3.2.2.1 Giải pháp đối với môi trường kiểm soát
3.2.2.1.1 Chính sách nhân sự và năng lực của đội ngũ nhân viên.
Để phục vụ cho sự phát triển bền vững của PVI, Tổng công ty cần chú trọng nhiều đến chính sách nhân sự trong toàn tổng công ty. Cần phát triển đồng đều về nhân sự tại các công ty thành viên. Để thực hiện điều này, Tổng công ty cần tăng cường tổ chức các lớp đào tạo nhân viên trong toàn Tổng công ty. Cần có sự phân bổ phù hợp trong đào tạo đối với nhân viên khối kinh doanh và nhân viên khối quản lý. Hàng quý, Tổng công ty nên tổ chức một lớp học cập nhập những kiến thức về tài chính, kế toán, thông tư, văn bản luật và pháp luật cho nhân viên kế toán.
Tổng công ty cũng cần thiết kế những chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên khối kinh doanh ngoài những lớp học đào tạo về kiến thức bảo hiểm. Cụ thể: Hàng năm, Tổng công ty nên tổ chức đào tạo cho nhân viên tại tổng công ty và các công ty thành viên các lớp nâng cao kỹ năng như: Phát triển kỹ năng làm việc nhóm, nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh, kỹ năng tiếp xúc với khách hàng,….
Ngoài chương trình đào tạo của Tổng công ty, các công ty thành viên cũng nên chủ động xây dựng chương trình đào tạo trình độ quản lý, trình độ kinh doanh, kỹ năng kinh doanh cho các cán bộ trong Công ty mình. Việc đào tạo này nhằm cung cấp cho đơn vị những nhân viên năng động, kỹ năng tốt, phù hợp với sự phát triển của đơn vị mình, góp phần xây dựng nền kinh tế của đất nước ngày càng phát triển phồn thịnh.
Các đơn vị thành viên cần phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên kinh doanh trước khi giao việc. Điều này đảm bảo rằng nhân viên được phân công công việc là phù hợp nhất, từ đó, mỗi nhân viên có thể phát huy hết khả năng của mình, đem lại sự hiệu quả trong công việc, trong kinh doanh, trong việc tạo ra doanh thu cho đơn vị.
Một vấn đề cần phải giải quyết triệt để tại Tổng công ty trong tiến trình hội nhập là cần loại trừ việc tuyển dụng những nhân viên do quen biết, gửi gắm nhưng không phù hợp với công việc.
3.2.2.1.2 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tổng công ty cần tập trung xây dựng và phát triển môi trường văn hóa với các giá trị: sự trung thực, liêm chính, chính trực, đạo đức nghề nghiệp trong công ty. Đây là giá trị cốt lõi trong môi trường kiểm soát của công ty. Nhân viên làm việc trung thực, đạo đức, chính trực và vì lợi ích của khách hàng, tất cả những điều này tạo nên một PVI rất riêng, đặc trưng, hay nói cách khác: điều này tạo nên thương hiệu PVI.
Tổng công ty nên nêu rõ những quy định cụ thể về các yêu cầu đạo đức và hình thức xử lý khi nhân viên vi phạm. Tổng công ty nên xây dựng và áp dụng những quy tắc đạo đức nghề nghiệp thống nhất. Bộ quy tắc này quy định rõ những hành vi nào được chấp nhận, những hành vi nào không được chấp nhận, không phù hợp với đạo đức nghề nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm. Các nhân viên trong công ty dựa vào quy tắc đạo đức này như một chuẩn mực để thực hiện công việc của mình. Những hành vi trái với quy tắc đạo đức nghề nghiệp sẽ bị lên án và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo của Tổng công ty và Pháp luật.
3.2.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Các nhà quản lý có vai trò rất quan trọng đối với công ty, vì vậy, các nhà quản lý cần cập nhập thường xuyên các thông tin kinh tế, xã hội, các văn bản pháp quy mới của Nhà nước có liên quan đến môi trường hoạt động của công ty, hoặc tham dự các khóa đào tạo về kiểm soát nội bộ để không ngừng hoàn thiện năng lực quản trị của mình. Điều này nhằm ngày càng nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, phục vụ cho quá trình phát triển kinh doanh của Tổng công ty.
Hiện tại, Tổng công ty và các công ty thành viên tổ chức họp giao ban một tuần một lần với thành phần tham dự là các lãnh đạo từ cấp phòng trở lên. Các nhân viên chỉ có thể biết được tình hình hoạt động thông qua trưởng phòng, qua các văn bản của công ty. Vì vậy, Tổng công ty và các công ty thành viên cần thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo trao đổi nghiệp vụ và kinh nghiệm kinh doanh, quản lý, tài chính kế toán cho toàn thể nhân viên.
Do luật pháp Việt Nam luôn luôn thay đổi, để cập nhập kịp thời và chính xác những thay đổi của luật pháp đến các chính sách, quy định trong hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính kế toán, thuế,…, ngoài việc thực hiện hợp đồng kiểm toán, tổng công ty cần thuê một công ty kiểm toán phụ trách tư vấn về chính sách tài chính, kế toán, thuế,…. Công ty kiểm toán này có nhiệm vụ cập nhập những văn bản pháp luật mới nhất, những điểm mới trong thông tư, nghị định cho toàn Tổng công ty. Điều này giúp cho các đơn vị thành viên có thể cập nhập kịp thời và nắm bắt được những thay đổi, những quy định mới của luật pháp, từ đó, đơn vị có hướng giải quyết kịp thời đối với hoạt động của đơn vị mình.
Tại các công ty thành viên, thường xuyên xảy ra sự biến động nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao. Điều này tạo ra sự không ổn định và hạn chế sự phát triển tại công ty thành viên, ảnh hưởng đến uy tín của PVI. Để hạn chế điều này, Tổng công ty cần có những quy định khắt khe hơn đối với quy trình tuyển dụng nhân sự quản lý cao cấp, đồng thời, tổng công ty cũng ban hành chính sách lương, thưởng hưởng theo doanh thu/lợi nhuận tại đơn vị chứ không theo chế độ lương/ thưởng khoán theo quy định của Nhà nước như trước đây.
3.2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hoạt động có hiệu quả, tất cả các đơn vị thành viên cần xây dựng lại chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban của đơn vị mình một cách khoa học nhất để tránh tình trạng trùng lắp, chồng chéo lẫn nhau. Đồng thời, việc xây dựng lại chức năng, nhiệm vụ này phải đảm bảo cơ chế giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và các nhân viên tham gia.
Mỗi công ty thành viên cần thiết lập một bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc ban kiểm soát nội bộ của Tổng công ty. Bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty thành viên hoạt động theo chuẩn mực kiểm toán và được Tổng công ty đào tạo bài bản nhằm thực hiện kiểm soát tất cả các hoạt động tại công ty thành viên.
Các công ty thành viên cần luân chuyển nhiệm vụ của cán bộ kế toán nhằm nâng cao trình độ của nhân viên và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các công ty thành viên có quá ít nhân sự kế toán cần tuyển thêm người nhằm giảm bớt công việc cho những nhân viện hiện tại, tránh tình trạng một người đảm nhận quá nhiều công việc, các nhân viên cần học hỏi công việc của nhau nhằm đảm bảo có người thay thế khi có một nhân viên kế toán nghỉ phép.
3.2.2.2 Giải pháp đối với việc thiết lập mục tiêu
Cần xây dựng các mục tiêu mới phù hợp với hoàn cảnh, với tình hình kinh tế chung của đất nước và thế giới.
Từ trước đến nay, đối với hoạt động bảo hiểm, công ty đặt mục tiêu doanh thu thực thu là quan trọng nhất nhằm huy động vốn cho hoạt động đầu tư tài chính. Ngoài mục tiêu tài chính, Tổng công ty cần xây dựng các mục tiêu phi tài chính. Cụ thể: Nhằm góp phần vào sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại PVI, Tổng công ty cần xây dựng mục tiêu nhân viên. Các nhân viên tại PVI phải chuyên nghiệp, năng động, có kiến thức và kỹ năng phù hợp, có đạo đức tốt, liêm chính, trung thực, nhân viên gắn bó lâu dài. Để thực hiện điều này, Tổng công ty cần có một quy trình tuyển dụng chặt chẽ chú trọng về con người, trình độ, kỹ năng. Và một điều hết sức quan trọng là PVI cần xây dựng chế độ lương cho phù hợp nhằm đảm bảo đời sống cho nhân viên, vừa thu hút nhân viên có trình độ phù hợp.
Ngoài mục tiêu nhân viên, Tổng công ty cần chú trọng đến những mục tiêu khác như: mục tiêu dẫn đầu thị trường về sự hài lòng của khách hàng. Để thực hiện mục tiêu này, PVI cần đặt khách hàng là trên hết., cung cấp các dịch vụ bảo hiểm với sự tư vấn rõ ràng đến khách hàng và dịch vụ bồi thường nhanh chóng. Với mục tiêu này, Tổng công ty đang trên đường thực hiện mục tiêu thương hiệu của PVI. Hiện tại, Tổng công ty không đặt mục tiêu lợi nhuận của riêng hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Để việc kinh doanh bảo hiểm có hiệu quả và nhằm củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu, PVI cần xây dựng mục tiêu lợi nhuận. Với mục tiêu này, PVI cần đề ra những chiến lược, sách lược cụ thể:
- Cung cấp dịch vụ chất lượng với mức phí phù hợp với từng loại rủi ro và phù hợp với thị trường chung trên thế giới.
- Tránh các tình trạng cạnh tranh không lành mạnh nhằm đạt được doanh thu bằng mọi giá, trong đó có hạ phí thấp hơn thị trường. Điều này ảnh hưởng đến năng lực tài chính của công ty, từ đó, vị thế của Tổng công ty trên thị trường sẽ bị giảm làm ảnh hưởng đến các dự án kinh doanh khác.
- Giảm các khoản chiết khấu cho khách hàng
- Đối với những loại hình bảo hiểm có nhiều rủi ro và rủi ro lớn như: bảo hiểm tài sản, xây dựng lắp đặt,… Tổng công ty cần xây dựng chương trình đề phòng hạn chế tổn thất thích hợp.
3.2.2.3 Giải pháp đối với nhận dạng các sự kiện
Nhận dạng các sự kiện tiềm tàng là một hoạt động có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với quản trị rủi ro doanh nghiệp, đặc biệt là trong doanh nghiệp bảo hiểm, thì việc nhận dạng các sự kiện tiềm tàng càng có ý nghĩa quan trọng hơn nữa, liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, việc áp dụng các mô hình phù hợp để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng được đề cao.
Bên cạnh việc nhận dạng các sự kiện tiềm tàng ảnh hưởng đến mục tiêu chung của toàn công ty, Tổng công ty cần đẩy mạnh việc nhận dạng các rủi ro đối với từng Công ty thành viên. Từng công ty thành viên cũng cần tăng cường hoạt động nhận dạng các rủi ro đặc trưng của công ty mình, để hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn.
Đề xuất: Áp dụng mô hình Pest và 5 Forces để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng tại
Tổng công ty Bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam. Việc thực hiện các mô hình này do phòng kiểm soát rủi ro của Tổng công ty thực hiện. Các kết quả phân tích được báo cáo lên Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát để Ban lãnh đạo có những kế sách kịp thời.
Mô hình Pest: Mô hình này tập trung phân tích trên 4 yếu tố:
- Yếu tố chính trị: Phân tích các yếu tố: Sự ổn định chính trị, luật và các chính sách, các Hiệp ước Thương mại,…
- Yếu tố kinh tế: Phân tích các khía cạnh: Lạm phát, việc làm, thu nhập, lãi suất,..
- Yếu tố xã hội: Phân tích các yếu tố: dân số, trình độ học vấn, phong tục, tập quán,…
- Yếu tố kỹ thuật: Phân tích các yếu tố: Những phát minh mới trong công nghệ thông tin ảnh hưởng đến sự quản lý dữ liệu của doanh nghiệp, những lạc hậu về công nghệ đe dọa đến sự trì trệ trong hệ thống kiểm soát,...
Mô hình 5 Forces: Mô hình này chủ yếu phân tích trên 5 yếu tố:
- Nhà cung cấp: Đối với các lĩnh vực đặc thù như lĩnh vực bảo hiểm, nhà cung cấp có thể được hiểu khái quát là các Công bảo hiểm trong nước và các công ty tái bảo hiểm trong nước và nước ngoài. Các công ty bảo hiểm trong nước cung cấp dịch vụ đồng bảo hiểm cho PVI và các công ty tái bảo hiểm cung cấp dịch vụ nhận tái và nhượng tái cho PVI. PVI cần phân tích năng lực tài chính, uy tín, và giá cả của các công ty bảo hiểm và các công ty tái bảo hiểm để có sự lựa chọn phù hợp nhất.
- Khách hàng: Khách hàng tại PVI được chia thành các nhóm:
+ Khách hàng trong ngành: Các công ty thuộc tập đoàn Dầu Khí Việt Nam. + Khách hàng ngoài ngành: Bao gồm:
Các Tổng Công ty thuộc Nhà nước, Các dự án lớn Các Công ty tư nhân, Công ty cổ phần
Các khách hàng lẻ Các Công ty môi giới Các Tổng Đại lý
Trên cơ sở phân chia các nhóm khách hàng như trên, Tổng công ty, các đơn vị thành viên cần dựa vào tình hình thực tế của đơn vị mình để phân tích những áp lực của đơn vị mình đến từ nhóm khách hàng nào, với mức giá cả nào có thể được khách hàng chấp nhận,...
- Đe dọa mới vào ngành: PVI là một công ty tồn tại hơn 15 năm, nên không bị yếu tố này đe dọa.
- Sản phẩm thay thế: Đối với lĩnh vực đặc thù như bảo hiểm, các sản phẩm thay thế có thể hiểu là: khách hàng không mua bảo hiểm mà tự chịu trách nhiệm về
những khoản thiệt hại có thể xảy ra với mình. Công ty bảo hiểm phải thể hiện được sự ưu việt vượt trội của sản phẩm cùng những dịch vụ tư vấn bồi thường tốt thì mới thu hút được sự lựa chọn của khách hàng.
- Các đối thủ cạnh tranh: Trên thị trường hiện nay, tồn tại các công ty bảo hiểm: PJICO, Bảo Việt, Bảo Minh, Bảo hiểm Nhà Rồng, Bảo hiểm Viễn Đông, bảo hiểm AAA,…PVI cần phân tích các thế mạnh, hạn chế, giá cả, tỷ lệ phí của các công ty bảo hiểm khác để từ đó có phương hướng, chiến lược phát triển. Ngoài mô hình Pest và 5 Forces, PVI nên áp dụng mô hình SWOT là sự tổng hợp của 2 mô hình trên.
3.2.2.4 Giải pháp đối với đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro cũng là một công việc đặc biệt quan trọng đối với công ty bảo hiểm. Dựa trên các mô hình nêu trên, PVI phân tích, đánh giá rủi ro đối với toàn công ty, từng đơn vị thành viên, từng phòng ban, từng loại hình sản phẩm. Dựa vào những phân tích của các mô hình PEST, 5 Force, Swot, PVI xác định được các rủi ro có thể phát sinh từ các nhân tố: chính trị, kinh tế, xã hội, kỹ thuật, nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,.. cũng như các nhân tố bên trong công ty như: cơ cấu, địa bàn hoạt động, nhân viên,…. Từ đó, Ban lãnh đạo PVI sẽ đưa ra những biện pháp để quản lý rủi ro đó.
PVI cần thực hiện đánh giá rủi ro thường xuyên và định kỳ đối với các hoạt động tại văn phòng Tổng công ty, các đơn vị thành viên bằng cách thường xuyên và định kỳ thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến rủi ro và phân tích, xem xét các ảnh hưởng của các thông tin rủi ro đó. Những thông tin này được ghi nhận vào một hệ thống để ghi nhận tất cả các loại rủi ro có thể xảy ra đối với công ty bảo hiểm. Tổng Công ty Cổ phần bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam ngày càng phát triển lớn mạnh, ngày 01/08/2011, Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam tái cơ cấu thành lập tập đoàn, mang tên mới: PVI Holding, thành lập 3 tổng công ty: Công ty