh giá xu hướng phát triển của các chỉ tiêu.
+ Các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự báo, định mức) nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự toán, định mức.
+ Các chỉ tiêu trung bình của ngành, khu vực kinh doanh, nhu cầu đơn đặt hàng… Nhằm khẳng định vị trí của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu.
Các chỉ tiêu kỳ được so sánh với kỳ gốc được gọi là chỉ tiêu kỳ phân tích, và là kết quả mà doanh nghiệp đã đạt được, hoặc có thể chỉ tiêu kế hoạch hướng đến tương lai.
11
- Điều kiện có thể so sánh được:
+ Về mặt thời gian: là các chỉ tiêu được tính trong cùng một khoảng thời gian hạch toán, phải thống nhất trên 3 mặt sau:
Phải cùng phản ánh một nội dung kinh tế phản ánh chỉ tiêu. Phải cùng một phương pháp tính toán chỉ tiêu.
Phải cùng một đơn vị tính.
+ Về mặt không gian: các chỉ tiêu cần được quy đổi về cùng quy mô và điều kiện kinh doanh tương tự nhau.
- Kỹ thuật so sánh
+ So sánh bằng số tuyệt đối: là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện khối lượng quy mô của các hiện tượng kinh tế.
+ So sánh bằng số tương đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, mức phổ biến của các hiện tượng kinh tế.
2.2.2.2 Phương pháp thay thế liên hoàn
Là phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động của chỉ tiêu phân tích (đối tượng phân tích).
Quá trình thực hiện phương pháp thay thế liên hoàn gồm 3 bước sau:
Bước 1: Xác định đối tượng phân tích: là mức chênh lệch giữa chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu kỳ gốc.
Nếu gọi Q1 là chỉ tiêu kỳ phân tích và Q0 là chỉ tiêu kỳ gốc thì đối tượng phân tích được xác định là: Q1 - Q0 = ΔQ
Bước 2: Thiết lập mối quan hệ của các nhân tố ảnh hưởng với chỉ tiêu phân tích và sắp xếp các nhân tố theo trình tự nhất định, từ nhân tố lượng đến nhân tố chất để xác định nhân tố lượng trước, nhân tố chất sau.
Giả sử có 4 nhân tố: a, b, c, d đều có quan hệ tích số với chỉ tiêu Q1 (có thể các nhân tố có quan hệ tổng, thương, hiệu với chỉ tiêu) và nhân tố a phản ánh lượng, tuần tự đến nhân tố d phản ánh về chất, ta thiết lập được mối quan hệ như sau:
Kỳ phân tích: Q1 = a1.b1.c1.d1
12
Bước 3:Lần lượt thay thế các nhân tố kỳ phân tích vào kỳ gốc theo trình tự sắp xếp ở bước 2.
Thế lần 1: a1.b0.c0.d0
Thế lần 2: a1.b1.c0.d0
Thế lần 3: a1.b1.c1.d0
Thế lần 4: a1.b1.c1.d1
Thế lần cuối cùng chính là các nhân tố ở kỳ phân tích được thay thế toàn bộ nhân tố ở kỳ gốc.
Bước 4: Xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến đối tượng phân tích bằng cách lấy kết quả thay thế lần sau so với kết quả thay thế lần trước (lần trước của nhân tố đầu tiên là so với gốc) ta được mức ảnh hưởng của nhân tố mới và tổng đại số của các nhân tố được xác định, bằng đối tượng phân tích là ΔQ.
Xác định mức ảnh hưởng:
Mức ảnh hưởng của nhân tố a: a1.b0.c0.d0 – a0.b0.c0.d0 = Δa
Mức ảnh hưởng của nhân tố b: a1.b1.c0.d0 - a1.b0.c0.d0 = Δb
Mức ảnh hưởng của nhân tố c: a1.b1.c1.d0 - a1.b1.c0.d0 = Δc
Mức ảnh hưởng của nhân tố d: a1.b1.c1.d1 - a1.b1.c1.d0 = Δd
Tổng đại số mức ảnh hưởng của các nhân tố:
13
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI NGỌC ANH
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
- Năm 1996 thành lập cửa hàng xe gắn máy Ngọc Anh chủ yếu là tiếp nhận và cung cấp xe phục vụ cho nhu cầu khách hàng.
- Đến ngày 11/02/2009 được Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh Cà Mau cấp giấy phép thành lập Công ty TNHH TM Ngọc Anh.
- Công ty TNHH TM Ngọc Anh là đại lý chính thức của các hãng xe SYM, YAMAHA, SUZUKI, SYM auto, KYMCO…là địa điểm tin cậy để nhiều khách hàng đến mua xe, phụ tùng,… tại công ty để được đảm bảo về chất lượng cũng như uy tín thông qua một số dịch vụ chăm sóc cho khách hàng. Đây cũng chính là lợi thế để công ty cạnh tranh với nhiều công ty kinh doanh trong ngành.
- Bằng sự nỗ lực kinh doanh trong nhiều năm qua, đến nay Công ty TNHH TM Ngọc Anh có 10 cơ sở kinh doanh tại tỉnh Cà Mau. Trong đó 8 địa điểm tại Thành phố Cà Mau, 1 chi nhánh tại huyện Cái Nước, 1 chi nhánh tại huyện Trần Văn Thời.
- Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại
- Ngành nghề kinh doanh: Mua, bán xe gắn máy, ô tô và phụ tùng chính hãng.
- Trụ sở chính hiện nay đặt tại: 144 Nguyễn Tất Thành, Phường 8, Thành phố Cà Mau, Tỉnh Cà Mau.
- Tổng giám đốc: Nguyễn Thị Ngọc Anh
- Điện thoại: 07803.830.516 – 3550434 – 6252444 - Fax: 3830444
- Email: info@ngocanhcm.com
- Webside: http://www.ngocanhcm.com.vn
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Công ty TNHH TM Ngọc Anh là nhà phân phối chính thức của các hãng xe nổi tiếng như SYM, YAMAHA, SUZUKI, SYM auto, KYMCO … chuyên
14
mua bán các loại xe ô tô, xe gắn máy và phụ tùng chính hãng. Đồng thời, Ngọc Anh còn cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì và sửa chữa nhanh gọn, kịp thời, chính xác với sứ mệnh mang đến cho khách hàng những chiếc xe máy, ô tô chất lượng cao, hợp thời trang, giá cả hợp lý cùng với chất lượng phục vụ và hậu mãi tốt nhất.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ
* Hội đồng thành viên: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng thành viên bầu một thành viên làm Chủ tịch hội đồng thành viên sẽ kiêm Tổng giám đốc công ty.
* Ban giám đốc: - Tổng giám đốc:
+ Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. + Chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
- Phó tổng giám đốc:
Có nhiệm vụ điều hành và quản lý một số lĩnh vực theo sự phân công của Tổng giám đốc và chịu mọi trách nhiệm về nhiệm vụ được giao.
* Phòng kế toán: - Chức năng: HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TRUNG TÂM, CỬA HÀNG, TRẠM
15
+ Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính phản ánh các hoạt động của công ty.
+ Kiểm tra, phân tích, đánh giá, báo cáo mọi hoạt động của công ty cho Ban Tổng giám đốc thông qua các nghiệp vụ của phòng.
- Nhiệm vụ:
+ Tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
+ Xây dựng và kiến nghị cho Ban giám đốc các quy định, quy trình về hạch toán kế toán áp dụng tại công ty.
+ Có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo luật định.
* Phòng kinh doanh: - Chức năng:
Tổ chức, quản lý, phát triển hoạt động mua bán của công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Phối hợp, hỗ trợ các chi nhánh bán hàng để phát triển doanh số.
+ Theo dõi thị trường, tình hình kinh doanh tại các trung tâm, cửa hàng, trạm dịch vụ để kịp thời báo cáo, tham mưu cho Ban giám đốc để có những hành động, chính sách phù hợp cho từng thời điểm.
+ Thực hiện các chương trình khuyến mãi, quảng cáo của công ty.
* Phòng tổ chức hành chính: - Chức năng:
+ Tổ chức, quản lý và thực hiện công tác hành chính của công ty. + Thực hiện công tác nhân sự.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý toàn bộ văn bản pháp lý của công ty.
+ Tiếp nhận, kiểm tra, phân phối kịp thời các công văn đến và đi. + Thực hiện công tác lưu trữ, truy lục văn thư, tài liệu của công ty. + Hệ thống hóa các dạng văn bản, xây dựng quy định quản lý văn bản. + Theo dõi đảm bảo quyền lợi cho người lao động theo đúng luật định. + Tuyển dụng, cung ứng đúng số lượng, thời gian và chất lượng nhân sự theo yêu cầu của công ty.
16
+ Kiến nghị kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực nhân viên của công ty. + Xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự.
* Các trung tâm, cửa hàng, trạm: - Chức năng:
+ Bán xe, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, bán phụ tùng theo đúng quy trình, quy định, chính sách của công ty đưa ra.
+ Là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty, quảng bá hình ảnh, chất lượng phục vụ, sự uy tín và thương hiệu của công ty đến khách hàng.
- Nhiệm vụ:
+ Tìm kiếm khách hàng, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng.
+ Nghiên cứu thị trường, nhu cầu khách hàng, tham mưu cho ban lãnh đạo có kế hoạch, chính sách, chiến lược thích hợp nhằm phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Thực hiện báo cáo, cung cấp các chứng từ cho phòng kế toán, phòng kinh doanh chính xác và kịp thời.
+ Thực hiện công việc trưng bày, trang trí, vệ sinh cửa hàng, hàng hóa sạch sẽ, hợp lý, đẹp mắt theo quy định của công ty và theo tiêu chuẩn của các hãng xe.
3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG HÓA THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÔNG NỢ
17
3.4.2 Chức năng của từng bộ phận
* Kế toán trưởng:
+ Trực tiếp lập báo cáo tài chính của quý, năm.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lí thu chi tài chính, quản lí thu chi tài chính, quản lí tài sản, tiền vốn, vật tư trong phạm vi toàn công ty.
+ Giám sát các hoạt động công ty, thu chi các hoạt động nhà nước phát sinh trong toàn công ty, đảm bảo đúng quy định pháp luật.
+ Tổ chức công tác kế toán trong phạm vi toàn công ty, đôn đốc chỉ đạo nhân viên, phụ trách nhân viên các phần việc.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính, phân tích tài chính.
+ Tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, trong việc thực hiện tốt các chính sách chế độ đối với người lao động.
+ Là người chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ nghiệp vụ của công ty. Kiểm toán các khâu của nhân viên, tổng hợp các số liệu để báo cáo quyết toán, để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
* Kế toán tổng hợp:
+ Là người quyết định mọi việc khi kế toán trưởng vắng mặt.
+ Tổ chức hạch toán hàng hóa, hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chịu trách nhiệm lập sổ cái theo dõi, kiểm kê kế toán định kỳ.
+ Tập hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ.
* Kế toán công nợ:
Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng.
* Kế toán ngân hàng:
Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, giao dịch với ngân hàng về các khoản phải thanh toán với khách hàng trên tài khoản tiền gửi.
* Kế toán thanh toán:
+ Theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng
+ Theo dõi các khoản thanh toán với các bộ phận nhân viên công ty. + Theo dõi các khoản thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước.
18
Theo dõi việc mua bán, trao đổi hàng hóa của công ty. * Thủ quỹ:
+ Là người chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập, xuất quỹ tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt.
+ Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số quỹ tồn tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
3.5 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG
- Công ty áp dụng chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (VND). - Đơn giá xuất kho: tính theo phương pháp bình quân gia quyền - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán trên máy vi tính dưới sự trợ giúp của phần mềm kế toán MISA được thiết kế theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú: - Ghi hàng ngày - Ghi cuối kỳ
- Quan hệ kiểm tra đối chiếu
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức trên máy vi tính Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp