3.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổng công ty có quy mô lớn, nhiều đơn vị trực thuộc nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán Tổng công ty áp dụng là mô hình kế toán phân tán. Tại văn phòng Tổng công ty có phòng kế toán trung tâm với nhiệm vụ: thực hiện công tác hạch toán các nhiệm vụ kinh tế tài chính có liên quan tới hoạt động của Tổng công ty; tổng hợp báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc để lập báo cáo chung cho toàn Tổng công ty.
Tại các công ty cổ phần vật tư nông nghiệp huyện có tổ chức phòng kế toán. Kế toán tại đây thực hiện toàn bộ công tác kế toán trên một bộ sổ kế toán riêng và với một bộ máy nhân sự riêng.
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty
- Kế toán trưởng: Là người trực tiếp thông báo các thông tin tài chính cho
Giám đốc công ty. Có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh theo cơ chế quản lý quy định. Hàng tháng, quý, theo định kỳ, niên độ kế toán lập Báo cáo tài chính theo quy định nộp lên ban lãnh đạo Công ty.
Kế toán trưởngKế toán Kế toán vật tư, hàng hoá Kế toán thuế,CCDC , TSCĐ, tiền lương Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt, công nợ Thủ quỹ
- Kế toán tổng hợp: do kế toán trưởng kiêm nhận, theo dõi, kiểm tra số liệu của các kế toán viên khác, thực hiện kết chuyển số liệu, lập các báo cáo kế toán, tài chính định kỳ. Theo dõi quản lý phần mềm cập nhật lưu giữ dữ liệu của phòng kế toán tài vụ
- Kế toán vật tư,hàng hoá: Mở sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế, theo dõi số
lượng tiến độ nhập kho, thời gian thanh toán. Theo dõi tình hình xuất kho hàng hoá tại các kho hàng theo báo cáo định kì 5 ngày và 3 ngày do các thủ kho báo về.
- Kế toán tiền mặt, công nợ: theo dõi tình hình biến động tăng giảm của tiền
mặt, viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. theo dõi tình hình công nợ phải thu, phải trả.
Kế toán thuế, TSCĐ, CCDC, tiền lương: Có nhiệm vụ tính thuế, theo dõi tình
hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp với Nhà Nước. Lập báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN và hạch toán nộp thuế vào ngân sách nhà nước, giao dịch với cơ quan thuế. Phản ánh tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ, CCDC thực hiện phân loại TSCĐ hiện có của đơn vị tiến hành tính khấu hao. Cuối tháng lập bảng phân bổ TSCĐ và các loại sổ sách khác, Tiến hành kiểm tra bảng lương do phòng tổ chức chuyển lên, tính và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên
- Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng.phản ánh số hiện
có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền gửi, tiền vay, các khoản lãi tiền vay, báo cáo số dư tài khoản, dư nợ hạn mức ngân hàng cho lãnh đạo
- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu và xuất quỹ theo các phiếu thu và phiếu chi đã
được duyệt và ghi sổ, theo dõi và báo cáo quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng.
Đội ngũ kế toán của Tổng công ty có trình độ nghiệp vụ, có trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc, thành thạo trong ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán. Điều này giúp kế toán viên không những giảm bớt được khối lượng công việc mà còn đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ và chính xác, đảm bảo cung cấp trung thực thông tin giúp cho lãnh đạo, các ngành có chức năng đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp với
yêu cầu của thị trường.
3.1.4.2 Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty
Hiện nay Tổng CTCP Vật Tư Nông Nghiệp Nghệ An đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
* Niên độ kế toán: Được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12.
Kỳ kế toán: theo tháng
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Báo cáo tài chính và các nghiệp vụ kế toán được lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND).
* Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
* Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
* Hệ thống chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ kế toán TCT VTNN NA hiện đang áp dụng đều tuân thủ theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập, phản ánh theo đúng mẫu và phương pháp đã quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
* Hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay, TCTCP VTNN NA đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Để thuận lợi cho công tác kế toán đơn vị còn mở thêm các TK cấp 2, cấp 3 để phù hợp với hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
* Hệ thống Báo cáo kế toán:
Hàng quý, kế toán tổng hợp phải tiến hành lập các Báo cáo tài chính theo đúng quy định mới nhất của Bộ Tài chính về chế độ lập và trình bày các Báo cáo tài chính bao gồm: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006
và chuẩn mực số 21, để nộp cho các cơ quan quản lý của Nhà nước.
* Quy trình ghi sổ tổng hợp:
Tổng công ty hiện nay đang áp dụng hình thức ghi sổ “ nhật ký chung ” trong quá trình hạch toán kế toán. Hệ thống Sổ cái và Sổ chi tiết được lựa chọn sử dụng để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Tổng công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán, đây là phần mềm do Tổng Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh xây dựng. Quy trình làm việc của chương trình kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán ở TCTCP VTNN NA
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI