3.2.1.1 Sơ đồ tổ chức
3.2.1.2 Nhiệm vụ của từng nhân viên
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
- Kế toán trưởng: Thay mặt Giám đốc quản lý, đôn đốc, giám sát công tác kế toán ở các bộ phận, xét duyệt, lưu trữ các chứng từ sổ sách của công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ quản lý nguồn vốn và các quỹ của công ty và theo dõi các khoản thuế phải nộp.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi nguồn vốn và các khoản thanh toán của công ty, lập chứng từ phục vụ cho việc hoạt động SXKD.
- Kế toán tài sản: Thực hiện việc kiểm tra quản lý các tài sản của đơn vị, thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo định kỳ, ghi chép việc tăng giảm, đánh giá lại tài sản.
- Kế toán quản lý liên doanh: Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp hoạt động liên quan tại các xí nghiệp trực thuộc, kiểm tra hồ sơ sổ sách có liên quan.
- Kế toán kho: Theo dõi quá trình xuất nhập tồn kho các loại nguyên liệu, công cụ, thành phẩm, hàng hóa. Lập phiếu xuất, nhập kho, tính và lập báo cáo hàng tồn kho. Kế toán liên doanh Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán tài sản Kế toán kho kho Thủ quỷ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
37
- Thủ quỹ: Quản lý và bảo quản tiền mặt tại đơn vị, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thực hiện thu chi và phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu với kế toán thanh toán và báo cáo cho Ban Giám đốc.
3.2.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các chế độ kế toán được bộ tài chính ban hành và thông tư 244/2009/TT-BTC Hướng dẫn sửađổi, bổ sung do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2009.
- Hình thức kế toán: Hình thức chứng từ ghi sổ ghi chép trên phần mềm máy vi tính
- Đặc trưng cơ bản: Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải được ghi nhận vào chứng từ ghi sổ trước khi sử dụng chứng từ ghi sổ làm căn cứ trực tiếp để ghi chép vào sổ tổng hợp theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán
- Sơ đồ trình tự ghi chép:
Hình 3.3: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú :
: Nhập số liệu hàng ngày;
: Đối chiếu, kiểm tra;
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Chứng từ gốc
Sổ cái
Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ
38
Hằng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng bộ phận căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, để lập chứng từ ghi sổ. Kế toán viên căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, có và số dư của chúng trên sổ cái, từ đó lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính
3.4 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Để hiểu khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ta xem xét số liệu được thể hiện trong 2 bảng sau:
39
Bảng 3.1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ giai đoạn 2010 - 2012
Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - công ty CPNSTPXKCT, 2010-2012
Bảng 3.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ
Nguồn: Bảng báo cáo KQHĐKD- công ty CPNSTPXKCT, 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011
Chỉ tiêu 2010 2011 2012
Giá trị % Giá trị %
∑Doanh thu và thu nhập 173.528.540 239.875.448 326.736.124 66.346.908 38,23 86.860.676 36,21 ∑Chi phí 167.123.258 227.843.672 313.208.971 60.720.414 36,33 85.365.299 37,47
Lợi nhuận 6.405.281 12.031.776 13.527.153 5.626.495 87,84 1.495.377 12,43
Chênh lệch 2011/2010
Chỉ tiêu 6 tháng 2012 6 tháng 2013
Giá trị Tỷ lệ %
∑Doanh thu và thu nhập 108.912.041,23 160.417.954,84 51.505.913,61 47,29
∑Chi phí 104.402.990,31 157.544.985,82 53.141.995,52 50,90
Lợi nhuận 4.509.050,92 2.872.969,02 -1.636.081,91 -36,28
ĐVT:ngàn đồng ĐVT:ngàn đồng
40
Theo Bảng 3.1 và 3.2, ta thấy doanh thu của công ty có chiều hướng tăng, chi phí và lợi nhuận cũng tăng theo. Nhìn chung, kinh doanh trong khoảng thời gian từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013 đều có lợi nhuận.
Năm 2011, tổng doanh thu và thu nhập tăng 66.346.908 nghìn đồng tương đương tốc độ tăng là 38,23% so với năm 2010. Nguyên nhân là năm 2011 tình hình xuất khẩu gạo nói chung của Việt Nam có chuyển biến tích cực để đáp ứng nhu cầu cao trên thế giới, nên với tư cách là một trong những công ty có đủ điều kiện xuất khẩu gạo nên công ty đã nhận được nhiều hợp đồng xuất khẩu gạo các loại. Cũng như năm 2011, năm 2012 doanh thu tăng là nhờ vào thị trường thế giới vẫn còn nhu cầu với gạo Việt Nam, chính vì thế tình hình kinh doanh của công ty tiếp tục có lợi nhuận. Năm 2012, doanh thu tăng 86.860.676 ngàn đồng tương đương tăng 36,21% so với năm 2011.
Chi phí năm 2011 có tốc độ tăng so với năm 2010 là 36,33%. Năm 2012, chi phí có tốc độ tăng là 37,47%. Do lạm phát tăng cao vào năm 2011
(18,16%) nên tình hình giá cả trên thị trường nói chung và giá nguyên liệu đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng tăng.
Lợi nhuận năm 2011 tăng mạnh, tăng 5.626.495 ngàn đồng so với lợi nhuận năm 2010, với tốc độ tăng tới 87,84%. Do doanh thu tăng mạnh và tốc độ tăng của doanh thu của năm 2011 cũng tăng cao hơn tốc độ tăng của chi phí. Năm 2012 lợi nhuận tăng chỉ 1.495.377 nghìn đồng với tốc độ tăng là 12,43%. Do năm 2012 tốc độ tăng của chi phí cao gần bằng tốc độ tăng của doanh thu nên làm lợi nhuận của công ty không cao.
3.5. THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN3.5.1. Thuận lợi 3.5.1. Thuận lợi
- Cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ và chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc lâu năm nên rất am hiểu về công việc của công ty, giải quyết công việc một cách thuận lợi.
- Công ty có thêm phân xưởng sản xuất giấy seo và phân xưởng sản xuất bao bì nên sẽ tiết kiệm được chi phí giá vốn, từ đó sẽ có lợi thế cạnh tranh về giá
- Công ty rất chú trọng đến chất lượng sản phẩm. Tất cả các nhân viên trong công ty đều được đào tạo về ISO. Mọi quy trình chế biến gạo thành phẩm đều được kiểm tra nghiêm ngặt về tỷ lệ tấm, độ ẩm… theo đúng quy cách đã thỏa thuận trong hợp đồng. Do đó, thương hiệu của công ty trên thị trường đã được nhiều người biết đến.
41
- Công ty có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Bộ phận lãnh đạo ra quyết định kịp thời; bộ phận tài chính – kế toán thì công khai, minh bạch, thu chi rõ ràng cung cấp thông tin kịp thời cho ban quản trị và bộ phận sản xuất.
- Hệ thống công ty đã đi vào hoạt động ổn định, chuyên nghiệp. Mô hình hoạt động ngày càng hoàn thiện và thuận lợi cho việc quản lý theo mục tiêu lợi nhuận.
3.5.2. Khó khăn
- Khâu marketing còn yếu nên khả năng khuếch trương thương mại không được mạnh. Chưa có bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm nên không có dự phòng để đối phó với sự biến động của thị trường.
- Nguồn vốn lưu động còn hạn chế nên cơ hội kinh doanh còn gặp nhiều rủi ro. Việc thu hồi vốn gặp nhiều khó khăn do một số khách hàng chiếm dụng vốn và đã ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chưa có quy định giá sàn đối với sản phẩm gạo, phụ phẩm (cám, tấm) khó tiêu thụ và giá thấp. Giá gạo thành phẩm thay đổi, chất lượng gạo chưa cao.
- Nguồn nguyên liệu đầu vào thường không ổn định, có những lúc thì thiếu nguyên liệu các công ty trong khu vực phải tranh nhau mua hàng làm cho giá đầu vào tăng đột biến còn có lúc thì nguồn nguyên liệu lại dư thừa, làm ảnh hưởng rất lớn đến các hợp đồng đã ký kết trước đó.
- Vấn đề lãi suất vẫn là áp lực lớn, đòi hỏi sự cân nhắc sản lượng tồn kho ở mức chi phí thấp nhưng phải bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng.
- Yếu tố đầu cơ của ngành trong năm dẫn đến giá nguyên liệu đầu vào biến động quá nhanh, một số hợp đồng không mua nguyên liệu kịp thời ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp.
3.5.3. Định hướng phát triển
Để nâng cao khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế hội nhập hiện nay, công ty định hướng phát triển trong những năm tới như sau:
- Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng uy tín, chất lượng, giá cả, chủng loại hàng hóa; đầu tư mở rộng sản xuất, đổi mới công nghệ, nâng cấp phân
xưởng,…
- Xây dựng và quảng bá thương hiệu, đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến thương mại.
42
- Tăng cường đào tạo nguồn nhân lực nhằm nâng cao công suất làm việc của cán bộ công nhân viên, giải quyết công việc nhanh chóng hơn.
- Cải thiện thu nhập bình quân cho người lao động, tạo điều kiện ổn định cuộc sống cho cán bộ công nhân viên lao động,…
- Ổn định nguồn cung đầu vào để đảm bảo giá vốn không có nhiều biến động giữa các năm và đảm bảo có đủ nguồn cung cho việc xuất khẩu.
43
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH LỢI NHUẬN, CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG
ĐẾN LỢI NHUẬN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ
4.1. KẾ TOÁN TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẤU CẦN THƠ THỰC PHẨM XUẤT KHẤU CẦN THƠ
4.1.1 Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Với vai trò là một nhà cung ứng gạo là chủ yếu, công ty Cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu phân phối hàng hóa đến cho khách hàng bằng các phương thức: Bán hàng trực tiếp trong nội địa và xuất khẩu
* Quy trình triển khai hợp đồng bán hàng: - Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng
Các đơn đặt hàng chủ yếu là của nước ngoài hoặc của các công ty trong nước
- Bước 2: Kiểm tra
+ Nhân viên bán hàng phải kiểm tra đơn đặt hàng có phù hợp và thỏa mãn các điều khoản đã ký kết trên hợp đồng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng như: Thời hạn hợp đồng, thời hạn bảo lãnh (nếu có), hạn mức nợ, thời gian nợ, nợ quá hạn (nếu có), hàng hóa, phương tiện vận chuyển,...đơn đặt hàng phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký.
+ Sau khi kiểm tra nếu đơn hàng chưa phù hợp/ chưa thỏa mãn thì trao đổi với khách hàng để điều chỉnh.
+ Nếu đơn hàng phù hợp thì tiến hành liên hệ với các phân xưởng trực thuộc công ty để thu mua và chế biến sản phẩm theo đơn đặt hàng.
- Bước 3: Lập và gửi báo giá
Nhân viên bán hàng lập báo giá, trình Trưởng đơn vị bán hàng ký và gửi cho khách hàng, nếu:
+ Khách hàng không đồng ý thì báo cho Trưởng đơn vị xem xét giải quyết.
44
+ Khách hàng đồng ý thì đơn vị bán hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký).
+ Khách hàng thanh toán trước 30% giá trị đơn đặt hàng trở lên, phần còn lại sẽ thanh toán khi hàng được chuyển lên tàu xong (đối với trường hợp xuất khẩu) và khi hàng giao tại kho của người mua sẽ thanh toán khoản tiền còn lại ( đối với khách hàng nội địa)
- Bước 4: Tiến hành giao hàng
+ Nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu cung cấp hàng gửi cho các đơn vị mua hàng.
+ Trường hợp xuất khẩu thì công ty sẽ xuất theo giá FOB, nên công ty chỉ giao hàng tại cảng trong nước dưới sự xác nhận của hải quan và bộ phận kiểm định.
+ Trong trường hợp bán hàng trong nước: Khi phương tiện nhận hàng xong thì đơn vị bán hàng trực tiếp lập biên bản giao hàng fax cho Tổ vận tải/ Thủ kho/ Nhân viên giao nhận (tùy theo địa điểm nhận hàng) chuyển cho phương tiện vận chuyển và đồng thời thông báo cho khách hàng ngày, giờ dự kiến phương tiện đến.
* Lưu ý: Trước khi giao hàng cho bên mua, người giao hàng (bên bán) phải kiểm tra, đối chiếu giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng phải đúng với họ, tên trong biên bản giao nhận hàng đã ấn định.
+ Nhân viên Tổ vận tải hoặc nhân viên bán hàng (trường hợp phương tiện do khách hàng đảm nhận) theo dõi việc giao nhận hàng và thu hồi biên bản giao hàng chuyển cho đơn vị bán hàng/ lưu hồ sơ, thời gian gởi không quá 4 ngày.
- Bước 5: Xuất hóa đơn
+ Nhân viên bán hàng cập nhật vào nhật ký bán hàng lượng hàng hóa đã giao kịp thời trong ngày
+ Nhân viên kế toán xuất hóa đơn và vào sổ nợ kịp thời trong ngày. + Nhân viên kế toán phải kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi gởi cho khách hàng.
- Bước 6: Đơn vị bán hàng lưu hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giao nhận hàng, xác nhận công nợ vào hồ sơ theo từng khách hàng, từng ngày.
45
4.1.2 Tổ chức công tác kế toán bán hàng
4.1.2.1 Tổ chức chứng từ
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa công ty sử dụng một số chứng từ sau: - Hợp đồng bán;
- Bảng báo giá, biên bản giao nhận hàng; - Hóa đơn GTGT;
- Chứng từ kế toán (chứng từ ghi sổ); - Giấy báo có; giấy báo nợ;
- Phiếu thu; - Phiếu xuất kho;
46
BỘ PHẬN BÁN HÀNG PHÂN XƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN
Hình 4.1: Lưu đồ thể hiện quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Phiếu YCCCH Xuất kho Lập PXK ĐĐH đã được duyệt Phiếu YCCCH ĐĐH đã được duyệt PXK ĐĐH đã được duyệt BBGNH 3 KH D HĐBH 2 Kết thúc Nhập dữ liệu vào sổ theo dõi nợ KH TT theo dõi nợ KH Nhập thông tin BH vào HĐBH PXK BBGNH 3 ĐĐH đã được duyệt HĐBH 3 2 1 A N PM tự in phiếu thu 1 D 2 1 2 3 TTBH A Nhập dữ liệu vào TTBH A KH Bảng báo giá ĐĐH đã được duyệt Lập bảng báo giá ĐĐH đã được duyệt Đơn đặt hàng Bắt đầu KH Kiểm tra và xét duyệt bán chịu No Yes Yes No Lập Phiếu YCCCH Phiếu YCCCH PXK 1 2 D Lập BBGNH và giao hàng cho khách hàng BBGNH 1 2 3 KH Chú thích: KH: Khách hàng BH: Bán hàng PM: Phần mềm TT: Tập tin ĐĐH: Đơn đặt hàng HĐBH: Hóa đơn bán hàng TTBH: Tập tin bán hàng YCCCH: Yêu cầu cung cấp hàng BBGNH: Biên bản giao nhận hàng
47
Giải thích lưu đồ: Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng sẽ trực tiếp gửi đơn đặt hàng hoặc chuyển fax đến cho bộ phận bán hàng trong công ty. Nhận