Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại trung tâm kinh doanh mô tô xe máy đà nẵng

LỜI MỞ ĐẦU  Trước biến đổi sâu sắc kinh tế tồn cầu hóa, mức độ cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam thị trường nước giới ngày khốc liệt Nền kinh tế nước ta có triển vọng hướng để hoà nhập với kinh tế giới, bối cảnh hội nhập kinh tế nay, việc Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại giới WTO mang lại cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều hội vô to lớn bên cạnh khơng rủi ro thử thách, đặc biệt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuất nhập thương mại Do đó, để đứng vững môi trường cạnh tranh khắc nghiệt nay, doanh nghiệp phải tự lực vươn lên q trình sản xuất kinh doanh mà địi hỏi doanh nghiệp cịn phải hồn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao lực quản lý để hạn chế sai sót gian lận xảy đề phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Kiểm soát nội phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát trình hoạt động doanh nghiệp Trong đó, kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền nội dung quan trọng nhà quản lý doanh nghiệp Hoạt động bán hàng - thu tiền hoạt động xảy thường xuyên dễ xảy gian lận, sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu chu trình bán hàng bảo đảm thu tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt từ nâng cao uy tín, hình ảnh nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Qua thời gian thực tập Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng, em định chọn đề tài: “Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng” để làm khóa luận tốt nghiệp cho Khóa luận gồm có ba phần:  Phần I: Lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp  Phần II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng  Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng Khóa luận hồn thành nhờ hướng dẫn nhiệt tình Nguyễn Thị Thu Hà đặc biệt giúp đỡ chú, anh chị phịng kế tốn Mặc dù có nhiều cố gắng kiến thức hạn chế, khả tiếp cận giải vấn đề chưa hệ thống nên đề tài cịn nhiều thiếu sót mặt nội dung lẫn hình thức, mong nhận phê bình đóng góp Quý thầy cô bạn Xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng 05 năm 2008 Sinh viên thực Nguyễn Quang Sơn PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP A NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP I Khái niệm mục tiêu hệ thống kiểm soát nội Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng người sử dụng lao động ln tồn song hành Nếu khơng có kiểm tra, kiểm sốt làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung tồn tổ chức, người sử dụng lao động?, quản lý rủi ro? Làm để phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học khơng phải dựa tin tưởng cảm tính? Vì vậy, hoạt động kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trình quản lý thực chủ yếu hệ thống kiểm soát nội Quá trình nhận thức nghiên cứu Kiểm sốt nội dẫn đến định nghĩa khác từ giản đơn đến phức tạp hệ thống Theo COSO (Ủy ban bao gồm đại diện hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trị Hoa Kỳ): Kiểm sốt nội q trình người quản lý, Hội đồng quản trị nhân viên nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý việc thực mục tiêu Còn theo Chuẩn mực kế tốn Việt Nam Hệ thống kiểm sốt nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị xây dựng áp dụng nhằm: đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng hiệu tài sản đơn vị Vậy hiểu Hệ thống kiểm sốt nội chức thường xuyên đơn vị; tích hợp loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, sách nỗ lực thành viên đặt cách hợp lý Nó tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc tìm biện pháp để ngăn chặn sai phạm nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt Hay đơn giản hơn, Hệ thống kiểm soát nội hệ thống tất mà tổ chức cần phải làm để đạt muốn tránh điều muốn tránh Mục tiêu kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội tổ chức hiểu sách thủ tục thiết lập đơn vị để đảm bảo thực mục tiêu sau:  Bảo vệ tài sản đơn vị: Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vơ hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng mục đích khác bị hư hại không bảo vệ hệ thống kiểm sốt thích hợp Việc bảo vệ tài sản trở nên cần thiết trình hội nhập phát triển  Bảo đảm độ tin cậy thông tin: Thông tin kinh tế, tài máy kế tốn xử lý tổng hợp quan trọng việc hình thành định nhà quản lý Do thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế  Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý quy định: Hệ thống kiểm soát nội thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tuân thủ mức Cụ thể, cần phải: - Duy trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp - Ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp - Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, xác việc lập Báo cáo tài trung thực khách quan  Đảm bảo tính hiệu hiệu hoạt động: Các trình kiểm soát đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp thực với chế giám sát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhằm nâng cao khă quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp Tuy nằm thể thống song bốn mục tiêu đơi có mâu thuẫn với tính hiệu hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy Nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu kết hợp hài hịa bốn mục tiêu Tóm lại, hệ thống kiểm sốt nội có ý nghĩa quan trọng qui mô đơn vị mở rộng, quyền hạn trách nhiệm phân chia thành nhiều cấp, mối quan hệ cấp trở nên phức tạp, trình truyền đạt thu thập thơng tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán nhiều địa điểm Khi hệ thống kiểm sốt nội phải xây dựng cách chặt chẽ phải ngày hoàn thiện II Sự cần thiết nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội Trừ doanh nghiệp liên doanh với nước ngồi doanh nghiệp có xây dựng hệ thống chứng ISO Theo đánh giá nhiều chuyên gia, phần lớn doanh nghiệp chưa hiểu rõ cần thiết, lợi ích cách xây dựng, tổ chức vận hành hệ thống kiểm soát nội Đây điểm yếu mà doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh hội nhập vào kinh tế toàn cầu Ở nước ta hệ thống kiểm sốt nội chưa có quy chế tổ chức hoạt động cho hiệu thường xuyên chưa tách thành hệ thống độc lập Điều thể qua hai điểm sau : - Tại doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hai nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ tổ chức, đạo cơng tác kế tốn đơn vị nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát mặt tài kinh tế cấp đơn vị Hai nhiệm vụ đối lập song lại đặt vào người Điều ảnh hưởng đến niềm tin người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng thơng tin tài che đậy hành vi gian lận - Hoạt động kiểm tra kiểm soát doanh nghiệp hầu hết đặt mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động khơng có trình độ nhân viên tương xứng, máy kiểm toán chưa xây dựng xây dựng lại tính chất độc lập, chưa có quy trình phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực Trong chế thị trường nay, nâng cao sức cạnh tranh sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực mục tiêu doanh nghiệp dù quy mơ có Những địi hỏi, hạn chế đáp ứng, khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội khoa học hữu hiệu Từ việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội trở thành nhu cầu cấp thiết quản lý doanh nghiệp Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội phải dựa nguyên tắc sau: - Các thủ tục kiểm soát thiết lập phải dựa điều kiện thực tế đơn vị hoạt động Chỉ có dựa thực tế đơn vị thủ tục kiểm sốt phát huy tối đa tác dụng sốt - Việc thiết lập thủ tục kiểm soát phải tuân thủ nguyên tắc phổ biến nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn - Xây dựng hệ thống kiểm soát nội nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động cho đơn vị, chi phí để trì hệ thống KSNB phải nhỏ lợi ích hệ thống kiểm soát nội mang lại III Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Bất kỳ hệ thống thiết lập cấu thành từ phận có liên quan đến Có nhiều cách phân loại khác phận hệ thống kiểm sốt nội bộ, thơng thường chia thành bốn nhân tố là: - Mơi trường kiểm sốt - Hệ thống kế tốn - Thủ tục kiểm toán - Bộ phận kiểm toán nội Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên bên ngồi đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ, nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp Các nhân tố mơi trường kiểm sốt bao gồm: 1.1 Mơi trường bên a Đặc thù quản lý Các đặc thù quản lý đề cập tới quan điểm khác điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát doanh nghiệp Bởi nhà quản lý người phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm soát áp dụng doanh nghiệp b Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức nhân tố đóng vai trị quan trọng việc đạo kiểm soát hoạt động kinh doanh đơn vị Xây dựng cấu tổ chức đơn vị việc phân chia thành biện pháp với chức quyền hạn cụ thể đồng thời xác định mối quan hệ trách nhiệm quyền hạn phận Một cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp Để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động đơn vị, khơng bỏ sót lĩnh vực đồng thời khơng có chồng chéo phận - Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách bảo quản tài sản - Đảm bảo độc lập tương đối phận đạt hiệu cao hoạt động phận chức c Chính sách nhân Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên họ nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát đơn vị Vì thế, nhà quản lý doanh nghiệp cần có sách cụ thể rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên phải phù hợp với lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa liên tiếp d Cơng tác kế hoạch dự tốn Cơng tác lập kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt kế hoạch tài bao gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tương lai, có ý nghĩa lớn kiểm sốt nội bộ, việc lập thực kế hoạch tiến hành cách khoa học, nghiêm túc trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Vì vậy, thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát vấn đề bất thường để xử lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời e Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành luật pháp công ty - Kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Đại diện cơng ty để mời kiểm tốn viên độc lập làm việc với họ - Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) kiểm tốn viên độc lập với Ban giám đốc Do có chức quan trọng nêu trên, nên độc lập hữu hiệu hoạt động uỷ ban kiểm soát nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt 1.2 Mơi trường bên ngồi Ngồi nhân tố bên nói trên, mơi trường kiểm sốt cịn bao hàm nhiều nhân tố bên ngồi luật pháp, kiểm soát quan nhà nước, nhân tố tự nhiên xã hội, nhân tố phát triển công nghệ nhân tố vượt ngồi kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ nhà quản lý nhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể Hệ thống kế toán Hệ thống kế tốn tồn thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính tốn, phân loại, tổng hợp toàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Hệ thống kế tốn khơng cung cấp thơng tin cần thiết cho q trình quản lý mà cịn đóng vai trị quan trọng việc kiểm soát hoạt động đơn vị Một hệ thống kế toán đánh giá hữu hiệu đạt mục tiêu tổng qt sau: - Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép số liệu có thực, kế tốn khơng ghi chép nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán đơn vị - Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước thực phải bảo đảm chúng phê chuẩn hợp lý - Sự đầy đủ: Khơng bỏ sót, giấu bớt để ngồi sổ sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Quyền nghĩa vụ: Tài sản thể sổ sách kế toán thuộc quyền sở hữu đơn vị, công nợ phản ánh sổ sách kế tốn doanh nghiệp phải có nghĩa vụ chi trả - Sự tuân thủ: Không để xảy sai phạm tính tốn, việc áp dụng sách chế độ kế tốn - Tính kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu chi phí phải kỳ, đảm bảo phù hợp chi phí bỏ để có doanh thu tương ứng kỳ - Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán phân loại theo theo sơ đồ hạch toán đơn vị ghi nhận đắn sổ sách liên quan - Chuyển sổ tổng hợp xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào sổ trung gian, sổ tổng hợp phải xác để phản ánh trung thực tình hình tài kết kinh doanh đơn vị Xét mặt quy trình, hệ thống kế toán bao gồm ba phận: 2.1 Chứng từ kế tốn Đây giai đoạn đóng vai trị quan trọng quy trình kế tốn nói riêng hệ thống kiểm sốt nội nói chung Vì số liệu kế tốn xác việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời xác cho nhà quản lý đơn vị hạn chế khả xảy sai phạm trình định nhà quản lý cấp cao đơn vị 2.2 Sổ sách kế toán Sổ sách kế toán giai đoạn tiến trình xử lý số liệu kế tốn, việc ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp báo cáo Ngồi ra, giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin cách hệ thống, khoa học, đóng vai trị trung gian chứng từ báo cáo tài chính, nên sở để kiểm tra, truy cập chứng từ 2.3 Báo cáo kế toán Đây giai đoạn cuối trình xử lý, nhằm tổng hợp số liệu sổ sách thành tiêu báo cáo Các báo cáo phải phản ánh trung thực tình hình tài kết hoạt động kinh doanh đơn vị phải tuân thủ chuẩn mực kế toán, quy định, chế độ hành Hệ thống báo cáo có ý nghĩa quan trọng cơng tác quản lý, điều hành đơn vị Nó đa dạng linh hoạt tùy theo quy mơ, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cấu tổ chức đơn vị Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm sốt hiểu sách, thủ tục, quy định nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực mục tiêu hệ thống kiểm soát nội Các thủ tục kiểm soát thiết kế tùy thuộc vào nét đặc thù cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh 3.1 Các loại thủ tục kiểm sốt Thường có năm loại thủ tục kiểm sốt sau: - Kiểm soát trực tiếp: Là thủ tục, quy chế, q trình kiểm sốt thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng mục tiêu chi tiết kiểm sốt - Kiểm sốt bảo vệ tài sản, thơng tin: Là biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm an tồn tài sản thơng tin đơn vị như: + Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản thông tin + Thiết lập quy chế, biện pháp để ngăn ngừa tiếp cận tài sản, thơng tin người khơng có trách nhiệm - Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát đặt để trình xử lý ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo cá nghiệp vụ xảy ghi vào sổ kế toán đắn - Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ nhân viên độc lập với người thực hoạt động tiến hành - Kiểm sốt tổng qt: Là kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống, nhiều công việc khác 3.2 Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm sốt Nhìn chung, thủ tục kiểm soát đơn vị thiết lập dựa nguyên tắc sau: a Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc quy định cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thể không bố trí kiêm nhiệm nghiệp vụ: phê chuẩn, thực nghiệp vụ, kế toán, bảo quản tài sản; hay khơng thể có kiêm nhiệm chức thực chức kiểm soát b Nguyên tắc phân công, phân nhiệm ... I: Lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp  Phần II: Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng  Phần... tới thủ tục kiểm soát khơng cịn phù hợp B KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP I Khái quát chu trình bán hàng - thu tiền Nguyên tắc ghi nhận đo lường doanh thu * Nguyên... khoản tiền mua hàng theo hình thức khác nhau: - Mua hàng toán - Ứng tiền trước mua hàng - Mua hàng tín dụng II Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp Mục tiêu kiểm soát nội chu trình