3.2.3.1. Xây dựng phần mềm quản lý vốn tập trung
Hiện tại, hệ thống Core banking của MHB chưa hỗ trợ quản lý vốn tập trung, do đó để triển khai cơ chế mới này, về mặt kỹ thuật có hai giải pháp:
Thứ nhất, cải tạo phần mềm hiện tại, công việc này đòi hỏi một mức chi phí cao khi yêu cầu nhà thầu thiết kế thêm tính năng trên, việc bóc tách dữ liệu khi triển khai có khả năng sẽ làm ảnh hưởng các dữ liệu hiện có, rủi ro gây sai sót trong dữ liệu có khả năng xảy ra rất lớn, việc chuyển đổi các dữ liệu từ mô hình nhiều bảng cân đối kế toán và tổng kết tài sản của nhiều chi nhánh trong cơ chế quản lý vốn cũ sang thành một bảng chung cho toàn hệ thống trong cơ quản lý mới đòi hỏi phải có sử cải tạo toàn diện của phần mềm đang ứng dụng, và chi phí cho việc cải tạo và chuyển đổi các dữ liệu sẽ làm gia tăng chi phí của ngân hàng.
Thứ hai, sử dụng thêm một phần mềm riêng lẻ đáp ứng các tiêu chí riêng của chương trình quản lý vốn tập trung và chạy song song với hệ thống Core banking hiện tại đang vận hành, giải pháp này sẽ giảm chi phí hơn so với giải pháp trên, nhưng lại gây rườm rà trong việc quản lý và vận hành của hệ thống công nghệ thông tin.
3.2.3.2. Vận hành thử nghiệm
Sau khi xây dựng được một phần mềm phù hợp với yêu cầu của cơ chế quản lý vốn tập trung thì phần mềm này cần được vận hành thử nghiệm trước khi được chính thức đưa vào sử dụng. Việc vận hành trong môi trường giả định sẽ giúp khắc phục được những tồn tại mà trong quá trình xây dựng phần mềm thì đội ngũ cán bộ tin học chưa thể nhận ra, đồng thời việc vận hành thử nghiệm sẽ giúp các cán bộ làm công tác quản lý vốn làm quen bước đầu với chương trình mới để hướng dẫn lại cho các đơn vị kinh doanh được đầy đủ và dễ hiểu.
3.2.3.3. Vận hành chính thức (Go-live)
Kể từ thời điểm chuyển đổi (ngày hiệu lực), các chi nhánh triển khai phải sử dụng chương trình Định giá chuyển vốn nội bộ FTP để khai thác, phân tích các báo cáo. Mỗi chi nhánh được cấp mã truy cập vào chương trình và phải chịu trách
nhiệm về việc quản lý, sử dụng mã người dùng (User name) truy cập vào chương trình.
Trong quá trình thực hiện, chi nhánh phải thường xuyên kiểm tra theo dõi số liệu, kết quả tính toán của chương trình và kịp thời phản ánh về Trung tâm vốn khi có phát sinh trường hợp sai sót, bất hợp lý trong thực hiện.
Trung tâm công nghệ chịu trách nhiệm tạo môi trường vận hành an toàn, thông suốt; đồng thời cấp đủ user truy cập chương trình cho các chi nhánh và các đơn vị tại Hội sở chính theo yêu cầu.
3.2.4. Xác định thời điểm thực hiện
Để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong quá trình thực hiện chuyển đổi cơ chế, việc xác định thời điểm thực hiện hết sức quan trọng. Thời điểm thực hiện chuyển đổi là thời điểm kết thúc cơ chế cũ chuyển sang ứng dụng cơ chế mới.
Thời điểm chuyển đổi có thể kéo dài vài ngày và có thể sử dụng song song hai cơ chế trong thời gian chuyển đổi. Thời gian này thường phát sinh những sai sót vì thế đòi hỏi tính chuyên nghiệp của bộ phận tin học và trình độ ứng dụng cao của cán bộ nguồn vốn.
Hiện nay, với quy mô hơn 230 chi nhánh, phòng giao dịch trải dài từ địa đầu Móng Cái đến tận mũi Cà Mau và cả huyện đảo Phú Quốc, vì vậy MHB nên triển khai cơ chế FTP sớm để tiết kiệm được chi phí nhiều hơn so với khi mạng lưới các điểm giao dịch được mở rộng thêm.
Có thể thực hiện việc chuyển đổi theo một trong hai phương án:
- Triển khai thí điểm: là phương án triển khai cơ chế quản lý vốn mới thực hiện theo từng chi nhánh/ đơn vị trực thuộc, không chuyển đổi một lần toàn hệ thống. Quá trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch cụ thể phân tán theo từng khu vực. Ưu điểm của phương án này là có xử lý những sai sót phát sinh ở phạm vi nhỏ, trên cơ sở đó điều chỉnh và hoàn thiện trước khi áp dụng cho toàn hệ thống. Tuy nhiên, thời gian chuyển đổi dữ liệu sẽ bị kéo dài, các chỉ tiêu kinh doanh giữa các chi nhánh chuyển đổi trước và sau không thống nhất tạo sự không công bằng trong đánh giá kết quả hoạt
động kinh doanh của các chi nhánh trong thời gian chuyển đổi. Hơn nữa Phải duy trì một đội ngũ nhận sự lớn để duy trì và vận hành song song hai cơ chế trong thời gian dài trước khi hoàn tất việc chuyển đổi cũng sẽ gây lãng phí lớn về chi phí.
- Triển khai đồng bộ: là phương án triển khai cơ chế quản lý vốn mới tập trung toàn hệ thống, chuyển đổi một lần toàn hệ thống đồng bộ, quá trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch cụ thể tập trung toàn hệ thống. Phương án này có tính đồng bộ tập trung cao, giảm thiếu chi phí do thời gian chuyển đổi ngắn, lực lượng nhân lực chuyên môn cao sẽ không phân tán đi nhiều nơi mà chỉ cần tập trung tại Hội sở. Nhưng phương án này cũng có nhược điểm của nó, đó là đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cần phải có bộ phận tin học trình độ cao và các chuyên gia khi chuyển đổi tập trung khi xử lý dữ liệu nhằm xử lý nhanh và hiệu quả nhất khi có sự cố sai sót. Theo kinh nghiệm chuyển đổi cơ chế của các NHTM đã từng thực hiện, quá trình chuyển đổi nên được thực hiện theo từng chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh đó, không nên thực hiện chuyển đổi một lần toàn hệ thống để tránh những sai sót phát sinh. Quá trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch chuyển đổi cụ thể cho từng đơn vị. Sau mỗi đợt chuyển đổi cơ chế thành công, các chi nhánh sẽ thực hiện báo cáo công tác chuyển đổi và thực hiện cơ chế mới để rút kinh nghiệm cho những lần chuyển đổi sau. Việc sử dụng song song 2 cơ chế sẽ kết thúc khi toàn bộ các chi nhánh trong hệ thống đã thực hiện chuyển đổi thành công.
Thời điểm chuyển đổi dữ liệu là các thời điểm nghỉ nhiều ngày liên tục của toàn hệ thống như: Tết Dương Lịch, Lễ 30/4 - 01/05… để có thể kịp thời khắc phục các sai sót, không để ảnh hưởng đến số liệu của toàn hệ thống.
3.2.5. Chuyển đổi sang cơ chế quản lý vốn tập trung
Việc thực hiện chuyển đổi dữ liệu có thể chia làm hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Thực hiện FTP mua bán vốn khớp giao dịch cho hai mảng huy động vốn và cho vay. Các khoản mục khác trên bảng cân đối kế toán tạm thời không áp dụng FTP.
- Giai đoạn 2: Thực hiện FTP mua bán vốn khớp giao dịch cho toàn bộ các khoản mục của bảng cân đối.
Khi thực hiện việc chuyển đổi sang cơ chế quản lý vốn tập trung, Trung tâm vốn thực hiện tất toán toàn bộ các giao dịch chuyển vốn nội bộ giữa chi nhánh và Hội sở chính hiện đang theo dõi tại phân hệ Treasury cũng như các tài khoản điều chuyển vốn giữa chi nhánh với các phòng giao dịch trực thuộc, chuyển số dư về tài khoản “Điều chuyển vốn nội bộ” với lãi suất giữ nguyên như đang thực hiện trên số ngày thực tế; các chi nhánh và phòng giao dịch lúc này gọi chung là đơn vị kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu kiểm tra việc tất toán các giao dịch nội bộ, lãi phát sinh của các giao dịch đến ngày tất toán và thực hiện hạch toán theo hướng dẫn của Hội sở.
Đơn vị kinh doanh phải đóng các tài khoản không cần thiết tại các TCTD khác trên địa bàn hoặc tính toán duy trì số dư ở mức tối thiểu để giảm chi phí mua vốn cho các tài khoản này.
Khi chương trình Định giá chuyển vốn nội bộ FTP chính thức vận hành sẽ ghi nhận thu nhập và chi phí của đơn vị kinh doanh qua hệ thống báo cáo mà không có sự dịch chuyển dòng tiền cũng như không phát sinh bút toán hạch toán. Định kỳ hàng tháng, Trung tâm vốn gửi thông báo cho đơn vị kinh doanh về chênh lệch thu nhập/chi phí của đơn vị qua hệ thống FTP để chi nhánh thực hiện hạch toán vào thu nhập (hoặc chi phí).
3.3. Trách nhiệm thực hiện
3.3.1. Các Phòng – Ban – Trung tâm trực thuộc Hội sở 3.3.1.1. Hội đồng ALCO
Hướng dẫn xây dựng và ban hành Quy chế quản lý vốn nội bộ và Quy trình điều chuyển vốn nội bộ theo cơ chế FTP để triển khai áp dụng.
Xác định thời điểm thực hiện việc chuyển đổi từ cơ chế quản lý vốn cũ sang cơ chế mới đảm không để xảy ra các sự cố khi chuyển đổi dữ liệu cũng như xử lý các dữ liệu.
Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn cũng như hiệu quả hoạt động của các đơn vị kinh doanh.
3.3.1.2. Ban Quản lý nguồn vốn
Tham mưu cho Ban điều hành về việc hoàn thiện cơ chế quản lý vốn nội bộ, đảm bảo cân đối nguồn và sử dụng nguồn của toàn hệ thống an toàn và hiệu quả.
Là đầu mối triển khai, theo dõi và giám sát việc thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quản lý vốn phân tán sang cơ chế FTP.
Tính toán, đề xuất điều chỉnh giá FTP phù hợp với điều kiện thị trường và mục tiêu, chính sách của MHB trong từng thời kỳ nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả và công bằng giữa các đơn vị kinh doanh.
Quản lý rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, quản lý các chỉ tiêu an toàn trong hệ thống.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, rà soát, đối chiếu và điều chỉnh kết quả chạy chương trình FTP.
3.3.1.3. Kế toán trưởng và các phòng trực thuộc
Phối hợp cung cấp các thông tin về chi phí liên quan đến huy động vốn và sử dụng vốn của hệ thống để bổ sung vào cơ sở tính toán giá điều chuyển vốn;
Hỗ trợ công thức lấy số liệu mua – bán vốn trên các tài khoản thích hợp; Ban hành các quy trình Hướng dẫn phương pháp hạch toán cho các đơn vị kinh doanh; Hướng dẫn đối chiếu số liệu hạch toán đảm bảo giao dịch phát sinh đúng tính chất và nguyên tắc hiện hành;
Tính toán và ghi nhận thu nhập/chi phí của các đơn vị kinh doanh trong kỳ; thông báo tới các đơn vị liên quan phối hợp thực hiên.
3.3.1.4. Ban Quản lý rủi ro
Đề xuất các cơ chế quản lý thích hợp cho các sản phẩm huy động hoặc cho vay phát sinh nhiều rủi ro.
Đầu mối cung cấp thông tin về kế hoạch cho vay của MHB cho Ban Quản lý Nguồn vốn để chủ động cân đối khi có phát sinh các giao dịch lớn.
Xác định hạn mức tín dụng, quy định quản lý dư nợ và giới hạn tín dụng. Xác định các hạn mức sử dụng vốn.
3.3.1.5. Trung tâm Công nghệ
Xây dựng chương trình tính toán chi phí mua – vốn đối với từng đơn vị kinh doanh;
Xây dựng hệ thống báo cáo tự động các giao dịch mua bán vốn nội bộ phát sinh trong toàn hệ thống;
Đảm bảo các chương trình trên vận hành ổn định và thông suốt.
3.3.1.6. Ban quản trị các dự án công nghệ
Xây dựng Phân hệ Treasury trên hệ thống Core banking theo Cơ chế quản lý vốn FTP và từng bước hoàn thiện cho phù hợp;
Ban hành tài liệu hướng dẫn về thao tác, quy trình thực hiện các giao dịch FTP trên hệ thống;
Tổ chức tập huấn, hướng dẫn các đơn vị kinh doanh các bước nhập giao dịch trên hệ thống.
3.3.1.7. Ban Quản trị nhân sự
Chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo, gửi cán bộ theo học các khóa học liên quan, thuê chuyên gia có kinh nghiệm về quản lý vốn tập trung về tư vấn, đảm bảo lực lượng nhân sự có trình độ đáp ứng được nhu cầu cao của công việc khi chyển đổi cơ chế quản lý vốn mới.
Phối hợp với các Phòng – Ban có liên quan để tổ chức tập huấn cho cán bộ các đơn vị kinh doanh liên quan đến công tác chuyển đổi cơ chế quản lý vốn, đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ khi triển khai.
3.3.2. Các đơn vị kinh doanh
Cử các cán bộ tham gia các lớp tập huấn do Hội sở tổ chức, những người này phải có đủ năng lực, trình độ và khả năng tiếp thu những yêu cầu căn bản của quá trình chuyển đổi để việc thực hiện tại đơn vị đạt được kết quả chính xác;
Thực hiện việc chuyển đổi cơ chế quản lý vốn đảm bảo tuân thủ đúng thời gian và quy trình của Hội sở;
Trong thời gian đầu triển khai cơ chế mới, các đơn vị phải kịp thời báo cáo lên Hội sở mọi vướng mắc phát sinh để phối hợp giải quyết, định kỳ báo cáo Tổng kết đánh giá kết quả triển khai ứng dụng cơ chế mới.
Căn cứ các kế hoạch kinh doanh, các chỉ tiêu cùng các hạn mức giới hạn được giao từ Hội sở, tổ chức thực hiện và kiểm soát kết quả giao dịch vốn nội vộ của đơn vị, đảm bảo tuân thủ các quy định của hệ thống.
Kết luận chương 3
Một hệ thống FTP được xây dựng tốt sẽ giúp ngân hàng xác định được, định giá được và quản lý rủi ro về lãi suất, đưa ra những động lực phù hợp cho các chi nhánh, đồng thời nhận diện được tác động của chuyển giao rủi ro lãi suất trong bộ phận cân đối nguồn vốn. Chương 3 đề xuất việc xây dựng một hệ thống định giá vốn điều chuyển nội bộ FTP tại MHB dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: tất cả các mục trong bảng cân đối kế toán đều phải được định giá vốn điều chuyển; các mức lãi suất FTP do bộ phận quản lý vốn tính toán xác định bởi đây là bộ phận hiểu rõ những giá trị thị trường (hay chi phí cơ hội) của vốn. Đó những giải pháp cơ bản để chuyển đổi cơ chế quản lý vốn tại MHB từ phân tán sang tập trung. Có thể nói MHB sẽ xây dựng được cơ chế quản lý vốn hiệu quả giúp cho các nhà quản trị ngân hàng nâng cao thêm năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động nếu như các giải pháp trên được triển khai kịp thời trong thời gian gần nhất.
KẾT LUẬN
Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế nói chung, các hoạt động tài chính nói riêng, việc ứng dụng các mô hình điều chuyển vốn tập trung theo cơ chế mới, đang diễn ra rất mới mẽ, thực tế xuất hiện rất nhiều vấn đề mới cần được nghiên cứu và triển khai cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn và thông lệ quốc tế. Việc nghiên cứu, áp dụng, triển khai mô hình điều chuyển vốn tập trung theo cơ chế mới, tại ngân hàng MHB là vấn đề quan trọng và cấp thiết nhằm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của ngân hàng, đảm bảo an toàn về vốn và tạo điều kiện để MHB tồn tại và phát triển trong môi trường kinh tế cạnh tranh cao. Trên cơ sở vận dụng các phương pháp nghiên cứu, bám sát mục tiêu, phạm vi nghiên cứu của đề này đã hoàn thành được một số nhiệm vụ đặt ra:
- Nêu lên một số luận chứng khoa học về mặt lý luận nhằm góp phần làm sang tỏ hơn về cơ sở lý luận cho phát triển mô hình điều chuyển vốn tập trung theo cơ chế mới.
- Nghiên cứu tổng quát bối cảnh kinh tế xã hội, tình hình kinh doanh của ngân hàng MHB, cũng như đánh giá việc triển khai áp dụng mô hình điều chuyển vốn tập trung theo cơ chế mới, qua đó chỉ ra các thành tựu, hạn chế nguyên nhân và các thách thức cho việc triển khai mô hình điều chuyển vốn tập trung theo cơ chế mới tại MHB.
- Nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện mô hình điều chuyển vốn tập