Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai

Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai

lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, mục đích cuối cùng của các doanh nghiệp sản xuất là lợi nhuận Để đạt đợc mục đích này, mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là vừa bảo toàn, vừa đẩy nhanh vòng quy của vốn kinh doanh Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là biểu hiện của vốn lu động, là một phần của vốn kinh doanh trong các doanh nghiệp Vì vậy sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả là một biện pháp bảo toàn và đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Để tối đa hoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải giảm đợc chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý Hiện nay, việc cạnh tranh là không thể tránh khỏi, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bên cạnh việc bảo toàn chất lợng sản phẩm thì phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hạ chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành sản phẩm một cách hợp lý để tăng sức cạnh tranh trên thị trờng.

Vật liệu, công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho Do vậy việc tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ là một yêu cầu tất yếu của quản lý Quản lý tốt công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp cho việc cung cấp vật liệu, công cụ dụng cụ giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động, đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

Xuất phát từ mặt lý luận và thực tế đồng thời trong thời gian thực tập ở Công ty khoá Minh Khai, thấy đợc sự cần thiết của công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ em đã chọn đề tài: “Tổ chức hạch toán kếtoán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai ”

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bản chuyên đề này gồm 3 phần.

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ

dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Tình hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở

công ty khoá Minh Khai.

Phần III: Một số ý kiến nhận xét, kiến nghị và những giải pháp hoàn

thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Minh Khai.

t-Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, vật liệu, công cụ dụng cụ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

2 Vị trí của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lu động của doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn Mặt khác, nó là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu khi tiến hành sản xuất sản phẩm Khi tiến hành sản xuất sản phẩm việc thực hiện kế hoạch sản xuất chịu ảnh hởng lớn của việc cung cấp vật liệu và công cụ dụng cụ Không có vật liệu và công cụ dụng cụ thì không có quá trình sản xuất nào tiến hành đợc, nhng khi cung cấp đủ còn phải phụ thuộc chất lợng, chủng loại, phơng pháp sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ bởi vì, chất lợng, phơng pháp sử dụng quyết định một phần lớn chất lợng sản phẩm.

3 Nhiệm vụ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ

Hạch toán kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo mới nắm bắt đợc tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng từ đó có kế hoạch thu mua, dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, doanh nghiệp sẽ bớt đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ đó đa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động, tăng nhanh của vốn Mặt khác nếu thực hiện tốt công tác vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc hạch toán giá thành sẽ đảm bảo chính xác và khoa học.

Xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nớc đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp, các ngành sản xuất nh sau:

- Thực hiện việc phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc và yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc cũng nh của doanh nghiệp.

- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng

đắn giá trị vốn thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ về các mặt số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đúng chủng loại chất lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Vận dụng các phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo sự thống nhất công tác kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.

- Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất.

Nh vậy, để quản lý và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả thì rất cần thiết phải có công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Xuất phát từ ý nghĩa trên, công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi ngày càng đợc hoàn thiện hơn nữa để quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách có hiệu quả nhất.

II Phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ 1 Phân loại

a Phân loại vật liệu

Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng nhiều thứ, loại vật liệu khác nhau với khối lợng lớn Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại vật liệu thì cần phải phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu,

công cụ dụng cụ theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài)

Trong các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm các loại khác nhau nh: sắt, thép, xi măng trong ngành xây dựng cơ bản, may đó là những đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất sẽ hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.

+ Vật liệu phụ:

Vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhng có tác dụng nhất định Trong quá trình sản xuất, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lợng và hoàn thiện sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy sơn, dầu nhờn, thuốc chống mối mọt, cúc áo, chỉ khâu

+ Nhiên liệu đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh xăng, dầu, than, củi, khí gas

+ Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

+ Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản: Các thiết bị cần lắp với thiết bị không cần lắp công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.

+Vật liệu khác là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra sắt, thép vụn, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.

Trong các doanh nghiệp, việc phân loại nguyên vật liệu thành các loại kể trên tạo điều kiện để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, theo dõi hạch toán vật liệu theo từng loại, mở các tài khoản cấp 2 để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp Tuy nhiên nếu chỉ theo dõi hạch toán vật liệu đến từng loại vật liệu thì kế toán không thể biết đợc một cách chi tiết đến từng nhóm, từng vật liệu cụ thể.

Muốn vậy, kế toán phải phân loại vật liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ hơn đến từng nhóm, từng thứ vật liệu Do đó kế toán cần phải lập sổ danh điểm vật liệu

sổ danh điểm vật liệuLoại: Vật liệu chính

Ký hiệu

Tên, nhãn hiệu quy cách vật liệu

Đơn vị tính Đơn giá hạch toán

Ghi chú

1521.01 1521.01.011521.01.02

1521.02 1521.02.01

b Phân loại công cụ dụng cụ

- Công cụ dụng cụ : Những t liệu lao động thuê ít nhất 1 trong hai tiêu chuẩn của TSCĐ

- Bao bì luân chuyển: Phản ánh các loại bao bì sử dụng nhiều lần cho sản xuất kinh doanh.

- Đồ dùng cho thuê phản ánh các loại CCDC để cho đơn vị khác thuê

2 Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ

Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.

Về nguyên tắc, vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc thanh toán và phản ánh theo giá thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng ph-ơng pháp quy định.

Song do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ là thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập- xuất hàng ngày của vật liệu, nên trong kế toán nguyên vật liệu ngoài việc đánh giá theo giá thực tế ra, vật liệu còn đợc đánh giá theo giá hạch toán Nhng dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập - xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.

a Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

nhập kho

Giá mua ghi trên hoá đơn

Chi phí thu mua +

Thuế nhập khẩu (nếu có)

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm phân loại bảo quản, thuê kho bãi.

- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.Giá thực tế vật

liệu, CCDC nhập kho

Giá thực tế vật liệu xuất gia công, chế biến

Tiền thuê gia công +

Chi phí vận chuyển vật liệu

(đi và về)- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Giá thực tế vật liệu, CCDC

nhập kho

Giá thực tế vật liệu xuất gia công, chế biến

Chi phí chế biếnhoặc khai thác

- Trờng hợp các đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng nguyên vật liệu thì giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ góp vốn liên doanh là giá cho hội đồng liên doanh xác định và đánh giá theo biên bản.

* Giá thực tế xuất kho

Do vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có giá mua khác nhau nên khi xuất kho kế toán phải tính giá trị mua thực tế của hàng xuất kho theo phơng pháp tính đã đăng ký áp dụng Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý khác nhau nên có thể lựa chọn một trong các phơng pháp dới đây phù hợp với doanh nghiệp của mình.

- Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ

Theo phơng pháp này trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho đợc xác định theo công thức:

Trị giá vật liệu xuất kho

Số lợng vật liệu xuất kho

Đơn giá mua thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Giá thực tế tồn đầu kỳSố lợng vật liệu tồn đầu kỳ- Tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ

=

Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho cũng căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân

Giá vốn thực tế vật liệu

xuất kho

Đơn giáthực tếbình quân

Số lợng vật liệu xuất kho

Đơn giá thực tếBQ cuối kỳ

Giá thực tế của VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳSố lợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng VL nhập kho trong kỳĐây là cách tính giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ số nhập trong kỳ Ngoài ra, theo phơng pháp này đơn giá bình quân qua gia quyền có thể đợc tính liên hoàn trong cả kỳ Sau mỗi lần nhập- xuất và đợc đợc gọi là bình quân gia quyền liên hoàn hoặc xác định vào định kỳ gọi là bình quân định kỳ.

- Tính theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp nhập trớc xuất trớc dựa trên giả định là vật liệu đợc nhập kho theo thứ tự thời gian, tức là vật liệu nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và trị giá vật liệu xuất kho đợc tính bằng cách lấy số lợng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá của vật liệu nhập kho theo thứ tự thời gian từ trớc đến sau Trị giá vật liệu lu kho đ-ợc tính theo số lợng vật liệu lu kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng hiện còn.

- Tính theo phơng pháp nhập sau- xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này đợc dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì đợc xuất ớc và trị giá vật liệu xuất kho đợc tính bằng cách: lấy số lợng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá của những lô hàng nhập mới phát hiện có trong kho Trị giá của vật liệu lu kho đợc tính theo số lợng lu kho và đơn giá của những lô hàng nhập cũ nhất và đơn giá của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xac định số lu kho.

tr Tính theo phơng pháp thực tế đích danh

=

Theo phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của hàng hiện còn trong kho đợc tính bằng số lợng từng lô hàng hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính từng lô hàng đó rồi tổng hợp lại.

b Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, chủng loại vật t nhiều tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá trị thực tế ở trên trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện Do đó việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán vật liệu nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá hạch toán ổn định sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán Giá hạch toán của cl có thể là giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc là xác định theo giá kế hoạch của vật liệu đã đợc xây dựng.

Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho song kế toán không đợc vi phạm nguyên tắc giá vốn thực tế trong việc phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh và giá trị tài sản hiện còn trên bảng cân đối kế toán.

Hàng ngày, kế toán phản ánh tình hình nhập- xuất vật liệu theo giá hạch toán Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợc tiến hành nh sau:

Trớc hết xác định hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán của hàng hiện còn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ theo công thức:

Hệ số giá =

Giá thực tế hàng hiện còn đầu kỳ

+ Giá thực tế hàng nhập trong kỳ

Giá hạch toán hàng hiện còn đầu kỳ

+ Giá hạch toán hàng nhập kho trong kỳ

Hệ số giá của vật liệu có thể tính theo từng loại, nhóm vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Căn cứ vào hệ số giá và hạch toán của vật liệu xuất kho trong kỳ hoặc hiện còn cuối kỳ để tính giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ và hiện còn cuối kỳ theo công thức:

Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ

Đơn giá thực tếbình quân

Số lợng vật liệu xuất kho

Trên đây là một số phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho sử dụng sản xuất và quản lý doanh nghiệp Mỗi phơng pháp có những u nhợc điểm khác nhau và những điều kiện áp dụng nhất định Do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, quy mô sản xuất cũng nh trình độ cán bộ kế toán trong đơn vị mà lựa chọn ra một phơng pháp thích hợp nhất cho doanh nghiệp.

III Nội dung công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

1 Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát đợc hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh.

Một trong số những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại giá trị Vì vậy cần phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu để đáp ứng yêu cầu.

Trách nhiệm quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận nhng việc quản lý trực tiếp nhập- xuất- lu kho của vật liệu thì do thủ kho và bộ phận kế toán vật liệu đảm nhận vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết hàng tồn kho Các doanh nghiệp cần phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý vật liệu.

2 Chứng từ sử dụng

Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật t.

Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về địa điểm và thời gian xảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lập bảng chứng từ.

Theo chứng từ kế toán quy định, ban hành theo quy định CĐKT ngày 11/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm:

1141/TC-QĐ Phiếu nhập kho1141/TC-QĐ Mẫu 011141/TC-QĐ VT- Phiếu xuất kho- Mẫu 02- VT

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Mẫu 03- VT - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá- Mẫu 08- VT - Hoá đơn GTGT - Mẫu 02- BH

- Hoá đơn cớc vận chuyển- Mẫu 03- BH

Kể từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT thì hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) đợc thay thế bởi hoá đơn GTGT áp dụng với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ hoặc hoá đơn bán hàng (mẫu 02- GTGT) áp dụng với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph-ơng pháp trực tiếp).

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn sau:

- Phiếu xuất vật t hạn mức - Mẫu 04- VT - Biên bản kiểm nghiệm vật t- Mẫu 05- VT - Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ- Mẫu 07- VT

IV Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

1 Phơng pháp thẻ song song

Nội dung của phơng pháp

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- lu kho của từng danh điểm hàng tồn kho, ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép Thẻ kho đợc bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ

kho đợc sắp xếp theo loại, nhóm, thứ của hàng tồn kho, đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng.

Khi nhận các chứng từ nhập- xuất vật liệu, thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Cơ sở để ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là các chứng từ nhập do thủ kho gửi lên sau khi đã đợc kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu.

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu

- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng Kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lợng.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Thẻ kho Thẻ (sổ) chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồnkho vật liệu

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Ưu điểm: Giảm bớt số lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

- Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trớc đợc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

3 Phơng pháp sổ số d

Nội dung của phơng pháp

- ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu về mặt số lợng Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho sang sổ số d vào cột số lợng.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hàng định kỳ từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các

Phiếu nhập kho

Bảng kê xuấtSổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập

Phiếu xuất khoThẻ kho

bảng luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng, khi nhận sổ số d thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào sổ tồn kho cuối tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số d (về số lợng) và đơn giá hạch toán để ghi vào cột tiền tồn kho trên sổ số d để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.

- Ưu điểm: Giảm bớt số lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

- Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trớc đợc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho.

Sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

Phiếu nhập kho

Bảng kê lũy kế nhập- xuất- tồnThẻ kho

Bảng kê nhập

Sổ số dư

Bảng kê xuấtPhiếu xuất kho

V Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Hạch toán chi tiết giúp cho các doanh nghiệp quản lý một cách chi tiết về mặt số lợng, chủng loại Nhng để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, đánh giá đợc tình hình sản xuất kinh doanh cần phải có những thông tin tổng quát hơn, do vậy cần phải hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.

Nh chúng ta đã biết, nguyên liệu- vật liệu và công cụ dụng cụ là tài sản ldx của doanh nghiệp, nó đợc nhập, xuất kho thờng xuyên nên phải có phơng thức kiểm kê thích hợp tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp để từ đó phản ánh đúng, đầy đủ sự biến động đó Theo chuẩn mực kế toán hiện nay có 2 ph-ơng pháp hạch toán hàng tồn kho là: phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) và phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc từng đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ kế toán.

A Hạch toán tổng hợp NL-VL và công cụ dụng cụ theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t trên sổ kế toán Theo cách này vật t có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.

1 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán dùng các tài khoản sau:

Tài khoản 152: Nguyên liệu vật liệu

Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế.

Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, phát hiện thừa, đánh giá tăng )

Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt )

D Nợ: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn khoTài khoản này đợc chi tiết thành các tiểu khoản sau:1521: nguyên liệu, vật liệu chính

522: nguyên liệu, vật liệu phụ1523: Nhiên liệu

1524: Phụ tùng thay thế

1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản1528: Vật liệu khác

Tài khoản 153: công cụ dụng cụ

Tài khoản này để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ

Tài khoản này đợc chia thành 3 tiểu khoản1531: Công cụ dụng cụ

1532: Bao bì luân chuyển1533: Đồ dùng cho thuê

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng công cụ dụng cụ trong kỳ.

Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm công cụ dụng cụ trong kỳ.D Nợ: Giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho.

Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu

của doanh nghiệp nhng cuối tháng hàng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi ời bán).

ng-Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D Nợ: Giá trị hàng đi đờng (đầu và cuối kỳ)

Ngoài 3 tài khoản chính trên còn có một số tài khoản liên quan sau:Tài khoản 331: Phải trả nhà cung cấp

Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngời bán vật t và đợc mở chi tiết theo từng đối tợng thanh toán.

Bên Nợ: Phản ánh:

+ Số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả số tiền đặt trớc)

+ Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại đợc ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả.

+ Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ )

Tài khoản 133: VAT đợc khấu trừ

Tài khoản này chỉ sử dụng với những doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ.

Bên Nợ: Phản ánh số VAT đợc khấu trừ.Bên Có: Phản ánh:

+ Số VAT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ.+ Các nghiệp vụ khác làm giảm thuế đầu vào.

D Nợ: Phản ánh số VAT đầu vào còn đợc khấu trừ hay hoàn lại nhng cha nhận.

Tài khoản này chi tiết thành 2 tiểu khoản:1331: VAT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.1332: VAT đợc khấu trừ của tài sản cố định.

Bên cạnh các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 311, TK 141

2 Hạch toán tổng hợp tăng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

2.1 Đối với các doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ:

Theo phơng pháp này, thì VAT đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ Do vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, còn phần VAT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ.

* Trong trờng hợp mua ngoài:+ Hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệuNợ TK 153: Giá thực tế công cụ dụng cụ Nợ TK 133: VAT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan: 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán

Trờng hợp doanh nghiệp không đợc hởng giảm giá hàng mua, kế toán ghi:

+ Nếu hàng mua về trớc, hoá đơn về sau:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính:

Nợ TK 152, 153: Trị giá mua ngoài (giá tạm tính)Có TK 331: Phải trả ngời bán (giá tạm tính)

Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế theo 1 trong 2 cách:

Cách 1: Xoá bút toán tạm tính bằng bút đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

+ Điều chỉnh giảm: (giá thực tế < giá tạm tính)

Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc ghi giảm giá trị vật t, sau đó ghi thêm bút toán bổ sung VAT đầu vào:

Nợ TK 1331:Có TK 331

+ Nếu giá thực tế bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung VAT:

Nợ TK 1331Có TK 331

- Trờng hợp hoá đơn về trớc, hàng về sau:

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu đến cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơnNợ TK 1331: VAT đợc khấu trừ

Có TK liên quan: 331, 111, 112 Sang tháng sau: khi hàng về, ghi:

Nợ TK 152, 153: Nếu nhập kho

Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng.

Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.- Xử lý trờng hợp thừa, thiếu so với hoá đơn+ Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:Nợ TK 152, 153: Trị giá toàn bộ số hàngNợ TK 1331: VAT tính theo số hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơnCó TK 3381: Trị giá hàng thừa cha có VATSau đó căn cứ vào quyết định xử lý kế toán ghi:+ Nếu trả lại ngời bán:

Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lýCó TK 152, 153: Trả lại số thừa+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

+ Nếu nhập kho theo hoá đơn:

Ghi nhận số nhập nh trờng hợp Hàng và hoá đơn cùng về Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán, kế toán ghi Nợ TK 002.

Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002 đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể để hạch toán.

* Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:Nợ TK 152, 153: trị giá hàng thừaNợ TK 1331: VAT của số hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán- Khi xử lý:

* Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếuNợ TK 152, 153: Trị giá số thiếu

Có TK 1381: Xử lý số thiếu* Nếu ngời bán không còn hàngNợ TK 331:

Có TK 1381:Có TK 1331:

* Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờngNợ TK 1388, 334:

Có TK 1331:Có TK 1381:

* Nếu số thiếu không xác định đợc nguyên nhân:Nợ TK 821:

Có TK 1381:

+ Trờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo theo hợp đồng thì số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giao trả hoặc số đợc giảm giá, kế toán ghi:

Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152, 153:Có TK 1331:

Trờng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, kế toán ghi:

Có TK 336: Vay lẫn nhau giữa các đơn vị nội bộ

Có TK 621, 627, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệuCó TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ SCL.Hạch toán kết quả kiểm kê kho:

Định kỳ, theo quy định, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật t nhằm tránh mất mát, bảo đảm cho số liệu kế toán đợc chính xác Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trờng hợp thừa, thiếu, mất mát, h hỏng Việc hạch toán kết quả kiểm kê và xử lý số thừa, thiếu đợc tiến hành nh sau:

+ Ghi nhận giá trị vật t thiếu tại kho

- Phản ánh giá trị vật t thiếu tại kho:

Nợ TK 642: Giá trị vật t thiếu trong định mức

Nợ TK 1381: Giá trị vật t thiếu ngoài định mức chờ xử lýCó TK 152, 153: Giá trị vật t thiếu

- Phản ánh giá trị vật t thừa tại kho:Nợ TK 152, 153: Giá trị vật t thừa

Có TK 1381: Xử lý số thiếu- Xử lý số thừa:

Nợ TK 3381:

Có TK 411, 421, 721

2.2 Đối với những doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp

Theo phơng pháp này, phần VAT đợc tính vào giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152, 153 theo tổng giá thanh toán.

Những trờng hợp còn lại hạch toán tơng tự nh ở doanh nghiệp áp dụng tính VAT theo phơng pháp khấu trừ.

3 Hạch toán giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ

Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đều ghi theo giá thực tế ở bên có của TK 152, 153 Nhng do công cụ dụng cụ là t liệu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ dụng cụ có khác với việc xuất dùng nguyên liệu, vật liệu.

3.1 Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên liệu, vật liệu

+ Xuất nguyên liệu, vật liệu cho sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi:Nợ TK 627, 621, 641, 641

Nợ TK 241

Có TK 152

+ Xuất góp vốn liên doanh:

Căn cứ vào giá gốc nguyên liệu, vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc bên liên doanh chấp nhân, phần chênh lệch giữa 2 giá trị này đợc phản ánh vào TK 412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản".

Nếu giá vốn > giá trị vốn góp: Ghi Nợ TK 412Nếu giá vốn < giá trị vốn góp: Ghi Có TK 412Kế toán ghi:

Nợ TK 222, 128: Giá trị vốn gópNợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152

+ Xuất thuê ngoài gia công, chế biếnNợ TK 154

Có TK 152

+ Nguyên liệu, vật liệu giảm do cho vay tạm thời:Nợ TK 1388: cho các cá nhân, tập thể vay

Nợ TK 1368: Cho nội bộ vay tạm thờiCó TK 152

+ Nguyên liệu, vật liệu giảm do nguyên nhân khác:Nợ TK 632: nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởngNợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lýNợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng

Có TK 152

3.2 Hạch toán tình hình giảm công cụ dụng cụ

+ Hạch toán công cụ dụng cụ

Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ.

+ Trờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lợng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (phơng pháp phân bổ một lần)

Nợ TK 6273, 6413, 6423:

Có TK 1531: Toàn bộ giá trị xuất dùng

Trờng hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tơng đối cao, quy mô ơng đối lớn thì kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần theo 2 bút toán:

t-BT1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùngNợ TK 1421

Có TK 1531

BT2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng công cụ dụng cụ Nợ TK 6273, 6423

Có TK 1421: 50% giá trị xuất dùngKhi báo hỏng, mất, hoặc hết thời gian sử dụng:

Nợ TK 138, 334, 111, 152, Phế liệu thu hồi hoặc bồi thờng.Nợ TK 6273, 6413, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi)

Có TK 1421: 50% giá trị xuất dùng

+ Trờng hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì áp dụng phơng pháp phân bổ nhiều lần theo các bút toán:

BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùngNợ TK 1421

Có TK 1531

BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần:Nợ TK 6273, 6413, 6423

Có TK 1421: Giá trị phân bổ mỗi lần

Khi báo hỏng, mất hay hết hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi, hay số bồi thờng của ngời làm mất, hỏng giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vào chi phí kinh doanh tơng tự nh phân bổ 2 lần.

+ Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển

- Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá thực tế xuất dùng:

Nợ TK 1421

Có TK 1532

- Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng

Nợ TK 152: Tính vào giá trị nguyên liệu vật liệu mua ngoàiNợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng

Có TK 1421: Giá trị hao mòn

- Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập khoNợ TK 1532:

Có TK 1421: Giá trị còn lại+ Hạch toán đồ dùng cho thuê:

BT1: Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho:

Nợ TK 1533: Giá thực tế đồ dùng cho thuêNợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ

Có TK 1531, 331, 111, 112 BT2: Khi xuất dùng đồ dùng cho thuê, ghi

Nợ TK 1421

Có TK 1533

BT3: Xác định hao mòn của đồ dùng cho thuê

Nợ TK 821: Nếu hoạt động cho thuê không thờng xuyên

Nợ TK 6273: Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thờng xuyên

Có TK 1421: Giá trị hao mònBT4: Phản ánh số thu về cho thuê

Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 3331

Có TK 511: Nếu là hoạt động thờng xuyên

Có TK 721: Nếu là hoạt động không thờng xuyênBT5: Khi thu hồi đồ dùng cho thuê

Nợ TK 1533: Giá trị còn lạiCó TK 1421

Sơ đồ hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Thuế GTGT đợc khấu trừ

Trị giá thực tế vật liệu nhập kho do nhập khẩu

TK 3331

Thuế GTGT hàng nhập khẩu (với DN nộp thuế GTGT theo ph-ơng pháp trực tiếp)

Xuất dùng trực tiếp chosản xuất sản phẩm

B Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo ph ơngpháp KKĐK

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của các loại vật t trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh với mục đích khác.

1 Tài khoản sử dụng:

TK 611: Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 152: Nguyên liệu vật liệu: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho lúc cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế NL-VL tồn kho

TK 153: Công cụ dụng cụ sử dụng để theo dõi giá thực tế công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho.

Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ.Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho

TK 151: Hàng mua đi đờng: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán.

Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế hàng đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đi đờng đầu kỳD Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh TK 133, 331, 111, 112

2 Phơng pháp hạch toán

a Hạch toán nguyên liệu, vật liệu

- Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loạiNợ TK 6111

Có TK 152Có TK 151

- Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng

+ Với doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừNợ TK 611

Nợ TK 1331

Có TK 331, 111,112

+ Với doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp

Nợ TK 611: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài

Có TK 331,111, 112: Tổng giá thanh toán (cả VAT, thuế nhập khẩu)

- Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳNợ TK 6111

Có TK 411

Có TK 311, 336, 338Có TK 128, 222

- Nếu doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua kế toán ghi:Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 6111: Trị giá thực tế- Nếu có hàng mua bị trả lại trong kỳ:Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 6111: Trị giá thực tế

Có TK 1331: VAT không đợc khấu trừ- Nếu đợc hởng chiết khấu:

Nợ TK 331, 111, 112Có TK 711

- Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiêm kê tồn kho và biên bản xử lý số mất, thiếu hụt:

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳNợ TK 151: Nguyên liệu, vật liệu đi đờng

Nợ TK 138, 334

Nợ TK 642: Số thiếu trong định mứcCó TK 6111

Giá trị nguyên liệu, vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh Có rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng.

Nợ TK 621, 627, 641, 641Có TK 6111

b Hạch toán công cụ dụng cụ

Việc hạch toán công cụ dụng cụ nhỏ cũng đợc tiến hành tơng tự nh đối với nguyên liệu, vật liệu Trờng hợp công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu xét thấy giá trị lớn, cần trừ vào chi phí nhiều kỳ, kế toán ghi:

Tóm lại, theo phơng pháp KKĐK, khi xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho.

C Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận toàn bộ giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn Qua đó, phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.

Giá trị thực hiện thuần tuý của hàng

tồn kho

Giá gốccủa hàng

tồn kho

Dự phònggiảm giáhàng tồnPhơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn

Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng

tồn kho i

Số lợng hàng tồn kho icuối niên độ

Mức giảm giá của hàng

tồn kho iTrong đó: i= 1,n

- Tài khoản sử dụng

TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn khoBên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giáBên Có: Trích lập dự phòng giảm giá

D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn hiện cònPhơng pháp hạch toán

Cuối mỗi niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm ớc:

Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc.

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau trong 4 loại sau:

a Hình thức nhật ký- sổ cái

Theo hình thức này,c ác nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển gọi là nhật ký- sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi vào một dòng của Nhật ký- sổ cái.

Hình thức này áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, yêu cầu quản lý không cao, số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, số lợng tài khoản sử dụng ít, trình độ nhân viên kế toán không cao hoặc công việc ghi sổ kế toán bằng tay.

b Hình thức Chứng từ ghi sổ

Hình thức này áp dụng trong những doanh nghiệp nhỏ và vừa, yêu cầu quản lý không cao, số lợng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao hoặc áp dụng kế toán bằng máy.

Sổ sách trong hình thức này gồm:- Sổ cái

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.- Bảng cân đối tài khoản- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết

c Hình thức nhật ký chứng từ

Hình thức thích hợp trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lợng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều và đợc sử dụng trong những doanh nghiệp làm kế toán bằng tay là chủ yếu.

Sổ sách trong hình thức này gồm:- Sổ nhật ký chứng từ

- Sổ cái- Bảng kê

- Bảng phân bổ- Sổ chi tiết

d Hình thức Nhật ký chung

Hình thức này đợc áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, số lợng tài khoản sử dụng nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, thờng áp dụng ở doanh nghiệp tự động hoá công tác kế toán.

Sổ sách của hình thức này gồm:

- Sổ nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt- Sổ cái

- Sổ chi tiết: sổ quỹ, TGNH, thẻ kho