Phòng kinh doanh:
Xác định nhu cầu bảo hiểm của khách hàng:
- Cán bộ kinh doanh thu thập thông tin của khách hàng có nhu cầu dịch vụ bảo hiểm.
Thu thập và xử lý thông tin thu thập được:
- Cán bộ kinh doanh cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm, bản câu hỏi đánh giá rủi ro và các tài liệu khác cho khách hàng theo yêu cầu.
- Một số trường hợp đặc biệt (VD: yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật, khả năng rủi ro cao, giá trị bảo hiểm lớn…) cần có Giám định viên đánh giá rủi ro. Tìm
hiểu thêm các thông tin khác, từ đó có cơ sở đưa ra các điều kiện, điều khoản và phí bảo hiểm hợp lý.
- Căn cứ vào các thông tin thu thập được, Cán bộ kinh doanh đánh giá rủi ro và tư vấn kịp thời về quản lý rủi ro cho khách hàng.
Chấp nhận chào phí:
PVI tự xác định điều kiện, điều khoản, phí bảo hiểm
- Các dịch vụ có mức trách nhiệm thấp, trong phạm vi mức giữ lại của PVI, thu xếp được tái bảo hiểm tại thị trường Việt Nam.
- Dựa vào các thông tin của khách hàng, báo cáo đánh giá rủi ro, các số liệu thống kê, quy định và chính sách khách hàng của Tổng công ty… Ban kinh doanh xác định và chào điều kiện/phí bảo hiểm phù hợp với khách hàng..
Sử dụng điều kiện, điều khoản, phí bảo hiểm từ thị trường
- Các dịch vụ có mức trách nhiệm cao, ngoài phạm vi giữ lại của PVI, không thể thu xếp tái bảo hiểm tại thị trường bảo hiểm Việt Nam
- Các Ban kinh doanh sau khi làm việc với thị trường cần gửi thông tin và đánh giá về các Ban chức năng cho ý kiến (Ban Tái bảo hiểm, Ban kế hoạch và PTKD, Ban quản lý bảo hiểm & Đào tạo)
+ Ban TBH: năng lực của môi giới, nhà TBH được lựa chọn; phương án thu xếp TBH an toàn.
+ Ban Kế hoạch & PTKD: mức giữ lại, hiệu quả dịch vụ, chi phí liên quan. + Ban QLBH & ĐT: điều kiện, điều khoản bảo hiểm phù hợp, được thông báo với Bộ tài chính theo quy định của Pháp luật hiện hành.
- Ban kinh doanh trình Tổng Giám Đốc tờ trình kèm theo bộ hồ sơ khai thác bảo hiểm và xin phê duyệt trước khi chào phí/đàm phán với khách hàng.
Tiến hành đàm phán/chào phí bảo hiểm cho khách hàng:
Khi khách hàng chấp nhận bản chào phí bảo hiểm, cán bộ khai thác đề nghị họ gửi Giấy yêu cầu bảo hiểm chính thức bằng văn bản cho PVI, đây là bằng chứng và là cơ sở pháp lý thể hiện ý chí của khách hàng về việc đồng ý tham gia bảo hiểm và là một bộ phận cấu thành của Đơn/Hợp đồng/GCNBH.
Cấp Đơn/Hợp đồng/GCNBH:
Sau khi nhận được xác nhận của khách hàng về việc chấp thuận bản chào phí bảo hiểm:
- Thông báo cho môi giới (nếu có) hoặc công ty thắng thầu thu xếp phần trách nhiệm theo thỏa thuận.
- Chuyển bản chào tóm tắt đã được các bên thỏa thuận về phí, điều kiện, điều khoản bảo hiểm cuối cùng cho Ban TBH để tiến hành thu xếp phần thuộc trách nhiệm của PVI.
- Cấp đơn bảo hiểm tóm tắt và thông báo thu phí liên quan.
- Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt tờ trình cấp đơn bảo hiểm, cán bộ kinh doanh tiến hành chuẩn bị Đơn/Hợp đồng/GCNBH.
Quản lý đơn/Hợp đồng/GCNBH
- Sau khi đơn bảo hiểm được ký, cán bộ kinh doanh sẽ chuyển cho khách hàng một bộ, một bộ cán bộ lưu trữ, một bộ chuyển kế toán, một bộ lưu văn thư. - Cán bộ kinh doanh theo dõi trực tiếp và xử lý các vấn đề liên quan đến đơn
bảo hiểm đã cấp, thực hiện các quy định trong đơn.
Phòng kế toán:
Kiểm tra thông tin và cập nhập sang 0051 (công nợ hợp đồng phát
sinh trách nhiệm)
- Sau khi nhận được bộ hợp đồng bảo hiểm, phòng kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác của đơn, hợp đồng trên phần mềm và tiến hành cập nhập công nợ 0051.
Cập nhập công nợ phải thu
- Kế toán tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 chuyển cho khách hàng. (Khi xuất hóa đơn, phần mềm cập nhập luôn công nợ phải thu khách hàng). Kế toán kiểm tra hạn thanh toán:
Chưa đến hạn thanh toán: kế toán lưu cùng với hợp đồng gốc.
Đến hạn thanh toán: Kế toán báo cho cán bộ kinh doanh nộp phí bảo hiểm.
- Khách hàng viết giấy đề nghị nộp tiền vào quỹ nếu khách hàng nộp tiền mặt. - Kế toán Tiền mặt lập 2 liên phiếu thu tiền mặt (Phiếu thu 1 chuyển cho khách
hàng, phiếu thu 2 lưu cùng với hợp đồng và hóa đơn, Giấy đề nghị nộp tiền vào quỹ thành 1 bộ chứng từ thu tiền mặt)
- Nếu khách hàng chuyển khoản, kế toán ngân hàng sẽ cập nhập khoản phí chuyển về vào phần mềm PIAS và đối trừ công nợ khách hàng (lưu ủy nhiệm chi và hóa đơn, hợp đồng thành 1 bộ chứng từ thu ngân hàng)
- Vào cuối ngày: kế toán phải nộp tiền thu được vào tài khoản của Tổng công ty đảm bảo số tồn quỹ không quá 200 triệu tại Tổng công ty.
- Đối với các công ty thành viên, vào cuối ngày, kế toán phải nộp tiền thu được vào tài khoản chuyển thu của đơn vị đảm bảo số tồn quỹ không quá 50 triệu. Số tiền từ tài khoản chuyên thu này cuối ngày sẽ tự động chuyển khoản về Tổng công ty (số dư tài khoản ngân hàng cuối ngày là 5 triệu đồng)
Theo dõi công nợ:
Kế toán công nợ theo dõi công nợ phí bảo hiểm đã xuất hóa đơn cho khách hàng, đến hạn thanh toán, kế toán yêu cầu cán bộ kinh doanh thu phí khách hàng.
Sơ đồ 2.4: Quy trình kinh doanh bảo hiểm
Sơ đồ 2.5: Quy trình theo dõi doanh thu, công nợ phí bảo hiểm gốc
Bộ phận kinh
doanh Bộ phận kế toán
Xác định nhu cầu bảo hiểm của KH
Thu thập và xử lý thông tin thu thập được
Chấp nhận chào phí Xác định điều kiện, điều khoản, phí BH Chào phí/Đàm phán Cấp đơn /Hợp đồng/ GCN trên phần mềm Từ chối HĐồng 1 HĐồng 2 HĐồng 3 HĐồng 4 Khách hàng CB Kinh doanh Lưu văn thư 1 1 Kiểm tra và cập nhập sang 0051 – công nợ phí
chưa phát hành hóa đơn
Hóa đơn 1 Hóa đơn 2 Hóa đơn 3 Lưu gốc Cập nhập công nợ Kiểm tra hạn thanh toán Chưa đến hạn Lưu HĐồng 3 Hóa đơn 3 Đến hạn Báo cán bộ kinh doanh nộp phí bảo hiểm
Lập phiếu thu nếu thu TM/cập nhập chứng từ ngân hàng nếu khách hàng CK Thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận trên phiếu thu Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 HĐồng 3 Hóa đơn 3 Lưu Tiền mặt thu được cuối ngày nộp vào TK chuyên thu
Đối với các công ty thành viên
Cuối ngày, tiền tự động chuyển về công ty mẹ