Với vai trò là một nhà cung ứng gạo là chủ yếu, công ty Cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu phân phối hàng hóa đến cho khách hàng bằng các phương thức: Bán hàng trực tiếp trong nội địa và xuất khẩu
* Quy trình triển khai hợp đồng bán hàng: - Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng
Các đơn đặt hàng chủ yếu là của nước ngoài hoặc của các công ty trong nước
- Bước 2: Kiểm tra
+ Nhân viên bán hàng phải kiểm tra đơn đặt hàng có phù hợp và thỏa mãn các điều khoản đã ký kết trên hợp đồng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng như: Thời hạn hợp đồng, thời hạn bảo lãnh (nếu có), hạn mức nợ, thời gian nợ, nợ quá hạn (nếu có), hàng hóa, phương tiện vận chuyển,...đơn đặt hàng phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký.
+ Sau khi kiểm tra nếu đơn hàng chưa phù hợp/ chưa thỏa mãn thì trao đổi với khách hàng để điều chỉnh.
+ Nếu đơn hàng phù hợp thì tiến hành liên hệ với các phân xưởng trực thuộc công ty để thu mua và chế biến sản phẩm theo đơn đặt hàng.
- Bước 3: Lập và gửi báo giá
Nhân viên bán hàng lập báo giá, trình Trưởng đơn vị bán hàng ký và gửi cho khách hàng, nếu:
+ Khách hàng không đồng ý thì báo cho Trưởng đơn vị xem xét giải quyết.
44
+ Khách hàng đồng ý thì đơn vị bán hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký).
+ Khách hàng thanh toán trước 30% giá trị đơn đặt hàng trở lên, phần còn lại sẽ thanh toán khi hàng được chuyển lên tàu xong (đối với trường hợp xuất khẩu) và khi hàng giao tại kho của người mua sẽ thanh toán khoản tiền còn lại ( đối với khách hàng nội địa)
- Bước 4: Tiến hành giao hàng
+ Nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu cung cấp hàng gửi cho các đơn vị mua hàng.
+ Trường hợp xuất khẩu thì công ty sẽ xuất theo giá FOB, nên công ty chỉ giao hàng tại cảng trong nước dưới sự xác nhận của hải quan và bộ phận kiểm định.
+ Trong trường hợp bán hàng trong nước: Khi phương tiện nhận hàng xong thì đơn vị bán hàng trực tiếp lập biên bản giao hàng fax cho Tổ vận tải/ Thủ kho/ Nhân viên giao nhận (tùy theo địa điểm nhận hàng) chuyển cho phương tiện vận chuyển và đồng thời thông báo cho khách hàng ngày, giờ dự kiến phương tiện đến.
* Lưu ý: Trước khi giao hàng cho bên mua, người giao hàng (bên bán) phải kiểm tra, đối chiếu giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng phải đúng với họ, tên trong biên bản giao nhận hàng đã ấn định.
+ Nhân viên Tổ vận tải hoặc nhân viên bán hàng (trường hợp phương tiện do khách hàng đảm nhận) theo dõi việc giao nhận hàng và thu hồi biên bản giao hàng chuyển cho đơn vị bán hàng/ lưu hồ sơ, thời gian gởi không quá 4 ngày.
- Bước 5: Xuất hóa đơn
+ Nhân viên bán hàng cập nhật vào nhật ký bán hàng lượng hàng hóa đã giao kịp thời trong ngày
+ Nhân viên kế toán xuất hóa đơn và vào sổ nợ kịp thời trong ngày. + Nhân viên kế toán phải kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi gởi cho khách hàng.
- Bước 6: Đơn vị bán hàng lưu hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giao nhận hàng, xác nhận công nợ vào hồ sơ theo từng khách hàng, từng ngày.
45