5. Kết cấu bài báo cáo:
2.6.KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH KHÁC
2.6.1. Kế toán vốn bằng tiền
* Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận tài sản lưu động trong công ty, làm chức năng là vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi và mua bán. Vốn bằng tiền bao gồm:
- Vốn bằng tiền của công ty được bảo quản tại quỹ của công ty gọi là tiền mặt - Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.
- Tiền đang chuyển
Vốn bằng tiền là bộ phận tài sản có tính thanh khoản cao, dễ sử dụng và được ưa chuộng trong trao đổi nhưng dễ thất thoát, mất mát do đó cần phải được quản lý chặt chẽ.
* Nguyên tắc hạch toán.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi sổ theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.
- Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ:
+ Phải được quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỉ giá thực tế để ghi sổ kế toán.
+ Phải theo dõi ngoại tệ chi tiết theo từng nguyên tệ trên TK 007 – nguyên tệ các loại. + Công ty đã sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là tiền Việt Nam để hạch toán các khoản kế toán vốn bằng tiền.
2.6.1.1. Kế toán tiền mặt.
Tiền mặt tại quỹ là vốn bằng tiền đang được giữ tại quỹ của doanh nghiệp gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý.
Công ty sử dụng đầy đủ hệ thống chứng từ kế toán tiền mặt theo quy định của bộ tài chính. Cụ thể là:
- Phiếu thu, phiếu chi. - Biên lai thu tiền.
- Uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu. - Bảng kiểm kê quỹ.
- Các chứng từ khác có liên quan.
* Tài khoản sử dụng.
Để hạch toán kế toán tiền mặt công ty sử dụng: TK 1111 – “Tiền mặt Việt Nam”: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt trong công ty.
* Sổ sách kế toán.
- Báo cáo thu chi
- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt - Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ cái tài khoản 1111. * Phương pháp hạch toán
Một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu ở công ty
(1) Khi thu tiền bán hàng hóa bằng nội tệ nhập quỹ Nợ TK 111.1: Tổng số thu
Có TK 511: Giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp (2) Vay ngắn hạn, dài hạn về nhập quỹ
Nợ TK 111.1
Có TK 131, 138, 141
(4) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ Nợ TK 111.1
Có TK 112
(5) Xuất quỹ tiền mặt mua hàng hóa nhập kho thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Nợ TK 156: Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 133.1: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111.1: Tổng giá thanh toán
(6) Xuất quỹ chi trả cho các dịch vụ phục phụ cho kinh doanh Nợ TK 642.1, 642.2
Nợ TK 133.1- Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111.1
(7) Xuất quỹ mua TSCĐ
Nợ TK 211, 213: Giá mua chưa thuế GTGT
Nợ TK 133.2: Thuế GTGT được khấu trừ ( Nếu có) Có TK 111.1: Tổng giá thanh toán
(8) Xuất quỹ chi tạm ứng, nộp vào ngân hàng, trả lương cho nhân viên… Nợ TK 141, 112, 334..
Có TK 111.1
Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến thu chi quỹ tiền mặt kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 111. Cuối tháng kế toán khóa sổ kế toán chi tiết và lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản 111.
Biểu sô 35 Sổ cái tài khoản 111
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/12/2009 Đến ngày 31/12/2009 Tài khoản 111 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK
ĐƯ
Số phát sinh Số
trang Số TT dòng Nợ Có
Số hiệu Ngày tháng Dư đầu kỳ 240.925.035
01/12 0619 01/12 Chi nộp tiền vào tài khoản 1121 222.010.000
01/12 2884 01/12 Thu tiền BH 11114 – Cửa hàng Điệp Diện 131 14.976.000
01/12 2898 01/12 Thu tiền BH 1167 – Cửa hàng Lan Bang 131 11.113.500
01/12 2901 01/12 Thu tiền BH 11116 – Cửa hàng Giang Tâm 131 5.880.000
…. … … … … … …... … ….
31/12 3311 31/12 Thu tạm ứng tiền sửa xe – Lái xe Tình 141 400.000
Tổng phát sinh 5.299.402.800 4.930.758.614
Dư cuối kỳ 609.569.221
Thái nguyên, ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
CTY TNHH THƯƠNG MẠI VIỆT SƠN
Tầng 1, số 2 Đường CMT8, TP Thái Nguyên Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTCMẫu số S03b – DNN
Biểu số 36: Sổ quỹ tiền mặt SỔ QUỸ TIỀN MẶT Từ ngày 01/12/2009 Đến ngày 31/12/2009 Tài khoản 111 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng
Số phiếu thu Số tiền
Thu Chi Thu Chi Tồn
Số dư đầu kỳ 240.925.035
01/12 2884 Cửa hàng Điệp Sơn Thu tiền bán hàng cửa hàng Điệp Diện 131 14.976.000 255.901.035
… .. .. …. ….. … … … …
10/12 2998 Cửa hàng Phát Lộc Thu tiền bán hàng 1120 – Cửa hàng Phát Lộc 131 6.806.500 254.071.737
… .. .. …. ….. … … … …
31/12 0702 DNTN Thế Cường Chi trả tiền hàng Công ty Tân Xuyên 331 6.600.000 1.206.205.471
Tổng cộng 5.299.002.800 4.350.662.36
4 1.189.265.471
Thái nguyên, ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ ( Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, ghi họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi họ tên) (Nguồn số liệu: Phòng tài chính – kế toán)
CTY TNHH THƯƠNG MẠI VIỆT SƠN
Tầng 1, số 2 Đường CMT8, TP Thái Nguyên Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTCMẫu số S05a – DNN
2.6.1.2. Kế toán Tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng là vốn bằng tiền đang được gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hay tại các tổ chức tài chính gọi chung là TGNH, bao gồm: VNĐ, ngoại tệ các loại, vàng bạc đá quý kim loại quý.
Gửi tiền vào ngân hàng là một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài sản giao dịch thanh toán được thuận tiện an toàn.
* Nguyên tắc hạch toán:
- Tổ chức theo dõi phản ánh chi tiết TGNH theo từng ngân hàng,từng công ty tài chính…
- Định kỳ tiến hành đối chiếu so sánh giữa sổ kế toán của doanh nghiệp và của ngân hàng nếu có sai lệch phải hạch toán trên giấy báo của ngân hàng và kịp thời thông báo cho ngân hàng biết để tìm nguyên nhân và có quyết định xử lý.
* Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Chứng từ sử dụng: Để hạch toán kế toán TGNH kế toán sử dụng các chứng từ sau: + Giấy báo Nợ, giấy báo Có
+ Bảng sao kê của ngân hàng + Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi + Các chứng từ liên quan khác. * Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 112 – TGNH: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các khoản vốn bằng tiền của doanh nghiệp đang gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước, các tổ chức tài chính.
Bên Có: Các khoản TGNH giảm trong kỳ
Dư Nợ: Số TGNH hiện còn
Tài khoản 112 mà Công ty sử dụng có 1 TK cấp 2: TK 112.1– Tiền Việt nam * Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
(1) Số lãi tiền gửi được hưởng: khi nhận được thông báo của ngân hàng: Nợ TK 112 – TGNH
Có TK 515 – Doanh thu tài chính (2) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng:
Nợ TK 112 – TGNH Có TK 111
(3) Đối chiếu số liệu của doanh nghiệp với số liệu của ngân hàng:
(3.1) Nếu số liệu của trên sổ của doanh nghiệp lớn hơn số liêu trên sổ của ngân hàng:
Nợ TK 112 – TGNH
Có TK 338.1 – Tài sản thừa chờ xử lý
(3.2) Nếu số liệu trên sổ của DN nhỏ hơn số liệu trên sổ của ngân hàng: Nợ TK 138.1 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 112 – TGNH
(4) Gửi giấy ủy nhiệm chi đến ngân hàng đề nghị thanh toán lương cho công nhân viên, trả tiền mua hàng …
Nợ TK 334, 331…
Có TK 112 – TGNH
Hằng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến thu chi quỹ tiền mặt kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 112. Cuối tháng kế toán khóa sổ kế toán chi tiết và lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản 112.
Biểu số 37: Ủy nhiệm chi
UỶ NHIỆM CHI Số/Seq No:….
PAYMENT ORDER Ngày/Date: 10/12/2009 Số tiền bằng số/ Amount in figures: 500.000.000 VNĐ
Số tiền bằng chữ/ Amount in Words: Năm trăm triệu đồng chẵn Nội dung/ Remarks : Trả tiền hàng
Phí trong: Phí NH:
Phí ngoài ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦU: CTY TNHH
THƯƠNG MẠI VIỆT SƠN Số CMT:
Ngày cấp/Date: Nơi cấp/Place: Số TK: 39010000193504
Tại NH: BIDV Thái Nguyên
ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG: CTY TNHH MTV TM & XNK Prime
Số CMT:
Ngày cấp: Nơi cấp: Số TK: 4259755
Tại NH: An Bình Bank chi nhánh hà Nội
Kế toán trưởng Chủ TK Ngân hàng gửi (BIDV) Giao dịch viên Kiểm soát
Ngân hàng nhận
Giao dịch viên Kiểm soát
Biểu số 38: Sổ cái tài khoản 112
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/12/2009 Đến ngày 31/12/2009
Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng TECHCOMBANK
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Số trang Số TT dòng Nợ Có
Dư đầu kỳ 104.772.881
01/12 0619 01/12 Chi nộp tiền vào tài khoản 1111 222.010.000
… … … ……… … ….. …. …. ….
04/12 0123 04/12 Thanh toán tiền hàng 331 475.000.000
21/12 0655 21/12 Chi nộp tiền vào tài khoản 1111 264.830.000
… … … ………. …. … … .… ….
31/12 0191 31/12 Nhập lãi số dư trên TK 515 341.158
Tổng số phát sinh 3.325.841.158 3.351.843.725
Dư cuối kỳ 78.770.314
Thái nguyên, ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ ( Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, ghi họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi họ tên) (Nguồn số liệu: Phòng tài chính – kế toán)
CTY TNHH THƯƠNG MẠI VIỆT SƠN
Tầng 1, số 2 Đường CMT8, TP Thái Nguyên Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTCMẫu số S05a – DNN
2.6.2. Kế toán các khoản thanh toán với khách hàng2.6.2.1. Kế toán khoản phải thu khách hàng. 2.6.2.1. Kế toán khoản phải thu khách hàng.
Phải thu khách hàng là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân mua sản phẩm, hàng hoá của hoặc nhận cung ứng dịch vụcủa doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán mà doanh nghiệp phải thu hồi.
* Nguyên tắc hạch toán:
- Phải tổ chức theo dõi các khoản phải thu khách hàng chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng lần thanh toán.
- Định kỳ hoặc cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu với các khách nợ đặc biệt với những khách nợ có quan hệ giao dịch thường xuyên và có số dư nợ lớn, có thể lấy xác nhận bằng văn bản nếu cần.
* Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng kế toán sử dụng TK 131 - * Phương pháp hạch toán:
(1) Số tiền thu từ bán hàng hoá
Nợ TK 131 - Tổng giá thanh toán
Có TK 511 – Giá bán chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT
(2) Chiết khấu thanh toán cho người mua hàng trừ vào số tiền phải thu: Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (3) Khách hàng thanh toán tiền hàng
Nợ TK 111, 112 –
Có Tk 131 - phải thu khách hàng
Biểu số 39: Sổ cái tài khoản 131
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/12/2009 Đến ngày 31/12/2009
Tài khoản 131
Đơn vị tính: VNĐ
Thái nguyên, ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ ( Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, ghi họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi họ tên)
CTY TNHH THƯƠNG MẠI VIỆT SƠN
Tầng 1, số 2 Đường CMT8, TP Thái Nguyên Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTCMẫu số S03b– DNN
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhật kí chung TK
ĐƯ
Số phát sinh
số hiệu Ngày tháng Số trang dòngSố Nợ Có
Dư đầu kỳ 482.406.330
01/12 0169 01/12 Thu tiền bán hàng 1121 50.000.000
01/12 2884 01/12 Thu tiền BH 11114 – Cửa hàng Điệp Diện 1111 14.976.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
10/12 2897 10/12 Thu tiền BH 11114 – Cửa hàng Trọng Nguyên 1111 13.708.800
... ... ... ... ... ... ... ... ... 31/12 80471 31/12/ Xuất bán gạch DUNY lát 40*40 mã 601 L1 5111 8.189.710
31/12 80471 31/12/ Xuất bán gạch DUNY lát 40*40 mã 601 L1 33311 8.189.710
Tổng phát sinh 7.417.769.697 6.874.438.308
2.6.2.2. Kế toán khoản phải trả khách hàng
Khoản phải trả cho người bán là khoản nợ mà các đơn vị cá nhân bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, lao vụ hoặc nhận thầu công trình xây dựng cơ bản, sữa chữa lớn cho doanh nghiệp.
* Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các khoản phải trả người bán công ty sử dụng tài khoản 331. Tài khoản được lập chi tiết cho từng nhà cung cấp.
* Phương pháp hạch toán: (1) Mua hàng nhập kho:
Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hoá chưa thuế GTGT Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331 – Chi tiết cho người bán (2) Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331 – Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp Có TK 111, 112
(3) Chiết khấu thanh toán được hưởng trừ vào nợ phải trả: Nợ TK 331 - Số tiền dược chiết khấu
Có TK 515 – Doanh thu tài chính
(4) Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng Nợ TK 331- Tổng giá thanh toán
Có TK 1561- Giá trị hàng nhập kho giảm Có TK 1331 - Giảm thuế GTGT đầu vào
Biểu số 40: Sổ cái tài khoản 331
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/12/2009 Đến ngày 31/12/2009
Tài khoản 331
Đơn vị tính: VNĐ
Thái nguyên, ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ ( Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, ghi họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi họ tên) (Nguồn số liệu: Phòng tài chính – kế toán)
CTY TNHH THƯƠNG MẠI VIỆT SƠN
Tầng 1, số 2 Đường CMT8, TP Thái Nguyên Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTCMẫu số S03b– DNN
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhật kí chung TK
ĐƯ
Số phát sinh
số hiệu Ngày tháng Số trang dòngSố Nợ Có
Dư đầu kỳ 147.901.050
01/12/2009 02367 01/12/2009 Nhập mua Prime build C.trơn mã 273 L1 1561 4.750.000
…. … … … … …. …
10/12/2009 02480 10/12/2009 Nhập mua BATI ốp 25*40 mã 241 L1 1561 27.552.000
…. … … … … …. …
31/12/2009 0700 31/12/2009 Chi trả tiền hàng Prime 1111 1.454.450
31/12/2009 0703 31/12/2009 Chi trả tiền Công ty Tân Xuyên 1111 16.940.000
Tổng phát sinh 5.200.776.758 5.474.516.315
2.6.3. Kế toán khoản tạm ứng
* Một số quy định hạch toán khoản tạm ứng tại Công ty:
- Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên của Công ty. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc bộ phận cung ứng vật tư) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với Công ty về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tiền tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
- Khi hoàn thành kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) khoản đã tạm ứng trên bảng thanh toán tạm ứng. Khoản tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
- Phải thanh toán dứt điểm tiền tạm ứng đợt trước mới cho tạm ứng đợt sau * Chứng từ và sổ sách sử dụng:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Sổ chi tiết TK 141
- Sổ cái TK 141 * Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán khoản tạm ứng, kế toán sử dụng TK 141 “tạm ứng” và các tài khoản khác có liên quan.
* Quy trình hạch toán:
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, chứng từ khác có liên quan, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ