Tien luan mon ky nang lanh dao quan ly kỹ NĂNG GIAO TIẾP của NHÀ LÃNH đạo QUẢN lý

MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Giao tiếp là hoạt động thường nhật xảy ra liên tục mọi lúc mọi nơi. Là cầu nối giữa người nói với người nghe. Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý nếu có được kỹ năng giao tiếp tốt mọi quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp trở nên gần gũi hơn. Cơ hội thăng tiến cũng rộng mở hơn với người có kỹ năng giao tiếp tốt. Nhà lãnh đạo, quản lý luôn cần một kỹ năng giao tiếp tốt để mở rộng quan hệ của cơ quan, tổ chức với các đối tác trong nước cũng như ngoài nước. Giao tiếp định hướng cho các hoạt động, điều khiển hoạt động, giúp các hoạt động tiến hành đạt hiệu quả. Trong công tác lãnh đạo quản lý, hoạt động giao tiếp thường xuyên diễn ra: giao tiếp giữa nhà lãnh đạo, quản lý và đối tượng lãnh đạo , quản lý; giữa cấp trên và cấp dưới; giữa các nhóm làm việc với nhau; giữa cá nhân với cá nhân. Ðể hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu của hoạt động lãnh đạo , quản lý thì chủ thể quản lý và đối tượng, quản lý phải có sự phối hợp cùng nhau, thông cảm với nhau, tác động qua lại và ảnh hưởng đến nhau. Nhờ giao tiếp với cấp dưới mà chủ thể lãnh đạo quản lý hiểu được tâm tư nguyện vọng, tình cảm, ý chí, năng lực, thói quen của họ. Từ đó lựa chọn, bố trí sắp xếp, đề đạt, bổ nhiệm, phân công công việc phù hợp với từng người để sử dụng họ một cách tốt nhất nhằm nâng cao năng suất lao động của mỗi cá nhân và của cả tổ chức. Thông qua giao tiếp với cấp dưới, chủ thể lãnh đạo, quản lý thu thập được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, xử lý các thông tin, trên cơ sở đó ra các quyết định; lên kế hoạch triển khai, tổ chức thực hiện quyết định phù hợp với thực tiễn mang lại tính khả thi của các quyết định. Thông qua giao tiếp với đối tượng quản lý mà chủ thể quản lý xây dựng các mối quan hệ với người khác, với tập thể, tạo sự gắn bó chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới, giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, góp phần hoàn thiện nhân cách, nâng cao uy tín, phong cách người lãnh đạo. Đồng thời qua đó còn hình thành kĩ năng kĩ xảo, nghệ thuật ứng xử trong công tác lãnh đạo, quản lý.

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Giao tiếp là hoạt động thường nhật xảy ra liên tục mọi lúc mọi nơi Là cầunối giữa người nói với người nghe Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý nếu có được

kỹ năng giao tiếp tốt mọi quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp trở nên gần gũi hơn Cơhội thăng tiến cũng rộng mở hơn với người có kỹ năng giao tiếp tốt Nhà lãnh đạo,quản lý luôn cần một kỹ năng giao tiếp tốt để mở rộng quan hệ của cơ quan, tổchức với các đối tác trong nước cũng như ngoài nước

Giao tiếp định hướng cho các hoạt động, điều khiển hoạt động, giúp các hoạtđộng tiến hành đạt hiệu quả Trong công tác lãnh đạo quản lý, hoạt động giao tiếpthường xuyên diễn ra: giao tiếp giữa nhà lãnh đạo, quản lý và đối tượng lãnh đạo ,quản lý; giữa cấp trên và cấp dưới; giữa các nhóm làm việc với nhau; giữa cá nhânvới cá nhân Ðể hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu của hoạt động lãnh đạo , quản

lý thì chủ thể quản lý và đối tượng, quản lý phải có sự phối hợp cùng nhau, thôngcảm với nhau, tác động qua lại và ảnh hưởng đến nhau Nhờ giao tiếp với cấp dưới

mà chủ thể lãnh đạo quản lý hiểu được tâm tư nguyện vọng, tình cảm, ý chí, nănglực, thói quen của họ Từ đó lựa chọn, bố trí sắp xếp, đề đạt, bổ nhiệm, phân côngcông việc phù hợp với từng người để sử dụng họ một cách tốt nhất nhằm nâng caonăng suất lao động của mỗi cá nhân và của cả tổ chức

Thông qua giao tiếp với cấp dưới, chủ thể lãnh đạo, quản lý thu thập đượcthông tin từ nhiều nguồn khác nhau, xử lý các thông tin, trên cơ sở đó ra các quyếtđịnh; lên kế hoạch triển khai, tổ chức thực hiện quyết định phù hợp với thực tiễnmang lại tính khả thi của các quyết định

Thông qua giao tiếp với đối tượng quản lý mà chủ thể quản lý xây dựng cácmối quan hệ với người khác, với tập thể, tạo sự gắn bó chặt chẽ giữa cấp trên vàcấp dưới, giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, góp phần hoàn thiện nhân

cách, nâng cao uy tín, phong cách người lãnh đạo Đồng thời qua đó còn hìnhthành kĩ năng kĩ xảo, nghệ thuật ứng xử trong công tác lãnh đạo, quản lý.

2 Tình hình nghiên cứu

Trong xu thế phát triển của xã hội, nước ta đang trong quá trình hội nhậpkinh tế quốc tế, tích cực tham gia phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xahội chủ nghĩa Nước ta đang trong quá trình thực hiện sự nghiệp công nghiệp hóahiện đại hóa, để làm được điều đó đòi hỏi nước ta trước hết phải có một đội ngũcán bộ đặc biệt là các nhà lãnh đạo có đủ năng lực , trình độ chuyên môn để sángtạo, tiếp thu khoa học kỹ thuật, phương pháp quản lý của các nước tiên tiến trên thếgiới ứng dụng vào việt nam nhằm giúp cho nước ta rút ngắn được thời gian pháttriển, tránh tụt hậu so với các nước trên thế giới Muốn làm được điều đó trước hếtnước ta phải đào tạo phát triển yếu tố con gười một cách toàn diện

Bên cạnh kiến thức chuyên môn kỹ năng là một yếu tố không thể thiếu gópphần tạo nên hoàn thiện của một con người đặc biệt là các nhà lãnh đạo quản lýtrong đó có kỹ năng giao tiếp Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố tạo nên

sự thành công của nhà lãnh đạo quản lý Nhận thức được tầm quan trọng đó đã cónhiều đề tài nghiên cứu về kỹ năng mềm của nhà lãnh đạo quản lý, tuy nhiên các

đề tài đã nghiên cứu còn chưa đi sâu và cụ thể về kỹ năng giao tiếp của nhà lãnhđạo quản lý

` 3 Mục đích, nhiệm vụ của tiểu luận

Thông qua việc luận gải một số vấn đề lý luận về kỹ năng giao tiếp của nhàlãnh đạo, quản lý Tiểu luận làm rõ một số khái niệm về giao tiếp, kỹ năng giaotiếp của nhà lãnh đạo quản lý Đánh giá vai trò của kỹ năng giao tiếp của nhà lãnhđạo, quản lý Bên cạnh đó tiểu luận còn di sâu vào tìm hiểu và làm rõ một sốnguyên tắc giao tiếp, đưa ra một số kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của tiểu luận

Tiểu luận tập trung nghiên cứu kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh, quản lý

5.Phương pháp nghiên cứu

Tiểu luận vận dụng tổng hợp các nguyên tắc, phương pháp luận của chủnghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử

Các phương pháp như: hệ thống, logic - lịch sử, phân tích, tổng hợp, và sosánh

6 Đóng góp của tiểu luận

Tiểu luận đã làm rõ các khái niệm có liên quan, đánh giá được vai trò của kỹnăng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý Bên cạnh đó tiểu luận đã đưa ra một sốbiện pháp giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý

7 bố cục tiểu luận.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, tiểu luận gồm 3 chương

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VAI TRÒ CỦA KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

Ở VIỆT NAM

1.1 Một số khái niệm về kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý.

1.1.1 khái niệm kỹ năng

Kỹ năng là khả năng của một người thực hiện một công việc nhất định, trongmột hoàn cảnh, điều kiện nhất định, để đạt được một mục tiêu nhất định Kỹ năngbao gồm: Kỹ năng nghề nghiệp (kỹ năng cứng) và Kỹ năng cơ bản (kỹ năng mền)

Kỹ năng nghề nghiệp: Là khả năng thực hiện một quy trình kỹ thuật, công nghệ

Kỹ năng cơ bản: Là những kỹ năng trong giao tiếp, ứng xử, tư duy, hợp tác, chia

sẻ, làm việc nhóm, lãnh đạo, quản lý…

Theo từ điểm tiếng việt, kỹ năng là khả năng ứng dụng tri thức khoa học vàothực tiễn Kỹ năng là giai đoạn trung gian giữa tri thức và kỹ xảo trong quá trìnhnắn vững một phương thức hành động Kỹ năng còn được hiểu là năng lực hay khảnăng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sửdụng để giải quyết tình huống hay công việc nào phát sinh trong cuộc sống

Kỹ năng được hình thành từ khi một cá nhân được sinh ra, trưởng thành và thamgia hoạt động thực tế cuộc sống Phần lớn những kỹ năng có được xuất phát từ đàotạo, rèn luyện Có người cho rằng, 98% thành công trong cuộc sống là do được đàotạo, chỉ có 2% là kỹ năng bẩm sinh Bất cứ hoạt động nghề nghiệp nào trong cuộcsống cũng đều đòi hỏi phải đáp ứng được những kỹ năng tương ứng

1.1.2.Khái niệm kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý.

Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ Tuy nhiên ở góc độ một cơquan, tổ chức “giao tiếp” được hiểu là hành động xác lập mối quan hệ và sự tiếpxúc giữa con người với con người, nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định về thông tin

Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu,hành vi qua sự tương tác lẫn nhau để cùng hiểu biết về một tình huống, có cùngtiếng nói, thu được lợi ích nhiều nhất có thể Ngoài ra, giao tiếp còn là giao lưutình cảm, tư tưởng để phát triển và hoàn chính nhân cách con người

Giao tiếp là sự truyền tải và tiếp nhận thông tin giữa người này với ngườikhác, giữa cá nhân với xã hội, nhờ đó các bên tham gia có thể có chung một quanđiểm, một nhận thức về nội dung các thông tin được đề cập tới Giao tiếp có thểđợc thực hiện bằng nhiều phương tiện hoặc công cụ khác nhau như nói, đọc, viết,

cử chỉ, điệu bộ, trang phục

Giao tiếp là quá trình thiết lập và phát triển tiếp xúc cá nhân, xuất phát từnhu cầu phối hợp hoạt động, bao gồm hàng loạt các yếu tố ảnh hưởng như: t5ro đổithông tin Xây dụng chiến lược hoạt động thống nhất, tri giác và tìm hiểu ngườikhác Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người vớicon người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định

Kỹ năng giao tiếp là khả năng vận dụng có hiệu quả những tri thức, hiểu biết

về quá trình gao tiếp, các yếu tố tham gia và ảnh hưởng đến quá trình giao tiếpcũng như sử dụng có hiệu quả những phương tiện giao tiếp, phối hợp hài hòa toàn

bộ hành vi, ứng xử, cử chỉ… để giúp chủ thêt đạt được mục đích nhất định tronghoạt động giao tiếp đó

Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý là năng lực vận dụng có hiệuquả những tri thức, hiểu biết về quá trình giao tiếp hay là toàn bộ các hoạt độnggiao tiếp được nhà lãnh đạo, quản lý sử dụng theo cách thức nhất định trong quátình thực tho công việc, do các bên tham gia giao tiếp thực hiện nhằm đạ hiệu quảmong muốn

1.2 Vai trò của kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý.

Trong cuộc sống, Giao tiếp là hoạt động rất thường xuyên hằng ngày củacon người trong bất cứ môi trường nào dù trong cuộc sống hàng ngày hay trong

công việc của bạn thì giao tiếp là rất quan trọng nó giúp chúng ta hiểu nhau và gắnkết với nhau hơn Thông qua giao tiếp con người gia nhập vào các mối quan hệ xãhội, lĩnh hội nền văn hóa xã hội, đạo đức, chuẩn mực xã hội

Giao tiếp giúp con người hiểu biết, nhận thức được thế giới, từ đó hành độngphù hợp thong qua sự hợp tác với các nhóm người khác Đối với các tổ chức và cơquan nhà nước, giao tiếp thực hiện năm chức năng cơ bản: định hướng, hợp nhất,duy trì, động viên, khuyến khích, đổi mưới Nó là điều kiện để đảm bảo các giá trịmục tiêu và thủ tục của tổ chức được thực hiện

Đối với nhà lãnh đạo, quản lý giao tiếp là một nhiệm vụ, một nội dung củacông tác lãnh đạo,quản lý, trong đó họ không chỉ đơn giản là một bên tham gia mà

họ còn có trách nhiệm tổ chức quá trình đó Giao tiếp là công cụ để nhà lãnh đạothực hiện vai trò lãnh đạo, quản lý của mình Tất vả các hoạt động như lập kếhoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, đánh giá vệc thực hiện kế hoạch, nhà lãnh đạoquản lý đều phải thực hiện qua giao tiếp Giao tiếp cũng là cơ hội để nhà lãnh đạo,quản lý có cơ hôi gây ảnh hưởng đến những người dưới quyền

Kỹ năng giao tiếp giúp nhà lãnh đạo , quản lý đạt được mục đích trao đổihoặc tiếp nhận thông tin về những vấn đề của tổ chức, đơn vị mình Vận dụngđược tốt kỹ năng giao tiếp giúp nhà lãnh đạo, quản lý đạt hiệu quả cao khi độngviên, thuyết phục người giao tiếp hướng về mục đích, một nhận thức hay một thoatthuận chung

Kỹ năng của nhà lãnh đạo, quản lý giúp họ tạo ra sự tín nhiệm của ngườikhác đối với mình và ngược lại giúp tạo ra sự tin tưởng với người khác Thông qua

kỹ năng giao tiếp, nhà lãnh đạo, quản lý có phương thức truyền đạt thông điệp đạthiệu quả nhất kỹ năng giao tiếp còn là công cụ quan trọng trong lãnh đạo, quản lý,

vì lãnh đạo, quản lý là việc đạt được mục tiêu đã định thông qua người khác Từviệc xây dựng quyết định cho đến tổ chức, đánh giá việc thực hiện quyết định, nhàlãnh đạo, quản lý đều phải sử dụng kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là công cụ giao tiếp

Để lãnh đạo quản lý được một tập thể, tổ chức hay một quốc gia thì nhà lãnh

đạo, quản lý cần tạo lập các mối quan hệ, sự ảnh hưởng nhất định đối với đốitượng cần giao tiếp mục đích của việc làm đó là để họ tin mình hợp tác với mình,được nhân viên cấp dưới tôn trọng, đề cao và ủng hộ Tâm huyết, trí tuệ và sự tậntâm vì tập thể, vì tổ chức của nhà lãnh đạo, quản lý có được biết đến hay không lànhờ vào kỹ năng giao tiếp của họ

Nếu nhà lãnh đạo quản lý có một kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng giao tiếpthông minh hay còn gọi là nghệ thuật giao tiếp, sẽ giúp cho họ dễ dàng tạo lậpđược các mối quan hệ hợp tác với các đối tác Bởi thế giao tiếp và thực hiện kỹnăng giao tiếp là một phương thức cách thức để duy trì và thể hiện phẩm chất củanhà lãnh đạo, quản lý

Chương 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ 2.1 Đặc điểm và một số nguyên tắc giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý 2.1.1 Đặc điểm giao tiếp

Quá trình giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý chịu sự ảnh hưởng sâu sắc bởiđặc điểm của tổ chức, của những thuật ngữ, ngôn ngữ chuyên ngành nhất định.Trong lĩnh vực chính rị cũng vậy, là nhà lãnh đạo, quản lý đại diện cho cơ quan, tổchức hay quốc gia giao tiếp với đối tác cần sử dụng các nghi thức, nghi lễ tôntrọng, ngôn ngữ giao tiếp trang trọng, lịch sự Do vậy giao tiếp của nhà lãnh đạo,quản lý dù dưới hình thức, khía cạnh nào cũng phải có những đặc điểm sau:

-Có tính định hướng ; tính công khai, tính đa dạng, tính phức tạp;

-Sử dụng phổ biến các phương tiện thông tin đại chúng

- Sử dụng văn bản chính thức Đây là kênh giao tiếp quan trọng nhất mangđặc trưng riêng của nhà lãnh đạo, quản lý

Để vận dụng kỹ năng giao tiếp, nhà lãnh đạo, quản lý phải xác lập, địnhhướng mục tiêu của mình và của tổ chức mình Bên cạnh xác định đúng mục tiêu,nhà lãnh đạo, quản lý phải xác định, lựa chọn đúng thời điểm và cách thức truyềntin ( quyết định) hợp lý nhất Việc lựa chọn thời gian địa điểm cuộc tiếp xúc ( ởđâu? khi nào?) đồng thời đặt ra cách thức tiếp xúc nào là hợp lý ( gặp gỡ trực tiếp,hay tổ chứ hội nghị, hội họp ) cho phù hợp và hiệu quả nhất

Khi các nhân viên trong cơ quan đang bận rộn hoặc không hào hứng thìkhông nên tổ chức hội họp quá nhiều mà có thể thông báo qua hình thức bằng vănbản, giấy tờ có liên quan để ra quyết định Điều tối kị trong kĩ năng giao tiếp củanhà lãnh đạo, quản lý là không tiếp xúc , trao đổi với nhân viên khi đang cáu giận

Nó sẽ làm giảm uy tín của nhà lãnh đạo, quản lý vá đặc biệt là dễ có những quyếtđịnh mang tính cá nhân, chủ quan, nhất thời ảnh hưỡng xấu đến công việc chungcủa cơ quan, đôi khi còn dẫn đến sai lầm trong lãnh đạo quản lý

2.1.2 Một số nguyên tắc giao tiếp

Nguyên tắc giao tiếp là những yêu cầu mang tính chỉ đạo, đinh hướng chohành vi, ứng xử thái độ trong quá trình trao đổi, tiếp xúc của nhà lãnh đạo, quản lýnhằm đảm bảo hiệu quả của quá trình giao tiếp Trong giao tiếp nhà lãnh đạo quản

lý cần tuân theo một số nguyên tắc sau:

- Luôn mỉn cười và thân thiện

Cười và chào đối tác một cách thân thiện, khi gặp đối tác của mình, khôngnên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở nụ cười và tiến lại gần chào họ một cáchthân thiện Cách làm này sẽ giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý lấy được cảm tình củađối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ

Đối với cấp dưới hãy cho họ thấy mình là một người thân thiện Đồng thời giữmột thái độ tích cực và hứng khởi đối với công việc và cuộc sống Thường xuyên

nở nụ cười, chính nguồn năng lượng toả ra giúp lôi kéo những người khác về phíamình, nụ cười chân thật làm cho cấp dưới có cảm giác than thiện, được trọng thị,

nó sẽ khiến cho họ cảm thấy được chòa đón, an tâm hơn và để lại trong lòng mìnhmột cảm giác nồng ấm nụ cười có tác dụng to lớn nhưng phải đúng lúc

- Cân nhắc lời nói của mình

Chú ý đến nội dung và cách thức mình nói chuyện để tránh làm người kháchiểu lầm Lời nói là biểu hiện của trí thông minh và sự chín chắn không phân biệt

độ tuổi Do đó, chẳng ai đánh giá cao ý kiến của một người nói trước rồi mới suynghĩ

- Nhớ tên nhân viên (đối tượng giao tiếp)

Xưng tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà nhân viênmuốn được nghe từ sếp mình Việc xưng hô bằng tên riêng trong cuộc nói chuyệnvới khách sẽ cho thấy nhà lãnh đạo quản lý nhìn nhận họ với một tư cách một cánhân nói riêng chứ không phải đối tượng chung chung, qua đó thể hiện sự tôntrọng đối với họ

- Hãy truyền đi thông điệp với nhân viên khi tiếp xúc: họ là người quan

Nhà lãnh đạo, quản lý không nên tỏ ra sẵn sang tranh luận, cướp lời khẳngđịnh hơn thiệt với nhân viên khi xảy ra bất đồng việc cần thiết và là nhiệm vụ của

họ là phải lắng nghe, cảm ơn và tìm cách khắc phục thiếu sót ngay sau đó nếu cóthể Hãy coi trọng ý kiến của nhân viên, đùng bao giờ nói họ lầm lẫn hãy để họ nóithỏa thích những cái mà họ muốn nói

- Tôn trọng nhân viên dưới quyền trong giao tiếp

Không phải bất kỳ nhà lãnh đạo nào trong lãnh đạo quản lý cũng có thái độtôn trọng với nhân viên Có không it người tỏ thái độ hách dịch đối với cấp dưới.thái độ đó mang lại những ảnh hưởng xấu đến danh dự và uuy tín của họ Do vậytôn trọng đối tượng giao tiếp dù ở mức độ nào, cấp nào trong quá trình giải quyếtcông việc, nhà lãnh đạo quản lý cần thể hiện:

+ có thái độ bình đẳng, tạo điều kiện để nhân viên bộc lộ, thể hiện nhu cầu,thái độ của mình Không nên áp đặt lấn át họ trong quá trình giao tiếp

+ chú ý lắng nghe, không cắt ngang, không tỏ thái độ phản ứng ngay khi họ

có ý kiến trái ngược với mình (nhất là trong các buổi họp, hội nghị)

+ trang phục, cách ăn mặc lịch sự, hài hòa, phù hợp với hình dáng, hoàncảnh Đó cũng là một cách biểu hiện gây cảm tình vầ tạo ấn tượng tốt cho việc thiếtlập mối quan hệ tiếp theo

+ sử dụng ngôn ngữ văn bản trang trọng, không hách dịch, không lạm ngôn,loạn ngôn, nên dung những từ phù hợp với tính chất công việc, những thuật ngữchuyên môn, chuyên ngành

+ hành vi cử chỉ trong quá trìn giao tiếp phải phù hợp, lịch thiệp, có văn hóa,thể hiện trong tư thế ngồi, đứng, các động tác tay, chân, nét mặt…

- Thấy được ưu điểm của người khác

Hãy tìm ra ưu điểm của những người cùng làm việc với mình và giúp họthấy điều đó Đừng tiếc lời ngợi khen và khuyến khích người khác Nói lời cảm ơnkhi ai đó giúp đỡ mình Và hãy để đồng nghiệp thấy họ được chào đón khi gọi điệnđến hay ghé vào văn phòng của mình Nhớ cư xử với người khác theo cách mà bạnmuốn họ đối với mình

- Đừng tiếc lời khen ngợi

Trong giao tiếp ứng xử, để tạo sự thân thiện, tin tưởng thì việc biết khenngợi, động viên, khích lệ người khác đúng lúc, đúng chỗ sẽ đem lại hiệu quả bấtngờ Tổng thống Abraham Lincoln đã từng đúc kết: “Ai cũng muốn được ngườikhác khen mình” Đó là tâm lý phổ biến của con người Nhưng khen cũng phảikhen đúng, phải thật, phải từ tâm, chân thành, không vụ lợi, không xỏ xiên mới làngười trung thực, có nhân cách

Trong cuộc sống, chúng ta nên biết động viên, khích lệ nhau Khích lệ đúnglúc, đúng người thì chúng ta có thể nhìn thấy những điểm mạnh, sở trường của họ.Sếp biết quan tâm, khích lệ nhân viên thì sẽ tạo động lực làm việc cho họ Sự thànhcông hội tụ từ những điều nhỏ nhất là vậy

- Biết lắng nghe, kiên nhẫn, chờ đợi, biết tìm hiểu điểm tương đồng, mối quan tâm chung để hợp tác.

Hợp tác để cùng có lợi mang lại lợi ích cho cả hai bên tham gia Trong quátrình giao tiếp, nhà lãnh đạo, quản lý phải học cách lắng nghe tích vực, chăm chỉ,kiên nhẫn, không ngắt lời, tách lời người đang nói Lắng nghe tạo họ cảm thấyđược đề cao và được quan tâm

Trong giao tiếp khi gặp nhưng xung đột, bất đồng quan điểm, nhà lãnh đạo,quản lý phải bình tĩnh phân tích các khía cạnh, giải thích có lý có tình vì lợi íchchung để thuyết phục đối tượng hiểu đúng về những vấn đề cần giải quyết không

vội vàng kết luận ngay khi chưa có đủ căn cứ Sự chờ đợi trong giao tiếp chính làkhoảng thời gian để các bên hiểu nhau Đồng thời trong giao tiếp nhà lãnh đạoquản lý phải biết đặt lợi ích của tập thể lên trên lợi ích cá nhân, không vì ỷ lại vàochức vụ quyền hạn của mình để tự ch mình quyền muốn nói gì thì nói Không ápđặt, áp chế người dưới quyền, không tranh quyền lợi về mình mà vi phạm quyềnlợi của người khác.

- Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp

Nguyên tắc này dựa trên một thực tế có tính qui luật về mặt tâm lý của conngười Bất kỳ ai, khi thực hiện các quan hệ giao tiếp đều mong muốn, tin tưởnghoặc hy vọng rằng thông qua việc giao tiếp có thể đạt được một lợi ích nào đó chomình hoặc cho chủ thể mà mình đại diện Lợi ích mà con người hướng tới có thể làvật chất (tiền bạc, tài sản ) cũng có thể là lợi ích tinh thần (trình bày ức chế, mongđược chia sẻ và cảm thông, hoặc một đề nghị ghi nhận một sự đóng góp của bảnthân cho tập thể, cho xã hội…)

Có thể nói, hầu như không một ai thực hiện giao tiếp lại không muốn, hoặckhông hy vọng rằng sẽ đạt được mục đích đã đặt ra, ngay cả khi chính bản thânchúng ta biết rằng để đạt được lợi ích đó là hết sức khó khăn Xuất phát từ tâm lýnày, đối tác khi giao tiếp với chúng ta thường ít chuẩn bị tâm lý cho những yêucầu, đề nghị của họ khi không được đáp ứng, những mong muốn của họ khôngđược chia sẻ và cảm thông

Khi không đạt được những điều như đã dự định, đối tác thường có nhữngphản ứng ở những mức độ khác nhau (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, mất lòngtin, tỏ thái độ bất hợp tác thậm chí lăng nhục, chửi bới ) Những phản ứng này dù

ở mức độ nào đi chăng nữa thì đều không có lợi cho 2 phía Chính vì vậy, mộtnguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là phải cố gắng đảm bảo sự hài hòa về lợi ích củahai bên tham gia giao tiếp

Nguyên tắc này đòi hỏi những người trực tiếp giao tiếp với đối tác phải chú

ý những điểm cơ bản như sau:

+ Hiểu tâm lý của đối tác, dành thời gian để tìm hiểu mục đích của đốitượng giao tiếp, đồng thời trong hoạt động giao tiếp này, mình cần đạt được mụcđích gì.

+ Trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn,cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ chứ không thể có thái độ hiếu thắng hoặc thờơ

* Một số quy tắc trong giao tiếp thành công:

- Muốn lấy mật đừng phá tổ ong ” Không phê phán, không kết tội, khôngthan phiền “

- Hãy khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lòng

- Gợi lên ý thích làm điều chính bạn đề nghị

-Để đi đến đâu cũng được đón tiếp niềm nở : ” Hãy thực lòng quan tâm đếnngười khác”

- Để đây thiện cảm ban đầu, bạn nên luôn nở nụ cười

- Bạn nên nhớ tên một người vì nó có tầm quan trọng lớn đối với người đó

- Bạn nên lắng nghe, khích lệ người khác nói về bản thân họ

- Hãy nói với người đối thoại về điều mà họ quan tâm

- Làm cho người khác thấy tầm quan trọng của họ và làm điều ấy thật lòng

- Trành những cuộc cãi cọ là cách duy nhất để chiến thắng

- Hãy tôn trọng ý kiến người đối thoại

- Nếu bạn có sai lầm, hãy sẵn sàng và dũng cảm nhận sai lầm

- Bạn hãy mở đầu giao tiếp một cách thân mật

- Nêu lên những câu hỏi làm người ta trả lời ngay là đúng

- Hãy để người đối thoại của bạn nói thật thoải mái

- Hãy để người đối thoại nghĩ rằng ý kiến nêu ra là của họ

- Thực lòng nhìn sự việc trên quan điểm của người khác

- Hãy vui vẻ tiếp nhận những ý kiến và ý muốn của người khác

- Hãy gợi lên tình cảm cao thượng của người đối thoại

- Hãy trình bày những ý kiến của mình bằng hình ảnh nêu bật vào trí tưởngtượng của người khác.

- Để khơi dậy một quyết tâm : “Hãy đưa ra một lời thách thức”

- Nếu cần sửa chữa lỗi lầm thì hãy bắt đầu bằng những lời khen thật lòng

- Để sửa chữa người khác mà họ không ghét mình : ” Hãy nhận xét sai sót,lỗi lầm một cách gián tiếp”

- Nêu sai lầm của mình trước khi sửa chữa sai lầm của người khác

- Gợi ra những vấn đề thay cho mệnh lệnh trực tiếp

- Khích lệ lòng tự trọng của người đối thoại: “Hãy để cho người đối thoạimát mặt”

- Khích lệ người khác bằng cách :” Khen ngợi sự tiến bộ nhỏ nhất và mọi sựtiến bộ, Hãy nhiệt tình và đừng dè sẻn lời khen.”

- Động viên người khác vươn lên bằng cách tặng người ta một tiếng tốt đángcó

- Tạo điều kiện để người khác tiến bộ bằng cách khuyến khích Hảy làmnhư sai sót có vẻ như dễ sửa chữa

- Làm cho người khác vui sướng thực hiện điều bạn gợi ý

2.2 Một số kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý.

2.2.1 Kỹ năng tạo lập mối quan hệ

Mối quna hệ xã hội là cầu nối giữa nhà lãnh đạo, quản lý (chủ thể giao tiếp)với nhân viên trng tập thể, cơ quan hay đối tác (đối tượng giao tiếp) nhằm mụcđích tìm kiến sự chia sẻ, hợp tác Đây cũng là phương tiện để nhà lãnh đạo, quản lýtìm được tiếng nói chung Khi đã thiết lập được mối quan hệ tốt, các bên tham giagiao tiếp tạo được cảm giác về sự thân thiết, an toàn để trao đổi ý kiến đặc biệt làcác bất đồng Nhưng các mối quan hệ không phải có sẵn, đòi hỏi nhà lãnh đạo,quản lý phải tạo lập Việc tạo ra và duy trì mối quan hệ với các đối tượng khác

nhau đòi hỏi nhà lãnh đạo quản lý rèn luyện những kỹ năng nhất định sau:

- Quan sát đối tượng: Phải chủ động quan sat đối tượng nhằm đo lường vànhận định tâm trạng, cảm xúc, hành vi của họ Khi quan sát cần chú ý: phong thái,

tư thế (thoải mái, khép nép hay khúm núm, sợ sệt trước mình); nét mặt: bìnhthường hay tỏ ra sợ hãi, lo sợ; ánh mắt: nhìn lên nhìn xuống hay lơ đãng; cách ănmặc, cử chỉ điệu bộ

- Tạo lập được khoảng cách khi nói chuyện, không nên quá gần cũng khôngnên quá xa

- Tập trung chú ý tới đối tượng trong quá trình giao tiếp, khiến họ cảm nhậđược tầm quan trọng của mình

- Phải có tài điều tiếp trong giao tiếp Điều tiếp để lập sự tin tưởng hoặc củng

cố mối quan hệ, bao gồm những hành động khi ta điều chỉnh hành vi của đối tácmột cách tế nhj, tinh tế

Lắng nghe đóng vai trò rất quan trọng trong công việc Muốn thành côngtrong bất cứ ngành nghề nào cũng phải biết lắng nghe, đặc biệt là làm lãnh đạo.Lắng nghe giúp ta học hỏi kinh nghiệm, thấu hiểu tâm tư tình cảm, tính cách, sởthích, thói quen của đồng nghiệp, nhân viên, đối tác và những người xung quanh

Từ đó tạo sự gắn kết, hợp tác và tăng hiệu quả công việc

Để hình thành được kỹ năng giao tiếp nhà lãnh đạo, quản lý không chỉ biếtnói, sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin đến đối tác, nhất là đến nhân viên trong

cơ quan, đồng thời cần phải rèn luyện kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe là tập trung cao độ để nghe và hiểu người đối thoại vớimình Nghe không chỉ bằng tai mà bằng cả các giác quan, vận dụng tất cả giácquan cần thiết để nghe có hiệu quả nhất Nhà lãnh đạo, quản lý thêt hện sự tậptrung cao độ đến đối tượng, chú ý đến những điều họ nói, những cử chỉ mà họ thểhiện trong khi nói, quan sát mọi hành vi, ứng xử, theo dõi các diễn biến tâm lý củahọ.

Lắng nghe để hiểu và tiếp thu những gì đối tác đang trình bày theo quanđiểm, cách nghĩ của họ Đối tác sẽ cố gắng thể hiện hoặc mô tả một cách chính xáccái mà họ đang trình bày với các nhà lãnh đạo, quản lý Đó có thể là ý kiến, ýtưởng và xen lẫn cảm xúc về vấn đề mà họ đang quan tâm tại thời điểm đó Khilắng nghe, nhà lãnh đạo, quản lý cố gắng quan sát những biểu hiện của đối tượngmột cách chính xác và làm sang tỏ để hiểu ý nghĩa của nó

Khi lắng nghe nhà lãnh đạo, quản lý cần đến những kỹ thuật sau:

- Nghe không chỉ bằng tai mà còn bằng mắt; im lặng nghe họ trình bày Đưa

ra những câu hỏi hợp lý, đúng lúc; biết tóm tắt những thông tin họ trình bày

- Cần thể hiện thái độ sẵn sang hiểu và tiếp thu thông tin

2.2.3 Kỹ năng lắng nghe hiệu quả

Song song với chu trình lắng nghe, chúng ta cần thực hành và sử dụng một

số kỹ năng để lắng nghe hiệu quả hơn

- Nghe xong rồi hãy nói

Khi hai người tranh nhau nói hoặc chỉ chờ người kia kết thúc để mình nói thìkết quả là cả hai đều không nghe được ý kiến của nhau Những người còn lại rấtkhó chịu vì họ cũng chẳng nghe được gì Không khí buổi nói chuyện trở nên rấtcăng thẳng Người thực sự khôn ngoan họ không cãi lộn Họ nói hoặc họ nghe, họquả quyết hoặc họ tìm hiểu sâu hơn Khi lắng nghe, bạn muốn hỏi hay phát biểu ýkiến thì hãy để người nói trình bày xong ý đó, rồi đề nghị giải thích hoặc trình bàyquan điểm của mình Nếu bạn sợ mình quên mất ý đó thì hãy ghi ra giấy Ví dụ:

“Xin lỗi, anh vừa nói về chế độ tiền thưởng Tôi chưa rõ lắm, anh làm ơn nói kỹhơn”

- Gác các việc khác lại

Hành động như vậy thể hiện mình sẵn sàng lắng nghe Khi không phải chú ýđến các hoạt động khác nữa thì ta sẽ tập trung và chú ý hơn đến người nói và nộidung trình bày, hiệu quả lắng nghe sẽ cao hơn

- Hồi đáp để ủng hộ người nói

Hồi đáp tích cực sẽ truyền cảm hứng và gây hưng phấn cho người nói.Người nói sẽ đem hết tâm huyết để truyền đạt cho ta Hồi đáp trong lắng nghe cầnlưu ý: Hãy dừng lại một chút trước khi hồi đáp, làm như vậy sẽ giúp chúng takhông phản ứng trước ý kiến của người nói và giúp người nói có thời gian kết thúc

ý kiến của mình

- Nhìn vào người nói

Nếu bạn chưa có thói quen nhìn vào người nói khi lắng nghe, thì bạn hãy tậpngay bây giờ Có những điều ngôn ngữ không thể diễn tả, nhưng khi nhìn vào mắt,khuôn mặt, cử chỉ của người nói ta có thể cảm nhận được

Trong giao tiếp, người nói như cái gương của người nghe và ngược lại Hãynhìn vào sự thể hiện bên ngoài của người nói, ta sẽ biết ta đang nghe như thế nào

“Nhìn mặt mà bắt hình dong” Hãy nhìn vào người nói để lắng nghe cả những điềukhông nói Điều này đặc biệt quan trọng khi các bạn lắng nghe phụ nữ Phụ nữthường nói bóng gió xa xôi, thậm chí nói ngược

Nếu chỉ ghi nhận đầy đủ thông tin họ cung cấp bạn sẽ không bao giờ hiểuhết ý họ muốn nói "cái nói ra và cái định nói ra" Để hiểu được ‘ngầm ý” trong lờinói của họ bạn phải nhìn vào mắt Như vậy, để lắng nghe thực sự, chúng ta khôngchỉ dùng tai mà còn dùng mắt “Mắt là cửa sổ của tâm hồn” nhìn vào mắt củangười nói để cảm nhận được cái “từ” sâu xa trong lời nói cũng là để thấu hiểu đượctâm hồn họ

- Không nên ngắt lời người nói khi chưa thực sự cần thiết

Đặc biệt, đừng vội vàng tranh cãi hay phán xét về những gì đang được trìnhbày “Lời chưa nói ra ta là chủ nó, lời nói ra rồi nó là chủ ta” Nếu bạn ý thức rõ vềđiều này thì bạn sẽ cẩn thận hơn khi đưa ra ý kiến hồi đáp Có người trình bày theocách quy nạp từ chi tiết đến tổng quan, có người trình bày theo cách diễn dịch từtổng quan đến chi tiết Chỉ lắng nghe hết ta mới hiểu đầy đủ ý người nói muốn nói.

- Nhắc lại và diễn giải nội dung

Tốc độ nghe của ta gấp 4 lần tốc độ nói Vì vậy, nếu ta không tập trung thì sẽrất hay nghĩ sang việc khác Để tránh điều này chúng ta hãy diễn giải lại ý ngườinói theo cách hiểu của ta Làm như vậy, giúp tư duy của chúng ta luôn tập trungvào vấn đề đang lắng nghe Đặc biệt, não của chúng ta làm việc bằng hình ảnh vàkhái niệm, vì vậy khi nghe chúng ta hãy hình dung, diễn giải theo khung cảnhtrong đầu thì sẽ giúp ta nhớ lâu hơn

- Tìm ra ý chính

Sau mỗi buổi nói chuyện thường có rất nhiều thông tin Người thông minhkhông nhớ tất cả các chi tiết mà họ chắt lọc và tìm ra ý chính để ghi nhớ Nãochúng ta làm việc bằng những liên kết các thông tin, khi ta nhớ được ý chính thìnhững thông tin bổ trợ xung quanh sẽ theo đó mà tái hiện lại

- Hỏi để làm rõ vấn đề

Trong giao tiếp và lắng nghe, nếu chúng ta chưa hiểu, thay vì ậm ừ cho quachuyện, hãy đặt câu hỏi để làm rõ Điều này không khiến người nói khó chịu màngược lại họ rất vui vì biết rằng ta thực sự muốn hiểu và ta đang cho họ một cơ hội

để thể hiện rõ hơn ý tưởng họ đang trình bày

- Nỗ lực và tập trung

Độ chú ý của chúng ta trong mỗi cuộc giao tiếp phụ thuộc rất nhiều yếu tốnhư: Thái độ, sức khỏe, môi trường, người nói, nội dung Khi chúng ta mệt mỏi,buồn chán là những lúc chúng ta dễ mất tập trung nhất Trong những trường hợp

đó để tập trung hơn chúng ta có thể làm như sau: Ngồi 1/3 ghế phía trước; khôngtựa lưng vào ghế; người hơi nghiêng về phía trước; không chống tay hay tỳ ngực

lên bàn Với tư thế như vậy cùng với các kỹ năng khác sẽ giúp chúng ta tập trunghơn vào lắng nghe.

2.2.4 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ

Để truyền đạt thông điệp một cách đầy đủ nhất, nhà lãnh đạo,quản lý cần sửdụng hành vi phi ngôn ngữ, đây là cách làm tăng kênh giao tiếp giữa các cá nhân:

- Giao tiếp bằng mắt

Ánh mắt được xem là cửa sổ của tâm hồn ánh mắt phản ánh tâm trạng,những xúc cảm, tình cảm của con người như vui, buồn, tức giận, sợ hãi, lo lắnghay yên tâm ánh mắt cũng có thể cho ta biết mong muốn, ý nghĩ của người đốithoại Điều này giúp điều chỉnh dòng chảy thông tin Nó khiến cho người nghecảm thấy thích thú và người nói trở nên đáng tin cậy hơn Người biết sử dụng

“Giao tiếp bằng mắt” sẽ mở ra một dòng chảy của thông tin và truyền tải đến ngườinghe sự quan tâm, thích thú, ấm áp, và tin tưởng

- Biểu cảm trên khuôn mặt

Mỉm cười là một tín hiệu mạnh mẽ truyền hạnh phúc, thân thiện, ấm áp, vàthích thú Vì vậy, mọi người sẽ cho rằng mình thân thiện, ấm áp và gần gũi hơnnếu mình cười thường xuyên Nụ cười có tính lan truyền và khiến cho mọi người

có cảm xúc tích cực Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi ở xung quanh mình vàmuốn lắng nghe mình nói nhiều hơn

- Cử chỉ

Nếu khi nói chuyện không sử dụng cử chỉ, người lãnh đạo, quản lý có thể bịcoi là nhàm chán và cứng nhắc Một phong cách nói sinh động sẽ thu hút sự chú ýkhiến cho câu chuyện trở nên thú vị và dễ hiểu hơn

-Tư thế

Nhà lãnh đạo truyền tải nhiều thông điệp thông qua cách họ nói chuyện và dichuyển Đứng thẳng và hướng cơ thể về phía người nghe sẽ khiến nhà lãnh đạoquản lý trở nên gần gũi và thân thiện Nên nhớ rằng sự gần gũi và tương tác sẽ tăng