Có nhiều cách phân loại hoạt động kiểm soát như: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát chung, kiểm soát máy tính, kiểm soát quản lý,…Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát được phân loại tùy thuộc vào mục đích kiểm soát.
a) Phân loại kiểm soát theo mục đích quản trị rủi ro
Kiểm soát nghiệp vụ
Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát ảnh hưởng đến từng nghiệp vụ, từng chu kỳ kế toán.
Kiểm soát ở mức độ cao
Loại kiểm soát này được thực hiện dựa vào các hoạt động liên quan đến ngân sách, dự báo của kỳ trước và đối thủ cạnh tranh. Các hoạt động chủ yếu: Đẩy mạnh quảng cáo, quy trình cải tiến sản xuất, chương trình cắt giảm chi phí để đo lường
mức độ mà các mục tiêu sẽ đạt được. Thực hiện kế hoạch là giám sát để phát triển sản phẩm mới, liên doanh hoặc tài chính. Hoạt động kiểm soát là các hoạt động quản trị dùng để phân tích và theo dõi trên các báo cáo
Kiểm soát hoạt động của nhà quản lý
Các nhà quản lý thường xem xét các báo cáo, qua đó, nhà quản lý sẽ xác định xu hướng phát triển, kết quả thống kê, mục tiêu kinh tế.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Sự thay đổi của kiểm soát được thực hiện nhằm kiểm tra sự chính xác, tính đầy đủ và sự cho phép ghi nhận các nghiệp vụ. Dữ liệu nhập vào phải được kiểm tra hoặc phù hợp với chương trình kiểm soát đã được duyệt. Kiểm soát việc các hoạt động phát triển hệ thống mới, các hoạt động thay đổi những cái hiện có, như: truy cập dữ liệu, tập tin và chương trình. Có 2 nhóm hoạt động kiểm soát thông tin cần được sử dụng:
- Kiểm soát chung: Là các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót, gian lận trong hệ thống thông tin kế toán, được áp dụng chung trong toàn hệ thống và đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động. Kiểm soát chung bao gồm: Kiểm soát dữ liệu; Kiểm soát phần mềm hệ thống; Kiểm soát tiếp cận hệ thống; Kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng:
- Kiểm soát ứng dụng: Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể, nhằm đảm bảo quy trình nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác. Kiểm soát ứng dụng được thiết kế để kiểm soát quy trình ứng dụng nhằm đảm bảo nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
Có ba kiểm soát ứng dụng nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót: Kiểm soát thông tin đầu vào; Kiểm soát xử lý; Kiểm soát thông tin đầu ra.
Kiểm soát vật chất
Thiết bị, hàng tồn kho, chứng khoán, tiền mặt và các tài sản khác phải được kiểm đếm định kỳ và so sánh với số liệu trên báo cáo.
Phân công nhiệm vụ cho những người khác nhau nhằm giảm rủi ro hoặc những hành động không phù hợp. Ví dụ, trách nhiệm cho phép kinh doanh, ghi chép và xử lý các tài sản liên quan được chia. Một quản lý tín dụng sẽ không chịu trách nhiệm duy trì việc ghi nhận các khoản phải thu hoặc xử lý hóa đơn tiền mặt. Tương tự, một nhân viên kinh doanh sẽ không có khả năng thay đổi các tập tin giá sản phẩm, tỷ lệ hoa hồng.
b) Phân loại kiểm soát theo tính chất sử dụng
Kiểm soát ngăn ngừa:
Là loại kiểm soát nhằm đề phòng các sai sót và gian lận, ngăn chặn các điều kiện dẫn đến sai sót hay gian lận. Kiểm soát ngăn ngừa được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và được tiến hành ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên. Ví dụ: việc ghi sổ kép là một biện pháp ngăn ngừa.
Kiểm soát phát hiện
Là loại kiểm soát nhằm nhận ra các sai sót, gian lận, hoặc phát hiện ra các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận. Kiểm soát phát hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ đã xảy ra. Ví dụ: Lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra số dư các tài khoản.
Kiểm soát sửa sai
Đây là quá trình sửa chữa các sai sót và gian lận, sửa chữa một sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác. Kiểm soát sửa sai thường đi kèm với kiểm soát phát hiện. Ví dụ: Nhà quản lý yêu cầu nhân viên kế toán điều chỉnh một bút toán ghi sai.