PHẦN 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.3.3 Cơ sở hạt ầng, trang thiết bị và phương tiện làm việc
4.3.3.1 Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi BHXH.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng các hoạt động chuyên môn của toàn ngành, những năm qua BHXH Việt Nam đã luôn quan tâm, chú trọng đến việc phát triển công nghệ
thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ
từng bước được thực hiện có hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục vụđối với các tổ chức, cá nhân tham gia, thụ hưởng các chếđộ, chính sách BHXH, BHYT.Hệ thống BHXH Việt Nam quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất nên phải xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ với những yêu cầu cao về nội dung, tính thống nhất, liên tục, tính pháp lý và tính chính xác của thông tin quản lý. Đối tượng hưởng các chế độ và trợ cấp đa dạng với số lượng ngày càng tăng, do đó, vai trò công nghệ thông tin
đối với việc quản lý BHXH rất quan trọng và cần thiết
Một số phần mềm ứng dụng đã được BHXH TP đưa vào sử dụng nhằm phục vụ
cho công tác quản lý như: Phần mềm SMS 6.0 (quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN,
cấp quản lý sổ BHXH, cấp quản lý thẻ BHYT); phần mềm VSA (ứng dụng cho kế
toán từ năm 2009 hạch toán kế toán và quản lý chi trả BHXH); phần mềm BHXH net (quản lý đối tượng hưởng trợ cấp BHXH hàng tháng); phần mềm XDOT (xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản); phần mềm xét duyệt hưởng các chế độ BHXH, phần mềm viện phí (thống kê chi phí KCB BHYT); Phần mềm tiếp nhận hồ sơ, phần mềm quản lý văn bản phục vụ cho việc lưu trữ và tra cứu văn bản. Các phần mềm trên có sự liên thông với nhau về cơ sở dữ liệu giữa bộ phận Một cửa - Thu- Sổ, thẻ- Kế toán- Chếđộ
chính sách. BHXH TP đã có mạng LAN để kết nối phần mềm nghiệp vụđảm bảo an toàn, chính xác và nhanh chóng.Chuyển và nhận dữ liệu thường xuyên theo đúng lịch, cập nhập thường xuyên các ứng dụng mới đối với phần mềm, xây dựng hệ thống
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 82 Skype cho toàn bộ các máy của cán bộ công chức viên chức cơ quan để trao đổi công việc, báo cáo kịp thời, thuận tiện nhanh chóng,thực hiện nhận các văn bản và báo cáo nhanh các dữ liệu nhằm tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí của đơn vị.
Nhìn chung các phần mềm nghiệp vụ này mới chỉ đáp ứng các nghiệp vụ độc lập tại đơn vị BHXH cấp huyện và hoạt động theo cơ chếđộc lập, dữ liệu nghiệp vụ bị
phân tán, chia cắt và ít có sự liên thông dữ liệu với nhaụ Dữ liệu chưa tập trung được tại cấp tỉnh, phân tán tại BHXH huyện, chưa có liên kết, trao đổi thông tin với nhau Dữ liệu quá khứ tham gia và đóng BHXH của NLĐ chưa được bổ sung đầy đủ. Các trường hợp giải quyết chế độ hưu, thai sản, BHXH Một lần cần nhập quá trình tham gia BHXH tại huyện, tỉnh khác hoặc giai đoạn trước có phần mềm. Thực trạng này dẫn
đến phân tán khó khai thác, không thuận tiện trong số liệu tổng hợp, tra cứu thông tin.
Hình 4.4 Mô hình phần mềm nghiệp vụ công tác chi trả
(Nguồn: Trường Đào tạo nghiệp vụ BHXH, 2013, Tài liệu tập huấn cán bộ năm 2013)
Việc ứng dụng các phần mềm nghiệp vụ của ngành đã rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng trong mọi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo quản lý chặt chẽ
và thuận tiện tra cứu những khi cần thiết. Nhờứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin mà việc quản lý đối tượng được đảm bảo chính xác, nhanh chóng và thuận tiện: quản lý chính xác đối tượng hiện có, mức lương hưu, trợ cấp BHXH của từng loại đối tượng, in danh sách chi trả hàng tháng kịp thờị Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong việc điều chỉnh lương hưu, trợ cấp BHXH cho đối tượng khi có quyết
định của nhà nước được kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Đồng thời góp phần tăng Phần mềm quản lý thu BHXH, BHYT (SMS) Phần mềm xét duyệt chếđộ BHXH ngắn hạn Phần mềm Kế toán (VSA) Phần mềm xét duyệt chếđộ BHXH dài hạn Phần mềm cấp và quản lý sổ, thẻ Phần mềm Quản lý đối tượng hưởng các chếđộ BHXH hàng tháng
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 83 cường cải cách hành chính trong công tác quản lý và triển khai các hoạt động BHXH, thay đổi tác phong làm việc, phương thức tổ chức công việc từ hành chính sang phục vụ theo hướng một cửa, các hồ sơ thanh toán chếđộ được bộ phận một cửa tiếp nhận, chuyển cho bộ phận chếđộ BHXH sau đó trả lại bộ phận một cửa để trả đối tượng và
đơn vị được đảm bảo chính xác, nhanh chóng, đúng thời hạn quy định. Hồ sơ thanh toán chếđộ ốm đau, thai sản, dưỡng sức được cán bộ xét duyệt chếđộ chính sách xét duyệt và chuyển dữ liệu kế toán với hệ thống phần mềm xét duyệt, kết toán để thanh toán kịp thời theo quy định, phục vụ tốt hơn đối với NSDLĐ và NLĐ. Tuy nhiên, chưa thực hiện phần mềm tiếp nhận và quản lý hồ sơ theo mô hình một cửạ
BHXH TP đã mở sổ sách đầy đủ, thực hiện chếđộ báo cáo theo đúng quy định. Các báo cáo chuyên môn nghiệp vụ được thực hiện chiết xuất từ phần mềm đảm bảo thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
Hiện nay 100% cán bộ của BHXH TP đã sử dụng thành thạo máy vi tính. Hầu hết các cán bộ đều có ý thức chủ động nghiên cứu, cập nhật các ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả
trong công việc, đảm bảo giải quyết các công việc đúng thời gian quy định, từđó tạo niềm tin và sự hài lòng đối với các đối tượng tham gia và hưởng chếđộ BHXH.
Đánh giá về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đối tượng và chi trả BHXH tại thành phố Bắc Ninh, qua điều tra cho thấy, tỷ lệ cán bộ BHXH đánh giá thuận tiện là 75%, còn lại 25% khác đánh giá chưa thuận lợi với lý do không có sự kết nối dữ liệu tham gia và hưởng các chếđộ giữa các huyện, các tỉnh, chưa thực hiện nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử nhằm tiết kiệm thời gian cho các tổ chức, cơ quan đơn vị và cá nhân đến cơ quan BHXH nộp thủ tục hồ sơ.
4.3.3.2 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại và một số phương tiện khác phục vụ công tác chi trả.
Do trụ sở làm việc của BHXH TP được tiếp nhận của BHYT tỉnh bàn giao, đã bị hỏng xuống cấp rất nhiềụ Trong ba năm 2011, 2012 và 2013 được BHXH tỉnh quan tâm, tạo điều kiện cho sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất đã được khang trang, sạch đẹp, đã trang bị bộ phận một cửa theo mô hình khung đạt yêu cầu, cơ bản đáp
ứng được nhiệm vụ được giaọ Trang thiết bị máy tính, máy in phục vụ chuyên môn
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 84 nhiệm vụ. BHXH TP đã được trang bị đủ két sắt cũng như các trang thiết bị đáp ứng nhu cầu công tác chi trả. Tuy nhiên, hằng ngày, cán bộ kế toán tiền mặt của BHXH TP vẫn đi rút tiền tại Ngân hàng Nông nghiệp, về chi các chế độ BHXH một lần tại BHXH TP mà không có hỗ trợ bảo vệ an toàn.
Từ năm 2009, BHXH thành phố đã phối hợp với Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố dùng phương tiện ô tô chuyên dùng của ngân hàng chuyển tiền đến trụ sở UBND các xã, phường, hợp đồng với 20 đại diện chi trả (gồm 19 xã phường và 01 ngân hàng). Đến hết tháng 6/2013, về trang bị phương tiện cất giữ tiền mặt: trên địa bàn thành phố có 100% đại lý chi trả xã, phường đã trang bị két sắt để cất trữ tiền trong thời gian chi trả.
Tháng 7 năm 2013, BHXH TP Bắc Ninh tổ chức chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH qua hệ thống bưu điện. Việc rút tiền do Bưu điện thực hiện, đảm bảo an toàn với hệ thống xe chuyên chở, nhưng chưa có hệ thống máy đếm tiền, hệ thống phòng cháy, chống trộm tại các điểm chi trả nhỏ lẻ theo tổ trên địa bàn xã, phường.