3.5.1. Thuận lợi
- Cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ và chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc lâu năm nên rất am hiểu về công việc của công ty, giải quyết công việc một cách thuận lợi.
- Công ty có thêm phân xưởng sản xuất giấy seo và phân xưởng sản xuất bao bì nên sẽ tiết kiệm được chi phí giá vốn, từ đó sẽ có lợi thế cạnh tranh về giá
- Công ty rất chú trọng đến chất lượng sản phẩm. Tất cả các nhân viên trong công ty đều được đào tạo về ISO. Mọi quy trình chế biến gạo thành phẩm đều được kiểm tra nghiêm ngặt về tỷ lệ tấm, độ ẩm… theo đúng quy cách đã thỏa thuận trong hợp đồng. Do đó, thương hiệu của công ty trên thị trường đã được nhiều người biết đến.
41
- Công ty có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Bộ phận lãnh đạo ra quyết định kịp thời; bộ phận tài chính – kế toán thì công khai, minh bạch, thu chi rõ ràng cung cấp thông tin kịp thời cho ban quản trị và bộ phận sản xuất.
- Hệ thống công ty đã đi vào hoạt động ổn định, chuyên nghiệp. Mô hình hoạt động ngày càng hoàn thiện và thuận lợi cho việc quản lý theo mục tiêu lợi nhuận.
3.5.2. Khó khăn
- Khâu marketing còn yếu nên khả năng khuếch trương thương mại không được mạnh. Chưa có bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm nên không có dự phòng để đối phó với sự biến động của thị trường.
- Nguồn vốn lưu động còn hạn chế nên cơ hội kinh doanh còn gặp nhiều rủi ro. Việc thu hồi vốn gặp nhiều khó khăn do một số khách hàng chiếm dụng vốn và đã ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chưa có quy định giá sàn đối với sản phẩm gạo, phụ phẩm (cám, tấm) khó tiêu thụ và giá thấp. Giá gạo thành phẩm thay đổi, chất lượng gạo chưa cao.
- Nguồn nguyên liệu đầu vào thường không ổn định, có những lúc thì thiếu nguyên liệu các công ty trong khu vực phải tranh nhau mua hàng làm cho giá đầu vào tăng đột biến còn có lúc thì nguồn nguyên liệu lại dư thừa, làm ảnh hưởng rất lớn đến các hợp đồng đã ký kết trước đó.
- Vấn đề lãi suất vẫn là áp lực lớn, đòi hỏi sự cân nhắc sản lượng tồn kho ở mức chi phí thấp nhưng phải bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng.
- Yếu tố đầu cơ của ngành trong năm dẫn đến giá nguyên liệu đầu vào biến động quá nhanh, một số hợp đồng không mua nguyên liệu kịp thời ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp.
3.5.3. Định hướng phát triển
Để nâng cao khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế hội nhập hiện nay, công ty định hướng phát triển trong những năm tới như sau:
- Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng uy tín, chất lượng, giá cả, chủng loại hàng hóa; đầu tư mở rộng sản xuất, đổi mới công nghệ, nâng cấp phân
xưởng,…
- Xây dựng và quảng bá thương hiệu, đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến thương mại.
42
- Tăng cường đào tạo nguồn nhân lực nhằm nâng cao công suất làm việc của cán bộ công nhân viên, giải quyết công việc nhanh chóng hơn.
- Cải thiện thu nhập bình quân cho người lao động, tạo điều kiện ổn định cuộc sống cho cán bộ công nhân viên lao động,…
- Ổn định nguồn cung đầu vào để đảm bảo giá vốn không có nhiều biến động giữa các năm và đảm bảo có đủ nguồn cung cho việc xuất khẩu.
43
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH LỢI NHUẬN, CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG
ĐẾN LỢI NHUẬN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ
4.1. KẾ TOÁN TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẤU CẦN THƠ THỰC PHẨM XUẤT KHẤU CẦN THƠ
4.1.1 Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Với vai trò là một nhà cung ứng gạo là chủ yếu, công ty Cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu phân phối hàng hóa đến cho khách hàng bằng các phương thức: Bán hàng trực tiếp trong nội địa và xuất khẩu
* Quy trình triển khai hợp đồng bán hàng: - Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng
Các đơn đặt hàng chủ yếu là của nước ngoài hoặc của các công ty trong nước
- Bước 2: Kiểm tra
+ Nhân viên bán hàng phải kiểm tra đơn đặt hàng có phù hợp và thỏa mãn các điều khoản đã ký kết trên hợp đồng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng như: Thời hạn hợp đồng, thời hạn bảo lãnh (nếu có), hạn mức nợ, thời gian nợ, nợ quá hạn (nếu có), hàng hóa, phương tiện vận chuyển,...đơn đặt hàng phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký.
+ Sau khi kiểm tra nếu đơn hàng chưa phù hợp/ chưa thỏa mãn thì trao đổi với khách hàng để điều chỉnh.
+ Nếu đơn hàng phù hợp thì tiến hành liên hệ với các phân xưởng trực thuộc công ty để thu mua và chế biến sản phẩm theo đơn đặt hàng.
- Bước 3: Lập và gửi báo giá
Nhân viên bán hàng lập báo giá, trình Trưởng đơn vị bán hàng ký và gửi cho khách hàng, nếu:
+ Khách hàng không đồng ý thì báo cho Trưởng đơn vị xem xét giải quyết.
44
+ Khách hàng đồng ý thì đơn vị bán hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký).
+ Khách hàng thanh toán trước 30% giá trị đơn đặt hàng trở lên, phần còn lại sẽ thanh toán khi hàng được chuyển lên tàu xong (đối với trường hợp xuất khẩu) và khi hàng giao tại kho của người mua sẽ thanh toán khoản tiền còn lại ( đối với khách hàng nội địa)
- Bước 4: Tiến hành giao hàng
+ Nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu cung cấp hàng gửi cho các đơn vị mua hàng.
+ Trường hợp xuất khẩu thì công ty sẽ xuất theo giá FOB, nên công ty chỉ giao hàng tại cảng trong nước dưới sự xác nhận của hải quan và bộ phận kiểm định.
+ Trong trường hợp bán hàng trong nước: Khi phương tiện nhận hàng xong thì đơn vị bán hàng trực tiếp lập biên bản giao hàng fax cho Tổ vận tải/ Thủ kho/ Nhân viên giao nhận (tùy theo địa điểm nhận hàng) chuyển cho phương tiện vận chuyển và đồng thời thông báo cho khách hàng ngày, giờ dự kiến phương tiện đến.
* Lưu ý: Trước khi giao hàng cho bên mua, người giao hàng (bên bán) phải kiểm tra, đối chiếu giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng phải đúng với họ, tên trong biên bản giao nhận hàng đã ấn định.
+ Nhân viên Tổ vận tải hoặc nhân viên bán hàng (trường hợp phương tiện do khách hàng đảm nhận) theo dõi việc giao nhận hàng và thu hồi biên bản giao hàng chuyển cho đơn vị bán hàng/ lưu hồ sơ, thời gian gởi không quá 4 ngày.
- Bước 5: Xuất hóa đơn
+ Nhân viên bán hàng cập nhật vào nhật ký bán hàng lượng hàng hóa đã giao kịp thời trong ngày
+ Nhân viên kế toán xuất hóa đơn và vào sổ nợ kịp thời trong ngày. + Nhân viên kế toán phải kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi gởi cho khách hàng.
- Bước 6: Đơn vị bán hàng lưu hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giao nhận hàng, xác nhận công nợ vào hồ sơ theo từng khách hàng, từng ngày.
45
4.1.2 Tổ chức công tác kế toán bán hàng
4.1.2.1 Tổ chức chứng từ
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa công ty sử dụng một số chứng từ sau: - Hợp đồng bán;
- Bảng báo giá, biên bản giao nhận hàng; - Hóa đơn GTGT;
- Chứng từ kế toán (chứng từ ghi sổ); - Giấy báo có; giấy báo nợ;
- Phiếu thu; - Phiếu xuất kho;
46
BỘ PHẬN BÁN HÀNG PHÂN XƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN
Hình 4.1: Lưu đồ thể hiện quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Phiếu YCCCH Xuất kho Lập PXK ĐĐH đã được duyệt Phiếu YCCCH ĐĐH đã được duyệt PXK ĐĐH đã được duyệt BBGNH 3 KH D HĐBH 2 Kết thúc Nhập dữ liệu vào sổ theo dõi nợ KH TT theo dõi nợ KH Nhập thông tin BH vào HĐBH PXK BBGNH 3 ĐĐH đã được duyệt HĐBH 3 2 1 A N PM tự in phiếu thu 1 D 2 1 2 3 TTBH A Nhập dữ liệu vào TTBH A KH Bảng báo giá ĐĐH đã được duyệt Lập bảng báo giá ĐĐH đã được duyệt Đơn đặt hàng Bắt đầu KH Kiểm tra và xét duyệt bán chịu No Yes Yes No Lập Phiếu YCCCH Phiếu YCCCH PXK 1 2 D Lập BBGNH và giao hàng cho khách hàng BBGNH 1 2 3 KH Chú thích: KH: Khách hàng BH: Bán hàng PM: Phần mềm TT: Tập tin ĐĐH: Đơn đặt hàng HĐBH: Hóa đơn bán hàng TTBH: Tập tin bán hàng YCCCH: Yêu cầu cung cấp hàng BBGNH: Biên bản giao nhận hàng
47
Giải thích lưu đồ: Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng sẽ trực tiếp gửi đơn đặt hàng hoặc chuyển fax đến cho bộ phận bán hàng trong công ty. Nhận được đơn đặt hàng nhân viên bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra và xét duyệt đơn hàng. Nếu đơn đặt hàng phù hợp thì nhân viên này sẽ chuyển cho khách hàng bảng báo giá để khách hàng tham khảo. Khi khách hàng chấp nhận giá mà công ty đưa ra thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu cung cấp hàng gửi cho các phân xưởng cùng đơn đặt hàng đã xét duyệt. Phân xưởng sẽ xuất kho hàng hóa, thủ kho lập phiếu xuất kho thành 2 liên, lưu lại liên 1 còn liên 2 giao cho bộ phận giao hàng cùng đơn đặt hàng đã xét duyệt. Khi nhận được hàng, phiếu xuất kho và đơn đặt hàng đã xét duyệt người giao hàng của bộ phận phân xưởng sẽ lập biên bản giao nhận hàng thành 3 liên và giao hàng cho khách hàng. Khi hàng hóa đã được giao nhận xong thì người giao hàng đưa biên bản giao nhận hàng cho khách hàng ký xác nhận, gửi khách hàng giữ liên 1, phân xưởng giữ liên 2 và chuyển liên 3 cùng phiếu xuất kho và đơn đặt hàng đã xét duyệt cho kế toán bán hàng để lập hóa đơn bán hàng. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ do người giao hàng chuyển đến tiến hành lập hóa đơn bán hàng 3 liên, giao cho khách hàng liên 2, lưu liên 1 để nhập thông tin vào tập tin theo dõi nợ khách hàng trong phần mềm kế toán. Sau khi lập hóa đơn xong kế toán bán hàng chuyển bộ chứng từ gồm: phiếu xuất kho liên 2, đơn đặt hàng đã được duyệt, biên bản giao nhận hàng liên 3 và hóa đơn bán hàng liên 3 cho bộ phận bán hàng để lưu trữ và cập nhật dữ liệu bán hàng vào tập tin bán hàng.
4.1.2.2. Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
* Tài khoản sử dụng: - TK 632: Giá vốn hàng bán; - TK 511: Doanh thu bán hàng; - TK 156: Hàng hóa; - TK 157: Hàng gửi đi bán; - TK 641: Chi phí bán hàng;
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp; - TK 911: Xác định kết quả kinh doanh; - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối.
- Các tài khoản khác có liên quan như : TK 131, TK 111, TK 112, TK 3331, TK 711, TK 811, TK 821,...
* Sổ kế toán sử dụng: - Sổ theo dõi nợ; - Sổ chi tiết ;
- Sổ cái (dành cho hình thức chứng từ ghi sổ).
48
4.1.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán a. Nguyên tắc a. Nguyên tắc
Nguyên tắc ghi nhận giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán được tính ra theo Phương pháp giá thực tế đích danh.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng:
Theo Chuẩn mực Kế toán số 14 “ Doanh thu và Thu nhập khác” ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định một cách chắc chắn
+ Doanh nghiệp đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng + Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
b. Sổ sách sử dụng
- Sổ chi tiết tài khoản 511 và tài khoản 632: Ghi nhận lại thông tin liên quan đến tất cả nghiệp vụ đã phát sinh trong kỳ để theo dõi.
- Sổ cái tài khoản 511 và tài khoản 632: Tổng hợp số phát sinh với các tài khoản đối ứng phát sinh trong kỳ.
c. Hạch toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và giá vốn hàng bán
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu của công ty. Để đáp ứng nhu cầu trong kinh doanh do có nhiều mặt hàng nên công ty mở thêm các tài khoản doanh thu chi tiết cho phù hợp:
Bảng 4.1: Tài khoản doanh thu bán hàng
Mã Tài khoản Tên Tài khoản
51110 Doanh thu Gạo xuất khẩu
51117 Doanh thu Gạo nội địa
49
5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
Nguồn: phòng kế toán
Trong tháng 6/2013 doanh thu gạo xuất khẩu (TK 51110) bao gồm các mặt hàng gạo thơm, gạo 5%, gạo 15%, gạo 25%; Doanh thu gạo nội địa là doanh thu của gạo 15%; Doanh thu phụ phẩm là bao gồm cám lau, tấm, cám sấy, trấu; Doanh thu cung cấp dịch vụ là thu từ việc cho thuê kho, bãi, sân và sấy khô và xay gia công.
1) Ngày 2/6/2013, Công ty xuất bán gạo trắng hạt dài 5% tấm cho DNTN Phương Huệ theo hóa đơn GTGT số 0000111 với số lượng 400.000 kg, giá bán là 8.540 đồng, phiếu xuất kho số 10/Gao5%/2013, giá vốn 8.150 đồng, thuế suất thuế GTGT 5%.
Kế toán lập phiếu xuất kho số 10/Gao5%/2013 để phản ánh giá vốn thông qua định khoản trên phiếu. Sau đó lập hóa đơn GTGT số 0000111, dựa vào chừng từ này để ghi nhận doanh thu, khoản phải thu của khách hàng và ghi chép sổ sách kế toán tài khoản 511 cho nghiệp vụ.
Định khoản giá vốn trên 10/Gao5%/2013:
Nợ TK 632 3.260.000.000
Có TK 156 3.260.000.000
Ghi nhận doanh thutheo Hóa đơn GTGT số 0000111:
Nợ TK 1311 3.416.000.000
Có TK 51117 3.416.000.000
Thuế GTGT phải nộptheo Hóa đơn GTGT số 0000111:
Nợ TK 1311 170.800.000
Có TK 33311 170.800.000
Tương tự nghiệp vụ (1) các nghiệp vụ bán hàng khác cũng có quy trình tương tụ như vậy:
2) Ngày 15/6/2013 xuất khẩu sang Hong Kong (đơn vị nhập khẩu là 7 Style Development (sugar) LTD) 25.000 kg Gạo thơm jasmise 5% tấm, đơn giá 0,627 USD/kg, (thuế xuất khẩu 0%) theo hóa đơn GTGT số 0000009, phiếu xuất kho số 02/Gao Thom/2013. Tỷ giá 21.036 VND/USD.
Khi bán hàng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho số 02/Gao Thom/2013 trên chứng này sẽ định khoản giá vốn hàng bán theo giá trị thực tế xuất. Đồng thời cũng căn cứ vào 02/Gao Thom/2013. Kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000009
50
cho nghiệp vụ bán hàng. Hóa đơn GTGT là chứng từ dùng ghi nhận doanh thu bán hàng, khoản phải thu khách hàng và cũng là chứng từ dùng để ghi sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 511.
Hạch toán giá vốn theo chứng từ 02/Gao Thom/2013:
Nợ TK 632 312.500.000
Có TK 156 312.500.000
Ghi nhận doanh thu theo Hóa đơn GTGT số 0000009:
Nợ TK 131 329.739.300
Có TK 51110 329.739.300
Sau đây là các chứng từ sử dụng cho 2 nghiệp vụ phát sinh nêu trên gồm phiếu xuất kho số 10/Gao5%/2013 và số 02/Gao Thom/2013; Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000009 và số 0000111
51
CTY CP NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẤU CẦN THƠ