Trên cơ sở những định hướng cơ bản đã được trình bày ở chương 2, quá trình xây dựng cơ chế quản lý vốn tập trung và chuyển đổi từ cơ chế cũ sang cơ chế mới cần được thực hiện theo các bước sau:
Hình 3.2: Quy trình thực hiện chuyển đổi sang cơ chế FTP 3.2.1. Tổ chức lại cơ cấu của Khối Nguồn vốn
MHB nên xem xét mô hình tổ chức và chức năng các phòng ban để hiểu rõ hơn mối liên hệ và chức trách cũng như nhiệm vụ hoạt động của khối Nguồn vốn. Do phải đảm bảo sử dụng vốn an toàn (như thanh khoản hệ thống, rủi ro tập trung xét trên góc độ toàn hàng...) đồng thời đảm bảo đạt hiệu quả, các ngân hàng thường quản lý vốn tập trung để có cái nhìn chung về toàn hệ thống, điều này cũng tạo nên một đặc quyền riêng cho khối Nguồn vốn, nói một cách khác, nó sinh ra đã có những quyền lực tương đối lớn.
3.2.1.1. Tại Hội sở
Ban Quản lý Nguồn vốn của Hội sở sẽ thực hiện các chức năng chính như: - Quản lý thanh khoản và rủi ro lãi suất;
- Quản lý và kinh doanh vốn;
- Quản lý việc điều chuyển vốn nội bộ; - Quản lý TSC - TSN.
Để thực hiện tốt các chức năng trên, cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý nguồn vốn sẽ được sắp xếp lại như sau:
- Bộ phận quản lý thanh khoản và rủi ro lãi suất trong toàn hệ thống, hạn chế chi phí kinh doanh, đảm bảo lợi nhuận cho ngân hàng.
- Bộ phận kinh doanh tiền tệ, hàng hóa và các giao dịch phái sinh: Chỉ Hội sở mới được kinh doanh trên liên ngân hàng và thực hiện các giao dịch phái sinh, vì vậy những nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh tiền tệ cần phải theo dõi nắm rõ thông tin diễn biến thị trường để thực hiện được những giao dịch mang lại nguồn lợi cho ngân hàng.
- Bộ phận quản lý vốn nội bộ (Trung tâm vốn): quản lý hệ thống vốn nội bộ và quản lý trạng thái ngoại tệ của đơn vị kinh doanh, thực hiện các giao dịch mua bán vốn với đơn vị kinh doanh.
- Bộ phận hỗ trợ ALCO: gồm những nhân viên có kiến thức về phân tích rủi ro, kiến thức về kinh doanh và thị trường tài chính có nhiệm vụ tổng hợp và phân tích thông tin, lập báo cáo và hỗ trợ Hội đồng ALCO trong việc đưa ra các quyết định.
- Bộ phận phát triển sản phẩm nguồn vốn: đề xuất những sản phẩm cũng như chính sách lãi suất phù hợp với mục tiêu của ngân hàng trong từng thời kỳ.
3.2.1.2. Tại các chi nhánh
Hiện tại, MHB quy định chức năng của phòng Nguồn vốn tại các chi nhánh bao gồm: ban hành lãi suất huy động và các sản phẩm huy động vốn áp dụng tại chi nhánh; giám sát tình hình nguồn vốn, sử dụng vốn và quản lý rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất của chi nhánh; thực hiện điều chuyển vốn và tính lãi vốn nội bộ giữa chi nhánh với Hội sở và các phòng giao dịch trực thuộc. Tuy nhiên, khi triển khai thực hiện cơ chế quản lý vốn tập trung thì các chức năng trên đã có sự thay đổi:
- Thể lệ các sản phẩm huy động vốn, lãi suất huy động và cho vay được Hội sở ban hành thống nhất áp dụng chung trong toàn hệ thống.
- Việc quản lý rủi ro thanh khoản và rủi ro lãi suất được tập trung về Hội sở. - Việc điều chuyển vốn nội bộ cũng như tính lãi nội bộ hàng tháng được thực
hiện tự động hàng ngày, dựa trên số liệu của bảng cân đối kế toán; hơn nữa lúc này chi nhánh và các phòng giao dịch đều được coi là những đơn vị
kinh doanh thực hiện mua bán vốn với Hội sở, do vậy cán bộ nguồn vốn tại chi nhánh không cần thực hiện các thao tác này nữa.
Có thể nhận thấy ưu điểm chính của cơ chế quản lý vốn tập trung là quản lý thống nhất và tập trung nguồn vốn của cả hệ thống, nếu duy trì sự tồn tại của phòng Nguồn vốn tại các chi nhánh sẽ sự lãng phí nguồn lực rất lớn. Do vậy, khi thực hiện cơ chế quản lý vốn tập trung, MHB sẽ phải xóa bỏ phòng Nguồn vốn tại các chi nhánh.
Tuy nhiên, để các đơn vị kinh doanh làm quen với cơ chế quản lý vốn mới, trong thời gian đầu mới triển khai, các cán bộ nguồn vốn sẽ vẫn làm việc tại chi nhánh để hỗ trợ việc chuyển đổi dữ liệu, theo dõi và báo cáo kịp thời vì chính những cán bộ này mới nắm rõ đặc điểm của nguồn vốn tại chi nhánh. Khi hệ thống FTP đã đi vào hoạt động ổn định, MHB cần phải có kế hoạch sắp xếp lại những nhân sự này, ví dụ tập trung nhân sự Nguồn vốn về Hội sở hoặc chuyển công tác qua phòng/bộ phận khác...
3.2.2. Xác định giá điều chuyển vốn
Các nguyên tắc xác định giá điều chuyển vốn đã được trình bày cụ thể ở mục 3.2. Điều cần thiết ở đây là Trung tâm vốn phải xác định giá chuyển vốn cho kỳ hạn đầu tiên tại thời điểm thực hiện chuyển đổi cơ chế (ngày hiệu lực). Thông thường, tại kỳ hạn đầu tiên, Trung tâm vốn nên xác định giá mua vốn bằng giá bán vốn để hạn chế việc làm xáo trộn hoạt động kinh doanh của các chi nhánh. Tuy nhiên việc xác định cơ chế một giá không nên kéo dài và nên được chấm dứt sau khi toàn bộ chi nhánh đã thực hiện chuyển đổi xong.
Định kỳ, Trung tâm vốn có trách nhiệm xây dựng giá chuyển vốn cho từng kỳ hạn nhất định theo sự biến động của lãi suất trên thị trường.
Tại ngày hiệu lực chuyển sang Cơ chế Định giá chuyển vốn, toàn bộ các giao dịch thuộc đối tượng định giá còn số dư và các giao dịch phát sinh tại ngày hiệu lực sẽ được áp dụng chung mức giá theo thông báo trong ngày căn cứ trên loại giao dịch, kỳ hạn danh nghĩa và đồng tiền giao dịch và không đổi cho đến kỳ định giá lại tiếp theo của từng giao dịch.
3.2.3. Xây dựng và vận hành phần mềm quản lý vốn tập trung 3.2.3.1. Xây dựng phần mềm quản lý vốn tập trung 3.2.3.1. Xây dựng phần mềm quản lý vốn tập trung
Hiện tại, hệ thống Core banking của MHB chưa hỗ trợ quản lý vốn tập trung, do đó để triển khai cơ chế mới này, về mặt kỹ thuật có hai giải pháp:
Thứ nhất, cải tạo phần mềm hiện tại, công việc này đòi hỏi một mức chi phí cao khi yêu cầu nhà thầu thiết kế thêm tính năng trên, việc bóc tách dữ liệu khi triển khai có khả năng sẽ làm ảnh hưởng các dữ liệu hiện có, rủi ro gây sai sót trong dữ liệu có khả năng xảy ra rất lớn, việc chuyển đổi các dữ liệu từ mô hình nhiều bảng cân đối kế toán và tổng kết tài sản của nhiều chi nhánh trong cơ chế quản lý vốn cũ sang thành một bảng chung cho toàn hệ thống trong cơ quản lý mới đòi hỏi phải có sử cải tạo toàn diện của phần mềm đang ứng dụng, và chi phí cho việc cải tạo và chuyển đổi các dữ liệu sẽ làm gia tăng chi phí của ngân hàng.
Thứ hai, sử dụng thêm một phần mềm riêng lẻ đáp ứng các tiêu chí riêng của chương trình quản lý vốn tập trung và chạy song song với hệ thống Core banking hiện tại đang vận hành, giải pháp này sẽ giảm chi phí hơn so với giải pháp trên, nhưng lại gây rườm rà trong việc quản lý và vận hành của hệ thống công nghệ thông tin.
3.2.3.2. Vận hành thử nghiệm
Sau khi xây dựng được một phần mềm phù hợp với yêu cầu của cơ chế quản lý vốn tập trung thì phần mềm này cần được vận hành thử nghiệm trước khi được chính thức đưa vào sử dụng. Việc vận hành trong môi trường giả định sẽ giúp khắc phục được những tồn tại mà trong quá trình xây dựng phần mềm thì đội ngũ cán bộ tin học chưa thể nhận ra, đồng thời việc vận hành thử nghiệm sẽ giúp các cán bộ làm công tác quản lý vốn làm quen bước đầu với chương trình mới để hướng dẫn lại cho các đơn vị kinh doanh được đầy đủ và dễ hiểu.
3.2.3.3. Vận hành chính thức (Go-live)
Kể từ thời điểm chuyển đổi (ngày hiệu lực), các chi nhánh triển khai phải sử dụng chương trình Định giá chuyển vốn nội bộ FTP để khai thác, phân tích các báo cáo. Mỗi chi nhánh được cấp mã truy cập vào chương trình và phải chịu trách
nhiệm về việc quản lý, sử dụng mã người dùng (User name) truy cập vào chương trình.
Trong quá trình thực hiện, chi nhánh phải thường xuyên kiểm tra theo dõi số liệu, kết quả tính toán của chương trình và kịp thời phản ánh về Trung tâm vốn khi có phát sinh trường hợp sai sót, bất hợp lý trong thực hiện.
Trung tâm công nghệ chịu trách nhiệm tạo môi trường vận hành an toàn, thông suốt; đồng thời cấp đủ user truy cập chương trình cho các chi nhánh và các đơn vị tại Hội sở chính theo yêu cầu.
3.2.4. Xác định thời điểm thực hiện
Để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong quá trình thực hiện chuyển đổi cơ chế, việc xác định thời điểm thực hiện hết sức quan trọng. Thời điểm thực hiện chuyển đổi là thời điểm kết thúc cơ chế cũ chuyển sang ứng dụng cơ chế mới.
Thời điểm chuyển đổi có thể kéo dài vài ngày và có thể sử dụng song song hai cơ chế trong thời gian chuyển đổi. Thời gian này thường phát sinh những sai sót vì thế đòi hỏi tính chuyên nghiệp của bộ phận tin học và trình độ ứng dụng cao của cán bộ nguồn vốn.
Hiện nay, với quy mô hơn 230 chi nhánh, phòng giao dịch trải dài từ địa đầu Móng Cái đến tận mũi Cà Mau và cả huyện đảo Phú Quốc, vì vậy MHB nên triển khai cơ chế FTP sớm để tiết kiệm được chi phí nhiều hơn so với khi mạng lưới các điểm giao dịch được mở rộng thêm.
Có thể thực hiện việc chuyển đổi theo một trong hai phương án:
- Triển khai thí điểm: là phương án triển khai cơ chế quản lý vốn mới thực hiện theo từng chi nhánh/ đơn vị trực thuộc, không chuyển đổi một lần toàn hệ thống. Quá trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch cụ thể phân tán theo từng khu vực. Ưu điểm của phương án này là có xử lý những sai sót phát sinh ở phạm vi nhỏ, trên cơ sở đó điều chỉnh và hoàn thiện trước khi áp dụng cho toàn hệ thống. Tuy nhiên, thời gian chuyển đổi dữ liệu sẽ bị kéo dài, các chỉ tiêu kinh doanh giữa các chi nhánh chuyển đổi trước và sau không thống nhất tạo sự không công bằng trong đánh giá kết quả hoạt
động kinh doanh của các chi nhánh trong thời gian chuyển đổi. Hơn nữa Phải duy trì một đội ngũ nhận sự lớn để duy trì và vận hành song song hai cơ chế trong thời gian dài trước khi hoàn tất việc chuyển đổi cũng sẽ gây lãng phí lớn về chi phí.
- Triển khai đồng bộ: là phương án triển khai cơ chế quản lý vốn mới tập trung toàn hệ thống, chuyển đổi một lần toàn hệ thống đồng bộ, quá trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch cụ thể tập trung toàn hệ thống. Phương án này có tính đồng bộ tập trung cao, giảm thiếu chi phí do thời gian chuyển đổi ngắn, lực lượng nhân lực chuyên môn cao sẽ không phân tán đi nhiều nơi mà chỉ cần tập trung tại Hội sở. Nhưng phương án này cũng có nhược điểm của nó, đó là đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cần phải có bộ phận tin học trình độ cao và các chuyên gia khi chuyển đổi tập trung khi xử lý dữ liệu nhằm xử lý nhanh và hiệu quả nhất khi có sự cố sai sót. Theo kinh nghiệm chuyển đổi cơ chế của các NHTM đã từng thực hiện, quá trình chuyển đổi nên được thực hiện theo từng chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh đó, không nên thực hiện chuyển đổi một lần toàn hệ thống để tránh những sai sót phát sinh. Quá trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch chuyển đổi cụ thể cho từng đơn vị. Sau mỗi đợt chuyển đổi cơ chế thành công, các chi nhánh sẽ thực hiện báo cáo công tác chuyển đổi và thực hiện cơ chế mới để rút kinh nghiệm cho những lần chuyển đổi sau. Việc sử dụng song song 2 cơ chế sẽ kết thúc khi toàn bộ các chi nhánh trong hệ thống đã thực hiện chuyển đổi thành công.
Thời điểm chuyển đổi dữ liệu là các thời điểm nghỉ nhiều ngày liên tục của toàn hệ thống như: Tết Dương Lịch, Lễ 30/4 - 01/05… để có thể kịp thời khắc phục các sai sót, không để ảnh hưởng đến số liệu của toàn hệ thống.
3.2.5. Chuyển đổi sang cơ chế quản lý vốn tập trung
Việc thực hiện chuyển đổi dữ liệu có thể chia làm hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Thực hiện FTP mua bán vốn khớp giao dịch cho hai mảng huy động vốn và cho vay. Các khoản mục khác trên bảng cân đối kế toán tạm thời không áp dụng FTP.
- Giai đoạn 2: Thực hiện FTP mua bán vốn khớp giao dịch cho toàn bộ các khoản mục của bảng cân đối.
Khi thực hiện việc chuyển đổi sang cơ chế quản lý vốn tập trung, Trung tâm vốn thực hiện tất toán toàn bộ các giao dịch chuyển vốn nội bộ giữa chi nhánh và Hội sở chính hiện đang theo dõi tại phân hệ Treasury cũng như các tài khoản điều chuyển vốn giữa chi nhánh với các phòng giao dịch trực thuộc, chuyển số dư về tài khoản “Điều chuyển vốn nội bộ” với lãi suất giữ nguyên như đang thực hiện trên số ngày thực tế; các chi nhánh và phòng giao dịch lúc này gọi chung là đơn vị kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu kiểm tra việc tất toán các giao dịch nội bộ, lãi phát sinh của các giao dịch đến ngày tất toán và thực hiện hạch toán theo hướng dẫn của Hội sở.
Đơn vị kinh doanh phải đóng các tài khoản không cần thiết tại các TCTD khác trên địa bàn hoặc tính toán duy trì số dư ở mức tối thiểu để giảm chi phí mua vốn cho các tài khoản này.
Khi chương trình Định giá chuyển vốn nội bộ FTP chính thức vận hành sẽ ghi nhận thu nhập và chi phí của đơn vị kinh doanh qua hệ thống báo cáo mà không có sự dịch chuyển dòng tiền cũng như không phát sinh bút toán hạch toán. Định kỳ hàng tháng, Trung tâm vốn gửi thông báo cho đơn vị kinh doanh về chênh lệch thu nhập/chi phí của đơn vị qua hệ thống FTP để chi nhánh thực hiện hạch toán vào thu nhập (hoặc chi phí).
3.3. Trách nhiệm thực hiện
3.3.1. Các Phòng – Ban – Trung tâm trực thuộc Hội sở 3.3.1.1. Hội đồng ALCO
Hướng dẫn xây dựng và ban hành Quy chế quản lý vốn nội bộ và Quy trình điều chuyển vốn nội bộ theo cơ chế FTP để triển khai áp dụng.
Xác định thời điểm thực hiện việc chuyển đổi từ cơ chế quản lý vốn cũ sang cơ chế mới đảm không để xảy ra các sự cố khi chuyển đổi dữ liệu cũng như xử lý các dữ liệu.
Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn cũng như hiệu quả hoạt động của các đơn vị kinh doanh.
3.3.1.2. Ban Quản lý nguồn vốn
Tham mưu cho Ban điều hành về việc hoàn thiện cơ chế quản lý vốn nội bộ, đảm bảo cân đối nguồn và sử dụng nguồn của toàn hệ thống an toàn và hiệu quả.
Là đầu mối triển khai, theo dõi và giám sát việc thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quản lý vốn phân tán sang cơ chế FTP.
Tính toán, đề xuất điều chỉnh giá FTP phù hợp với điều kiện thị trường và mục tiêu, chính sách của MHB trong từng thời kỳ nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả và công bằng giữa các đơn vị kinh doanh.
Quản lý rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, quản lý các chỉ tiêu an toàn trong