2.5.2.1. Một số khái niệm
Dự toán là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần phải đạt được, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra. Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai. Dự toán được xây dựng dựa trên cơ sở của kế hoạch và là trung tâm của kế hoạch [5].
Dự toán ngân sách là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán [5].
Dự toán ngân sách là kế hoạch cho tương lai. Do đó, dự toán ngân sách là các công cụ để lập kế hoạch, và nó thường được lập trước khi bắt đầu một giai đoạn hay một kỳ ngân sách. Tuy nhiên, so sánh giữa dự toán ngân sách với các kết quả thực tế
sẽ cung cấp được nhiều thông tin có giá trị về các hoạt động. Do đó, dự toán ngân sách là cả hai công cụ lập kế hoạch và công cụ đánh giá thực hiện kế hoạch [10].
Thông thường, đầu vào quan trọng nhất trong dự toán ngân sách là một số biện pháp dự báo sản lượng đầu ra dự kiến. Đối với nhà máy sản xuất, sản lượng đầu ra là số lượng của mỗi loại sản phẩm được sản xuất ra. Đối với một nhà bán lẻ, nó có thể là số lượng của mỗi loại sản phẩm được bán ra [10].
2.5.2.2. Mục đích của dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách cụ thể hóa các mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch của doanh nghiệp bằng những số liệu cụ thể. Cụ thể hóa các nguồn lực, các biện pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ bằng những số liệu những bản tính toán chi tiết và cụ thể.
Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh. Dự toán ngân sách chỉ rõ nhiệm vụ của từng bộ phận và đánh giá trách nhiệm quản lý cuả từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp [5].
2.5.2.3. Vai trò của dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị, cụ thể như sau:
Chức năng lập kế hoạch: Dự toán ngân sách xác định mục tiêu mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời dự kiến nguồn lực để thực hiện mục tiêu đó, vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng…
Chức năng kiểm soát: Vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Thông tin trên dự toán ngân sách là cơ sở để kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch.
Chức năng tổ chức và điều hành: Vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, thể hiện ở dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban.
Ngoài ra dự toán ngân sách còn có vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định về phân bổ nguồn lực, trong bố trí nhân sự thông qua việc đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu mà dự toán đề ra.
2.5.2.4. Phân loại dự toán ngân sách
Phân loại theo thời gian:
Dự toán ngân sách ngắn hạn (Short-term Budgeting): là dự toán được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch.
Dự toán ngân sách dài hạn (Long-term Budgeting): còn được gọi là dự toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu hồi vốn dài.
Phân loại theo chức năng:
Dự toán hoạt động (Performance Budgeting): là dự toán liên quan đến hoạt động chính, cơ bản và cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ như dự toán tiêu thụ nhằm dự kiến tình hình tiêu thụ, dự toán sản xuất nhằm dự kiến sản lượng sản xuất, dự toán mua hàng nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết mua vào…
Dự toán tài chính (Financial Budgeting): là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư như dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền…
Phân loại theo phương pháp lập:
Dự toán ngân sách linh hoạt (Flexible Budgeting): là dự toán ước tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau, thông thường dự toán linh hoạt được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ bất lợi nhất.
Dự toán ngân sách cố định (Fixed Budgeting): là dự toán ước tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận tại một mức độ hoạt động, thông thường dự toán cố định được lập tại mức độ hoạt động tối ưu.
2.5.2.5. Mô hình dự toán ngân sách
Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống
Theo mô hình này (Hình 2.2) các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức và truyền xuống cho quản lý cấp trung gian. Sau đó quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở.
Hình 2.2: Mô hình thông tin từ trên xuống
Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ nhà quản lý cấp cao xuống các bộ phận, không gắn với năng lực thực tế của bộ phận trong doanh nghiệp. Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh
Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian
nghiệp cả về mặt định tính và định lượng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý.
Mô hình 2: Mô hình thông tin phản hồi
Theo mô hình này (Hình 2.3) thì việc lập dự toán được thực hiện theo qui trình sau:
Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó, các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở sẽ xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao.
Hình 2.3: Mô hình thông tin phản hồi
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và lập dự toán cho toàn bộ doanh nghiệp.
Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian
Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác, độ tin cậy và tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận.
Mô hình 3: Mô hình thông tin từ dưới lên
Theo mô hình này (Hình 2.4) dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lập dự toán của doanh nghiệp.
Hình 2.4: Mô hình thông tin từ dưới lên
Lập dự toán ngân sách theo mô hình này số liệu sẽ chính xác hơn, bởi vì gắn liền khả năng thực tế của từng bộ phận, tiết kiệm thời gian, chi phí và khuyến khích các cá nhân, bộ phận trong tổ chức phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch đề ra. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý.
Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp trung gian
Tuy nhiên nhược điểm của mô hình này là: khi để cho các bô phận tự định dự toán của mình có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự của các bộ phận. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới.
2.5.2.6. Qui trình lập và quản lý ngân sách
Quy trình lập và quản lý ngân sách chia làm 3 giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị:
Trong giai đoạn này những công việc phải thực hiên là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp, xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn, xác định nhiệm vụ những cá nhân, bộ phận tham gia soạn thảo dự toán và xem xét lại hệ thống cung cấp thông tin cho việc lập dự toán ngân sách.
Giai đoạn soạn thảo:
Trong giai đoạn này những cá nhân, bộ phận có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và thông tin về các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh v.v…
Giai đoạn theo dõi:
Trong giai đoạn này, nhà quản trị phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện dự toán, từ đó đánh giá trách nhiệm của từng các nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện dự toán, đánh giá lại tính hiện thực của số liệu trong dự toán, trên cơ sở đó điều chỉnh và rút kinh nghiệm cho lần lâp dự toán ngân sách kế tiếp.
Trình tự lập dự toán:
Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu tiên. Hầu hết các dự toán khác trong dự toán ngân sách đều phụ thuộc vào dự toán
tiêu thụ. Căn cứ vào dự báo tiêu thụ và kết hợp với dự toán tồn kho sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất, từ dự toán sản xuất sẽ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ sẽ lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là lập dự toán tài chính bao gồm dự toán báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán bảng cân đôí kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
2.5.2.7. Lập dự toán ngân sách
Dự toán tiêu thụ:
Phản ánh khối lượng sản phẩm tiêu thụ, giá bán và doanh thu ở trong kỳ hoạt động.
Phản ánh lịch trình thu tiền do tiêu thụ sản phẩm.
Dự toán sản xuất:
Phản ánh khối lượng sản phẩm cần phải sản xuất trong kỳ (a).
(a) = Khối lượng sản phẩm tiêu thụ + Khối lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ - Khối lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ.
Dự toán mua hàng:
Phản ánh giá trị của hàng hóa mua vào (b).
(b) = Khối lượng hàng hóa mua vào (c) x đơn giá.
(c) = Khối lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ + Khối lượng hàng hóa tiêu thụ - Khối lượng hàng hóa tồn kho đầu kỳ.
Phản ánh lịch trình chi tiền để mua hàng hóa.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
(d) = khối lượng nguyên vật liệu mua vào (e) x đơn giá.
(e) = Khối lượng nguyên liệu dùng cho sản xuất (f) + Khối lượng nguyên liệu tồn kho cuối kỳ - Khối lượng nguyên liệu tồn kho đầu kỳ.
(f) = Khối lượng sản phẩm sản xuất x Định mức tiêu hao nguyên liệu.
Phản ánh lịch trình chi tiền để mua nguyên liệu.
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
Phản ánh tổng chi phí nhân công phát sinh ở trong kỳ hoạt động (g)
(g) = Tổng giờ công x đơn giá giờ công
Trong đó: Tổng giờ công = Khối lượng sản phẩm sản xuất x Định mức giờ công.
Dự toán chi phí sản xuất chung:
Phản ánh hai nội dung:
Phản ánh tổng CPSXC phát sinh ở trong kỳ hoạt động, nó bao gồm:
CPSXCKB = Tổng giờ công (giờ máy…) x Đơn giá phân bổ CPSXCKB của 1h công(giờ máy…)
CPSXCBB: Để xác định CPSXCBB phải dựa vào kinh nghiệm của kỳ trước
Phản ánh chi tiền cho CPSXC = Tổng CPSXC – Chi phí khấu hao.
Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ:
Phản ánh hai nội dung:
Phản ánh giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm.
Phản ánh giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
Giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ = Khối lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ x Giá thành sản xuất đơn vị
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý:
Phản ánh hai nội dung:
Phản ánh tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh ở trong kỳ