MTV THÉP HÒA PHÁT
3.3.2.Giải pháp nhằm cải tiến chức năng mua hàng
Chức năng mua hàng là hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao trong chuỗi giá trị của công ty, tiết kiệm chi phí tồn kho, tiết kiệm chi phí do giá, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng sản xuất kịp thời. Để đạt được các mục tiêu trên, bộ phận mua hàng cần phải xây dựng được mối quan hệ với nhà cung cấp thật tốt. Ngoài ra, bộ phận mua hàng cũng cần liên kết với bộ phận lên kế hoạch nguyên liệu thật chặt chẽ nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kịp thời.
Hoạt động mua hàng cũng cần đa dạng hóa nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro khi có nhà cung cấp gặp sự cố rủi ro thì công ty có nhà cung cấp dự phòng để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nguyên liệu kịp thời, không làm ngưng trệ do thiếu hụt nguyên liệu.
Bộ phận mua hàng cần tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp để chọn các nhà cung cấp có năng lực đáp ứng nhu cầu cho công ty đảm bảo giao hàng đúng hạn nhằm giảm thiểu lượng tồn kho an toàn. Như vậy, lượng nguyên liệu tồn kho sẽ được giảm thiểu.
Chất lượng sản phẩm với giá cả cạnh tranh, ổn định được khách hàng đặc biệt quan tâm. Vai trò của các nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng vì có nguồn nguyên liệu đầu vào tốt mới có thể làm ra sản phẩm có chất lượng, có nhà cung cấp chiến lược mới có thể đảm bảo được giá bán ổn định tạo điều kiện cho Công ty xây dựng được một cơ cấu giá thành hợp lý, lâu dài.
Vì vậy, việc xây dựng các chính sách phát triển các nhà cung cấp là điều cần thiết bằng những hành động cụ thể sau:
- Tạo những chính sách ưu đãi đối với các nhà cung cấp có quá trình hoạt động tốt và lâu dài:Với các nhà cung cấp đã có quan hệ hợp tác lâu dài và họ đã thực hiện tốt các đơn hàng đã ký, Công ty cần có những chính sách ưu đãi đặc biệt nhằm thắt chặt mối quan hệ đồng thời tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong quá trình hoạt động.
Ký hợp đồng: thiết lập các hợp đồng dài hạn cho một số các mặt hàng, dịch vụ với các nhà cung cấp có năng lực tốt, có kinh nghiệm về mặt hàng, dịch vụ đó. Như vậy, công ty cũng tiết kiệm được chi phí, thời gian, nhân lực trong việc tổ chức lại đấu thầu.
- Tiếp tục tìm kiếm và phát triển các đối tác mới nhằm tạo sự cạnh tranh:Việc tìm kiếm và phát triển các nhà cung cấp mới cũng là điều cần thiết phải làm để tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà cung cấp, tránh xảy ra trường hợp độc quyền, làm giá… của các nhà cung cấp. Tuy nhiên, đối với các đối tác mới, Công ty cần phải nghiên cứu thật kỹ về hồ sơ nguồn gốc công ty, tư cách pháp nhân, doanh số bán, thị trường đang hoạt động. Việc lựa chọn các đối tác mới cũng tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, thiết bị, dịch vụ mà Công ty cần đặt mua.
Công ty có kế hoạch mua hàng dài hạn như có kế hoạch năm và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp để nhà cung cấp ổn định giá cả và chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của công ty kịp thời.
Ngoài ra, công tác mua hàng ngoài chức năng của mình, bộ phận mua hàng tham gia tích cực vào quy trình chuỗi cung ứng, liên kết chặt chẽ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên liệu, tập trung vào lợi ích tổng thể của công ty để làm giảm tổng chi phí.