4.6.3.1. Tổ chức phân loại chi phí và thiết kế tài khoản cho chi phí
Từ bản chất ban đầu của KTQT là kế toán chi phí do đó việc đầu tiên DNVVN cần tổ chức thật tốt việc ghi nhận chi phí, sử dụng những kỹ thuật chi phí của KTQT để có thể nhận dạng và phân loại chi phí ngay khi phát sinh dùng cho mục đích quản trị.
Việc phân loại chi phí sản xuất tại DNVVN hiện nay chỉ thuần theo kế toán tài chính chưa thoả mãn được nhu cầu thông tin của KTQT. Hệ thống tài khoản kế toán có phân chi tiết nhưng chưa phù hợp với việc phân tích chi phí theo chi phí khả biến và chi phí bất biến để từ đó có báo cáo lợi nhuận theo số dư đảm phí nhằm phân tích mối quan hệ C-V-P. Phân tích này giúp xác định điểm hoà vốn, số dư đảm phí, ROI, RI.... Để thực hiện được việc này theo mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT theo tác giả thì việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho các khoản mục chi phí là điều quan trọng nhất.
Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài Chính ban hành nhằm phục vụ công tác theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh và lập các báo cáo KTQT. Để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập các báo cáo KTQT theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp cần lựa chọn, thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết sau cấp 2 là dành cho KTQT (có thể là cấp 3, 4, 5 tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp) vì KTTC đã sử dụng đến tài khoản cấp 2. Điều này nói lên một điều hết sức quan trọng là nếu DNVVN thật sự muốn vận dụng được KTQT thì KTTC buộc phải sử dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 15/2006-BTC không thể theo QĐ 48/2006-BTC trong mô hình kết hợp. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp cần phải dựa vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như quản lý theo từng khoản mục chi phí, khoản mục giá thành một cách chi tiết cụ thể theo từng loại sản phẩm, từng đơn
đặt hàng...nhưng nhất thiết phải có một cấp dành riêng để chỉ rõ chi phí đó là khả biến, bất biến hay hỗn hợp.
Các loại hình doanh nghiệp khác nhau có thể hệ thống chi tiết tài khoản khác nhau, theo tác giả đối với DNVVN có thể thiết kế hệ thống tài khoản như sau:
Các tài khoản chi phí có thể bao gồm 6 kí tự: 4 kí tự đầu dành cho KTTC; kí tự thứ 5 dùng để xác định là chi phí khả biến, bất biến hay hỗn hợp (nhận mã 0,1,2); kí tự thứ 6 dùng để xác định đối tượng chịu chi phí (đối tượng có thể là cửa hàng, bộ phận...) nhận mã từ A đến Z.
Ví dụ: Chi phí công cụ dụng cụ dùng ở bộ phận quản lý phân xưởng nhưng chủ yếu sử dụng bảo trì ở phân xưởng sản xuất 1. Tài khoản chi tiết có thể là 6273.1.A (với A là mã của phân xưởng 1).
4.6.3.2. Tổ chức phân loại doanh thu và thiết kế tài khoản doanh thu
Doanh thu là yếu tố quan trọng không kém chi phí và đó cũng là yếu tố quan trọng trong phân tích C-V-P. Doanh thu khi phân loại cũng phải được xác định xem thuộc bộ phận nào. Do đó tài khoản về doanh thu ngoài 4 kí tự đầu dùng cho KTTC thì kí tự thứ 5 dùng để xác định nơi phát sinh ra doanh thu (nhận mã từ A đến Z).
Phân loại doanh thu và chi phí theo mã sản phẩm là rất cần thiết vì khi đó mới tính được doanh thu đơn vị, chi phí khả biến đơn vị và tỉ lệ số dư đảm phí. Nhưng số lượng sản phẩm có thể sẽ rất lớn do đó nên tách mã sản phẩm thành một trường riêng như các phần mềm kế toán hay thiết kế. Nếu phân loại doanh thu theo mã hợp đồng cũng nên như vậy.
Việc phân loại doanh thu chi tiết hơn trong KTQT cũng giúp cho việc lập dự toán tiêu thụ tốt hơn do lúc đó doanh thu được thống kê theo từng bộ phận và lĩnh vực kinh doanh.
4.6.3.3. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo KTQT hình thành nhằm tổng hợp quá trình phân tích cho mục đích hổ trợ ra quyết định của nhà quản trị. Mỗi doanh nghiệp có các đặc thù riêng biệt nên các loại báo cáo sẽ có thể rất khác nhau và số lượng báo cáo cũng khác nhau.
Nhìn chung thì có 3 loại cơ bản là: báo cáo dự toán, báo cáo thực hiện và báo cáo phân tích. Doanh nghiệp căn cứ tình hình thực tế để thiết kế riêng cho mình.
Việc lập báo cáo KTQT trong doanh nghiệp cần có sự phối hợp giữa các khâu từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu thu thập thông tin sao cho phù hợp báo cáo cần lập như: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản chi tiết, sổ sách kế toán phù hợp để hệ thống hoá thông tin theo yêu cầu của báo cáo. Nên vận dụng công nghệ thông tin qua quá trình lập được linh hoạt, nhanh chóng. Yếu tố con người ở đây dóng vai trò quan trọng cho sự chính xác của báo cáo do vậy cần được đào tạo và tập huấn kỹ.
Trong quá trình phát triển của doanh nghiệp cần có sự cải tiến liên tục, ngay cả trên báo cáo KTQT do đó nhà quản trị cần xem xét định kỳ các thông tin trình bày trên báo cáo xem có cần bổ sung hay thay đổi gì không. Do đó khi thiết kế phần mềm hổ trợ lập báo cáo KTQT cũng không nên quá cứng nhắc như KTTC mà đòi hỏi sự linh động cao, nhưng với yêu cầu phần mềm như vậy thường có chi phí rất lớn điều này là một trở ngại không nhỏ cho DNVVN. Theo tác giả giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề này là vẫn sự dụng phần mềm kế toán dành cho KTTC sau đó xuất dữ liệu ra Excel, lúc này nhân viên KTQT sẽ tiến hành phân loại hay bổ sung thêm để tiến hành lập báo cáo KTQT bằng Excel, giải pháp này ít tốn chi phí hơn nhưng đòi hỏi nhân viên KTQT phải rành nghiệp vụ và giỏi Excel.
Kết luận:
Kết quả nghiên cứu cho thấy, mức độ vận dụng KTQT tại DNVVN khu vực TP.HCM là rất yếu nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ, qua thống kê còn cho thấy việc các DNVVN đưa ra quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh không được sự hổ trợ của KTQT. Qua kiểm định nghiên cứu này đã chấp nhận giả thuyết một tức là có các yếu tố ảnh hưởng trong năm biến lê việc vận dụng KTQT trong DNVVN. Qua phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc vận dụng KTQT tại DNVVN dựa trên mô hình khảo sát thì yếu tố chính tác động tích cực và có ý nghĩa thống kê thì yếu tố con người là quan trọng nhất. Tổ chức công tác KTQT theo mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT là phù hợp với thực trạng của DNVVN tại TP.HCM.
CHƯƠNG 5
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Kết quả của quá trình nghiên được tóm tắt ở chương này thông quá các kết luận đạt được thông qua các câu hỏi nghiên cứu và việc kiểm định giả thuyết H1
trong nghiên cứu này.
Nội dung phần này này sẽ tóm lược lại các vấn đề nghiên cứu, các câu hỏi nghiên cứu và các giả thuyết trước khi đưa ra các kết luận đạt được ở mỗi câu hỏi nghiên cứu. Cuối cùng, thông qua kết quả nghiên cứu, tác giả tập trung đề xuất kiến nghị chính là: làm sao vận dụng được KTQT vào trong DNVVN khu vực TP.HCM trong ngắn hạn lẫn dài hạn