Đồ án môn học quản lý dự án CNTT đề tài quản lý học sinh trường THPT

ĐỒ ÁN MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỌC SINH TRƯỜNG THPT Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM CONTENTS 1 Chương 1: Tổng quan 4 1.1 Đề tài nhóm 4 1.2 Tên nhóm 4 1.3 Ý nghĩa nhóm 4 1.4 Danh sách thành viên trong nhóm 4 2 Chương 2: Quản lý phạm vi dự án 5 2.1 Phát biểu bài toán - Statement of Work 5 2.1.1 Thời gian và vật liệu (Time and Materials) 5 2.1.2 Phát biểu bài toán (Statement of Work) 6 2.1.3 Chấp thuận và cấp quyền (Acceptance and Authorization) 7 2.2 Tôn chỉ dự án - Project Charter 7 2.2.1 Mục đích dự án (Project purpose) 7 2.2.2 Phạm vi dự án (Project scope) 7 2.2.3 Điều kiện chấp thuận (Acceptance criteria) 8 2.2.4 Bàn giao dự án (Project deliverables) 8 2.2.5 Các cột mốc thời gian (Milestones) 8 2.2.6 Ngân sách dự án (Project budget) 9 2.2.7 Ràng buộc (Project constraints) 9 2.2.8 Các phụ thuộc (Dependencies) 9 2.2.9 Các giả định (Assumptions) 9 2.2.10 Các rủi ro đã nhận biết (Known risk) 10 2.2.11 Quản lý dự án (Project Manager) 10 2.2.12 Vai trò và trách nhiệm (Roles and Responsibilies) 10 2.2.13 Ký duyệt (Authorised) 11 2.3 Phát biểu phạm vi - Scope Statement 11 2.4 Cấu trúc phân rã công việc – WBS 12 3 Chương 3: Quản lý thời gian dự án 16 3.1 Uớc lượng thời gian của từng công việc ở sơ đồ WBS 16 3.2 Sơ đồ PERT cho nhánh công việc 16 4 Chương 4: Quản lý chi phí dự án 18 4.1 Tiến hành ước lượng chi phí của từng công việc ở sơ đồ WBS 18 4.2 Tính toán các chỉ số của mô hình COCOMO cơ bản

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HỒ CHÍ MINH KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ĐỒ ÁN MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ HỌC SINH TRƯỜNG THPT Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Kim Hưng Sinh viên thực : Nguyễn Xuân Vinh (MSSV: 1915060018) Nguyễn Võ Phong Hào (MSSV: 1915060005) TP Hồ Chí Minh, 2020 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin CONTENTS Chương 1: Tổng quan 1.1 Đề tài nhóm 1.2 Tên nhóm 1.3 Ý nghĩa nhóm 1.4 Danh sách thành viên nhóm Chương 2: Quản lý phạm vi dự án 2.1 Phát biểu toán - Statement of Work 2.1.1 Thời gian vật liệu (Time and Materials) 2.1.2 Phát biểu toán (Statement of Work) 2.1.3 Chấp thuận cấp quyền (Acceptance and Authorization) 5 2.2 Tơn dự án - Project Charter 2.2.1 Mục đích dự án (Project purpose) 2.2.2 Phạm vi dự án (Project scope) 2.2.3 Điều kiện chấp thuận (Acceptance criteria) 2.2.4 Bàn giao dự án (Project deliverables) 2.2.5 Các cột mốc thời gian (Milestones) 2.2.6 Ngân sách dự án (Project budget) 2.2.7 Ràng buộc (Project constraints) 2.2.8 Các phụ thuộc (Dependencies) 2.2.9 Các giả định (Assumptions) 2.2.10 Các rủi ro nhận biết (Known risk) 2.2.11 Quản lý dự án (Project Manager) 2.2.12 Vai trò trách nhiệm (Roles and Responsibilies) 2.2.13 Ký duyệt (Authorised) 7 8 9 9 10 10 10 11 2.3 Phát biểu phạm vi - Scope Statement 11 2.4 Cấu trúc phân rã công việc – WBS 12 Chương 3: Quản lý thời gian dự án 16 3.1 Uớc lượng thời gian công việc sơ đồ WBS 16 3.2 Sơ đồ PERT cho nhánh công việc 16 Chương 4: Quản lý chi phí dự án 18 4.1 Tiến hành ước lượng chi phí cơng việc sơ đồ WBS 18 4.2 Tính tốn số mơ hình COCOMO 19 © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin 4.3 Các công việc cấp WBS 19 4.4 Giả sử dự án thực 20 ngày (working day) 20 Chương 5: Quản lý chất lượng dự án 23 5.1 Tiêu chuẩn chung để đánh giá mức độ thành công dự án 23 5.2 Tiêu chuẩn đánh giá mức độ cột mốc Milestone 23 5.3 Các vấn đề phát sinh trình làm dự án 24 Chương 6: Quản lý nhân dự án 26 6.1 Giả định số lượng nhân cho dự án 26 6.2 Sơ đồ tổ chức nhân cho dự án 26 6.3 Ma trận kỹ nhân viên 26 6.4 Gán công việc sơ đồ WBS cho nhân 27 6.5 Ma trận công việc, nhật đồ tài nguyên, resource loading Microsoft Project 28 6.6 Tiến hành nhận xét điều chỉnh lại cho phù hợp 29 6.7 Bảng thu nhập cho nhân viên 30 6.8 Mô tả kết báo cáo MS Project nhân sự, chi phí tiến độ 30 Chương 7: Quản lý truyền thông dự án 32 7.1 Cách thu thập thông tin dự án 32 7.2 Phân phối thông tin 32 7.3 Giám sát điều chỉnh thông tin 33 7.4 Cách giải xung đột xảy nhóm 33 Chương 8: Quản lý rủi ro dự án 33 8.1 Phương pháp nhóm dùng để nhận biết rủi ro 33 8.2 Liệt kê rủi ro xảy dự án 34 8.3 Kế hoạch đối phó rủi ro nhóm dự án 37 Chương 9: Quản lý mua sắm dự án 9.1 37 Lập danh sách thiết bị / dịch vụ liên quan đến dự án 37 10 Chương 10: Quản lý tích hợp dự án 38 10.1 Check list 38 10.2 Tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng 38 © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin 10.3 Huấn luyện người dùng 39 10.4 Chuyển giao sản phẩm 39 10.5 Nghiệm thu 39 10.6 Tổng kết đánh giá 39 © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 Đề tài nhóm Quản lý học sinh trường trung học phổ thơng Tên nhóm 1.2 Hy Vọng Ý nghĩa nhóm 1.3 Hy vọng học hỏi kinh nghiệm từ thầy bạn, hy vọng học tốt, đạt điềm tốt Danh sách thành viên nhóm 1.4 STT Họ Tên MSSV Lớp Email Điện thoại Nguyễn Xuân Vinh 1915060018 19HTHA1 Vinhxnguyen78@gmail.com 0918.337310 Nguyễn Võ Phong Hào 1915060005 19HTHA1 Haonvp94@gmail.com 0764045541 © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 2.1 Phát biểu toán - Statement of Work 2.1.1 Thời gian vật liệu (Time and Materials) Tên khách hàng Trường THPT Marie Người quản lý phía khách hàng Nguyễn Văn Phó Tên dự án Quản lý học sinh trường phổ thông trung học Thời gian quy ước tháng Ngày bắt đầu 10/05/2020 Ngày kết thúc 17/11/2020 Lịch Biểu Phí (Schedule of rates) Biểu phí nhân lực: Thời gian (ngày cơng) Số lượng Giá/ngày Nhận viên phân tích yêu cầu 20 500,000 Chi phí VND (dự kiến) 10,000,000 Nhân viên IT 30 500,000 15,000,000 Nhân viên kiểm thử (tester) 20 500,000 10,000,000 Quản lý dự án 120 500,000 60,000,000 Training người dùng 20 500,000 20,000,000 Mơ tả 115,000,000 Tổng cộng Biểu phí thiết bị quyền phần mềm: Số lượng Đơn Giá Server HP 25,000,000 Chi phí VND (dự kiến) 25,000,000 Monitor for Server 3,000,000 3,000,000 Máy in 1 30,000,000 30,000,000 Máy chiếu 12,000,000 12,000,000 License Windows Server 2019 22,000,000 22,000,000 Mô tả thiết bị, licence © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin License SQL Server 2019 20,000,000 20,000,000 Bộ lưu điện (UPS) 1KVA 2,000,000 2,000,000 114,000,000 Tổng cộng Chính sách tốn (Payment terms) Các khoản chi phí phải hợp lệ phạm vi hai bên đồng ý Ngày hồn thành Giai đoạn Thanh tốn 50% sau ký hợp đồng dịch 10/05/2020 vụ phát triển phần mềm Thanh tốn 50% cịn lại hợp đồng phát triển 17/11/2020 phần mềm sau ký nghiệm thu 2.1.2 Hạnh toán 15/05/2020 24/11/2020 Phát biểu toán (Statement of Work) Các giả định Ràng buộc (Assumptions and Constraints) - Nhóm dự án nhận đầy đủ tài nguyên (nhân lực, thiết bị…) cần thiết - Tất bên liên quan (stakeholders) tham dự họp đầy đủ - Các thành viên nhóm dự án có tất kỹ cần thiết - Tất thiết bị tình trạng tốt - Nhà cung cấp (và công ty triển khai) cung cấp server, thiết bị, license triển khai phần mềm thời gian Quy trình quản lý thay đổi (Change Request management) Quy trình sau thực phát sinh thay đổi: • Yêu cầu thay đổi dự án (Change Request - CR) phương tiện để truyền đạt thay đổi CR phải mô tả thay đổi, lý cho thay đổi ảnh hưởng thay đổi dự án • Người quản lý dự án xem xét thay đổi đề xuất xác định xem có nên gửi u cầu cho bên triển khai hay khơng • Hai bên đồng ý khoản phí cho việc thay đổi có Người quản lý dự án ký CR, điều tạo thành chấp thuận cho chi phí điều tra Nhà triển khai gửi hóa đơn cho Trường cho khoản phí Cuộc điều tra xác định hiệu việc thực CR, lịch trình © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Cơng Nghệ Thơng Tin • Sau hoàn thành điều tra, hai bên xem xét tác động thay đổi đề xuất hai bên đồng ý, CR thực thi • Một ủy quyền thay đổi (Change Authorization) văn CR phải hai bên ký kết phép thực thay đổi Các chi phí liên quan (Engagement Related Expense) Chi phí phát sinh khác lại, cước điện thoại, chỗ phát sinh phía bên bên tự tốn Thỏa thuận dịch vụ (Professional Service Agreement) - Sau hoàn tất, trường THPT Marie toàn quyền cài đặt sử dụng phần mềm mà trả thêm chi phí cho cơng ty triển khai - Cơng ty cung cấp thiết bị bảo hành 01 năm Sau ký hợp đồng bảo trì - Phần mềm bảo hành 01 năm Các lỗi (bug) thời gian phải sửa (fix) miễn phí 2.1.3 Chấp thuận cấp quyền (Acceptance and Authorization) Trường THPT Marie Cơng ty Cơng nghệ ABC Nguyễn Văn Phó Giám Đốc 12/05/2020 12/05/2020 2.2 Tôn dự án - Project Charter 2.2.1 Mục đích dự án (Project purpose) Việc quản lý học sinh Excel thủ công dẫn đến nhiều cố, dẫn đến thất thơng tin, thất tiền bạc, báo cáo thống kê chậm khơng chinh xác Vì dự án triển khai phần mềm quản lí học sinh giúp nhà trường quản lý học sinh cách chặt chẽ hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, đặc biệt cơng nghệ hóa phù hợp với xu hướng đại 2.2.2 Phạm vi dự án (Project scope) Dự án QLHS bao gồm thiết kế, thử nghiệm triển khai phần mềm QLHS nhằm quản lý thông tin học sinh, quản lý thu chi chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Tất nhân lực, phần cứng tài nguyên phần mềm quản lý nhóm dự án Dự án bao gồm số hạng mục như:  Triển khai cài đặt phần mềm quản lý học sinh  Chuẩn hóa số quy trình nhập thơng tin, thu, chi  Mua sắm số phần mềm, phần cứng cần thiết để triển khai phần mềm QLHS  Đào tạo nhân viên sử dụng  Thời gian triển khai 06 tháng Tất kinh phí dự án (tối đa bao gồm số tiền liệt kê tài liệu quản lý người quản lý dự án Bất kỳ tài trợ bổ sung cần chấp thuận từ nhà tài trợ dự án Dự án kết thúc sau thử nghiệm thành cơng cuối cùng, triển khai sử dụng, hồn thành tài liệu kỹ thuật hỗ trợ nộp báo cáo kết thúc cho Ban Giám Hiệu 2.2.3 Điều kiện chấp thuận (Acceptance criteria) Dự án coi thành công thỏa mãn điều kiện sau: 2.2.4  Giải pháp hồn tất trình bày cho Ban Giám Hiệu ngày 01/06/2020  Thiết bị phần cứng license cần thiết bàn giao đầy đủ  Phần mềm phải kiểm thử (test) đầy đủ trước đưa vào sử dụng  Các lỗi nghiêm trọng phải sửa xong trước 30/10/2020  Tất người dùng phải đào tạo trước sử dụng  Phần mềm có đầy đủ chức yêu cầu hoạt động ổn định Bàn giao dự án (Project deliverables) Các sản phẩm sau phải bàn giao hồn thành thành cơng dự án QLHS Mọi thay đổi sản phẩm phải nhà tài trợ dự án chấp thuận 2.2.5  Giải pháp quản lý học sinh triển khai đầy đủ  Giải pháp truy cập bảo mật triển khai đầy đủ  Thiết bị (máy server, máy in…), license phải bàn giao đầy đủ  Tài liệu kỹ thuật hỗ trợ cho giải pháp  Tài liệu hướng dẫn sử dụng Các cột mốc thời gian (Milestones) Mốc thời điểm Ngày mục tiêu Ngày bắt đầu 10/05/2020 © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Cơng Nghệ Thơng Tin 2.2.6 Hồn tất thiết kế giải pháp 30/05/2020 Hoàn tất develop demo 30/9/2020 Hoàn tất testing 30/10/2020 Hoàn tất training người dùng 30/10/2020 Triển khai mơi trường thật 03/11/2020 Hồn tất dự án 17/11/2020 Ngân sách dự án (Project budget) Sau tổng quan ngân sách: Thành phần dự án (Project Component) Chi phí (Cost) Nhân lực 87,000,000 Phần cứng, thiết bị 72,000,000 Licensing phần mềm 42,000,000 Chi phí phát sinh khác 20,000,000 Tổng cộng 2.2.7 221,000,000 Ràng buộc (Project constraints) Các ràng buộc sau liên quan đến dự án QLHS: 2.2.8  Tất cải tiến cho tảng CNTT phải thực phần cứng có  Tất phần cứng phần mềm bảo mật phải mua theo ngân sách dịng thời gian phân bổ  Nhóm dự án bao gồm IT hệ thống, trưởng nhóm kỹ thuật, chuyên viên bảo mật, người phân tích nghiệp vụ, kế toán Các phụ thuộc (Dependencies) Một số phụ thuộc dự án QLHS là: 2.2.9  Thiết kế giải pháp phải đồng ý phòng ban trước triển khai  Các quy trình nghiệp vụ phải thống trước triển khai  Phần mềm phần cứng phải mua trước thực kiểm thử (test)  Người dùng phải training trước dự án chạy (go live) Các giả định (Assumptions) © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Lỗi tả 50 5% 87% Máy treo xung đột phần mềm 30 3% 91% Các textbox bị hạn chế không đủ giá trị 30 3% 94% Thời gian khởi động ứng dụng lâu 30 3% 97% 20 2% 99% 10 1% 100% 10 Khơng thể phóng to/thu nhỏ tab Bị kết nối khơng thể đăng nhập Tiến hành phân tích Pareto: Chỉ vấn đề tập trung cần phải giải theo phương án 80-20: Dựa vào biểu đồ Pareto quy tắc 80-20 Ta cần tập trung giải vấn để lớn: STT Tên vấn đề Lỗi tính tốn sai © Nhóm Hy Vọng Số lần 500 Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT % chiếm 53% Trang 25 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin In ấn thiếu nội dung 150 16% Định dạng ngày sai 70 7% Thiếu title 60 6% CHƯƠNG 6: QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN 6.1 Giả định số lượng nhân cho dự án STT Tên nhóm Business Analyst (Phân tích yêu cầu) Số lượng thành viên IT 3 Purchasing (Thu mua vật tư) QC (Kiểm thử) 6.2 Sơ đồ tổ chức nhân cho dự án 6.3 Ma trận kỹ nhân viên © Nhóm Hy Vọng Trách nhiệm nhóm - Thu thập, phân tích u cầu - Viết tài liệu yêu cầu người dung - Đào tạo (training) người sử dụng - Thiết kế giải pháp tổng thể (Solution Architect) - Hỗ trợ server, hạ tầng (IT infrastructure) - Quản lý sở liệu SQL Server (DB Administrator) - Mua server, lience trang thiết máy chiếu, máy in, máy tính - Tham khảo đưa định chọn nhà cung cấp phần mềm phần cứng - Viết case cho chức năng, kiểm thử - Cài đặt setup nhập liệu Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 26 / 39 Testing tool, Automation Test Test Case Contract (Lập hợp đồng) Negotiation SQL Server Software Methodology (Scrum, Waterfall) Software Design Cloud development Communication Use case Problem Solving IT Infrastructure Văn Hậu (Purchasing) Tấn Trường (Tester) 6.4 Tuấn Anh (BA) 8 9 9 8 10 9 7 9 Gán công việc sơ đồ WBS cho nhân Tham khảo đầy đủ file: WBS_QLHS_HyVong v2 Optimized.mpp © Nhóm Hy Vọng Java 9 NET Cao Thắng (IT infrastructure) Ngọc Ninh (IT - DBA) Hoàng Sơn (SA) Windows Server Tên nhân viên Documentation STT Data Analysis Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 27 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin 6.5 Ma trận công việc, nhật đồ tài nguyên, resource loading Microsoft Project Ma trận cơng việc: © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 28 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thơng Tin Với reports ta nhận thấy công việc Tấn Trường (tester) nhiều Vì định để Tuấn Anh chia sẻ bớt phần công việc Tấn Trường Lý chọn Tuấn Anh: dựa vào bảng “Ma trận kỹ năng” Tuấn Anh người có kỹ test (thấp Tấn Trường) số người lại team dự án 6.6 Tiến hành nhận xét điều chỉnh lại cho phù hợp Sau điều chỉnh chuyển số task từ Tấn Trường sang Tuấn Anh, work load thành viên sau: © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 29 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin 6.7 Bảng thu nhập cho nhân viên Cột Cost sau cho biết thu nhập nhân viên dự án 6.8 Mô tả kết báo cáo MS Project nhân sự, chi phí tiến độ Về resource: - Biểu đồ “Cost Status” cho ta biết tổng work load resource, khối lượng cơng việc hồn thành (màu xanh), khối lượng cơng việc chưa hồn thành (màu cam) - Biểu đồ “Cost Details”: cho biết tổng thời gian khối lượng cơng việc hồn thành chi phí tương ứng cho cơng việc hồn thành - Ví dụ: Hồng Sơn hồn thành 120 hours số tiền tương ứng 7,500,000 đ © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 30 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Về tinh hình chung dự án: Tình hình dự án tới thời điểm ngày thứ 20: - Dự án hoàn tất 14% - Milestone due: milestone tới - Late Tasks: tasks bị trễ so với plan © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 31 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin CHƯƠNG 7: QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 7.1 Cách thu thập thông tin dự án - Biểu mẫu, định dạng: sử dụng biểu mẫu công ty - Phương pháp thu thập: book phòng họp với phận, vấn, ghi chép yêu cầu, sau viết thành user requirement với template công ty - Người làm: BA - Khi làm: từ 11/5/2020 đến 26/5/2020 7.2 Phân phối thông tin - Lưu trữ thông tin: Tất thông tin dự án lưu server liệu trường Trên server có thư mục tên “QLHS” Trong folder có thư mục để lưu thông tin liên quan dự án PM phân công cho vài người quyền đọc ghi folder © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 32 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin - Tiếp cận thông tin: STT Nhân viên PM - BA Quyền truy cập Toàn quyền (Read, Write, Delete) thư mục dự án Read: thư mục Hoàng Sơn (IT) Read, Write: toàn thư mục Thời điểm ai: o Cứ vào milestone, giao cho Hoàng Sơn (IT) tổng hợp tài liệu liên quan đến dự án (user requirement, use case, technical document, test case, user guide…) vào thư mục dự án o Sau milestone, có update document, Hồng Sơn upload lên server vào thứ tuần 7.3 Giám sát điều chỉnh thông tin - Việc giám sát điểu chỉnh thông tin PM phận QA (Quality Assurance) trường THPT thực - Thời điểm thực hiện: thời điểm milestone WBS 7.4 Cách giải xung đột xảy nhóm Xung đột giải dựa tôn trọng ý kiến người PM nói chuyện với bên xung đột để tìm hiểu khác biệt, tìm ngun nhân xung đột Phân tích ý kiến người Nếu phải chọn nhiều ý kiến tiến hành phân tích ưu nhược điểm ý kiến tiến hành biểu Tập trung vào việc, tránh đề cập người, hướng đến giải việc CHƯƠNG 8: QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 8.1 Phương pháp nhóm dùng để nhận biết rủi ro Các phương pháp dùng để nhận biết rủi ro dự án là: - Động não (Brain storming) - Ý kiến chun gia © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 33 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thơng Tin 8.2 Liệt kê rủi ro xảy dự án STT Tên rủi ro Xác suất Thời gian dự kiến Phạm vi ảnh hưởng Người chịu trách nhiệm Xếp hạng Dấu hiệu nhận biết Cách đối phó Xung đột thành viên nhóm 30% 1/8/2020 Nhóm dự án Project Manager Sự giao tiếp thành viên, thái độ cử khơng vui vẻ Tạo hoạt động nhóm (team building activity) ăn chung, happy lunch tháng, tổ chức sinh nhật, hoạt động bên (outdoor activity)… nhằm tạo quan hệ thân thiết thành viên Thu thập yêu cầu chức thiếu 25% 1/9/2020 Toàn dự án Tuấn Anh (Business Analyst) Sau tổng hợp thông tin thu thập viết tài liệu, gửi xuống phòng ban để xác nhận Yêu cầu nhân viên phụ trách xem xét chỉnh sửa bổ sung thêm Các phịng ban chưa khơng xác nhận Nhân viên bị cách li nhiễm CoV19 © Nhóm Hy Vọng 30% 15/07/2020 Toàn dự án Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Project Manager Trang 34 / 39 Nhân viên có biểu mệt mỏi, khó khở, sốt kéo dài Báo cáo lên y tế, yêu cầu khử trùng toàn trường, thực biện pháp vệ sinh đeo trang, rửa tay thường xuyên dung Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin dịch diệt khuẩn, tránh tiếp xúc gần Nhân viên nghỉ việc 50% 15/8/2020 Nhóm dự án Project Manager Thái độ bất hợp tác xa lánh Đi trễ sớm Không tập trung công việc Sẽ hỏi thăm nguyên nhân nghỉ việc để điều chỉnh Sắp xếp nhân dự phòng cần thay Ưu tiền người làm việc công ty Nếu khơng có sẵn nhân tuyển dụng Công ty cung cấp phần mềm bị công an đình để điều tra 5% 01/07/2020 Tồn dự án Project Manager Ít báo cáo tiến độ, cố tình tránh né, hành tung mập mờ Báo cáo lên ban lãnh đạo đề xuất phương án tìm cơng ty cung cấp phần mềm khác để thay Trường học bị cháy 5% 30/08/2020 Toàn dự án Ban lãnh đạo Chập điện nhà hàng xóm cháy lan Theo dõi camera báo nhanh cho ban lãnh đạo để giải kịp thời Công ty phần mềm phát triển chức không yêu cầu 50% 10/09/2020 Tồn dự án Project Manager Báo cáo định kì thấy Nhanh chóng liên hệ với khơng với u nhà cung cấp yêu cầu cầu chỉnh sửa Không cung cấp đủ nhân làm việc kế hoạch 25% 15/5/2020 Nhóm dự án Project Manager Các phịng ban có nhiều dự án nhân viên có q bận rộn © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 35 / 39 Thông báo trước cho ban lãnh đạo phòng ban dự án Yêu cầu ban lãnh đạo phịng ban cam kết có kế hoạch cung cấp đủ nhân Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Mua Server bị trễ so với kế hoạch 50% 30/06/2020 Toàn dự án Văn Hậu (Purchasing) Có thơng tin bất lợi liên hệ với đối tác Yêu cầu đối tác kiểm tra cam kết thời gian giao server Thường xuyên kiểm tra với đối tác Yêu cầu đối tác cho mượn tạm server khác cần 10 Thiết bị mua mắc so với dự kiến © Nhóm Hy Vọng 40% 30/06/2020 Nhóm dự án Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Văn Hậu (Purchasing) Trang 36 / 39 Tỷ giá USD tăng so với VND, tỷ lệ lạm phát tăng, dẫn đến giá tang, đặc biệt hàng nhập Điều tra lí đồng thời liên hệ với nhân viên phụ trách yêu cầu giải thích Đồ án Mơn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin 8.3 Kế hoạch đối phó rủi ro nhóm dự án Sau số rủi ro chung cách ứng phó: Cơ có cách đối phó rủi ro: - Tránh rủi ro (Avoid the risk) Chuyển rủi ro (Transfer the risk) cho người tổ chức khác Làm giảm nhẹ rủi ro (Mitigating the risk) Chấp nhận rủi ro (Accepting the risk) Tên rủi ro Phương án Người nhiệm Xung đột thành viên nhóm Tránh (Avoid) PM Nhân viên nghỉ việc Giảm nhẹ (Mitigate) PM chịu trách Chuẩn bị nhân backup Đối tác cung cấp server, thiết bị trễ so với kế Chuyển rủi ro (Trasfer) Văn Hậu hoạch đến phận thu mua Chất lượng sản phẩm Tránh (Avoid) PM Bằng cách thực test đầy đủ Nhân viên bị cách li nhiễm CoV19 Chấp nhận (Accept) PM CHƯƠNG 9: QUẢN LÝ MUA SẮM DỰ ÁN 9.1 Lập danh sách thiết bị / dịch vụ liên quan đến dự án STT Tên thiết bị Thời gian Giá mua sử dụng (ngày) Giá thuê (1 ngày) Giá tự làm Quyết định thuê Máy Photocopy 180 30,000,000 100,000 Bất khả thi Thuê Máy chiếu 180 12,000,000 200,000 Bất khả thi Mua License 180 Windows server 2019 22,000,000 Mua License Sever 20,000,000 Mua Màn hình 180 3,000,000 Bất khả thi Mua Server 180 25,000,000 Bất khả thi Mua © Nhóm Hy Vọng SQL 180 Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 37 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thơng Tin Giấy in, văn 180 phịng phẩm 5,000,000 Bất khả thi Mua Bộ lưu điện 180 (UPS) 1KVA 2,000,000 Bất khả thi Mua Đường truyền 180 internet – 60MB 2,000,000 Bất khả thi Mua 10 Thiết bị mạng 180 Router DrayTek Vigor2925 4,000,000 Bất khả thi Mua Đối với định mua/thuê đấu thầu để chọn đơn vị cung cấp hợp đồng 10 CHƯƠNG 10: QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN 10.1 Check list Check list item Tình trạng Đã trao đổi vấn phòng ban tham gia sử dụng phần mềm? Hồn tất Có tài u u cầu người dùng (User Requirement) chưa? Hồn tất Có tài liệu mơ tả chức (Use cases) chưa? Hồn tất Đã hoàn tất tài liệu thiết kế kiến trúc tổng quát (High level architect design) chưa? Hoàn tất Đã ký hợp đồng mua phần cứng chưa? Hoàn tất Đã ký hợp đồng mua license phần mềm Windows Server, SQL Server chưa? Hoàn tất Đã hoàn tất development với chức yêu cầu chưa? Test xong chưa? Lỗi fix hết chưa? 10 Người dùng biết sử dụng chức chưa? 11 Giao tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng chưa? 12 Phần mềm cài đặt, cấu hình nhập đầy đủ liệu tham chiếu (meta data) chưa? STT 10.2 Tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng Người chịu trách nhiệm: Công ty đối tác Yêu cầu: Chi tiết, rõ ràng, ngôn ngữ tiếng Việt, có hình ảnh minh hoạ © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 38 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin 10.3 Huấn luyện người dùng Kế hoạch huấn luyện người dung: 10.4 Buổi Đối tượng Địa điểm Ngày Phòng đào tạo Phòng họp 5A1 30/09/2020 Phịng tài Phịng họp 5A1 02/10/2020 Chuyển giao sản phẩm Nhận chuyển giao sản phầm từ công ty đối tác Nhận chuyển sau sản phẩm test xong có xác nhận: - Với phịng ban: yêu cầu - Với QC: fix hết lỗi Người nhận bàn giao: PM, IT 10.5 Nghiệm thu Nghiệm thu sau sản phẩm chạy ổn định 14 ngày xác nhận: 10.6 - Với phòng ban: yêu cầu - Với QC: fix hết lỗi Tổng kết đánh giá Dự án kế hoạch chi tiết đầy đủ © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 39 / 39 ... Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 13 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Cơng Nghệ Thơng Tin © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 14 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Cơng Nghệ... Data Analysis Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang 27 / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin 6.5 Ma trận công việc, nhật đồ tài nguyên,... Tổng kết đánh giá 39 © Nhóm Hy Vọng Đồ Án Quản Lý Dự Án CNTT Trang / 39 Đồ án Môn Học - Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 Đề tài nhóm Quản lý học sinh trường trung học phổ