Đang tải... (xem toàn văn)
Hệ thống giao tiếp trong một tổ chfíc giống như hệ thống mạch máu của cơ thể con người. Không có hệ thống này thì tổ chfíc không thể vận động và tồn tại được. Ở phạm vi xã hội, giao tiếp là nền tảng cho sự tồn tại và phát triển của xã hội, là cơ sở cho sự hình thành và phát triển nhân cách của con người. Để dẫn dắt người khác, bạn phải chfíng tỏ kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Nếu không có những kỹ năng giao tiếp hiệu quả, người quản lý hoặc điều hành cấp cao sẽ thiếu sự tự tin khi trao đổi với cấp trên và sẽ gặp nhiều khó khăn để điều hành đội ngũ nhân viên dưới quyền của họ. Người quản lý giao tiếp tốt cũng có nhiều khả năng trở thành những người giải quyết vấn đề tốt, đây là một kỹ năng cần thiết để hoạt động tốt trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, với nhiều nhân viên người nước ngoàI. Những nhân viên có khả năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản cũng có xu hướng dễ thăng tiến hơn trong công ty.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - BÀI TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO ĐỀ TÀI: Kỹ giao tiếp nhà lãnh đạo, quản lý Các nhà lãnh đạo, quản lý Việt Nam cần có kỹ giao tiếp để điều hành doanh nghiệp hiệu Gv: Ts Nguyễn Thị Thanh Trì Họ Tên Nguyễn Văn Hải Tạ Tương Huy MSV A34238 A34420 Hà Nội - 2021 Mfíc độ đóng góp 100% 100% MỤC LỤC PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO .1 1.1 Khái niệm giao tiếp 1.2 Ý nghĩa giao tiếp lãnh đạo .1 1.3 Vai trò giao tiếp lãnh đạo 1.4 Đặc điểm giao tiếp lãnh đạo tổ chfíc 1.4.1 Tính mục đích định hướng: 1.4.2 Tính tổ chức công khai 1.4.3 Tính phức tạp: 1.4.4 Tính chuẩn mực liên tục 1.5 Nghệ thuật giao tiếp người lãnh đạo .3 PHẦN NỘI DUNG CỦA KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO 2.1 Quá trình giao tiếp 2.2 Các rào cản giao tiếp 2.2.1 Văn hóa, kiến thức, ý kiến chủ quan 2.2.2 Tiếng ồn 2.2.3 Bản thân 2.2.4 Nhận thức 2.2.5 Thông điệp .7 2.2.6 Môi trường .7 2.2.7 Hạn chế 2.2.8 Căng thẳng .8 2.3 Chủ động lắng nghe 2.4 Phản hồi 2.5 Hành vi phi ngôn ngữ giao tiếp .9 PHẦN QUẢN TRỊ GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 11 3.1 Chiến lược giao tiếp 11 3.1.1 Thứ tự giao tiếp .11 3.1.3 Chiều giao tiếp 11 3.1.4 Đào tạo giao tiếp .11 3.1.5 Ngân sách giao tiếp 11 3.1.6 Đánh giá chất lượng giao tiếp 11 3.2 Đối tượng giao tiếp 12 3.3 Phương tiện giao tiếp 12 3.4 Nội dung giao tiếp 14 3.4.1 Tầm nhìn sứ mệnh 14 3.4.2 Chính sách, nội quy hoạt động .15 3.4.3 Quy trình cơng việc 15 3.4.4 Giao tiếp thường nhật 15 PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO CỦA DOANH NHÂN TRƯƠNG GIA BÌNH 16 PHẦN KẾT LUẬN VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI 18 LỜI MỞ ĐẦU Hệ thống giao tiếp tổ chfíc giống hệ thống mạch máu thể người Khơng có hệ thống tổ chfíc khơng thể vận động tồn Ở phạm vi xã hội, giao tiếp tảng cho tồn phát triển xã hội, sở cho hình thành phát triển nhân cách người Để dẫn dắt người khác, bạn phải chfíng tỏ kỹ giao tiếp hiệu Nếu khơng có kỹ giao tiếp hiệu quả, người quản lý điều hành cấp cao thiếu tự tin trao đổi với cấp gặp nhiều khó khăn để điều hành đội ngũ nhân viên quyền họ Người quản lý giao tiếp tốt có nhiều khả trở thành người giải vấn đề tốt, kỹ cần thiết để hoạt động tốt môi trường làm việc chuyên nghiệp, với nhiều nhân viên người nước ngoàI Những nhân viên có khả giao tiếp lời nói văn có xu hướng dễ thăng tiến công ty Để dẫn dắt người khác, bạn phải chfíng tỏ kỹ giao tiếp hiệu Nếu khơng có kỹ giao tiếp hiệu quả, người quản lý điều hành cấp cao thiếu tự tin trao đổi với cấp gặp nhiều khó khăn để điều hành đội ngũ nhân viên quyền họ Người quản lý giao tiếp tốt có nhiều khả trở thành người giải vấn đề tốt, kỹ cần thiết để hoạt động tốt môi trường làm việc chuyên nghiệp, với nhiều nhân viên người nước Nhiều khảo sát rằng, kỹ giao tiếp thuộc tính hết sfíc cần thiết nhà quản trị, định thành cơng công việc thành đạt nghiệp, đặc biệt với người lãnh đạo Kỹ liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ viết đến kỹ nói, kết hợp với tư thế, cfí chỉ, động tác để diễn tả quan điểm mục đích vấn đề muốn đề cập Người ta thấy rằng, có 80% thời gian nhà quản trị dùng cho giao tiếp lời Hầu hết nhà quản trị thường gặp vấn đề giao tiếp Tuy nhiên, họ thường khơng nhận cố tình khơng thừa nhận giao tiếp hiệu Vì vậy, lợi ích giao tiếp, định thành công quản trị, dường bị nhà quản trị bỏ qua họ không cảm thấy cấp thiết phải nâng cao trình độ kỹ giao tiếp Trang PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO 1.1 Khái niệm giao tiếp Giao tiếp trình tiếp xúc tâm lý người định xã hội nhằm trao đổi thơng tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống… tạo nên ảnh hưởng, tác động qua lại để người đánh giá, điều chỉnh phối hợp với công việc Giao tiếp trình người ý thfíc mục đích, nội dung phương tiện cần đạt tiếp xúc với người khác Giao tiếp quan hệ mang tính xã hội, người vừa chủ thể, vừa khách thể giao tiếp 1.2 Ý nghĩa giao tiếp lãnh đạo Kỹ giao tiếp tốt chìa khóa để đạt thành cơng sống, cơng việc mối quan hệ Nếu khơng có thơng tin liên lạc hiệu quả, tin nhắn biến thành nhầm lẫn, hiểu lầm, gây thất vọng, chí thảm họa bị hiểu sai Thơng qua giao tiếp vói đối tượng quản lý mà chủ thể quản lý xây dựng mối quan hệ với người khác, với tập thể, tạo gắn bó chặt chẽ cấp cấp dưói, chủ thể quản lý đối tượng quản lý, góp phần hồn thiện nhân cách, nâng cao uy tín, phong cách người lãnh đạo Đồng thời qua cịn hình thành kĩ kĩ xảo, nghệ thuật fíng xfí cơng tác lãnh đạo, quản lý Nhờ giao tiếp với cấp mà chủ thể lãnh đạo quản lý hiểu tâm tư nguyện vọng, tình cảm, ý chí, lực, thói quen họ Từ lựa chọn, bố trí xếp, đề đạt, bổ nhiệm, phân công công việc phù hợp với người để sfí dụng họ cách tốt nhằm nâng cao suất lao động cá nhân tổ chfíc Giao tiếp điều kiện tất yếu cho tồn phát triển mồi người Vì để hồn thiện nhân cách, mồi người cần phải tích cực tham gia vào hoạt động đa dạng, tích cực gia nhập vào mối quan hệ giao tiếp lành mạnh, biết né tránh nhũng mối quan hệ giao tiếp không lành mạnh Dám nhìn thẳng vào khuyết điểm phải dũng cảm sfía chữa khuyết điểm để trở thành người hồn hảo 1.3 Vai trị giao tiếp lãnh đạo Trong sống đại ngày nay, xã hội ngày phát triển, đời sống người ngày cải thiện, thế, việc tương tác với người xung quanh việc khơng thể tránh khỏi Chính thế, giao tiếp việc vơ quan trọng cá nhân, đặc biệt người lĩnh vực kinh doanh Trang Giao tiếp điều kiện bảo đảm cho tồn phát triển công ty, doanh nghiệp Doanh nghiệp, cơng ty cịn tập hợp người có mối quan hệ ảnh hưởng qua lại với Chúng ta thfí hình dung xem xã hội người tồn khơng có kết nối với nhau, cá nhân biết mà khơng biết, bỏ lơ, khơng có mối liên lạc với người xung quanh? không đơn giản môi trường mà tập hợp rời rạc cá nhân đơn lẻ, kết nối chặt chẽ với tập thể điều kiện để giúp cho doanh nghiệp, công ty tăng trưởng Đối với nhà lãnh đạo, quản lý, giao tiếp nhu cầu bất cfí Trong hoạt động điều hành quản lý, giao tiếp có mặt tất khâu hoạt động quản lý (trực tiếp hay gián tiếp) Có thể nói, phần lớn thời gian ngày làm việc người lãnh đạo, quản lý dành cho việc giao tiếp với người khác, với đơn vị Việc hoàn thành nhiệm vụ họ phụ thuộc nhiều vào hoạt động này: - Giao tiếp công cụ quan trọng giúp nhà quản lý điều hành, đạo hoạt động tổ chfíc - Giao tiếp hội để nhà quản lý tạo ảnh hưởng thể trội so với nhà quản lý khác, làm cho cấp “tâm phục, phục” mà hành động theo đạo nhà quản lý - Giao tiếp sở để đánh giá lực phẩm chất người lãnh đạo, quản lý Khơng thể nói tơi người lãnh đạo có lực mà giao tiếp vụng về, thiếu tự tin, tác động đến người khác nào, khơng biết trình bày cách lơgic, rõ ràng ý kiến, quan điểm mình, lúc phụ thuộc vào văn 1.4 Đặc điểm giao tiếp lãnh đạo tổ chfíc 1.4.1 Tính mục đích định hướng: Hoạt động quản lý hoạt động có tính mục đích, có chương trình mục tiêu Vì vậy, giao tiếp tổ chfíc phải có mục đích Trong quản lý, hoạt động giao tiếp phải hướng tới mục tiêu định chfí giao tiếp “tầm phào”, vô bổ Giao tiếp tổ chfíc phải hướng tới việc phục vụ đạt mục tiêu tổ chfíc đáp fíng nhu cầu đáng thành viên tổ chfíc Các nỗ lực giao tiếp hướng vào việc thực chfíc năng, nhiệm vụ cá nhân, đơn vị Trong họp, việc cung cấp thông tin, chia sẻ quan điểm hay tranh luận nhằm đưa định quản lý Ngay cá nhân nói chuyện với cách khơng thfíc q trình làm việc, cho dù có lúc vượt khỏi khuôn khổ công việc, xoay quanh khía cạnh cơng việc đơn vị 1.4.2 Tính tổ chức cơng khai: Giao tiếp tổ chfíc có tính tổ chfíc cao Việc trao đổi thông tin đưa vào kế hoạch, chương trình hành động cá nhân tổ chfíc Đồng thời cá nhân, tổ chfíc thực thu nhận hay truyền đạt thông tin phạm vi chfíc năng, nhiệm vụ Đặc điểm cơng khai bao gồm hai khía cạnh Một là, hoạt động giao tiếp công vụ diễn địa điểm cơng cộng, bao gồm có cơng sở Hai là, giao tiếp quản lý hướng tới việc công khai mục tiêu, quy trình, thủ tục cách thfíc hoạt động tổ chfíc 1.4.3 Tính phức tạp: Đa dạng, phfíc tạp đặc tính quan trọng giúp phân biệt giao tiếp tổ chfíc với hình thfíc giao tiếp khác xã hội Nó xuất phát từ phạm vi hoạt động tổ chfíc cơng, đa dạng, phfíc tạp đối tượng phục vụ 1.4.4 Tính chuẩn mực liên tục: Hoạt động giao tiếp hành tổ chfíc phải dựa sở pháp luật tuân thủ quy định pháp luật Tính chuẩn mực cịn thể hình thfíc giao tiếp Giao tiếp hành khơng thể giao tiếp luộm thuộm, tùy tiện, x xoa, gia đình chủ nghĩa; khơng thể thái độ cfía quyền, hách dịch, ban ơn, vịi vĩnh… Giao tiếp hành tổ chfíc ln phải hướng tới chuẩn mực văn hóa, văn minh, lịch sự… 1.5 Nghệ thuật giao tiếp người lãnh đạo Việc uy tín trước nhân viên, cấp ác mộng nhà lãnh đạo Chỉ cần lần lỡ lời hay thiếu sót dù nhỏ làm tan biến lịng tin ủng hộ họ thân Lời khuyên dành cho lãnh đạo cơng ty: nghiên cfíu kỹ yếu tố có tác động lớn đến giao tiếp sau: Nội dung cần truyền đạt: Tạo thói quen nêu bật nội dung muốn truyền đạt từ đầu nói chuyện nêu lên vấn đề mà thính giả bạn quan tâm để thu hút ý Rõ ràng, mạch lạc: Cố gắng truyền đạt cách thuyết phục hấp dẫn nội dung xác định, làm cho thính giả hiểu họ cần phải lưu tâm đến điều nói Diễn đạt cử chỉ: Hãy nhớ nhìn thấy trải qua tạo ấn tượng với bạn sâu đậm bạn nghe hay đọc nhiều Vì vậy, cần ý đến chi tiết khác nói âm điệu, cfí chỉ, tư đfíng âm lượng Kênh giao tiếp: Trước tiên cần xác định mục đích nói chuyện gì, để thơng báo, cam kết hay thuyết phục? Sau tìm hiểu xem người nghe thích giao tiếp kênh nào, trực tiếp hay qua điện thoại, hay thư điện tfí? Khi có chuyện cần bàn bạc với cổ đơng bạn dùng kênh giao tiếp trực tiếp, sau xác định lại văn Nếu bạn muốn người khác lắng nghe, bạn phải nói theo cách họ Có nghĩa bạn cần thể bạn quan tâm đến người nghe hiểu họ muốn gì, cần Khả giao tiếp giám đốc định sống cịn doanh nghiệp Vì người lãnh đạo giỏi cần phải: Hiểu rõ ảnh hưởng thái độ hành động người lãnh đạo tác động đến văn hố cơng ty tâm lý nhân viên để có trách nhiệm với thân Nâng cao khả giao tiếp truyền đạt quan điểm mục tiêu doanh nghiệp Nâng cao nhận thfíc ban giám đốc nhân viên tầm quan trọng việc truyền đạt giao tiếp, vai trị họ việc tạo môi trường giao tiếp lành mạnh hiệu công ty Xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chiến lược doanh nghiệp hành động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, điều lại quan trọng cách thfíc thực Người lãnh đạo có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch thực hố dự tính Tạo điều kiện cho ban giám đốc trao đổi tự thoải mái vấn đề dù lớn hay nhỏ cơng ty mà khơng cần phải tổ chfíc họp trường hợp Qua đó, giám đốc phải rèn luyện khả giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp Tìm nhân vật trung tâm để truyền đạt thông tin cấp động viên nhân viên cấp thấp Những người phải đào tạo tốt kỹ để truyền đạt thông tin cách ngắn gọn, súc tích mà đầy đủ nội dung dễ hiểu, trường hợp cần thiết tổ chfíc thảo luận để lấy ý kiến Ln nhớ tóm tắt lại nội dung định đạt văn gfíi đến tất nhân viên Thường xun nhận xét góp ý: cần tìm hiểu thái độ phản fíng cổ đơng thay đổi công ty hiệu việc truyền đạt theo cách thfíc hoạt động công ty để điều chỉnh kịp thời PHẦN NỘI DUNG CỦA KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO 2.1 Quá trình giao tiếp Giao tiếp với người khác bao gồm ba bước chính: Thfí nhất, thơng tin lưu trữ tâm trí người gfíi hình dạng khái niệm, ý tưởng, thơng tin, cảm xúc Thfí hai mã hóa, thơng tin sau truyền đạt đến người nhận ngôn từ biểu tượng khác Thfí ba giải mã: Cuối cùng, người nhận diễn giải từ ngữ biểu tượng khái niệm hay thơng tin mà họ hiểu Khi thơng điệp truyền tải lúc có hai yếu tố gfíi đi: nội dung ngữ cảnh Nội dung hiểu từ ngữ kí hiệu hay cịn gọi ngơn ngữ Ngơn ngữ câu nói viết cho có ý nghĩa ngữ pháp Tuy nhiên từ ngữ bao hàm nhiều ý nghĩa khác nhau, cách mà người tiếp nhận phiên dịch ý nghĩa ngôn từ khác nhau, dẫn đến hiểu sai ý thơng điệp đơn giản Ngữ cảnh cách thfíc thơng điệp truyền tải hay cịn gọi yếu tố phi ngơn ngữ giọng điệu, ánh mắt, ngôn ngữ thể, cfí tay chân, trạng thái cảm xúc (giận dữ, sợ hãi, không chắn, tự tin, vv) mà người nghe nhận thấy Nhiều yếu tố phi ngơn ngữ gây hiểu lầm người nghe (vì người thường bị hình ảnh chi phối nhiều âm thanh) phương thfíc giao tiếp hiệu khiến cho hiểu Các lãnh đạo hay gặp phải tình trạng chung, dù họ nhiều thời gian để truyền đạt thông tin cho nhân viên cuối công việc không hồn thành ý muốn Đó cấp hiểu sai hoàn toàn ý bạn Vậy làm để chắn việc trao đổi bạn nhân viên thực hiệu quả? Hãy áp dụng phương pháp Tích cực phản hồi cách để kiểm tra liệu người nghe có hiểu ý người nói hay khơng Vậy nên giao tiếp tương tác hai chiều chfí khơng phải đến từ phía, tất bên tham gia phải có trách nhiệm trao đổi thơng tin 2.2 Các rào cản giao tiếp Rào cản giao tiếp bao gồm yếu tố tâm lý yếu tố vật lý 2.2.1 Văn hóa, kiến thức, ý kiến chủ quan Đôi tiếp nhận thông tin góc nhìn chủ quan thân - văn hóa, kiến thfíc, ý kiến cá nhân Chúng hỗ trợ hiểu thông điệp - Để người khác có hội nói Khơng nói phần họ Phản hồi sau người khác nói xong, khơng phải lúc họ nói Có phản hồi tương tác với người nói khơng ngắt lời họ - Xem xét khía cạnh vấn đề, đặt câu hỏi mở đến kết luận Tiếp tục nội dung câu chuyện chủ đề nói đến, không lan man Ghi ngắn gọn Điều buộc họ phải tập trung vào điều nói 2.4 Phản hồi Phản hồi người nghe diễn đạt lại nội dung người nói góc nhìn để thông điệp trở nên rõ ràng hai bên Phản hồi có hai dạng: ngơn ngữ phi ngôn ngữ Cụ thể, phản hồi việc nhắc lại lời nói, cảm xúc hay ý kiến người gfíi theo cách bạn, chfí khơng phải nhắc lại y nguyên lời nói họ Khi bạn nên đặt câu hỏi là: "Tôi hiểu cảm xúc bạn có khơng?" Ngồi phản hồi khơng bao gồm phản fíng lời nói, mà cịn phản fíng khơng lời Ví dụ gật đầu bắt tay thể đồng tình, nheo mày cho thấy bạn khơng hiểu ý người nói, hít sâu, thở dài thể bạn cảm thấy khơng hài lịng Carl Rogers (1957) liệt kê năm loại việc phản hồi thông tin Chúng liệt kê theo tần suất xảy đối thoại hàng ngày (lưu ý có thói quen đánh giá người khác cố gắng thông cảm cho họ): Đánh giá: Đánh giá lời phát biểu người khác dựa tiêu chí giá trị, điểm mạnh, hay mfíc độ phù hợp Diễn giải: Diễn giải để giải thích lại lời phát biểu người khác Hỗ trợ: Cố gắng hỗ trợ, khuyến khích người khác đưa ý kiến cá nhân Thăm dò: Cố gắng tiếp thu thêm thông tin, tiếp tục thảo luận, làm sáng tỏ luận điểm Hiểu biết: Cố gắng hiểu hoàn toàn nội dung lời phát biểu người khác 2.5 Hành vi phi ngôn ngữ giao tiếp Để truyền đạt thông điệp cách đầy đủ nhất, bạn sfí dụng hành vi phi ngơn ngữ, cách làm tăng kênh giao tiếp cá nhân: Giao tiếp mắt: Điều giúp điều chỉnh dòng chảy thơng tin Nó khiến cho người nghe cảm thấy thích thú người nói trở nên đáng tin cậy Người biết sfí dụng “Giao tiếp mắt” mở dịng chảy thơng tin truyền tải đến người nghe quan tâm, thích thú, ấm áp, tin tưởng Biểu cảm khuôn mặt: Mỉm cười tín hiệu mạnh mẽ truyền hạnh phúc, thân thiện, ấm áp, thích thú Vì vậy, người cho bạn đáng yêu, thân thiện, ấm áp gần gũi bạn cười thường xun Nụ cười có tính lan truyền khiến cho người có cảm xúc tích cực Họ cảm thấy thoải mái xung quanh bạn muốn lắng nghe bạn nhiều Cfí chỉ: Nếu nói chuyện khơng sfí dụng cfí chỉ, bạn bị coi nhàm chán cfíng nhắc Một phong cách nói sinh động thu hút ý khiến cho câu chuyện trở nên thú vị dễ hiểu Tư thế: Bạn truyền tải nhiều thông điệp thơng qua cách bạn nói chuyện di chuyển Đfíng thẳng hướng thể phía người nghe khiến bạn trở nên gần gũi thân thiện Bạn nên nhớ gần gũi tương tác tăng lên mà bạn người nghe nhìn Trong nói chuyện bạn nên tránh nhìn xuống chân nhìn lên trần nhà điều khiến cho câu chuyện bạn trở nên hấp dẫn Sự gần gũi: Mỗi văn hóa lại tồn chuẩn mực định khoảng cách giao tiếp Có tín hiệu báo động với bạn bạn xâm phạm vào không gian riêng tư người khác khiến họ khó chịu Một số hành động làm người khác khó chịu là: đung đưa người chân, va chạm nhìn chằm chằm khơng thiện ý Giọng nói: Dấu hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm yếu tố liên quan đến giọng nói như: giọng điệu, cường độ, nhịp điệu, âm sắc, độ lớn, ngữ điệu Nhiều người bị phàn nàn giọng nói họ đều khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán không tập trung vào họ nói Để tối đa hiệu giao tiếp, học cách thay đổi sáu yếu tố làm nên giọng nói bạn PHẦN QUẢN TRỊ GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 3.1 Chiến lược giao tiếp Một chiến lược giao tiếp hoạt động quản trị phải xây dựng nhằm phục vụ tảng kế hoạch kinh doanh, sfí mệnh, tầm nhìn giá trị doanh nghiệp Cụ thể, phải bao quát đảm bảo đáp fíng nguyên tắc sau: 3.1.1 Thứ tự giao tiếp Ngoại trừ hoạt động giao tiếp thường nhật, thơng tin mang tính thống, liên quan đến công việc cần ưu tiên truyền đạt từ xuống dưới, xoay quanh triết lý, tầm nhìn doanh nghiệp, máy lãnh đạo nhà quản lý 3.1.2 Nội dung giao tiếp Nội dung thơng điệp truyền tải phải có quán với Đồng thời, chúng cần xét duyệt, thơng qua tỉ mỉ từ phía cá nhân có thẩm quyền Việc xét duyệt đưa để nhằm giảm thiểu phát tán nội dung khơng thống, sai lệch với tầm nhìn, sfí mệnh giá trị doanh nghiệp 3.1.3 Chiều giao tiếp Thông tin truyền tải từ xuống dưới, nghĩa chúng cố định theo chiều Giao tiếp, chất vốn hoạt động tương tác hai chiều, doanh nghiệp phải tạo điều kiện cho nhân viên để họ đưa phản hồi, góp ý mặt Với việc thụ hưởng góc nhìn đa chiều từ đội ngũ nhân cơng, cấp quản lý có thêm liệu để hồn thiện điểm trừ tổ chfíc 3.1.4 Đào tạo giao tiếp Không phải cá nhân sở hữu đầy đủ thông tin hay kỹ cần thiết để xây dựng đối thoại, giao tiếp chất lượng Bởi vậy, hoạt động đào tạo nội bộ, trang bị cho nhân viên kiến thfíc cần thiết ln phải góp mặt chiến lược giao tiếp hiệu 3.1.5 Ngân sách giao tiếp Để tối ưu việc tiếp nhận thông tin đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp phải có ngân sách dự trữ, cho phép sfí dụng phương tiện truyền đạt tối ưu cho loại thông điệp, nội dung cụ thể 3.1.6 Đánh giá chất lượng giao tiếp Việc đánh giá chất lượng giao tiếp tương đối khó khăn chúng không sở hữu số đo lường cụ thể Tuy nhiên, doanh nghiệp thu thập liệu định tính, thái độ, tâm lý nhân viên hay định lượng tỉ lệ turnover, hiệu suất làm việc, để khái quát nhận định độ hiệu chiến lược giao tiếp 3.2 Đối tượng giao tiếp Xác định đối tượng tham gia giao tiếp nhiệm vụ thiết yếu việc đảm bảo hiệu hoạt động quản trị Đối tượng tất nhân viên hoạt động doanh nghiệp, có ảnh hướng bị ảnh hưởng thông tin truyền đạt, chia sẻ Mỗi cá nhân, vị trí lại có vai trị cụ thể riêng, như: Ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm thiết lập văn hóa giao tiếp định hướng nội dung, thông điệp doanh nghiệp Bởi vậy, nhà quản lý chủ chốt nên đào tạo, huấn luyện vai trò họ việc đảm bảo giao tiếp tồn cơng ty hiệu Các nhà quản lý cấp trung có trách nhiệm trao đổi hàng ngày với nhân viên mình, đồng thời hỗ trợ kết nối nhân viên lại với Tất nhân viên có trách nhiệm lắng nghe thơng điệp quản lý ban lãnh đạo, từ cung cấp góp ý, phản hồi nói lên mối quan tâm Ngồi việc xác định nhóm đối tượng, để hoạt động giao tiếp diễn hiệu quả, doanh nghiệp cần điểm qua yếu tố số lượng người tham gia Số lượng người tham gia giao tiếp phải phù hợp với thông tin chia sẻ Ví dụ, doanh nghiệp bạn cần xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh quan trọng, hiển nhiên, có cá nhân có kinh nghiệm chuyên môn cao đối tượng xác để thụ hưởng thơng tin đưa ý kiến phản hồi thỏa đáng 3.3 Phương tiện giao tiếp Việc lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp để truyền tải thông điệp cụ thể thách thfíc lớn hoạt động quản trị Với số lượng phương tiện ngày nhiều, từ nói chuyện trực tiếp, họp hành, giao tiếp qua văn hay đại phần mềm trực tuyến, việc lựa chọn trở nên khó khăn Trong trình lựa chọn phương tiện giao tiếp, nhà quản lý nên cân nhắc tới vấn đề sau: Thời điểm: Thời điểm đưa thơng tin yếu tố định lựa chọn phương tiện giao tiếp Chẳng hạn tình khẩn cấp, bạn chắn cần đến phương tiện liên lạc nhanh chóng, mạnh mẽ gọi điện thoại, thay rề rà ngồi gõ email Địa điểm: Địa điểm nhân viên yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn phương tiện giao tiếp Không phải nhân viên làm việc địa điểm thời điểm, hay nhóm nhân viên cơng tác làm việc từ xa chí cịn chẳng đến văn phịng Với nhóm người địa điểm khác nhau, tất nhiên có phương tiện, hình thfíc giao tiếp khác Nội dung, thông điệp: Một vấn đề khác ảnh hưởng đến định lựa chọn độ quan trọng tính nhạy cảm thơng tin Ví dụ thơng tin sa thải chấm dfít hợp đồng, hầu hết nhà quản lý đồng ý việc mặt trực tiếp phương án tối ưu, giúp giảm thiểu nhiều rủi ro Dưới phương tiện giao tiếp phổ biến doanh nghiệp gợi ý cách lựa chọn chúng cho phù hợp với loại thông điệp cụ thể Sổ tay nhân viên Sổ tay nhân viên sfí dụng để truyền đạt quy trình, sách nội quy hoạt động tiêu chuẩn doanh nghiệp Nó phương tiện tuyệt vời để giao tiếp sfí mệnh, tầm nhìn giá trị tổ chfíc với nhân viên, giúp thiết lập văn hóa làm việc lành mạnh Thông thường, sổ tay nhân viên sản xuất theo định dạng in truyền thống Tuy nhiên, nhiều tổ chfíc sản xuất chúng định dạng điện tfí, lợi dễ dàng cập nhật chỉnh sfía tài liệu Bản tin nội Bản tin nội sfí dụng để truyền đạt thơng tin cập nhật tình hình kinh doanh, sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Bản tin thường sản xuất hình thfíc điện tfí để công bố rộng rãi tới nhân viên Trong vài trường hợp, có điểm thơng báo cập nhật quan trọng, tin xuất hình thfíc giấy Ngồi việc xuất bản tin nên tiến hành thường xuyên theo lịch trình cố định (hàng tuần/ hàng tháng hàng quý) để đảm bảo nhân viên cập nhật thông tin Email Email phương tiện giao tiếp giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều nhân viên lúc nhanh chóng, dễ dàng Phương tiện hiệu bạn cần thông báo thông tin rộng rãi, khơng thiết địi hỏi tương tác ngược lại từ phía nhân viên Họp mặt trực tiếp (Họp 1-1) Họp mặt trực tiếp với nhân viên cách tốt để truyền đạt thông tin cá nhân, nhạy cảm Những họp thường ưu tiên sfí dụng hoạt động đánh giá kết cơng việc, xfí lý kỷ luật hay với cho thơi việc, sa thải Gọi điện thoại Gọi điện thoại phương tiện truyền đạt thông tin nhanh chóng, đặc biệt hữu hiệu tình khẩn cấp, địi hỏi phản hồi thơng tin nhanh Thêm vào đó, thơng tin khơng truyền đạt hiệu thơng qua hình thfíc văn bản, mơ tả chi tiết gọi điện, có góp mặt biểu đạt ngữ cảnh qua giọng nói Biểu mẫu khảo sát/ Thăm dị ý kiến Đây phương tiện để đẩy mạnh chiến thuật cộng tác hai chiều cấp lãnh đạo đội ngũ nhân viên Trong trường hợp cần chỉnh sfía sách, hay đơn giản muốn lắng nghe ý kiến đa chiều từ phía người lao động vấn đề đó, bạn sfí dụng biểu mẫu khảo sát/ thăm dò ý kiến để thu thập thơng tin, góp ý nhanh chóng Mạng xã hội Nhiều cá nhân thường xuyên sfí dụng trang truyền thông xã hội Twitter, LinkedIn Facebook, không cho mục đích giải trí mà cịn cơng cụ giao tiếp kinh doanh Do vậy, doanh nghiệp tận dụng phương tiện để thực giao tiếp bên ngồi, xây dựng thương hiệu tìm kiếm fíng viên hàng đầu Tuy nhiên, mạng xã hội trở thành dao lưỡi với doanh nghiệp, nên bạn cần phải xây dựng sách sfí dụng phù hợp định lựa chọn triển khai phương tiện giao tiếp Ứng dụng chat Các fíng dụng chat Slack hay Zalo, với khả truyền đạt thơng tin nhanh chóng mạnh mẽ nhiều so với email, nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm công cụ giao tiếp, công tác cơng việc Tuy nhiên, khơng sfí dụng cách, chúng gây tổn hại tới hiệu suất làm việc nhân viên Vậy nên, trước vào triển khai fíng dụng này, đào tạo nhân viên cách sfí dụng chúng cho hiệu 3.4 Nội dung giao tiếp Thông điệp, nội dung yếu tố cuối việc quản trị giao tiếp Chúng sở để xác định đối tượng phương tiện giao tiếp xác hoạt động vận hành Các loại nội dung giao tiếp thường gặp doanh nghiệp bao gồm tầng từ xuống theo thfí tự: 3.4.1 Tầm nhìn sứ mệnh Tầm nhìn sfí mệnh tầng nội dung mang tính chất quan trọng, định hình nên doanh nghiệp cách thfíc hoạt động mang lại giá trị bạn Do vậy, giao tiếp nội dung tới tổ chfíc, chúng phải thể quán, mang tính điều hướng hành động cao để đảm bảo đội ngũ nhân viên thấu hiểu làm theo Do vậy, có nhiều cách để truyền đạt nội dung đến nhân viên, họp định hướng hay đào tạo, sổ tay nhân viên phương tiện truyền tải tốt nhất, có tính qn khả lưu trữ, lưu truyền rộng rãi 3.4.2 Chính sách, nội quy hoạt động Nội quy, sách doanh nghiệp khung quy chiếu cho nhân viên thực trách nhiệm tổ chfíc Bởi chúng phải ln truyền tải song hành hoạt động nhân viên, doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa sai sót xảy Khi giao tiếp tầng nội dung này, điểm quan trọng chúng phải ban hành tập trung địa điểm để dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ lưu trữ Ngồi ra, sách nội quy nội dung thường xuyên ban hành chỉnh sfía, nên phương tiện giao tiếp nên có khả cập nhật liệu nhanh chóng 3.4.3 Quy trình công việc Đây tầng nội dung giao tiếp diễn xung quanh nhiệm vụ hàng ngày thành viên doanh nghiệp Cụ thể hơn, chúng xoay quanh mơ hình như: - Theo dự án, dự án có danh sách đầu việc tương tự khác biệt Theo quy trình cố định, khách hàng qua giai đoạn quy trình Theo phịng ban, cá nhân giao cơng việc khác nhau, lặp lại ngày phát sinh đột xuất Hoặc kết hợp ba Tầng nội dung truyền tải qua nhiều phương tiện khác nhau, tùy thuộc vào tính chất, mfíc độ quan trọng địa điểm làm việc cá nhân tổ chfíc 3.4.4 Giao tiếp thường nhật Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng, với ý nghĩa luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất trao đổi công việc, tiến hành cá nhân tổ chfíc Giá trị mặt nội dung tầng ý nghĩa không lớn, nên phương tiện giao tiếp cần đáp fíng yếu tố thuận tiện cơng cụ bối cảnh PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO CỦA DOANH NHÂN TRƯƠNG GIA BÌNH Trương Gia Bình CEO tiếng giới doanh nhân không kinh nghiệm sáng lập điều hành tập đoàn hàng đầu Việt Nam cơng nghệ thơng tin, truyền thơng – FPT mà cịn “Tư người chủ” giúp doanh nghiệp tiếp cận với phát triển bền vững Không tiếng nhà điều hành lĩnh tập đoàn FPT, Trương Gia Bình cịn số CEO tiếng doanh nghiệp lớn Việt Nam thường xuyên có buổi hội thảo, trao đổi với doanh nhân trẻ Tại diễn đàn, ông chia sẻ FPT câu chuyện lớn đời bí dẫn dắt FPT đến thành cơng hơm nhờ phần vào kỹ giao tiếp lãnh đạo Đối với doanh nghiệp, tăng trưởng lợi nhuận giá cổ phiếu giữ mfíc cao cố gắng nỗ lực nhà lãnh đạo Nhưng tồn phát triển doanh nghiệp cần nhiều thế, cụ thể mối quan hệ gắn bó ban lãnh đạo, nhân viên, cổ đông, khách hàng bạn hàng chiến lược Sự gắn bó tạo qua giao tiếp Sâu xa nữa, điều phụ thuộc vào khả nhìn nhận người lãnh đạo đfíng đầu Vì vậy, ơng thành cơng với kỹ giao tiếp để đưa tập đồn FPT trở lên vững mạnh ngày hơm Ông hiểu rõ ảnh hưởng thái độ hành động người lãnh đạo tác động đến văn hố cơng ty tâm lý nhân viên để có trách nhiệm với thân Ông luôn nâng cao khả giao tiếp truyền đạt quan điểm mục tiêu doanh nghiệp đến cấp Ơng nâng cao nhận thfíc ban giám đốc nhân viên tầm quan trọng việc truyền đạt giao tiếp, vai trị họ việc tạo mơi trường giao tiếp lành mạnh hiệu công ty Ơng ln xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chiến lược doanh nghiệp hành động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, điều lại quan trọng cách thfíc thực Người lãnh đạo cấp có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch thực hố dự tính Tạo điều kiện cho ban giám đốc trao đổi tự thoải mái vấn đề dù lớn hay nhỏ cơng ty mà khơng cần phải tổ chfíc họp trường hợp Qua đó, giám đốc phải rèn luyện khả giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp Tìm nhân vật trung tâm để truyền đạt thông tin cấp động viên nhân viên cấp thấp Những người phải đào tạo tốt kỹ để truyền đạt thông tin cách ngắn gọn, súc tích mà đầy đủ nội dung dễ hiểu, trường hợp cần thiết tổ chfíc thảo luận để lấy ý kiến Ln nhớ tóm tắt lại nội dung định đạt văn gfíi đến tất nhân viên Thường xun nhận xét góp ý: cần tìm hiểu thái độ phản fíng cổ đơng thay đổi công ty hiệu việc truyền đạt theo cách thfíc hoạt động công ty để điều chỉnh kịp thời PHẦN KẾT LUẬN VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI Qua phân tích trên, có lẽ phần thấy rõ tầm quan trọng lợi ích thiết thực kỹ giao tiếp tác động, ảnh hưởng kỹ đời người lớn Đặc biệt cơng tác quản lý nói chung, quản lý giáo dục nói riêng Có nhiều người với khả giao tiếp tốt mang đến cho họ thành đạt cơng tác quản lý mối quan hệ hịa thuận gia đình, tình hữu, đồng nghiệp quan, người bạn, người cộng ngày gắn bó, bền chặt, đồng nghiệp cấp yêu mến, quần chúng nhân dân, phụ huynh học sinh đặt trọn niềm tin, người xung quanh thật nể trọng,… Và tất thành khơng phải ngẫu nhiên đến với người, mà có thơng qua nhận thfíc đắn tầm quan trọng việc giao tiếp nói chung, giao tiếp quản lý nói riêng, ln tìm cách rèn luyện nâng cao kỹ thân Các nhà lãnh đạo, quản trị Việt Nam cần có kỹ giao tiếp sau để điều hành doanh nghiệp hiệu quả: Hiểu ngôn ngữ thể Lời khẳng định 55% giao tiếp bắt nguồn từ kết hợp biểu cảm khuôn mặt ngôn ngữ thể gần gây tranh cãi, phủ nhận yếu tố phi ngơn ngữ đóng vai trị quan trọng việc giao tiếp Tuy nhiên, theo nghiên cfíu, chuyên gia giao tiếp chuyên nghiệp không quan tâm đến tư nét mặt họ mà cịn cần diễn giải tín hiệu người khác đưa Các tư thế, cfí biểu cảm khn mặt gợi ý thực nghĩ cảm nhận Ví dụ, việc làm theo ngôn ngữ thể người khác thường thực cố gắng thiết lập mối quan hệ với Có thể hiểu cách xác để phản hồi lại giúp bạn nắm bắt trị chuyện Tích cực lắng nghe Lắng nghe mẹo nhắc đến nhiều khiến trở nên sáo rỗng Tuy nhiên, yếu tố quan trọng để trở thành người giao tiếp thành công Hãy tập trung ý đầy đủ, không ngắt lời người khác nói có dẫn đến kết đáng ngạc nhiên Nhiều người biết làm điều Tích cực lắng nghe nhân viên giúp cải thiện suất, hài lịng cơng việc mối quan hệ nơi làm việc Lắng nghe từ lãnh đạo đồng nghiệp giúp việc nhận thfíc rõ hơn, giảm thơng tin sai lệch tăng cường tập trung cơng việc Lắng nghe tích cực cho phép bạn tiếp thu tín hiệu nhỏ hơn, bao gồm điều khó hiểu mà khơng nói trị chuyện Điều giúp bạn hiểu rõ đáp fíng tốt nhu cầu người mà bạn giao tiếp Minh bạch cảm xúc Tính xác thực từ thơng dụng mà thường nghe thấy liên quan đến người có ảnh hưởng truyền thơng xã hội chiến dịch tiếp thị lớn Nó đóng vai trò thiết yếu bạn cố gắng trở thành người giao tiếp chuyên nghiệp Những người giao tiếp hiệu sẵn sàng tạo kết nối cảm xúc với đối tác họ Nói cách khác, họ sẵn sàng minh bạch họ quan tâm thúc đẩy họ Họ khơng cố gắng tạo nhân cách giả tạo để tự tin mạnh mẽ Họ chia sẻ niềm đam mê theo phong cách độc đáo riêng để người khác biết tầm nhìn suy nghĩ họ Ngắn gọn, súc tích Mặc dù đưa lời giải thích cặn kẽ, tỉ mỉ sâu sắc gặp mặt trực tiếp, email qua điện thoại, nhớ khoảng thời gian ý trung bình người có tám giây Rõ ràng bạn cần phát triển khả để thể ý cách nhanh chóng xác Nhiều doanh nhân mắc phải lỗi nói nhiều họ bị ảnh hưởng xu hướng giải thích mfíc, chưa chuẩn bị tiếp tục thảo luận dài sau họ đưa quan điểm họ Để giải vấn đề này, dành vài phút để phác thảo ý nói chuyện bạn trước họp gọi Hãy nghĩ xem làm cách để biến thuyết trình thành trị chuyện, sfí dụng hình ảnh để giảm bớt số lượng từ bạn cần nói Liên tục tìm cách cắt bỏ phần khơng cần thiết thuyết trình giúp người khác dễ dàng tập trung vào thông điệp cốt lõi bạn Kêu gọi hành động Kêu gọi hành động khía cạnh thiết yếu hoạt động tiếp thị nào, từ việc viết đăng blog để biến người đọc thành khách hàng tiềm năng, từ tạo chiến dịch quảng cáo tốt Tuy nhiên, kêu gọi hành động sfí dụng để có hiệu lớn giao tiếp hàng ngày doanh nhân giỏi Tất thông tin liên lạc nên có lý đằng sau chúng Tại bạn lên lịch họp gfíi email này? Lý đơn giản tạo nhận thfíc tích cực thương hiệu bạn, đảm bảo dự án hoàn thành hạn Ln dùng kiến thfíc đối tượng mà bạn nhắm tới câu hỏi để điều chỉnh thông tin giao tiếp phù hợp Từ bạn tạo lời kêu gọi hành động mạnh mẽ Có mục tiêu lời kêu gọi ý nghĩa để hành động cho họp, email gọi điện thoại cho phép bạn khơng đạt kết lớn mà cịn định xem chúng có đáng ưu tiên hay không Trang 27 ...MỤC LỤC PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO .1 1.1 Khái niệm giao tiếp 1.2 Ý nghĩa giao tiếp lãnh đạo .1 1.3 Vai trò giao tiếp lãnh đạo 1.4 Đặc điểm giao tiếp lãnh đạo... ngữ giao tiếp .9 PHẦN QUẢN TRỊ GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 11 3.1 Chiến lược giao tiếp 11 3.1.1 Thứ tự giao tiếp .11 3.1.3 Chiều giao. .. 11 3.1.4 Đào tạo giao tiếp .11 3.1.5 Ngân sách giao tiếp 11 3.1.6 Đánh giá chất lượng giao tiếp 11 3.2 Đối tượng giao tiếp 12 3.3 Phương tiện giao tiếp