2.3.3Thu thập thông tin về doanh thu
2.4.2.2 Lập dự toán chi phí
Dự toán chi phí là những báo cáo chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao tài sản cố định và các chi phí khác thông qua thước đo hiện vật và giá trị. Dự toán chi phí là một trong những nội dung cơ bản của dự toán toàn doanh nghiệp, nó là công cụ kiểm soát chi phí và có ý nghĩa đối với các nhà quản trị doanh nghiệp.
Dự toán chi phí là quá trình tính toán chi tiết các khoản chi phí cho kỳ tới, nhằm huy động và sự dụng các nguồn lực theo các mục tiêu đã được xác định. Mục đích của lập dự toán là để lập kế hoạch; phân bổ các nguồn lực; kiểm soát lợi nhuận; đánh giá kết quả; trách nhiệm quản lý và khen thưởng. Đây là một nội dung quan trọng trong tổ chức kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm, để có thể sử dụng chi phí một cách có hiệu quả, doanh nghiệp cần lập dự toán chi phí, từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động trong việc sử dụng và điều tiết các nguồn lực giới hạn và có cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí.
Quá trình xây dựng các dự toán chi phí bao hàm tất cả các chức năng và các cấp quản lý, nó gắn liền với quản trị sản xuất kinh doanh của cơ sở, tạo điều kiện trong việc phát huy tính chủ động, sáng tạo của đơn vị cơ sở và tính khả thi của dự toán đã lập. Mặt khác tăng cường sự kiểm tra, kiểm soát của đơn vị cấp trên. Trình tự xây dựng dự toán chi phí được tiến hành như sau:
* Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định nhu cầu về nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất.
Định mức về lượng nguyên vật liệu trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm phản ánh lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất hoàn thành một sản phẩm và cho phép mức hao hụt bình thường. Định mức này do bộ phận sản xuất căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp tính bình quân cho một đơn vị sản phẩm sản xuất ra của kỳ trước ở mức bình thường để xây dựng.
Định mức về đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp do bộ phận cung ứng vật tư căn cứ vào các yếu tố như: hợp đồng đã ký kết, thông tin thương lượng giá với nhà cung cấp thường xuyên, biến động giá thị trường, dự báo về biến động giá trong thời gian tới để xác định.
Để xác định dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng công thức: Dự toán chi phí NVL trực tiếp = Số lượng SP cần sản xuất trong kỳ x Số lượng NVL tiêu hao cho 1
đơn vị SP x Đơn giá NVL xuất dùng (2.7) [ 12, Tr 184]
* Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập dựa trên cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nhân công trực tiếp nhằm xác định thời gian lao động và chi phí nhân công cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất.
Định mức thời gian lao động hao phí phản ánh mức độ sử dụng nhân công trực tiếp, được quyết định bởi mối quan hệ về mặt kỹ thuật giữa lao động và sản phẩm sản xuất ra. Định mức này có thể xác định bằng cách chia công việc thành từng thao tác kỹ thuật cụ thể, rồi kết hợp với tiêu chuẩn thời gian của từng thao tác để xây dựng định mức thời gian cho từng công việc. Để lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp doanh nghiệp cần dựa vào số lượng nhân công, trình độ tay nghề, quỹ lương, cách phân phối lương để xây dựng.
Đơn giá tiền lương, tiền công của một giờ lao động trực tiếp được xây dựng căn cứ vào thang lương, bậc lương hoặc hợp đồng lao động đã ký kết, trong đó đã
bao gồm các khoản phụ cấp. Đơn giá tiền lương, tiền công tiêu chuẩn có thể tính bình quân mức lương trả cho toàn bộ công nhân trực tiếp sản xuất.
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được xác định theo công thức sau: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp = Số lượng SP cần sản xuất trong kỳ x ĐM thời gian LĐ tiêu hao cho
1 đơn vị SP
x
Đơn giá tiền công cho 1 giờ lao động
(2.8)
[ 12, Tr 187] *Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán chi phí sản xuất chung bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dự toán định phí sản xuất chung, mục đích của dự toán chi phí sản xuất chung là chỉ ra mức độ dự kiến của tất cả các chi phí sản xuất gián tiếp.
Chi phí sản xuất chung gồm nhiều khoản chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí. Khi lập dự toán cần phải tính toán riêng biến phí, định phí sau đó tổng hợp lại.
Dự toán chi phí sản xuất chung được xác định theo công thức sau: Chi phí SXC dự toán = Dự toán biến phí SXC + Dự toán định phí SXC (2.9) * Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Do mang bản chất là chi phí gián tiếp nên việc lập dự toán cho các khoản chi phí này cũng tương tự như việc lập dự toán chi phí sản xuất chung. Có thể lập riêng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như dự toán cụ thể theo từng yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định đối với mỗi loại chi phí.
Dự toán chi phí bán hàng biến đổi = Số lượng sản phẩm tiêu thụ kế hoạch x Định mức chi phí bán hàng biến đổi (2.10) [12, Tr 189]
Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp biến đổi, do chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí có tính chất chung liên quan đến toàn doanh nghiệp mà không liên quan trực tiếp đến bộ phận cụ thể nào, nên việc dự toán chi phí quản lý biến đổi thường dựa vào phương pháp thống kê kinh nghiệm. Dựa vào tỷ lệ chi phí quản lý
doanh nghiệp biến đổi so với tổng chi phí sản xuất biến đổi ở các kỳ trước để xác định tỷ lệ chi phí quản lý biến đổi bình quân giữa các kỳ.
Còn đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cố định, do thường không thay đổi trong một giới hạn nhất định khi số lượng sản phẩm tiêu thụ thay đổi, nên có thể căn cứ vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cố định của kỳ thực hiện trước đó để xác định dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cố định cho kỳ kế hoạch.