Để hệ thống kiểm soát nội bộ tại PVI hoạt động có hữu hiệu thì từng quy trình tại PVI phải hữu hiệu. Để quy trình theo dõi doanh thu, công nợ tại PVI được hoạt động hiệu quả hơn, cần bổ sung một số điểm như sau:
Cán bộ cấp đơn khi đánh giá rủi ro cần đến tận nơi để xem xét, định giá tài sản (dù tài sản có giá trị thấp).
Cần quy định rõ hạn mức nợ và thành lập bộ phận xét duyệt bán chịu. Tại các công ty thành viên, thì việc thành lập bộ phận xét duyệt bán chịu này càng cấp thiết hơn.
Cần thiết kế lại phần mềm PIAS cho phù hợp với những yêu cầu này. Khi khách hàng/ cán bộ kinh doanh có số công nợ vượt quá hạn mức cho phép thì việc cấp đơn trên phần mềm sẽ không thực hiện được. Khi đó, cán bộ kinh doanh sẽ không cấp thêm hợp đồng bảo hiểm mới, mà tiến hành thu hồi những công nợ đang tồn tại.
Với biện pháp quy định rõ hạn mức nợ đối với từng khách hàng, từng cán bộ kinh doanh và thành lập bộ phận xét duyệt bán chịu này, thì số công nợ tồn tại trong từng công ty thành viên và trong toàn Tổng công ty sẽ hạn chế đáng kể. Sau khi áp dụng biện pháp quy định hạn mức nợ này, những trường hợp khách hàng còn nợ PVI là những trường hợp khách hàng thực sự khó khăn về tài chính hoặc là những khách hàng thực sự muốn quịt nợ. Khi đó, từng đơn vị sẽ khoanh vùng khách hàng và tiến hành đưa ra pháp luật xử lý.
Khi một đơn bảo hiểm/hợp đồng bảo hiểm mới được cấp nhưng phí thu sau thì phải thông qua bộ phận xét duyệt bán chịu.
Sơ đồ 3.2: Quy trình theo dõi doanh thu, công nợ phí bảo hiểm gốc (Tác giả đề nghị)
Người/đơn vị
thực hiện Sơ đồ quy trình Bộ phận liên
quan Mô tả các bước Phòng Kế toán Chuyên viên kế toán Chuyên viên kế toán Lãnh đạo P. Kế toán Chuyên viên Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4
Thuyết minh trình tự thực hiện quy trình theo dõi doanh thu, phí bảo hiểm gốc:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin
- Sau khi các cán bộ kinh doanh được bộ phận xét duyệt bán chịu kiểm tra và quyết định cán bộ kinh doanh được phép tiếp tục cấp hợp đồng bảo hiểm, cán bộ kinh doanh nhập vào phần mềm Hợp đồng bảo hiểm/Đơn bảo hiểm đã được ký, và cung cấp cho Phòng kế toán các tài liệu sau:
_ Tiếp nhận thông tin
Theo dõi đến khi kết thúc Xử lý nghiệp vụ _ + + Kiểm tra thông tin
Hợp đồng/GCN bảo hiểm/Phụ lục hợp đồng/Sửa đổi bổ sung (Đơn bảo hiểm có thời hạn thu phí)
Thông báo thu phí.
- Trường hợp có thông tin bổ sung liên quan : thời hạn bảo hiểm, thời hạn thu phí, điều chỉnh phí, hoàn phí, giảm phí, hủy đơn bảo hiểm, đồng bảo hiểm, các thay đổi liên quan tới đối tượng bảo hiểm,…, Phòng kinh doanh cung cấp ngay cho Phòng Kế toán.
Bước 2: Kiểm tra thông tin.
- Chuyên viên kế toán kiểm tra các nội dung trong tài liệu:
Kiểm tra tính chính xác của đơn bảo hiểm/Hợp đồng/SĐBS so với phần mềm cấp đơn.
Kiểm tra thông tin về thời hạn nộp phí bảo hiểm của khách hàng.
Bước 3: Xử lý nghiệp vụ.
a. Phát hành hoá đơn, ghi nhận doanh thu, theo dõi công nợ.
Ghi nhận doanh thu.
- Phòng Kế toán thực hiện ghi nhận doanh thu sau khi kiểm tra đầy đủ, chính xác các tài liệu do Phòng kinh doanh cung cấp. Bộ phận kế toán ghi nhận doanh thu tại thời điểm phát hành hóa đơn căn cứ trên tài liệu do Phòng kinh doanh cung cấp tại Bước 1.
- Khi Hợp đồng bảo hiểm gốc phát sinh trách nhiệm hoặc đến kỳ thu phí, chuyên viên kế toán kiểm tra điều kiện ghi nhận doanh thu và phát hành hóa đơn Giá trị gia tăng.
Phát hành hóa đơn.
- Việc phát hành hoá đơn được thực hiện trên chương trình phần mềm kế toán. Riêng trường hợp Giám đốc đơn vị ủy quyền cho Trưởng phòng kinh doanh phát hành hóa đơn thu phí bảo hiểm, Trưởng Phòng kinh doanh có trách nhiệm
chuyển đủ hóa đơn phát hành trong tháng cho bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu.
- Sau khi phát hành hóa đơn, chuyên viên Kế toán bàn giao liên 2 (liên đỏ) cho Phòng kinh doanh để chuyển cho khách hàng. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chuyển đến khách hàng để tiến hành thu phí.
Theo dõi công nợ.
- Phòng kinh doanh có trách nhiệm đôn đốc khách hàng nộp phí bảo hiểm theo đúng thời hạn quy định trong Hợp đồng/Đơn bảo hiểm.
- Định kỳ hàng tháng, Phòng Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu với Phòng kinh doanh. Nội dung đối chiếu bao gồm: công nợ phí bảo hiểm đã phát hành hoá đơn và công nợ đơn bảo hiểm chưa phát sinh trách nhiệm.
- Định kỳ hàng quý, Phòng kinh doanh báo cáo lãnh đạo Công ty tình hình thu phí bảo hiểm, xử lý công nợ phí bảo hiểm quá hạn.
- Cuối năm tài chính, Phòng kế toán gửi Danh sách thống kê công nợ phí bảo hiểm gốc của các khách hàng theo Hợp đồng/đơn bảo hiểm cho bộ phận kinh doanh để thực hiện việc xác nhận công nợ với khách hàng và đôn đốc thu phí. - Phòng kinh doanh gửi Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng về bộ phận kế
toán trước ngày 20/1 năm sau.
- Trường hợp có sai lệch, Phòng kinh doanh (có thể phối hợp với Phòng kế toán) có trách nhiệm cử cán bộ đến gặp khách hàng để kiểm tra, đối chiếu và xác minh nguyên nhân sai lệch với khách hàng. Sau khi xác minh nguyên nhân sai lệch với khách hàng, chuyên viên kế toán điều chỉnh sổ kế toán căn cứ theo biên bản đối chiếu hai bên đã thống nhất.
- Trường hợp không làm được biên bản đối chiếu, Phòng kinh doanh phải gửi công văn yêu cầu khách hàng xác nhận nợ, đặc biệt lưu ý đối với các khoản nợ quá hạn và khó đòi.
- Phòng kinh doanh và bộ phận kế toán phải xác nhận tuổi nợ của từng khoản mục nợ để chuyên viên Kế toán tiến hành trích dự phòng nợ phải thu khó đòi cho các khoản nợ quá hạn thanh toán.
b. Xử lý thông tin bổ sung (nếu có).
- Sau khi tiếp nhận các thông tin bổ sung từ Phòng kinh doanh, chuyên viên Kế toán điều chỉnh lại các thông tin đã nhập.
- Trên cơ sở tài liệu do Phòng kinh doanh cung cấp bổ sung liên quan tới việc thay đổi phí bảo hiểm, chuyên viên kế toán lập/phát hành hoá đơn cho khách hàng (trường hợp điều chỉnh tăng phí bảo hiểm) hoặc yêu cầu khách hàng xuất hóa đơn GTGT (đối với khách hàng thuộc đối tượng có hóa đơn GTGT) và/hoặc thực hiện thủ tục hoàn phí, giảm phí cho khách hàng (trường hợp điều chỉnh giảm phí bảo hiểm).
Bước 4: Theo dõi đến khi kết thúc.
- Quá trình theo dõi doanh thu, công nợ bảo hiểm gốc kết thúc khi Hợp đồng/đơn bảo hiểm, các sửa đổi bổ sung (nếu có) hết thời hạn hiệu lực, công nợ phí bảo hiểm được quyết toán hoàn tất đầy đủ với khách hàng.
- Các tài liệu liên quan tới việc theo dõi về doanh thu, công nợ phí bảo hiểm gốc được lưu hồ sơ theo năm tài chính.
Hồ sơ
Stt Tên hồ sơ lưu Thời gian lưu Bộ phận lưu
Toàn bộ hồ sơ, chứng từ (Đơn/Hợp đồng, Hoá đơn, Uỷ nhiệm chi, Đề nghị nộp tiền vào quỹ, Phiếu thu)
(Bộ hồ sơ lưu được đánh số trang và có danh mục tài liệu đính kèm)