a)Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT/ hóa đơn thông thường dịch vụ mua ngoài. - Phiếu chi
- Giấy báo Nợ
- Bảng lương và phân bổ lương.
- Bảng kê thanh toán tạm ứng, mua ngoài
- Các chứng từ khác liên quan: biên lai giấy nộp phí, lệ phí khi thực hiện các công tác hành chính,….
63
b)Sổ sách kế toán
Tương tự hệ thống sổ ghi nhận doanh thu và giá vốn gồm sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 641 và tài khoản 642.
Không giống như ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, đối với các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ (chứng từ kế toán) và nghiệp vụ phát sinh cũng được định khoản ngay trên chứng từ (trừ các khoản chi bằng tiền mặt). Sau đó dựa trên chứng từ ghi sổ này nghiệp vụ được chuyển vào theo dõi sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 641 và tài khoản 642.
c) Hạch toán nghiệp vụ chi phí quản lý doanh nghiệp
1) Ngày 25/6/2013 chi tiền mặt cho nhân viên phòng kinh doanh mua văn phòng phẩm tại Công ty cổ phần văn hóa Phương Nam, 1.074.625 đồng (trong đó các mặt hàng thuế giá trị gia tăng 5% trị giá là 14.476 đồng và 963.112 đồng là những mặt hàng có thuế GTGT 10%) theo hóa đơn GTGT số 0001719 ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Với các khoản chi phí bằng tiền mặt phát sinh tại Công ty đối với nghiệp vụ chi phí quản lý doanh nghiệp trên nói riêng và các nghiệp vụ chi phí nói chung thì kế toán không lập chứng từ ghi sổ mà sử dụng luôn chứng từ gốc là phiếu chi. Khi chi tiền mặt kế toán sẽ định khoản trực tiếp trên phiếu chi và sau đó dùng chứng này để ghi kế toán để theo dõi nghiệp vụ.
Khi chi tiền lập Phiếu chi số để hạch toán và dùng Phiếu chi để ghi nhận nghiệp vụ vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 642. Nghiệp vụ được định khoản trên Phiếu chi như sau:
Ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6427 977.588
Có 1111 977.588
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 1331 97.037
Có TK 1111 97.037
2) Ngày 30/6/2013 công ty tiến hành phân bổ lương cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp số tiền là 216.742.740 đồng, chứng từ ghi sổ số NVK06/NP/04. đồng thời thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Nghiệp vụ hạch toán:
64
Ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 6421 216.742.740
Có TK 112 216.742.740
Sau khi lập xong, chứng từ ghi sổ NVK06/NP/04 là căn cứ để kế toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 642.
65
CTY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẤU CẦN THƠ
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tên: Bộ phận quản lý Số:
NVK06NP/04
Địa chỉ: ……… Ngày: 30/6/2013
STT Diễn giải Ghi Nợ Ghi Có Thành tiền
1 Phân bổ lương tháng 6/2013 6421 112 216.742.740
Cộng 216.742.740
Thành tiền bằng chữ: Hai trăm mười sáu triệu bảy trăm bốn mươi hai nghìn bảy trăm bốn mươi đồng chẵn. Ghi chú:……… Phụ trách kế toán Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đã ký Đã ký
66
CTY CP Nông sản Thực Phẩm XK Cần Thơ
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
Số : PCT/6T
PHIẾU CHI Nợ 6427: 977.588
Nợ 1331:
97.037
Có 111: 1.074.625
Họ, tên người nhận tiền: Ngô Kim Yến Địa chỉ: phòng kinh doanh
Lý do chi: mua văn phòng phẩm
Số tiền: 1.074.625 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu không trăm bảy mươi bốn nghìn sáu trăm hai mươi lăm đồng
Chứng từ kèm theo : hóa đơn GTGT số 0001719
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày 25 tháng 6 năm 2013 Thủ quĩ (Ký, họ tên) Đã ký Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã ký
67
CTY CP VĂN HÓA PHƯƠNG NAM Mẫu số: 01GTKT2/001
940 Đường 3/2 – P.15 – Q.11 - TP.HCM Ký hiệu: CT/12T
MST: 0301 860562 Số: 0001719
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 27 tháng 06 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Cần Thơ – Công ty CP VH Phương Nam
Mã số thuế: 0301 860552 - 4002
Địa chỉ: 06 Hòa Bình, P. An Cư, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
Họ tên người mua hàng: CÔNG TY CP NÔNG SẢN THỰC PHẨM XK CẦN THƠ
Mã số thuế: 1800155188
Địa chỉ: 152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
STT Mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nhóm hàng thuế 5% 15.200 2 Nhóm hàng thuế 10% 1.050.425 (Đính kèm bảng kê chi tiết) (Số bảng kê CT/12T – 0001719)
68
CTY CP VĂN HÓA PHƯƠNG NAM
940 Đường 3/2 – P.15 – Q.11 - TP.HCM MST: 0301 860562 BẢNG KÊ CHI TIẾT Ngày 25 tháng 06 năm 2013 Số: CT/12T-0001719 Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền - Nhóm hàng thuế 5%
BO PHU KIEN TOC 8W313622 (PNBC) 1 19.000 15.200
- Nhóm hàng thuế 10%
GIAY QUALITY XANH A4-70 1 68.000 68.000 TAP PNSC 96TR DYNAMIC SWEET 7 8.000 56.000 PHIEU CHI DAY (T.HANHG)* 30 5.000 142.500 GIAY LUCKY 70-A4(C-NGOC) 1 68.000 68.000 PHIEU TAM UNG 1 LIEN 49 TO 5 2.500 12.500 PHIEU THU DAY (T.HANG)* 2 5.000 9.500 HOA DON KHONG IN 1 LIEN 1 2.800 2.800 BAO THU TRANG A5(X/50XPNSC) 1 32.000 32.000 GIAY THOM DAY -10TO 4 10.000 40.000 BIA 1 NUT F4+A4 HCB2636(TL) 20 4.500 90.000
BAO THU TRANG 1 31.000 31.000
TL-027 40 3.000 120.000
BAO TAP NAM (TNT)* 20 800 15.200
BAO SACH NAI LON (TNT)* 10 1.000 9.500 VIET CHI 2B THAN SOC XANH 4 4.000 16.000 BANG KEO 3P6 SIMILI(TVT) 2 9.000 18.000 BUT LONG DAU A5-PM01 XANH 24 7.500 180.000 KEP ATAT TRON C32 (HANH THUAN) 3 4.500 12.825 KIM KEP CK2 (HANH)*(T.T.H)-SO 2 3.000 5.700 NHAN HS 10 O TRUNG (DANG KHOI)* 2 2.500 4.750
PIN TOSHIBA 2A 3 18.000 54.000
DAO ROC GIAY KN01(TL) 2 16.000 32.000 KIM KEP MU (HANH THUAN) 2 2.500 4.750 STACOM C105 BAM KIM INOX SO 10* 1 22.000 20.500 DAO ROC GIAY 205 (36/24XLONGA) 1 13.500 13.500
69 giá tiền Tiền hàng Tiền thuế Hàng thuế 5% 14.476 724 Hàng thuế 10% 963.112 96.313
Tổng tiền thanh toán 1.074.625
Tổng tiền bằng chữ
Một triệu không trăm bảy mươi bốn ngàn sáu trăm hai mươi lăm đồng.
70
Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí quan trọng và chiếm tỷ trọng tương đối của công ty. Bên cạnh các nghiệp vụ trên trong tháng 6 công ty còn phát sinh nhiều nghiệp vụ, được tổng hợp trong bảng sau:
Bảng 4.3: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 6/2013
ĐVT: VNĐ
Khoản mục chi phí Tài khoản Số tiền
Chi phí nhân viên quản lý 6421 216.742.740
Khấu hao tài sản cố định 6424 10.687.003
Thuế, phí và lệ phí 6425 10.820.247
Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 18.443.777
Chi phí bằng tiền khác 6428 8.857.438
Tổng 642 265.551.205
71
Ghi sổ Tài khoản 642
CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Mã TK: 6427; Đối tượng: Chí phí dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/06/2013 đến ngày 30/6/2013
Loại tiền: VNĐ
Chứng từ Số phát sinh Số dư
Ngày tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải
TKĐƯ Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ
……… ……… ………
25/6/2013 PCT/6T 25/6/2013 Chi tiền mua văn phòng phẩm 111 1.074.625
……… ……… ………
Cộng số phát sinh 18.443.777 18.443.777
- Sổ này có 12 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 12 - Ngày mở sổ: 01/06/2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (ký, họ tên)
72
CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 06/ 2013
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Số hiệu: 642
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Ngày,Tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng
Diễn giải Số hiệu TK
đối ứng Nợ Có
- Số dư đầu tháng
- Số phát sinh trong tháng
……… ……… ………
25/6/2013 PCT/6T 25/6/2013 Chi tiền mua văn phòng phẩm 111 1.074.625
30/06/2013 NVK06NP/04 30/06/2013 Phân bổ lương cho bộ phận quản lý
doanh nghiệp 112 216.742.740
30/06/2013 NVK 06NP/61 30/06/2013 Xác định kết quả kinh doanh 911 265.551.205
- Cộng số phát sinh tháng 265.551.205 265.551.205 - Số dư cuối tháng 265.551.205 Ngày 2 tháng 7 năm 2013 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
73
d) Hạch toán chi phí bán hàng
1) Ngày 15/6/2013 chi 7.293.000 đồng (trong đó thuế giá trị gia tăng 10%) tiền gửi ngân hàng để thanh toán phí khử trùng gạo xuất khẩu theo hóa đơn GTGT số 0004045 cho công ty Cổ phần Khử Trùng Việt Nam tại Cần Thơ
Quy trình hạch toán chi phí bán hàng khi nhận được UNC số 0004 của ngân hàng kế toán lập chứng từ ghi sổ số UNC 0004/SHBTC và định khoản nghiệp vụ trên chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ này dùng làm căn cứ để ghi nhận sổ chi tiết và tổng hợp tài khoản 641. Định khoản của nghiệp vụ như sau:
Ghi nhận chi phí bán hàng: Nợ TK 6417 6.630.000 Có TK 1121 6.630.000 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 1331 663.000
Có TK 1121 663.000
Tương tự nghiệp vụ (1) các nghiệp vụ chi phí bán hàng khác cũng có quy trình tương tự như vậy:
2) Ngày 30/06/2013, cty thanh toán phí ngân hàng khi chuyển trả tiền cho Công ty TNHH SX-TM Thảo Minh Châu số tiền 350.157,5 đồng (theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0000780). Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số
UNC0200/SHBTC. Nghiệp vụ hạch toán: Ghi nhận chi phí bán hàng:
Nợ TK 6418 350.157,5 Có TK 1121 350.157,5
Trong tháng 6 Công ty CP Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ phát sinh chi phí bán hàng từ các khoản chi phí khấu hao, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí bằng tiền khác. Các khoản chi phí vào cuối kỳ sẽ được kết chuyển từng tự qua tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh cho kỳ hoạt động.
74
Các khoản mục chi phí bán hàng của tháng 6/2013 được tập hợp như sau: Bảng 4.4: Tập hợp chi phí bán hàng tháng 6/2013
ĐVT: VNĐ
Khoản mục chi phí Tài khoản Số tiền
Chi phí khấu hao 6414 5.561.539
Chi phí dịch vụ mua ngoài 6417 163.761.084
Chi phí bằng tiền khác 6418 40.546.766
Tổng 641 209.869.389
75
CTY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẤU CẦN THƠ
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tên: Ngân hàng SHB chi nhánh Cần Thơ Ngày CT:
30/06/2013
Địa chỉ:167, Đường 3/2, Quận Ninh Kiều, Tp Cần Thơ Số phiếu:
UNC0200/SHBTC
Lý do: Thanh toán phí chuyển tiền cho Công ty TNHH SX-TM Thảo Minh Châu
Chứng từ kèm theo: giấy báo nợ số 13 và hóa đơn GTGT đầu vào số 0000780
ĐỊNH KHOẢN SÔ TIỀN
STT DIỄN GIẢI
NỢ CÓ N.TỆ VND
1 Phí ngân hàng 6418 1121 350.157,5
Tổng cộng: 350.157,5
Thành tiền bằng chữ: Ba trăm năm mươi nghìn một trăm năm mươi bảy phẩy năm đồng chẵn
Ghi chú:………
Phụ trách kế toán Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
76
Ngan Hang SHBC GIAY BAO NO
Chi nhanh: SHBC – Can Tho NGAY: 30-06-2013 Ma GDV: NGUYEN MINH TUAN Ma KH : 44048
So GD : 13
Kinh goi : CTY CP MEKONIMEXCLNS Ma so thue : 1800155188
Hom nay, chung toi xin bao da ghi NO tai khoan cua quy khach voi noi dung nhu sau:
So tai khoan ghi NO: 1000005245 So tien bang so: 350.157,50
So tien bang chu: BA TRAM NAM MUOI NGHIN MOT TRAM NAM MUOI BAY PHAY NAM DONG CHAN
Noi dung: PHI CHUYEN TIEN CHO CONG TY TNHH SX – TM THAO MINH CHAU
Giao dich vien
(đã ký)
Kiem soat
77
CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày CT: 15/06/2013
Số phiếu: UNC 0004/SHBTC
Nhà cung cấp: công ty Cổ phần Khử Trùng Việt Nam tại Cần Thơ MST: 03023276229001
Địa chỉ: Lô 30A3 – 3KCN Trà Nóc, Quốc lộ 91, Phường Trà Nóc, Quận Bình Thủy, Cần Thơ
Lý do: Thanh toán phí khử trùng gạo xuất khẩu trên xà lan DT10564. Theo hợp đồng số 403/VFC-CT/KT
Chứng từ kèm theo: hóa đơn GTGT số 0004045, giấy báo nợ số 16
ĐỊNH KHOẢN SÔ TIỀN
STT DIỄN GIẢI
NỢ CÓ N.TỆ VND
1 Thanh toán phí khử trùng gạo xuất khẩu trên xà lan
DT10564. Theo hợp đồng số 403/VFC-CT/KT 6417 1121 6.630.000
2 VAT của phí khử trùng gạo xuất khẩu trên xà lan
DT10564. Theo hợp đồng số 403/VFC-CT/KT 133 1121 663.000 Tổng cộng: 7.293.000 Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập phiếu (Đã ký)
78
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Ngày 16 tháng 06 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Khử Trùng Việt Nam Tại Cần Thơ
Mã số thuế:0302327629001
Địa chỉ: Lô 30A3 – 3 KCN Trà Nóc, Quốc lộ 91, P. Trà Nóc, Q. Bình Thủy, Cần Thơ
Tel: (+84.710)3 743 895 – 3823 800 – 3843 857 - Fax: (+84.710)3 828763 Số tài khoản VND: 102010000288796
Tại ngân hàng: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – Chi nhánh KCN Trà Nóc
Tên đơn vị mua hàng: ……….
Tên khách hàng: Công Ty CP Nông Sản Thực Phẩm Xuất Khẩu Cần Thơ Địa chỉ: 152-154 Trần Hưng Đạo, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 1800155188
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6= 4 x 5
1
Phí khử trùng gạo xuất khẩu trên xà lan DT 10564. Theo hợp đồng số : 403/VFC-CT/KT
M3 780,00 8.500 6.630.000
Cộng tiền hàng: 6.630.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 663.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.293.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu hai trăm chín mươi ba ngàn đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Đã ký Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu) Đã ký
79
Ngan Hang SHBC GIAY BAO NO
Chi nhanh: SHBC – Can Tho NGAY: 16-06-2013 Ma GDV: NGUYEN MINH TUAN Ma KH : 44048
So GD : 16
Kinh goi : CTY CP MEKONIMEXCLNS Ma so thue : 1800155188
Chung toi xin bao da ghi NO tai khoan cua quy khach voi noi dung nhu sau: So tai khoan ghi NO: 1000005245
So tien bang so: 7.293.000
So tien bang chu: bay trieu hai tram chin muoi ba nghin dong chan
Noi dung: Chuyen tra tien cho Cong ty Co phan Khu Trung Viet Nam tai Can Tho
Giao dich vien
(đã ký)
Kiem soat
80
Ghi sổ Tài khoản 641
CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Mã TK: 6418
Đối tượng: Chí phí bằng tiền khác
Từ ngày 01/06/2013 đến ngày 30/6/2013 Loại tiền: VNĐ
Chứng từ Số phát sinh Số dư
Ngày tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải
TKĐƯ Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ
……… ……… ………
30/06/2013 UNC0200/SHBTC 30/06/2013 Thanh toán phí Ngân hàng 1121 350.157,5
Cộng số phát sinh 40.546.766 40.546.766
- Sổ này có 15 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 15 - Ngày mở sổ: 01/06/2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng
81
CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU
152-154 Trần Hưng Đạo, Q. Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 06/ 2013
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Ngày,Tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Nợ Có - Số dư đầu tháng - Số phát sinh trong tháng ……… ……… ………
15/06/2013 UNC0004/SHBTC 15/06/2013 Thanh toán phí khử trùng gạo xuất khẩu 1121 6.630.000
……… ……… ………
30/06/2013 UNC0200/SHBTC 30/06/2013 Thanh toán phí Ngân hàng 1121 350.157,5
30/06/2013 NVK 06NP/61 30/06/2013 Xác định kết quả kinh doanh 911 209.869.389
- Cộng số phát sinh tháng 209.869.389 209.869.389