Tiểu luận cao học môn kỹ năng lãnh đạo quản lý -Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý

MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Giao tiếp là hoạt động thường nhật xảy ra liên tục mọi lúc mọi nơi. Là cầu nối giữa người nói với người nghe. Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý nếu có được kỹ năng giao tiếp tốt mọi quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp trở nên gần gũi hơn. Cơ hội thăng tiến cũng rộng mở hơn với người có kỹ năng giao tiếp tốt. Nhà lãnh đạo, quản lý luôn cần một kỹ năng giao tiếp tốt để mở rộng quan hệ của cơ quan, tổ chức với các đối tác trong nước cũng như ngoài nước. Thực tiễn trong quá trình lãnh đạo quản lý tại Việt Nam thời gian qua các nhà lãnh đạo quản lý đã vận dụng cũng như kết hợp nhiều kỹ năng trong quá trình lãnh đạo và quản lý để nhằm thực hiện mục tiêu mà cơ quan, tổ chức đề ra trong quá trình thực hiện các công việc. Nhờ vậy mà hiệu quả trong công tác lãnh đạo, mục tiêu trong các công việc, quan hệ giữa những nhà lãnh đạo với nhân viên đã được cải thiện rất nhiều. Tuy nhiên với sự phát triển của xã hội cũng như với sự thay đổi rất nhiều của các yếu tố khách quan và chủ quan khác đang đặt ra những yêu cầu rất lớn đối với những nhà lãnh đạo, quản lý Trong các kỹ năng của nhà lãnh đạo, quản lý trong giai đoạn hiện nay kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng có vị trí, vai trò cũng như sự ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả của công tác lãnh đạo, quản lý. Kỹ năng giao tiếp được các nhà lãnh đạo, quản lý thực hiện thành công sẽ đem lại sự tôn trọng, đồng lòng, đoàn kết giữa nhà lãnh đạo, quản lý với đối tượng lãnh đạo, quản lý. Còn không với hiệu quả giao tiếp kém sẽ là hố ngăn cách vô hình giữa nhà lãnh đạo, quản lý với đối tượng lãnh đạo, quản lý. Từ những vấn đề trên, em đã quyết định lựa chọn đề tài tiểu luận về: “Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý” để giúp bản thân em có thể nắm rõ được những vấn đề lý luận, thực tiễn cũng như có thể đề ra được một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý. 2. Tình hình nghiên cứu Các nội dung liên quan đến kỹ năng lãnh đạo quản lý nói chung cũng như kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý là những vấn đề đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu. Xoay quanh vấn đề này chúng ta có thể kế ra một số công trình nghiên cứu sau: Thứ nhất, các công trình nghiên cứu về lãnh đạo, quản lý Thứ hai, các công trình nghiên cứu về kỹ năng của nhà lãnh đạo, quản lý Thứ ba, các công trình nghiên cứu đến kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý Các công trình đã nghiên cứu là những tài liệu tham khảo có giá trị rất lớn để tác giả có thể kế thừa trong quá trình nghiên cứu của mình. 3. Mục đích, nhiệm vụ của tiểu luận 3.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở làm rõ một số vấn đề lý luận chung về kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý tiểu luận phân tích thực trạng kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý ở Việt Nam từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao việc thực hiện kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Thực hiện mục đích trên, tiểu luận có các nhiệm vụ đó là: - Làm rõ một số vấn đề lý luận chung về kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý; - Phân tích thực trạng kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý ở Việt Nam; - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao việc thực hiện kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của tiểu luận 4.1. Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là: Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý 4.2. Phạm vi nghiên cứu của tiểu luận - Phạm vi không gian: Việt Nam. - Phạm vi thời gian: giai đoạn hiện nay. 5. Cơ sở và phương pháp nghiên cứu của tiểu luận Tiểu luận sử dụng cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Đồng thời tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chính trị học như: phương pháp hệ thống, logic - lịch sử, phân tích, tổng hợp, so sánh. 6. Đóng góp của tiểu luận Tiểu luận đã làm rõ các khái niệm có liên quan, đánh giá được vai trò của kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý. Bên cạnh đó tiểu luận đã đưa ra một số biện pháp giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý. 7. bố cục tiểu luận. Ngoài phần mở đầu và kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, tiểu luận gồm 3 chương, 12 tiết.

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Giao tiếp là hoạt động thường nhật xảy ra liên tục mọi lúc mọi nơi Làcầu nối giữa người nói với người nghe Trong hoạt động lãnh đạo, quản lýnếu có được kỹ năng giao tiếp tốt mọi quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp trởnên gần gũi hơn Cơ hội thăng tiến cũng rộng mở hơn với người có kỹ nănggiao tiếp tốt Nhà lãnh đạo, quản lý luôn cần một kỹ năng giao tiếp tốt để mởrộng quan hệ của cơ quan, tổ chức với các đối tác trong nước cũng như ngoàinước

Thực tiễn trong quá trình lãnh đạo quản lý tại Việt Nam thời gian quacác nhà lãnh đạo quản lý đã vận dụng cũng như kết hợp nhiều kỹ năng trongquá trình lãnh đạo và quản lý để nhằm thực hiện mục tiêu mà cơ quan, tổchức đề ra trong quá trình thực hiện các công việc Nhờ vậy mà hiệu quảtrong công tác lãnh đạo, mục tiêu trong các công việc, quan hệ giữa nhữngnhà lãnh đạo với nhân viên đã được cải thiện rất nhiều Tuy nhiên với sự pháttriển của xã hội cũng như với sự thay đổi rất nhiều của các yếu tố khách quan

và chủ quan khác đang đặt ra những yêu cầu rất lớn đối với những nhà lãnhđạo, quản lý

Trong các kỹ năng của nhà lãnh đạo, quản lý trong giai đoạn hiện nay

kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng có vị trí, vai trò cũng như sựảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả của công tác lãnh đạo, quản lý Kỹ năng giaotiếp được các nhà lãnh đạo, quản lý thực hiện thành công sẽ đem lại sự tôntrọng, đồng lòng, đoàn kết giữa nhà lãnh đạo, quản lý với đối tượng lãnh đạo,quản lý Còn không với hiệu quả giao tiếp kém sẽ là hố ngăn cách vô hìnhgiữa nhà lãnh đạo, quản lý với đối tượng lãnh đạo, quản lý

Từ những vấn đề trên, em đã quyết định lựa chọn đề tài tiểu luận về:

“Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý” để giúp bản thân em có thể

nắm rõ được những vấn đề lý luận, thực tiễn cũng như có thể đề ra được một

số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong kỹ năng giao tiếp của nhà lãnhđạo, quản lý

2 Tình hình nghiên cứu

Các nội dung liên quan đến kỹ năng lãnh đạo quản lý nói chung cũngnhư kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý là những vấn đề đã thu hútđược sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu Xoay quanh vấn

đề này chúng ta có thể kế ra một số công trình nghiên cứu sau:

Thứ nhất, các công trình nghiên cứu về lãnh đạo, quản lý

Thứ hai, các công trình nghiên cứu về kỹ năng của nhà lãnh đạo, quản

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thực hiện mục đích trên, tiểu luận có các nhiệm vụ đó là:

- Làm rõ một số vấn đề lý luận chung về kỹ năng giao tiếp của nhàlãnh đạo quản lý;

- Phân tích thực trạng kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý ở ViệtNam;

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao việc thực hiện kỹ năng giaotiếp của nhà lãnh đạo, quản lý trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của tiểu luận

4.1 Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận

Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là: Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnhđạo quản lý

4.2 Phạm vi nghiên cứu của tiểu luận

- Phạm vi không gian: Việt Nam

- Phạm vi thời gian: giai đoạn hiện nay

5 Cơ sở và phương pháp nghiên cứu của tiểu luận

Tiểu luận sử dụng cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biệnchứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Đồng thời tiểu luận sử dụng một sốphương pháp nghiên cứu chính trị học như: phương pháp hệ thống, logic -lịch sử, phân tích, tổng hợp, so sánh

6 Đóng góp của tiểu luận

Tiểu luận đã làm rõ các khái niệm có liên quan, đánh giá được vai tròcủa kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý Bên cạnh đó tiểu luận đã đưa

ra một số biện pháp giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý

7 bố cục tiểu luận.

Ngoài phần mở đầu và kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, tiểuluận gồm 3 chương, 12 tiết

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG

GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

1.1 Một số khái niệm về kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý

1.1.1 Khái niệm kỹ năng

Theo từ điểm tiếng việt, kỹ năng là khả năng ứng dụng tri thức khoahọc vào thực tiễn Kỹ năng là giai đoạn trung gian giữa tri thức và kỹ xảotrong quá trình nắn vững một phương thức hành động Kỹ năng còn đượchiểu là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặcnhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay côngviệc nào phát sinh trong cuộc sống

Hiểu một cách khái quát nhất: Kỹ năng là khả năng của một người

thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định,

để đạt được một mục tiêu nhất định Kỹ năng bao gồm: kỹ năng nghề nghiệp (kỹ năng cứng - khả năng thực hiện một quy trình kỹ thuật, công nghệ) và kỹ năng cơ bản (kỹ năng mềm - những kỹ năng trong giao tiếp, ứng xử, tư duy, hợp tác, chia sẻ, làm việc nhóm, lãnh đạo, quản lý)

Kỹ năng được hình thành từ khi một cá nhân được sinh ra, trưởng thành

và tham gia hoạt động thực tế cuộc sống Phần lớn những kỹ năng có đượcxuất phát từ đào tạo, rèn luyện

1.1.2 Khái niệm kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý

Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ Tuy nhiên ở góc độmột cơ quan, tổ chức “giao tiếp” được hiểu là hành động xác lập mối quan hệ

và sự tiếp xúc giữa con người với con người, nhằm thoả mãn nhu cầu nhấtđịnh về thông tin Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ xâydựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tương tác lẫn nhau để cùng hiểubiết về một tình huống, có cùng tiếng nói, thu được lợi ích nhiều nhất có

thể Ngoài ra, giao tiếp còn là giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển vàhoàn chính nhân cách con người

Giao tiếp là sự truyền tải và tiếp nhận thông tin giữa người này vớingười khác, giữa cá nhân với xã hội, nhờ đó các bên tham gia có thể có chungmột quan điểm, một nhận thức về nội dung các thông tin được đề cập tới.Giao tiếp có thể đợc thực hiện bằng nhiều phương tiện hoặc công cụ khácnhau như nói, đọc, viết, cử chỉ, điệu bộ, trang phục

Giao tiếp là quá trình thiết lập và phát triển tiếp xúc cá nhân, xuất phát

từ nhu cầu phối hợp hoạt động, bao gồm hàng loạt các yếu tố ảnh hưởng như:t5ro đổi thông tin Xây dụng chiến lược hoạt động thống nhất, tri giác và tìmhiểu người khác Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệgiữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định

Kỹ năng giao tiếp là khả năng vận dụng có hiệu quả những tri thức,hiểu biết về quá trình gao tiếp, các yếu tố tham gia và ảnh hưởng đến quátrình giao tiếp cũng như sử dụng có hiệu quả những phương tiện giao tiếp,phối hợp hài hòa toàn bộ hành vi, ứng xử, cử chỉ… để giúp chủ thêt đạt đượcmục đích nhất định trong hoạt động giao tiếp đó

Kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý là năng lực vận dụng có

hiệu quả những tri thức, hiểu biết về quá trình giao tiếp hay là toàn bộ các hoạt động giao tiếp được nhà lãnh đạo, quản lý sử dụng theo cách thức nhất định trong quá tình thực tho công việc, do các bên tham gia giao tiếp thực hiện nhằm đạ hiệu quả mong muốn.

1.2 Vai trò của kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý

Đối với nhà lãnh đạo, quản lý kỹ năng giao tiếp có một số vai trò sau:

Thứ nhất, Đối với nhà lãnh đạo, quản lý giao tiếp là một nhiệm vụ, một

nội dung của công tác lãnh đạo, quản lý, trong đó họ không chỉ đơn giản là mộtbên tham gia mà họ còn có trách nhiệm tổ chức quá trình đó Giao tiếp là công

cụ để nhà lãnh đạo thực hiện vai trò lãnh đạo, quản lý của mình Tất vả các hoạtđộng như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, đánh giá vệc thực hiện kếhoạch, nhà lãnh đạo quản lý đều phải thực hiện qua giao tiếp Giao tiếp cũng là

cơ hội để nhà lãnh đạo, quản lý có cơ hôi gây ảnh hưởng đến những người dướiquyền.

Thứ hai, Kỹ năng giao tiếp giúp nhà lãnh đạo, quản lý đạt được mục

đích trao đổi hoặc tiếp nhận thông tin về những vấn đề của tổ chức, đơn vịmình Vận dụng được tốt kỹ năng giao tiếp giúp nhà lãnh đạo, quản lý đạthiệu quả cao khi động viên, thuyết phục người giao tiếp hướng về mục đích,một nhận thức hay một thoat thuận chung

Thứ ba, Kỹ năng của nhà lãnh đạo, quản lý giúp họ tạo ra sự tín nhiệm

của người khác đối với mình và ngược lại giúp tạo ra sự tin tưởng với ngườikhác Thông qua kỹ năng giao tiếp, nhà lãnh đạo, quản lý có phương thứctruyền đạt thông điệp đạt hiệu quả nhất kỹ năng giao tiếp còn là công cụ quantrọng trong lãnh đạo, quản lý, vì lãnh đạo, quản lý là việc đạt được mục tiêu

đã định thông qua người khác Từ việc xây dựng quyết định cho đến tổ chức,đánh giá việc thực hiện quyết định, nhà lãnh đạo, quản lý đều phải sử dụng kỹnăng giao tiếp, đặc biệt là công cụ giao tiếp

Để lãnh đạo quản lý được một tập thể, tổ chức hay một quốc gia thì nhàlãnh đạo, quản lý cần tạo lập các mối quan hệ, sự ảnh hưởng nhất định đối vớiđối tượng cần giao tiếp mục đích của việc làm đó là để họ tin mình hợp tácvới mình, được nhân viên cấp dưới tôn trọng, đề cao và ủng hộ Tâm huyết,trí tuệ và sự tận tâm vì tập thể, vì tổ chức của nhà lãnh đạo, quản lý có đượcbiết đến hay không là nhờ vào kỹ năng giao tiếp của họ

Nếu nhà lãnh đạo quản lý có một kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng giaotiếp thông minh hay còn gọi là nghệ thuật giao tiếp, sẽ giúp cho họ dễ dàngtạo lập được các mối quan hệ hợp tác với các đối tác

1.3 Đặc điểm và một số nguyên tắc giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý

1.3.1 Đặc điểm giao tiếp

Quá trình giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý chịu sự ảnh hưởng sâusắc bởi đặc điểm của tổ chức, của những thuật ngữ, ngôn ngữ chuyên

ngành nhất định Trong lĩnh vực chính rị cũng vậy, là nhà lãnh đạo, quản lýđại diện cho cơ quan, tổ chức hay quốc gia giao tiếp với đối tác cần sửdụng các nghi thức, nghi lễ tôn trọng, ngôn ngữ giao tiếp trang trọng, lịch

sự Do vậy giao tiếp của nhà lãnh đạo, quản lý dù dưới hình thức, khía cạnhnào cũng phải có những đặc điểm sau:

Một là, Có tính định hướng; tính công khai, tính đa dạng, tính phức tạp Hai là, Sử dụng phổ biến các phương tiện thông tin đại chúng.

Ba là, Sử dụng văn bản chính thức Đây là kênh giao tiếp quan trọng

nhất mang đặc trưng riêng của nhà lãnh đạo, quản lý

Để vận dụng kỹ năng giao tiếp, nhà lãnh đạo, quản lý phải xác lập, địnhhướng mục tiêu của mình và của tổ chức mình Bên cạnh xác định đúng mụctiêu, nhà lãnh đạo, quản lý phải xác định, lựa chọn đúng thời điểm và cáchthức truyền tin ( quyết định) hợp lý nhất

Khi các nhân viên trong cơ quan đang bận rộn hoặc không hào hứng thìkhông nên tổ chức hội họp quá nhiều mà có thể thông báo qua hình thức bằngvăn bản, giấy tờ có liên quan để ra quyết định Điều tối kị trong kĩ năng giaotiếp của nhà lãnh đạo, quản lý là không tiếp xúc, trao đổi với nhân viên khiđang cáu giận Nó sẽ làm giảm uy tín của nhà lãnh đạo, quản lý vá đặc biệt là

dễ có những quyết định mang tính cá nhân, chủ quan, nhất thời ảnh hưỡngxấu đến công việc chung của cơ quan, đôi khi còn dẫn đến sai lầm trong lãnhđạo quản lý

1.3.2 Một số nguyên tắc giao tiếp

Nguyên tắc giao tiếp là những yêu cầu mang tính chỉ đạo, đinh hướngcho hành vi, ứng xử thái độ trong quá trình trao đổi, tiếp xúc của nhà lãnhđạo, quản lý nhằm đảm bảo hiệu quả của quá trình giao tiếp Trong giao tiếpnhà lãnh đạo, quản lý cần tuân theo một số nguyên tắc sau:

Thứ nhất, Luôn mỉn cười và thân thiện

Cười và chào đối tác một cách thân thiện, khi gặp đối tác của mình,không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở nụ cười và tiến lại gần chào họ

một cách thân thiện Cách làm này sẽ giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý lấy đượccảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyệnsuôn sẻ.

Đối với cấp dưới hãy cho họ thấy mình là một người thân thiện Đồngthời giữ một thái độ tích cực và hứng khởi đối với công việc và cuộc sống.Thường xuyên nở nụ cười, chính nguồn năng lượng toả ra giúp lôi kéo nhữngngười khác về phía mình, nụ cười chân thật làm cho cấp dưới có cảm giácthan thiện, được trọng thị, nó sẽ khiến cho họ cảm thấy được chòa đón, antâm hơn và để lại trong lòng mình một cảm giác nồng ấm nụ cười có tác dụng

to lớn nhưng phải đúng lúc

Thứ hai, Cân nhắc lời nói của mình

Chú ý đến nội dung và cách thức mình nói chuyện để tránh làm ngườikhác hiểu lầm Lời nói là biểu hiện của trí thông minh và sự chín chắn khôngphân biệt độ tuổi Do đó, chẳng ai đánh giá cao ý kiến của một người nóitrước rồi mới suy nghĩ

Thứ ba, Nhớ tên nhân viên (đối tượng giao tiếp)

Xưng tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà nhânviên muốn được nghe từ sếp mình Việc xưng hô bằng tên riêng trong cuộcnói chuyện với khách sẽ cho thấy nhà lãnh đạo quản lý nhìn nhận họ với một

tư cách một cá nhân nói riêng chứ không phải đối tượng chung chung, qua đóthể hiện sự tôn trọng đối với họ

Thứ tư, Hãy truyền đi thông điệp với nhân viên khi tiếp xúc - họ là

người quan trọng

Nhân viên biết rằng, trong tổ chức, cơ quan có rất nhiều người nhưng

họ chỉ thực sự gắn bó với tập thể nếu nhà lãnh đạo, quản lý khiến họ cảm thấymình thực sự quan trọng Hỏi nhân viên về một vấn đề nào đó, họ sẽ có những

ý kiến các nhân, và nếu được hỏi vào tời điểm thích hợp, theo những cáchthích hợp họ sẽ cảm thấy thủ trưởng thực sự quan tâm đến câu trả lời, sẽ cốgắn suuy nghĩ để đáp lại sự tin tưởng đó

Nhà lãnh đạo, quản lý không nên tỏ ra sẵn sang tranh luận, cướp lờikhẳng định hơn thiệt với nhân viên khi xảy ra bất đồng việc cần thiết và lànhiệm vụ của họ là phải lắng nghe, cảm ơn và tìm cách khắc phục thiếu sótngay sau đó nếu có thể Hãy coi trọng ý kiến của nhân viên, đùng bao giờ nói

họ lầm lẫn hãy để họ nói thỏa thích những cái mà họ muốn nói

Thứ năm, Tôn trọng nhân viên dưới quyền trong giao tiếp

Trong giao tiếp ứng xử, để tạo sự thân thiện, tin tưởng thì việc biếtkhen ngợi, động viên, khích lệ người khác đúng lúc, đúng chỗ sẽ đem lại hiệuquả bất ngờ Trong quá trình giao tiếp, nhà lãnh đạo, quản lý phải học cáchlắng nghe tích vực, chăm chỉ, kiên nhẫn, không ngắt lời, tách lời người đangnói Lắng nghe tạo họ cảm thấy được đề cao và được quan tâm

Trong giao tiếp khi gặp nhưng xung đột, bất đồng quan điểm, nhàlãnh đạo, quản lý phải bình tĩnh phân tích các khía cạnh, giải thích có lý cótình vì lợi ích chung để thuyết phục đối tượng hiểu đúng về những vấn đềcần giải quyết không vội vàng kết luận ngay khi chưa có đủ căn cứ Sự chờđợi trong giao tiếp chính là khoảng thời gian để các bên hiểu nhau Đồngthời trong giao tiếp nhà lãnh đạo quản lý phải biết đặt lợi ích của tập thểlên trên lợi ích cá nhân, không vì ỷ lại vào chức vụ quyền hạn của mình để

tự ch mình quyền muốn nói gì thì nói

Chương 2 THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NHÀ

LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Ở VIỆT NAM

2.1 Một số kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo quản lý

2.1.1 Kỹ năng tạo lập mối quan hệ

Mối quna hệ xã hội là cầu nối giữa nhà lãnh đạo, quản lý (chủ thểgiao tiếp) với nhân viên trng tập thể, cơ quan hay đối tác (đối tượng giaotiếp) nhằm mục đích tìm kiến sự chia sẻ, hợp tác Đây cũng là phương tiện

để nhà lãnh đạo, quản lý tìm được tiếng nói chung Khi đã thiết lập đượcmối quan hệ tốt, các bên tham gia giao tiếp tạo được cảm giác về sự thânthiết, an toàn để trao đổi ý kiến đặc biệt là các bất đồng Nhưng các mốiquan hệ không phải có sẵn, đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý phải tạo lập Việctạo ra và duy trì mối quan hệ với các đối tượng khác nhau đòi hỏi nhà lãnhđạo quản lý rèn luyện những kỹ năng nhất định sau:

Thứ nhất, Quan sát đối tượng: Phải chủ động quan sat đối tượng nhằm

đo lường và nhận định tâm trạng, cảm xúc, hành vi của họ Khi quan sát cầnchú ý: phong thái, tư thế (thoải mái, khép nép hay khúm núm, sợ sệt trướcmình); nét mặt: bình thường hay tỏ ra sợ hãi, lo sợ; ánh mắt: nhìn lên nhìnxuống hay lơ đãng; cách ăn mặc, cử chỉ điệu bộ

Thứ hai, Tạo lập được khoảng cách khi nói chuyện, không nên quá gần

cũng không nên quá xa

Thứ ba, Tập trung chú ý tới đối tượng trong quá trình giao tiếp, khiến

họ cảm nhậ được tầm quan trọng của mình

Thứ tư, Phải có tài điều tiếp trong giao tiếp Điều tiếp để lập sự tin

tưởng hoặc củng cố mối quan hệ, bao gồm những hành động khi ta điều chỉnhhành vi của đối tác một cách tế nhj, tinh tế

2.1.2 Kỹ năng lắng nghe

Trong cuộc sống hàng ngày, lắng nghe giúp xây dựng và phát triểnquan hệ Trong giao tiếp, ai cũng thích được người khác lắng nghe, đặc biệt là

phụ nữ Phụ nữ thường sống tình cảm và thích giãi bày Nếu bạn biết lắngnghe, ủng hộ và khích lệ đúng cách, cuộc nói chuyện sẽ trở nên thoải mái, saysưa Như vậy, lắng nghe giúp chúng ta hiểu nhau để thân thiết, gắn bó và tintưởng hơn.

Lắng nghe đóng vai trò rất quan trọng trong công việc Muốn thànhcông trong bất cứ ngành nghề nào cũng phải biết lắng nghe, đặc biệt là làmlãnh đạo Lắng nghe giúp ta học hỏi kinh nghiệm, thấu hiểu tâm tư tình cảm,tính cách, sở thích, thói quen của đồng nghiệp, nhân viên, đối tác và nhữngngười xung quanh Từ đó tạo sự gắn kết, hợp tác và tăng hiệu quả công việc

Để hình thành được kỹ năng giao tiếp nhà lãnh đạo, quản lý không chỉbiết nói, sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin đến đối tác, nhất là đến nhânviên trong cơ quan, đồng thời cần phải rèn luyện kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe là tập trung cao độ để nghe và hiểu người đối thoạivới mình Nghe không chỉ bằng tai mà bằng cả các giác quan, vận dụng tất cảgiác quan cần thiết để nghe có hiệu quả nhất Nhà lãnh đạo, quản lý thêt hện

sự tập trung cao độ đến đối tượng, chú ý đến những điều họ nói, những cử chỉ

mà họ thể hiện trong khi nói, quan sát mọi hành vi, ứng xử, theo dõi các diễnbiến tâm lý của họ

Lắng nghe để hiểu và tiếp thu những gì đối tác đang trình bày theoquan điểm, cách nghĩ của họ Đối tác sẽ cố gắng thể hiện hoặc mô tả một cáchchính xác cái mà họ đang trình bày với các nhà lãnh đạo, quản lý Đó có thể là

ý kiến, ý tưởng và xen lẫn cảm xúc về vấn đề mà họ đang quan tâm tại thờiđiểm đó Khi lắng nghe, nhà lãnh đạo, quản lý cố gắng quan sát những biểuhiện của đối tượng một cách chính xác và làm sang tỏ để hiểu ý nghĩa của nó

Khi lắng nghe nhà lãnh đạo, quản lý cần đến những kỹ thuật sau:

Thứ nhất, Nghe không chỉ bằng tai mà còn bằng mắt; im lặng nghe họ

trình bày Đưa ra những câu hỏi hợp lý, đúng lúc; biết tóm tắt những thông tin

họ trình bày

Thứ hai, Cần thể hiện thái độ sẵn sang hiểu và tiếp thu thông tin.

2.1.3 Kỹ năng lắng nghe hiệu quả

Song song với chu trình lắng nghe, chúng ta cần thực hành và sử dụngmột số kỹ năng để lắng nghe hiệu quả hơn

Một là, Nghe xong rồi hãy nói

Khi hai người tranh nhau nói hoặc chỉ chờ người kia kết thúc để mìnhnói thì kết quả là cả hai đều không nghe được ý kiến của nhau Những ngườicòn lại rất khó chịu vì họ cũng chẳng nghe được gì Không khí buổi nóichuyện trở nên rất căng thẳng Người thực sự khôn ngoan họ không cãi lộn

Họ nói hoặc họ nghe, họ quả quyết hoặc họ tìm hiểu sâu hơn Khi lắng nghe,bạn muốn hỏi hay phát biểu ý kiến thì hãy để người nói trình bày xong ý đó,rồi đề nghị giải thích hoặc trình bày quan điểm của mình Nếu bạn sợ mìnhquên mất ý đó thì hãy ghi ra giấy

Hai là, Gác các việc khác lại

Hành động như vậy thể hiện mình sẵn sàng lắng nghe Khi không phảichú ý đến các hoạt động khác nữa thì ta sẽ tập trung và chú ý hơn đến ngườinói và nội dung trình bày, hiệu quả lắng nghe sẽ cao hơn

Ba là, Hồi đáp để ủng hộ người nói

Hồi đáp tích cực sẽ truyền cảm hứng và gây hưng phấn cho người nói.Người nói sẽ đem hết tâm huyết để truyền đạt cho ta Hồi đáp trong lắng nghecần lưu ý: Hãy dừng lại một chút trước khi hồi đáp, làm như vậy sẽ giúpchúng ta không phản ứng trước ý kiến của người nói và giúp người nói cóthời gian kết thúc ý kiến của mình

Bốn là, Nhìn vào người nói

Nếu bạn chưa có thói quen nhìn vào người nói khi lắng nghe, thì bạnhãy tập ngay bây giờ Có những điều ngôn ngữ không thể diễn tả, nhưng khinhìn vào mắt, khuôn mặt, cử chỉ của người nói ta có thể cảm nhận được

Trong giao tiếp, người nói như cái gương của người nghe và ngược lại.Hãy nhìn vào sự thể hiện bên ngoài của người nói, ta sẽ biết ta đang nghe nhưthế nào “Nhìn mặt mà bắt hình dong” Hãy nhìn vào người nói để lắng nghe

cả những điều không nói Điều này đặc biệt quan trọng khi các bạn lắng nghephụ nữ Phụ nữ thường nói bóng gió xa xôi, thậm chí nói ngược

Năm là, Không nên ngắt lời người nói khi chưa thực sự cần thiết

Đặc biệt, đừng vội vàng tranh cãi hay phán xét về những gì đang đượctrình bày “Lời chưa nói ra ta là chủ nó, lời nói ra rồi nó là chủ ta” Nếu bạn ýthức rõ về điều này thì bạn sẽ cẩn thận hơn khi đưa ra ý kiến hồi đáp Cóngười trình bày theo cách quy nạp từ chi tiết đến tổng quan, có người trìnhbày theo cách diễn dịch từ tổng quan đến chi tiết Chỉ lắng nghe hết ta mớihiểu đầy đủ ý người nói muốn nói

Sáu là, Nhắc lại và diễn giải nội dung

Tốc độ nghe của ta gấp 4 lần tốc độ nói Vì vậy, nếu ta không tập trungthì sẽ rất hay nghĩ sang việc khác Để tránh điều này chúng ta hãy diễn giải lại

ý người nói theo cách hiểu của ta Làm như vậy, giúp tư duy của chúng taluôn tập trung vào vấn đề đang lắng nghe Đặc biệt, não của chúng ta làm việcbằng hình ảnh và khái niệm, vì vậy khi nghe chúng ta hãy hình dung, diễngiải theo khung cảnh trong đầu thì sẽ giúp ta nhớ lâu hơn

Bảy là, Tìm ra ý chính

Sau mỗi buổi nói chuyện thường có rất nhiều thông tin Người thôngminh không nhớ tất cả các chi tiết mà họ chắt lọc và tìm ra ý chính để ghinhớ Não chúng ta làm việc bằng những liên kết các thông tin, khi ta nhớđược ý chính thì những thông tin bổ trợ xung quanh sẽ theo đó mà tái hiện lại

Tám là, Hỏi để làm rõ vấn đề

Trong giao tiếp và lắng nghe, nếu chúng ta chưa hiểu, thay vì ậm ừ choqua chuyện, hãy đặt câu hỏi để làm rõ Điều này không khiến người nói khóchịu mà ngược lại họ rất vui vì biết rằng ta thực sự muốn hiểu và ta đang cho

họ một cơ hội để thể hiện rõ hơn ý tưởng họ đang trình bày

Chín là, Nỗ lực và tập trung

Độ chú ý của chúng ta trong mỗi cuộc giao tiếp phụ thuộc rất nhiều yếu

tố như: Thái độ, sức khỏe, môi trường, người nói, nội dung Khi chúng ta