Tiếp nhận thông tin và tổn thất
Ban Quản lý rủi ro (QLRR)/ Phòng Giám định bồi thường (GĐBT) tiếp nhận thông tin tổn thất/sự cố từ khách hàng và cập nhập toàn bộ thông tin liên quan đến tổn thất/sự cố vào hệ thống PIAS.
Kiểm tra thông tin, báo cáo lãnh đạo Tổng công ty/công ty thành viên, thông báo TBH, đồng bảo hiểm (nếu có)
- Ban kinh doanh cấp đơn lập báo cáo tổn thất gửi Ban QLRR/Phòng GĐBT kèm theo đơn, hợp đồng, giấy yêu cầu bảo hiểm, các sửa đồi bổ sung, hợp đồng bảo hiểm, phụ lục hợp đồng (nếu có) và đề nghị Ban Tài chính kế toán xác nhận tình hình nộp phí bảo hiểm. Trên cơ sở đó, cán bộ giải quyết bồi thường kiểm tra thời hạn bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, mức miễn thường, tình hình thanh toán phí bảo hiểm, đánh giá sơ bộ về tổn thất.
- Thông báo Ban TBH, nhà đồng bảo hiểm (nếu có). Ban TBH thông báo về tỷ lệ tái bảo hiểm/xác nhận của tái bảo hiểm (nếu có) cho Ban QLRR/P.GĐBT - Đối với các Công ty thành viên: nếu tổn thất ước tính trên mức phân cấp giải
quyết bồi thường của đơn vị, đơn vị lập báo cáo tổn thất gửi Tổng công ty kèm theo đơn, hợp đồng bảo hiểm, giấy yêu cầu bảo hiểm, các sửa đổi bổ sung, phụ lục và toàn bộ giấy tờ liên quan đến vụ tổn thất và tiếp tục xử lý theo quy định.
Giám định và kiểm tra, nghiệm thu báo cáo/chứng thu giám định
- Cán bộ giám định (Phòng GĐBT) hoặc giám định viên độc lập thực hiện giám định và lập biên bản giám định tổn thất, chứng thư giám định. Báo cáo này phải nêu rõ nguyên nhân tổn thất, các hạng mục bị tổn thất, mức độ tổn thất của từng hạng mục và chi phí hợp lý để sữa chữa, khắc phục sự cố.
Lập hồ sơ giải quyết khiếu nại
- Cán bộ giải quyết khiếu nại tập hợp tài liệu, hóa đơn, chứng từ liên quan đến vụ tổn thất để tính toán số tiền bồi thường, lập tờ trình bồi thường.
Thanh toán/từ chồi bồi thường, thu đòi tái bảo hiểm, đồng bảo hiểm, người thứ ba, xử lý tài sản
- Thanh toán bồi thường/từ chối bồi thường:
Sau khi Lãnh đạo phê duyệt tờ trình bồi thường, từ chối bối thường, cán bộ bồi thường gửi công văn thông báo bồi thường, từ chối bồi thường cho khách hàng.
Sau khi nhận được công văn của khách hàng chấp nhận phương án bồi thường và cam kết không có bất cứ khiếu nại nào sau khi nhận được số tiền bồi thường, Ban QLRR/Phòng GĐBT gửi văn bản và hồ sơ đề nghị kế toán thanh toán bồi thường cho khách hàng. Đối với các dịch vụ có tái bảo hiểm, Ban TBH đồng ý trong văn bản đề nghị kế toán thanh toán bồi thường.
- Thu đòi tái bảo hiểm: Trường hợp có TBH, Ban QLRR/Phòng GĐBT sao chuyển hồ sơ tới Ban Bảo hiểm hàng hải (đối với nghiệp vụ P&I) và Ban TBH để thu đòi các nhà nhận tái bảo hiểm.
- Thu đòi người thứ ba: Trường hợp phát sinh thu đòi người thứ ba, Ban QLRR/Phòng GĐBT tiến hành thu đòi người thứ ba và báo cáo Ban TBH kết quả thu đòi người thứ ba sau khi hoàn tất việc thu đòi.
- Thu đòi đồng bảo hiểm: Trường hợp có đồng bảo hiểm, Ban QLRR/Phòng GĐBT chuyển cho ban kinh doanh hồ sơ bồi thường để thu đòi đồng bảo hiểm.
- Xử lý tài sản thu hồi sau bồi thường: Tài sản có giá trị phải được thu hồi và thanh lý theo đúng quy định của Tổng công ty.
Đóng và lưu hồ sơ giải quyết khiếu nại
Hồ sơ bồi thường bao gồm các tài liệu: - Tờ trình bồi thường
- Biên bản, báo cáo giám định, kèm theo ảnh giám định’
- Đơn bảo hiểm/hợp đồng bảo hiểm và các sửa đổi bổ sung (nếu có) - Xác nhận đóng phí bảo hiểm
- Thông báo tổn thất
- Tài liệu liên quan đến tổn thất, chứng minh giá trị tổn thất, khắc phục tổn thất. - Xác nhận của khách hàng chấp nhận số tiền bồi thường
- Thông báo bồi thường của PVI - Các tài liệu liên quan khác
Trong trường hợp từ chối bồi thường:
Hồ sơ được đóng sau khi thông báo với khách hàng về việc từ chối bồi thường và đã được khách hàng chấp nhận, đóng hồ sơ hoặc sau khi hết thời hạn khiếu nại mà khách hàng không có khiếu nại gì thêm.
Sơ đồ 2.6: Quy trình bồi thường
Bộ phận giám định, bồi
thường Ban Tái Bảo hiểm/ Bộ phận kinh doanh Phòng kế toán
Tiếp nhận thông tin và tổn thất
Kiểm tra thông tin, thông báo Tái BH, Đồng BH, Báo cáo lãnh đạo
Giám định
Kiểm tra, nghiệm thu báo cáo giám định và lập hồ sơ Giải quyết khiếu nại.
Trình Lãnh đạo phê duyệt hồ sơ giải quyết Thanh toán Đóng và lưu hồ sơ giải quyết khiếu nại
Từ chồi BT
Thu đòi tái BH/ Đồng
BH Thu đòi người
thứ ba
Thu thập hồ sơ, Thông báo TBH/ĐBH Kiểm tra TBH/ĐBH
Thu hồi Bồi thường TBH/ĐBH Thống kê, lưu Hồ sơ Bộ phận xét duyệt bồi thường 2 2 Kiểm tra chứng từ Bộ phận kế toán ngân hàng 3 3