KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM DẦU KHÍ VIỆT NAM
Tổng Công ty Cổ Phần Bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam đã có những nổ lực rất lớn để phát triển hoạt động kinh doanh bảo hiểm, với mục tiêu trở thành nhà bảo hiểm số 1 Việt Nam, Tổng công ty cũng đã có những thành tựu không nhỏ trong thời gian qua, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của tập đoàn Dầu khí cũng như nền kinh tế của quốc gia.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quá trình hoạt động kinh doanh, quản lý công tác tài chính kế toán tại doanh nghiệp. Vì vậy, Tổng công ty rất cần thiết phải quan tâm đến việc xây dựng và thực hiện, vận hành, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng phát triển.
2.4.1 Môi trường kiểm soát
2.4.1.1 Ưu điểm:
- Các nhà quản lý đã tạo được môi trường văn hóa riêng của mình.
- Các nhà quản lý luôn tôn trọng, lắng nghe ý kiến của nhân viên và khuyến khích, khen thưởng những nhân viên có kết quả tôt, xử phạt đối với những sai phạm.
- Tổng công ty có quy trình truyển dụng nhân viên rõ ràng và các công ty thành viên xây dựng quy trình tuyển dụng của đơn vị mình dựa trên quy trình tuyển dụng của Tổng công ty. Việc tuyển dụng được thông báo công khai.
- Công ty có chính sách khen thưởng và kỹ luật rõ ràng.
- Hàng năm, Tổng công ty có tổ chức các lớp đào tạo bảo hiểm cơ bản và nâng cao cho nhân viên. Tổng công ty cũng có chương trình gửi các bộ ra nước ngoài đào tạo.
- Tại tổng công ty, việc công công việc dựa vào chuyên môn và năng lực của nhân viên.
- Các nhà quản lý của công ty là những người dám chấp nhận rủi ro trong kinh doanh.
- Doanh nghiệp cũng quan tâm nhiều đến các thông tin trên báo cáo tài chính, sẵn sàng điều chỉnh báo cáo tài chính khi phát hiện sai sót.
- Công ty có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban và từng nhân viên trong công ty, và sự phân chia quyền hạn này cũng được cụ thể hóa bằng văn bản.
2.4.1.2 Hạn chế:
- Công ty vẫn chưa nêu rõ những quy định cụ thể về các yêu cầu đạo đức và hình thức xử lý như thế nào khi nhân viên vi phạm đạo đức mà chỉ nêu những quy định chung chung.
- Tại các công ty thành viên, việc phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên trước khi giao việc không được chú trọng lắm (nhất là lĩnh vực kinh doanh) - Tổng công ty rất ít khi tổ chức các lớp học dành cho khối quản lý như (bồi
thường, kế toán)
- Các công ty thành viên hầu như không tổ chức đào tạo cho nhân viên.
- Có một số nhân viên được tuyển vào do quen biết, gửi gắm mặc dù năng lực không phù hợp với yêu cầu công việc.
- Tại một số công ty thành viên, trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban bị trùng lắp.
- Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra toàn Tổng công ty chỉ khoảng 1 lần/năm. - Thường xuyên xảy ra sự biến động nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao tại các
công ty thành viên.
- Việc tổ chức chung bộ phận kế toán và hành chính thành một phòng gây ra sự khó khăn trong việc thực hiện các hoạt động kiểm soát.
- Tại các công ty thành viên vẫn còn tình trạng chồng chéo về quyền hạn và chức năng giữa các phòng ban.
Công ty đã đề ra được mục tiêu tổng quát và chi tiết cho từng hoạt động, từng bộ phận. Mục tiêu đề ra của Tổng công ty là doanh thu thực thu. Tuy nhiên, Tổng công ty cũng đưa ra mức độ rủi ro có thể chấp nhận được đối với sự tồn tại của công ty, đối với từng loại hình sản phẩm bảo hiểm, từng khách hàng cụ thể.
Hạn chế: Đa số các công ty thành viên không nắm rõ được quy định cụ thể mức rủi ro có thể chấp nhận được và mức rủi ro không thể chấp nhận được đối với từng mục tiêu, từng chiến lược.
2.4.3 Nhận dạng các sự kiện
Từ việc thiết lập các mục tiêu, tổng công ty đã tiến hành nhận dạng các sự kiện ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
Tổng Công ty đã nhận dạng được các sự kiện tiềm tàng ảnh hưởng đến mục tiêu chung của toàn Tổng công ty. Tổng công ty cũng đã nhận dạng được các rủi ro đối với từng sản phẩm, từng lĩnh vực hoạt động nhưng chưa nhận dạng được rủi ro đối với các đơn vị thành viên. Các đơn vị thành viên do đặc tính kinh doanh nhỏ, lẻ, theo lề lối cũ cũng không chú trọng đến việc nhận dạng, đánh giá đầy đủ các rủi ro trong quá trình hoạt động.
2.4.4 Đánh giá rủi ro
Tổng công ty đã đánh giá rủi ro dựa trên quá trình nhận dạng sự kiện tiềm tàng và phân tích rủi ro. Tuy nhiên, tại các công ty thành viên, việc xem xét và đánh giá rủi ro vẫn còn nhiều hạn chế, các công ty thành viên không chú trọng nhiều tới việc đánh giá rủi ro tại đơn vị mình, mà chương trình đánh giá rủi ro đều theo thiết kế của Tổng công ty bất kể điều kiện kinh doanh của từng đơn vị khác nhau. Điều này gây cản trở quá trình hoạt động kinh doanh hiệu quả của đơn vị.
Việc cấp đơn trên phần mềm tại các đơn vị thành viên vẫn còn nhiều thiếu sót, tuy nhiên, các đơn vị thành viên vẫn không tổ chức chương trình đạo tạo nhân viên kinh doanh nhập đơn trên phân mềm, điều này gây khó khăn cho việc tính lương, tính hiệu quả kinh doanh hàng tháng (đều xử lý trên phần mềm) của các đơn vị thành viên.
Việc đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại các công ty thành viên chưa đầy đủ làm cho Tổng công ty chưa đề ra biện pháp ứng phó kịp thời đối với từng hợp đồng bảo hiểm/từng đơn bảo hiểm. Để hạn chế rủi ro cho công ty bảo hiểm, Tổng công ty đều áp dụng phương pháp chuyển giao rủi ro bằng hình thức tái bảo hiểm.
Những hợp đồng bảo hiểm có giá trị lớn tại PVI là những hợp đồng bảo hiểm trong lĩnh vực năng lượng, xây dựng, hàng hải với mức trách nhiệm cũng cực kỳ lớn. Nếu việc đánh giá rủi ro được cụ thể và chắc chắn hơn, Tổng công ty có thể giữ lại mức phí (doanh thu) của những đơn bảo hiểm ít rủi ro. Nhưng trong thực tế, PVI chỉ giữ lại nhiều nhất là 10% phí bảo hiểm của những hợp đồng này.
2.4.6 Hoạt động kiểm soát 2.4.6.1 Phân chia trách nhiệm: 2.4.6.1 Phân chia trách nhiệm:
Tổ chức bộ máy kế toán tương đối rõ ràng. Mỗi nhân viên phụ trách một bộ phận riêng biệt. Vì vậy, công việc không bị chồng chéo và khi sai phạm xảy ra có thể dễ dàng quy trách nhiệm cụ thể.
Tuy nhiên, tại một số đơn vị thành viên có quy mô nhỏ hoặc mới thành lập, thì phòng kế toán chỉ bao gồm khoảng 5-6 người. Do đó, việc một người đảm nhiều công việc vẫn tồn tại trong các đơn vị này, gây khó khăn trong việc quy trách nhiệm khi xảy ra sai phạm và tính chuyên nghiệp trong công việc không cao.
Hệ thống chứng từ, sổ sách được kiểm soát chặt chẽ từ khâu ghi chép cho đến việc phê chuẩn.
Cuối ngày, các công ty thành viên chuyển tiền phí bảo hiểm thu được về tài khoản của Tông công ty. Hàng tháng, các đơn vị lập báo cáo cấp vốn gửi Tổng công ty, báo cấp này được lập dựa trên kế hoạch chi tiêu trong tháng sau tại đơn vị. Việc kiểm soát này không được chặt chẽ lắm. Tổng công ty không kiểm soát được tiền tại đơn vị chuyển về tài khoản của Tổng công ty trong tháng có đủ hay không? Vì vậy, Tổng công ty cần thiết lập một báo cáo mới phù hợp với tình hình thực tế tại Tổng công ty để quản lý vốn tại các công ty thành viên.
2.4.6.2.1 Ưu điểm
Việc kiểm soát đối với quy trình theo dõi doanh thu, công nợ được thực hiện tương đối tốt. Công ty đã đưa ra những thủ tục kiểm soát hữu hiệu như:
- Cán bộ kinh doanh đã cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm, bản câu hỏi đánh giá rủi ro và các tài liệu khác cho khách hàng theo yêu cầu, hoặc có giám định viên đánh giá rủi ro trong một số trường hợp đặc biệt. Sau khi chấp nhận ký kết hợp đồng với khách hàng, cán bộ kinh doanh lưu hợp đồng đã lấy số thứ tự theo phòng ban cùng với các tài liệu về đánh giá rủi ro thành một bộ chứng từ. - Có sự phân nhiệm rõ ràng giữa nhân viên cập nhập công nợ, xuất hóa đơn, xử
lý các khoản thu tiền và các chức năng đối chiếu. - Mỗi quý, công ty có đối chiếu công nợ với khách hàng
2.4.6.2.2 Hạn chế
- Đối với những loại hình và tài sản bảo hiểm có mức độ rủi ro bình thường, cán bộ kinh doanh chỉ đánh giá rủi ro qua bảng câu hỏi đánh giá rủi ro mà khách hàng cung cấp, từ đó, cán bộ kinh doanh tiến hành cấp đơn/hợp đồng bảo hiểm. Một số trường hợp, khách hàng không trung thực khi khai bảng câu hỏi đánh giá rủi ro dẫn đến cán bộ kinh doanh ước lượng mức rủi ro thấp hơn thực tế, nên chào phí thấp hơn quy định. Khi xảy ra bồi thường, trường hợp này phát sinh sự tranh cãi giữa công ty bảo hiểm và khách hàng ảnh hưởng đến công ty. Vấn đề này còn tồn tại rất nhiều tại các công ty thành viên.
- Tại Tổng công ty, một hợp đồng được ký kết với khách hàng có mức phí hàng tỷ đồng trở lên, nhưng tại các đơn vị thành viên, mức phí bảo hiểm thấp hơn nhiều, có khi chỉ vài trăm nghìn đồng. Tuy nhiên, công ty không có quy định hạn mức nợ cũng như bộ phận xét duyệt bán chịu. Với phương châm “khách hàng là thượng đế”, cán bộ kinh doanh liên tục cấp hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng mà không thu tiền, đến khi phòng kế toán thông báo nợ quá hạn theo khách hàng quá nhiều thì mới tiến hành thu phí, trong nhiều trường hợp khách hàng không chịu trả phí gây khó khăn trong việc xử lý kế toán. Việc này
tồn tại chủ yếu tại các đơn vị thành viên do tính chất loại hình sản phẩm tại đơn vị.
- Việc theo dõi công nợ cũng gặp rất nhiều khó khăn:
- Khi cán bộ kinh doanh cấp đơn/hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng thì tương ứng xuất hiện công nợ 0051 (công nợ phát sinh trách nhiệm chưa phát hành hóa đơn). Theo yêu cầu của khách hàng hoặc đến hạn thanh toán, cán bộ kinh doanh đưa hồ sơ yêu cầu phòng kế toán xuất hóa đơn (khi xuất hóa đơn, công nợ phải thu phí khách hàng tự động cập nhập vào phần mềm PIAS). Nhiều trường hợp khách hàng chuyển phí sau thời hạn thanh toán trên hợp đồng. Điều này trái với quy định trong thông tư 86/BTC. (Mọi trường hợp thanh toán sau thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì hợp đồng mất hiệu lực bảo hiểm). Để thực hiện đúng quy định của thông tư, cán bộ kinh doanh yêu cầu khách hàng làm công văn gia hạn thời hạn thanh toán phí và tiến hành làm phụ lục hợp đồng, nhiều khách hàng không hiểu quy định và bất hợp tác nên gây khó khăn cho kế toán bảo hiểm.
- Theo quy định trong thông tư 86, “nếu quá thời hạn thanh toán mà khách hàng chưa đóng phí thì bên cung cấp bảo hiểm có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải yêu cầu khách hàng đóng phí trong khoản thời gian từ ngày bắt đầu hiệu lực hợp đồng đến ngày hết hạn thanh toán”, điều này rất khó khăn đối với công ty bảo hiểm, khách hàng đã không muốn thực hiện hợp đồng thì họ cũng không đóng phí bảo hiểm trong 1 khoảng thời gian như vậy.
- Tại các đơn vị thành viên, chủ yếu là doanh thu nhỏ lẻ, doanh thu bảo hiểm ô tô cũng chiếm một tỷ lệ đáng kể. Hệ thống khai thác bảo hiểm ô tô chủ yếu qua đại lý và qua showroom, trạm đăng kiểm. Hàng tháng, phòng kế toán phát giấy chứng nhận bảo hiểm ô tô, xe máy và hóa đơn cho các đại lý, showroom, cuối tháng, cán bộ kinh doanh thu lại giấy chứng nhận ô tô, xe máy và hóa đơn từ các kênh bán lẻ này để phòng kế toán cập nhập doanh thu, công nợ kịp thời. Tuy nhiên, hầu hết các đại lý, showroom không nộp lại đầy đủ các giấy chứng nhận ô tô, xe máy và hóa đơn đã viết trong tháng cho công ty thành viên, điều
này gây khó khăn cho phòng kế toán khi cập nhập doanh thu, theo dõi công nợ và kê khai thuế giá trị gia tăng.
2.4.6.3 Kiểm soát quy trình bồi thường: 2.4.6.3 Ưu điểm 2.4.6.3 Ưu điểm
- Tiếp nhận thông tin tổn thất nhanh chóng
- Các biểu mẫu bồi thường như: tờ trình bồi thường, biên bản/báo cáo giám định, thông báo tổn thất…được sử dụng thống nhất theo quy trình ISO chuẩn của công ty.
- Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa người tiếp nhận thông tin, giám định viên và bộ phận xác nhận phí bảo hiểm.
2.4.6.3 Hạn chế
- Việc tiếp nhận thông tin tổn thất không có quy định rõ ràng bằng văn bản hay mẫu phiếu yêu cầu tiếp nhận thông tin tổn thất nên việc ghi nhận thông tin tổn thất của khách hàng nhiều khi bị thiếu sót gây khó khăn cho việc giải quyết bồi thường.
- Quá trình giám định do nhân viên phòng giám định bồi thường thực hiện không có sự kiểm soát của thành viên khác, thiếu sự kiểm tra độc lập có thể dẫn đến việc thông đồng với khách hàng khai man tình hình tổn thất để chiếm dụng tiền bồi thường của công ty.
- Việc giao nhận hồ sơ bồi thường giữa phòng bồi thường và phòng kế toán không có sự ký nhận, vì vậy, nhiều khi chứng từ bị thất lạc gây ra tranh cãi giữa 2 phòng mà không biết quy trách nhiệm cho ai, điều này ảnh hưởng đến công tác kế toán.
- Đối với các garage ô tô, không quy định rõ ràng thời gian giải quyết hồ sơ bồi thường gây ra tình trạng hồ sơ bồi thường chuyển cho phòng kế toán đã quá thời hạn chuyển tiền cho khách hàng, theo TT86/BTC, những hóa đơn, chứng từ chi quá thời hạn thanh toán được ký kết trên hợp đồng không được khấu trừ thuế, gây ảnh hưởng cho công tác kế toán.
- Tại các công ty thành viên, thường xảy ra các trường hợp khách hàng đã nộp phí cho cán bộ kinh doanh nhưng cán bộ kinh doanh nộp về công ty chậm hoặc chiếm dụng phí, không nộp về cho công ty, công ty thành viên giải quyết bồi thường cho khách hàng trong trường hợp này rất chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín của công ty trên thị trường.
2.4.7 Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin kế toán đảm bảo cung cấp các báo cáo tài chính và quản trị một cách đáng tin cậy.
Tổng công ty rất chú ý đến thông tin và truyền thông trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Ban lãnh đạo có quan tâm đến độ trung thực và tính đáng tin cậy của thông tin, có thực hiện truyền thông để cung cấp thông tin một cách chính xác. Tại Tổng công ty, thường xuyên nhận được phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư. Tại các công ty thành viên do đặc tính kinh doanh bảo hiểm nhỏ, lẻ, mức trách nhiệm thấp nên ít khi nhận được phản hồi từ khách hàng. Điều này gây khó khăn